Een PDF ondertekenen zonder hem te printen doe je zo: open de tool PDF bewerken van Kopitiam, sleep het document erin, druk op Signeer, teken of typ je handtekening en druk op Toevoegen. Sleep hem met de tool Selectie op de handtekeningregel, zet de datum erbij met de tool Tekst en druk op Downloaden. Geen printer, geen scanner en geen account.

Het ondertekenen gebeurt in je browser, dus het document en je handtekening worden niet naar een server geüpload. Dat is belangrijk, want de formulieren die mensen ondertekenen, zoals huurcontracten, aanbiedingsbrieven en toestemmingsformulieren, bevatten vaak adressen, IC-nummers en bankgegevens.

Een PDF ondertekenen, stap voor stap

  1. Open PDF bewerken en sleep je PDF naar de pagina, of klik om een bestand te kiezen.
  2. Scrol naar de pagina die je handtekening nodig heeft. Kopitiam plaatst hem op de pagina die je bekijkt, dus doe dit eerst.
  3. Druk op Signeer in de werkbalk. Het venster Handtekening toevoegen gaat open.
  4. Kies Tekenen en onderteken in het vak met je muis, trackpad of vinger, of kies Typen en vul je naam in.
  5. Druk op Toevoegen. Je handtekening verschijnt bij de bovenkant van het zichtbare deel van de pagina.
  6. Kies Selectie en sleep de handtekening op de regel.
  7. Kies Tekst, klik naast de handtekening en typ de datum of je naam in blokletters.
  8. Druk op Downloaden. De ondertekende kopie wordt op je apparaat opgeslagen met -edited achter de bestandsnaam.

Heeft het formulier een veld met het label Handtekening dat je nog niet hebt ondertekend, dan lijnt Kopitiam het voor je uit. Als je het bestand opent, zoekt het naar formuliervelden, en vond het een leeg handtekeningveld op de pagina die je bekijkt, dan komt de handtekening met de onderrand precies op die regel.

Tekenen of typen: wat kies je?

Tekenen geeft je een handtekening die op die van jou lijkt. Een trackpad of een stylus op een tablet geeft de vloeiendste lijn. Met een muis is het lastiger, dus probeer het een paar keer: druk op Annuleren en open Signeer opnieuw om opnieuw te beginnen.

Typen zet je naam om in een lettertype dat op handschrift lijkt. Het is snel en netjes, en prima voor de meeste dagelijkse formulieren. Heel lange namen kunnen aan de rechterkant van de handtekening aflopen, dus wordt de jouwe afgekapt, gebruik dan je initialen en achternaam, of teken hem in plaats daarvan.

Kopitiam bewaart je handtekening niet tussen bezoeken. Dat is bewust: er wordt bij ons niets van opgeslagen. Het nadeel is dat je hem elke keer opnieuw tekent of typt als je hem nodig hebt.

De juiste grootte en positie

Een nieuwe handtekening wordt op een vaste breedte geplaatst, ongeveer de lengte van een gewone handtekeningregel. Er is nog geen greep om de grootte aan te passen, dus wil je een kleinere handtekening, teken hem dan kleiner in het vak, met ruimte eromheen. Een grote krabbel die het hele vak vult, komt er groot uit.

  • Om hem te verplaatsen, kies je Selectie en sleep je. Verplaatsen werkt alleen als Selectie is gekozen, dus tekent slepen een lijn, dan sta je nog op Pen.
  • Om hem te verwijderen, selecteer je hem en druk je op de kleine knop ×, of druk je op Ongedaan maken.
  • Kwam hij op de verkeerde pagina, verwijder hem dan, scrol naar de juiste pagina en druk opnieuw op Signeer.
  • Zoom in met de knoppen in de bovenste balk om hem precies op een stippellijn uit te lijnen.

De datum, je paraaf en andere gegevens toevoegen

De meeste formulieren willen meer dan een handtekening. Gebruik Tekst voor de datum, je naam in blokletters, een IC-nummer of de gegevens van een getuige. Stel Grootte in het paneel rechts in voordat je klikt, want die geldt voor het volgende vak dat je toevoegt. Een grootte die dicht bij de tekst van het formulier zelf ligt, ziet er het netst uit.

