Pour signer un PDF sans l’imprimer, ouvrez l’outil Modifier un PDF de Kopitiam, déposez le document, appuyez sur Signer, puis dessinez ou saisissez votre signature et appuyez sur Ajouter. Faites-la glisser sur la ligne de signature avec l’outil Sélection, ajoutez la date avec l’outil Texte, et appuyez sur Télécharger. Pas d’imprimante, pas de scanner et pas de compte.

La signature se fait dans votre navigateur : ni le document ni votre signature ne sont envoyés sur un serveur. C’est important, car les formulaires que l’on signe, comme les baux, les lettres d’embauche ou les formulaires de consentement, contiennent souvent des adresses, des numéros d’IC et des coordonnées bancaires.

Signer un PDF étape par étape

  1. Ouvrez Modifier un PDF et déposez votre PDF sur la page, ou cliquez pour choisir un fichier.
  2. Faites défiler jusqu’à la page qui doit porter votre signature. Kopitiam la place sur la page que vous regardez : faites donc cela en premier.
  3. Appuyez sur Signer dans la barre d’outils. La fenêtre Ajouter une signature s’ouvre.
  4. Choisissez Dessiner et signez dans le cadre avec la souris, le pavé tactile ou le doigt, ou choisissez Saisir et tapez votre nom.
  5. Appuyez sur Ajouter. Votre signature apparaît près du haut de la partie visible de la page.
  6. Choisissez Sélection, puis faites glisser la signature sur la ligne.
  7. Choisissez Texte, cliquez à côté de la signature, et tapez la date ou votre nom en toutes lettres.
  8. Appuyez sur Télécharger. La copie signée est enregistrée sur votre appareil avec -edited ajouté au nom du fichier.

Si le formulaire comporte un champ intitulé Signature que vous n’avez pas encore signé, Kopitiam fait l’alignement pour vous. À l’ouverture du fichier, il recherche les champs de formulaire, et s’il a trouvé un champ Signature vide sur la page affichée, la signature se pose avec son bord inférieur sur cette ligne.

Dessiner ou saisir : que choisir

Dessiner vous donne une signature qui ressemble à la vôtre. Un pavé tactile ou un stylet sur tablette donne le trait le plus fluide. À la souris, c’est plus difficile : prévoyez quelques essais. Appuyez sur Annuler et rouvrez Signer pour recommencer.

Saisir transforme votre nom en une police de style manuscrit. C’est rapide et net, et cela suffit pour la plupart des formulaires du quotidien. Les noms très longs peuvent dépasser le bord droit de la signature : si le vôtre est coupé, utilisez vos initiales et votre nom de famille, ou dessinez-la plutôt.

Kopitiam n’enregistre pas votre signature d’une visite à l’autre. C’est voulu : rien la concernant n’est stocké de notre côté. La contrepartie, c’est que vous la dessinez ou la saisissez à nouveau chaque fois que vous en avez besoin.

Bien régler la taille et la position

Une nouvelle signature est placée avec une largeur fixe, à peu près la longueur d’une ligne de signature habituelle. Il n’y a pas encore de poignée de redimensionnement : si vous voulez une marque plus petite, dessinez-la plus petite dans le cadre, en laissant de l’espace autour. Un grand gribouillis qui remplit le cadre ressort en grand.

  • Pour la déplacer, choisissez Sélection et faites glisser. Le déplacement ne fonctionne qu’avec Sélection : si faire glisser trace un trait, vous êtes encore en mode Dessin.
  • Pour la retirer, sélectionnez-la et appuyez sur le petit bouton ×, ou appuyez sur Annuler.
  • Si elle a atterri sur la mauvaise page, retirez-la, faites défiler jusqu’à la bonne page et appuyez à nouveau sur Signer.
  • Zoomez avec les boutons de la barre du haut pour l’aligner précisément sur une ligne pointillée.

Ajouter la date, des initiales et d’autres informations

La plupart des formulaires demandent plus qu’une signature. Utilisez Texte pour la date, votre nom en toutes lettres, un numéro d’IC ou les coordonnées d’un témoin. Réglez la Taille dans le panneau de droite avant de cliquer, car elle s’applique à la prochaine zone que vous ajoutez. Une taille proche de celle du texte du formulaire rend le plus propre.

