Cách ký PDF mà không cần in ra (miễn phí, online)

Để ký PDF mà không cần in ra, hãy mở công cụ Chỉnh sửa PDF của Kopitiam, thả tài liệu vào, bấm Ký, rồi vẽ hoặc gõ chữ ký và bấm Thêm. Kéo nó lên dòng ký tên bằng công cụ Chọn, thêm ngày bằng công cụ Chữ, rồi bấm Tải xuống. Không cần máy in, không cần máy scan, và không cần tài khoản.

Việc ký diễn ra trong trình duyệt của bạn, nên tài liệu và chữ ký không bị tải lên máy chủ. Điều đó quan trọng, vì những giấy tờ người ta ký, như hợp đồng thuê nhà, thư mời nhận việc và đơn đồng ý, thường chứa địa chỉ, số IC và thông tin ngân hàng.

Ký PDF từng bước

1. Mở Chỉnh sửa PDF và thả PDF vào trang, hoặc nhấp để chọn tệp.
2. Cuộn đến trang cần chữ ký của bạn. Kopitiam đặt chữ ký lên trang bạn đang xem, nên hãy làm bước này trước.
3. Bấm Ký trên thanh công cụ. Cửa sổ Thêm chữ ký mở ra.
4. Chọn Vẽ và ký trong ô bằng chuột, bàn di chuột hoặc ngón tay, hoặc chọn Gõ và nhập tên của bạn.
5. Bấm Thêm. Chữ ký hiện ra gần phía trên phần trang đang hiển thị.
6. Chọn Chọn, rồi kéo chữ ký lên dòng ký tên.
7. Chọn Chữ, nhấp bên cạnh chữ ký, và gõ ngày hoặc họ tên in của bạn.
8. Bấm Tải xuống. Bản đã ký được lưu về thiết bị với -edited thêm vào tên tệp.

Nếu biểu mẫu có một trường gắn nhãn Chữ ký mà bạn chưa ký, Kopitiam sẽ căn chỉnh giúp bạn. Khi bạn mở tệp, nó tìm các trường biểu mẫu, và nếu đã tìm thấy một trường Chữ ký còn trống trên trang bạn đang xem, chữ ký sẽ được đặt với mép dưới nằm ngay trên dòng đó.

Vẽ hay gõ: chọn cách nào

Vẽ cho bạn chữ ký trông giống chữ ký của chính bạn. Bàn di chuột hoặc bút cảm ứng trên máy tính bảng cho nét mượt nhất. Với chuột thì khó hơn, nên hãy thử vài lần: bấm Hủy và mở lại Ký để làm lại từ đầu.

Gõ biến tên của bạn thành một phông chữ kiểu viết tay. Cách này nhanh và gọn, ổn với phần lớn biểu mẫu hằng ngày. Tên rất dài có thể tràn qua mép phải của chữ ký, nên nếu tên của bạn bị cắt, hãy dùng chữ viết tắt và họ, hoặc vẽ thay vì gõ.

Kopitiam không lưu chữ ký của bạn giữa các lần truy cập. Điều đó là có chủ ý: không có gì về chữ ký được lưu ở phía chúng tôi. Đổi lại, bạn phải vẽ hoặc gõ lại mỗi lần cần đến.

Chỉnh kích thước và vị trí cho đúng

Một chữ ký mới được đặt ở một độ rộng cố định, khoảng bằng chiều dài một dòng ký tên thông thường. Hiện chưa có tay nắm đổi kích thước, nên nếu muốn chữ ký nhỏ hơn, hãy vẽ nó nhỏ hơn bên trong ô, chừa khoảng trống xung quanh. Một nét ký to lấp đầy ô sẽ ra to.

• Để di chuyển nó, hãy chọn Chọn và kéo. Di chuyển chỉ hoạt động khi đang chọn Chọn, nên nếu kéo mà lại vẽ ra một đường, bạn vẫn đang ở Vẽ.
• Để xóa nó, hãy chọn nó và bấm nút × nhỏ, hoặc bấm Hoàn tác.
• Nếu nó nằm nhầm trang, hãy xóa nó, cuộn đến đúng trang, và bấm Ký lần nữa.
• Phóng to bằng các nút ở thanh trên cùng để căn nó chính xác với một dòng chấm.