Sommige overeenkomsten, zoals een huurcontract, vragen om een paraaf op elke pagina. Scrol naar elke pagina en druk op Signeer, of typ je initialen met de tool Tekst, wat sneller is bij een lang document. Pen is handig om een vakje aan te vinken of een optie door te strepen die niet van toepassing is.

Een gescand formulier ondertekenen

Gescande formulieren werken ook, omdat de handtekening als een sticker boven op de pagina wordt geplaatst. Wat een scan mist, is leesbare tekst, dus Kopitiam kan de velden niet zelf vinden. Druk op Invullen en het biedt OCR uitvoeren aan. Dat laadt de eerste keer een tekstlezer en zoekt naar Engelse labels zoals Name en Date. De vakken zijn beste schattingen, dus controleer ze. Of sla het over en plaats alles met de hand.

Is een handtekening die op een PDF is getekend juridisch geldig?

Voor dagelijkse documenten wordt een handtekening die op een PDF is geplaatst breed geaccepteerd. Veel landen, waaronder Maleisië, hebben wetten die elektronische handtekeningen erkennen. Maar sommige documenten, zoals testamenten en volmachten, vragen vaak om een handtekening met inkt, een getuige of een specifieke procedure. Twijfel je, vraag dan aan wie je het document stuurde wat diegene accepteert.

Het helpt ook om te weten wat voor handtekening dit is. Kopitiam plaatst een afbeelding van je handtekening op de pagina. Een digitale handtekening op basis van een certificaat is iets anders: die is gekoppeld aan een geverifieerde identiteit en laat zien of het bestand na het ondertekenen is gewijzigd. Vraagt een document daar specifiek om, gebruik dan een dienst voor elektronische handtekeningen die zo’n handtekening uitgeeft.

Een afbeelding van een handtekening vergrendelt het document niet. Iedereen met het bestand kan het later bewerken, net zoals bij een gescande papieren kopie. Stuur de ondertekende PDF alleen naar degene die hem nodig heeft, en bewaar je eigen kopie, zodat je kunt laten zien wat je hebt ondertekend.

Als ondertekenen niet lukt

  • Deze PDF is beveiligd met een wachtwoord: Kopitiam kan vergrendelde bestanden nog niet openen. Open hem met het wachtwoord in je PDF-lezer, gebruik Afdrukken en dan Opslaan als PDF, en onderteken die kopie.
  • Deze PDF heeft bewerkingsbeperkingen: de afzender heeft wijzigingen geblokkeerd. Met dezelfde stap, Afdrukken en Opslaan als PDF, maak je een kopie die je kunt ondertekenen. Staat de beperking er bewust op, vraag de afzender dan hoe hij het ondertekend wil hebben.
  • Toevoegen doet niets: je moet eerst iets tekenen of minstens één letter typen.
  • De getekende lijn komt op een smal telefoonscherm niet uit waar je vinger is: draai de telefoon een kwartslag voor een breder vak, of gebruik Typen.

Heel grote scans worden op je apparaat verwerkt, dus een gescand contract van 100 pagina’s kan traag zijn op een oudere telefoon. Gebeurt dat, open het dan op een laptop, of gebruik Pagina’s extraheren om alleen de pagina’s eruit te halen die je moet ondertekenen.

Controleer de ondertekende kopie voordat je hem verstuurt

  1. Open het gedownloade bestand, dat eindigt op -edited, niet je origineel.
  2. Loop elke pagina langs die een handtekening, paraaf of datum nodig had, en zoom in om te controleren of elk ervan op zijn regel staat.
  3. Zorg dat niets de gedrukte tekst bedekt die leesbaar moest blijven.
  4. Is het bestand te groot om te mailen, haal het dan door PDF comprimeren voordat je het bijvoegt.

Je handtekening, datums en getypte gegevens worden op de pagina zelf geschreven, dus ze zien er voor degene die het bestand opent hetzelfde uit. Bewaar de ondertekende kopie op een plek waar je hem terugvindt, voor het geval je later moet laten zien waarmee je akkoord ging.