Certains contrats, comme un bail (tenancy agreement), demandent des initiales sur chaque page. Faites défiler jusqu’à chaque page et appuyez sur Signer, ou tapez vos initiales avec l’outil Texte, ce qui est plus rapide pour un long document. Dessin est utile pour cocher une case ou barrer une option qui ne s’applique pas.

Signer un formulaire scanné

Les formulaires scannés fonctionnent aussi, car la signature est posée sur la page comme un autocollant. Ce qui manque à un scan, c’est du texte lisible : Kopitiam ne peut donc pas trouver les champs tout seul. Appuyez sur Remplir, et il propose Lancer l’OCR, qui charge un module de lecture de texte la première fois et recherche des libellés en anglais comme Name et Date. Ses zones sont des estimations : vérifiez-les. Ou passez cette étape et placez tout à la main.

Une signature dessinée sur un PDF a-t-elle une valeur légale ?

Pour les documents du quotidien, une signature placée sur un PDF est largement acceptée. Beaucoup de pays, dont la Malaisie, ont des lois qui reconnaissent les signatures électroniques. Mais certains documents, comme les testaments et les procurations, exigent souvent une signature manuscrite à l’encre, un témoin ou une procédure particulière. En cas de doute, demandez à la personne qui vous a envoyé le document ce qu’elle accepte.

Il est aussi utile de savoir de quel type de signature il s’agit. Kopitiam place une image de votre signature sur la page. Une signature numérique à base de certificat est différente : elle est liée à une identité vérifiée et indique si le fichier a été modifié après la signature. Si un document demande expressément ce type de signature, utilisez un service de signature électronique qui en délivre.

Une image de signature ne verrouille pas le document. Quiconque possède le fichier pourrait le modifier plus tard, exactement comme avec une copie papier scannée. N’envoyez le PDF signé qu’à la personne qui en a besoin, et gardez votre propre copie pour pouvoir montrer ce que vous avez signé.

Quand la signature ne fonctionne pas

  • Ce PDF est protégé par mot de passe : Kopitiam ne peut pas encore ouvrir les fichiers verrouillés. Ouvrez-le avec le mot de passe dans votre lecteur PDF, utilisez Imprimer, puis Enregistrer au format PDF, et signez cette copie.
  • Ce PDF comporte des restrictions de modification : l’expéditeur a bloqué les modifications. La même étape Imprimer, puis Enregistrer au format PDF crée une copie que vous pouvez signer. Si la restriction est volontaire, demandez à l’expéditeur comment il souhaite que le document soit signé.
  • Ajouter ne fait rien : vous devez d’abord dessiner quelque chose ou taper au moins une lettre.
  • Sur un écran de téléphone étroit, le trait ne se dessine pas là où se trouve votre doigt : tournez le téléphone à l’horizontale pour avoir un cadre plus large, ou utilisez Saisir.

Les très gros scans sont traités sur votre appareil : un contrat scanné de 100 pages peut donc être lent sur un téléphone ancien. Si cela arrive, ouvrez-le sur un ordinateur portable, ou utilisez Extraire des pages pour ne garder que les pages à signer.

Vérifiez la copie signée avant de l’envoyer

  1. Ouvrez le fichier téléchargé, celui qui se termine par -edited, et non votre original.
  2. Parcourez chaque page qui demandait une signature, des initiales ou une date, et zoomez pour vérifier que chacune est bien posée sur sa ligne.
  3. Assurez-vous que rien ne recouvre le texte imprimé qui devait rester lisible.
  4. Si le fichier est trop lourd pour un e-mail, passez-le dans Compresser PDF avant de le joindre.

Votre signature, les dates et les informations saisies sont écrites sur la page elle-même : elles apparaissent donc de la même façon pour la personne qui ouvre le fichier. Rangez la copie signée là où vous la retrouverez, au cas où vous devriez montrer plus tard ce que vous avez accepté.