Thêm ngày, chữ ký tắt và các thông tin khác

Phần lớn biểu mẫu cần nhiều hơn một chữ ký. Hãy dùng Chữ cho ngày tháng, họ tên in, số IC hoặc thông tin người làm chứng. Đặt Cỡ chữ trong bảng bên phải trước khi nhấp, vì nó áp dụng cho ô tiếp theo bạn thêm. Cỡ chữ gần với chữ của biểu mẫu trông gọn gàng nhất.

Một số thỏa thuận, như hợp đồng thuê nhà, yêu cầu ký tắt trên mọi trang. Hãy cuộn đến từng trang và bấm Ký, hoặc gõ chữ ký tắt bằng công cụ Chữ, cách này nhanh hơn với tài liệu dài. Vẽ hữu ích để đánh dấu một ô hoặc gạch bỏ một lựa chọn không áp dụng.

Ký biểu mẫu scan

Biểu mẫu scan cũng ký được, vì chữ ký được đặt lên trên trang như một nhãn dán. Thứ bản scan thiếu là chữ đọc được, nên Kopitiam không tự tìm được các trường. Bấm Tự điền, và nó đưa ra Chạy OCR, tính năng tải một công cụ đọc chữ về ở lần đầu và tìm các nhãn tiếng Anh như Name và Date. Các ô của nó là ước đoán tốt nhất, nên hãy kiểm tra lại. Hoặc bỏ qua và tự đặt mọi thứ bằng tay.

Chữ ký vẽ trên PDF có giá trị pháp lý không?

Với tài liệu hằng ngày, chữ ký đặt trên PDF được chấp nhận rộng rãi. Nhiều quốc gia, trong đó có Malaysia, có luật công nhận chữ ký điện tử. Nhưng một số tài liệu, như di chúc và giấy ủy quyền, thường cần ký bằng mực thật, có người làm chứng hoặc theo một quy trình cụ thể. Nếu không chắc, hãy hỏi người gửi tài liệu cho bạn xem họ chấp nhận cách nào.

Cũng nên biết đây là loại chữ ký gì. Kopitiam đặt một hình ảnh chữ ký của bạn lên trang. Chữ ký số dựa trên chứng thư thì khác: nó gắn với một danh tính đã được xác minh và cho thấy nếu tệp bị thay đổi sau khi ký. Nếu một tài liệu yêu cầu cụ thể loại đó, hãy dùng dịch vụ chữ ký điện tử có cấp loại chữ ký này.

Khi không ký được

• PDF này được bảo vệ bằng mật khẩu: Kopitiam chưa mở được tệp bị khóa. Hãy mở nó bằng mật khẩu trong trình đọc PDF, dùng In rồi Lưu dưới dạng PDF, và ký trên bản sao đó.
• PDF này có giới hạn chỉnh sửa: người gửi đã chặn thay đổi. Cùng bước In rồi Lưu dưới dạng PDF sẽ tạo ra một bản sao bạn ký được. Nếu giới hạn đó được đặt có chủ ý, hãy hỏi người gửi họ muốn bạn ký theo cách nào.
• Bấm Thêm mà không có gì xảy ra: bạn cần vẽ gì đó hoặc gõ ít nhất một chữ cái trước.
• Nét vẽ không nằm đúng chỗ ngón tay trên màn hình điện thoại hẹp: hãy xoay ngang điện thoại để có ô rộng hơn, hoặc dùng Gõ.

Bản scan rất lớn được xử lý trên thiết bị của bạn, nên một hợp đồng scan 100 trang có thể chậm trên điện thoại cũ. Nếu vậy, hãy mở nó trên máy tính xách tay, hoặc dùng Trích xuất trang để chỉ lấy ra những trang bạn cần ký.

Kiểm tra bản đã ký trước khi gửi

1. Mở tệp đã tải về, tệp có đuôi -edited, không phải tệp gốc.
2. Đi qua mọi trang cần chữ ký, chữ ký tắt hoặc ngày, và phóng to để kiểm tra từng thứ nằm đúng trên dòng của nó.
3. Đảm bảo không có gì che mất phần chữ in mà lẽ ra phải để đọc được.
4. Nếu tệp quá lớn để gửi email, hãy cho nó qua Nén PDF trước khi đính kèm.

Chữ ký, ngày tháng và thông tin bạn gõ được ghi lên chính trang, nên người mở tệp sẽ thấy giống hệt. Hãy giữ bản đã ký ở nơi bạn tìm lại được, phòng khi sau này cần chứng minh những gì bạn đã đồng ý.