¿Qué diferencia hay entre PDF/A y un PDF normal?

Un PDF normal puede depender de cosas externas al archivo, como las fuentes instaladas en tu ordenador, y puede usar contraseñas y scripts. PDF/A (ISO 19005) los prohíbe y exige fuentes incrustadas y color definido, para que el archivo se vea igual años después. Lo piden los archivos y algunos sistemas oficiales.

¿Qué significan PDF/A-1b, PDF/A-2b y PDF/A-2u?

El número es la parte del estándar, cada una basada en una versión distinta de PDF. La letra es el nivel de conformidad: b (básico) garantiza el aspecto, u añade texto Unicode fiable para buscar y copiar, y a añade una estructura etiquetada para la accesibilidad. PDF/A-4 ya no usa estas letras.

¿PDF/X es lo mismo que un PDF de alta calidad?

No. Un ajuste de exportación de alta calidad solo controla cosas como la resolución de las imágenes. PDF/X es un estándar con reglas fijas sobre fuentes, color, cuadros de página e intención de salida, para que la imprenta pueda confiar en él. Pregunta a tu imprenta qué versión de PDF/X quiere.

¿Cómo compruebo si mi PDF es realmente PDF/A?

Acrobat Reader muestra la declaración en su panel Estándares, pero una declaración no es una prueba. Pasa el archivo por un validador como veraPDF, que es gratuito y de código abierto, para ver si de verdad cumple.

¿Puedo convertir un PDF a PDF/A en Kopitiam?

No. Kopitiam no crea ni valida PDF/A o PDF/X, y sus ediciones pueden eliminar o invalidar una declaración PDF/A existente. Haz primero tus cambios y luego convierte el resultado con una herramienta que genere y compruebe PDF/A, o vuelve a exportar desde el documento original.

PDF/A, PDF/X y PDF normal: ¿qué diferencias hay?

Un PDF normal sirve para ver y compartir a diario. PDF/A es un subconjunto más estricto de PDF pensado para el archivo a largo plazo: el archivo debe llevar todo lo que necesita, como sus fuentes, para que siga abriéndose y viéndose igual dentro de muchos años. PDF/X es un subconjunto más estricto pensado para la imprenta profesional, con reglas sobre el color, las fuentes y los cuadros de página para que la imprenta obtenga un resultado predecible.

Los tres usan la misma extensión .pdf y se abren en los mismos lectores. La diferencia está en lo que promete el archivo. Si nadie te ha pedido PDF/A o PDF/X, un PDF normal es la opción correcta y no tienes que cambiar nada.

Qué es un PDF normal y por qué suele bastar

Un PDF normal puede usar casi cualquier función que permita el formato: fuentes sin incrustar, enlaces a contenido externo, scripts, contraseñas, vídeo y formularios rellenables. Esa flexibilidad es lo que lo hace útil para nóminas, contratos de alquiler, currículums y tarjetas de embarque.

El precio es que no hay nada garantizado. Un archivo que depende de una fuente instalada en el ordenador de quien lo envía puede verse distinto en el tuyo. Para un documento que lees esta semana, eso rara vez importa. Para un registro que alguien tenga que abrir dentro de 20 años, o un folleto que va a imprenta, puede importar.

PDF/A: pensado para archivar

PDF/A es el estándar ISO 19005. Su regla básica es que el archivo es autónomo y su aspecto puede reproducirse sin nada externo al archivo. En la práctica, eso significa:

Todas las fuentes que se usan están incrustadas en el archivo.
El color se define de forma independiente del dispositivo, normalmente con un perfil de color incrustado.
Sin cifrado ni contraseñas.
Sin JavaScript, sin audio ni vídeo y sin contenido que dependa de un archivo o una web externos.
Los metadatos se guardan de forma estándar (XMP), y ahí es también donde el archivo declara que es PDF/A.

El estándar se divide en partes, cada una basada en una versión distinta de PDF:

PDF/A-1 (2005), basado en PDF 1.4. El más estricto: no se permite la transparencia.
PDF/A-2 (2011), basado en PDF 1.7. Permite transparencia, capas e imágenes JPEG 2000, y te deja incrustar otros archivos PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Como PDF/A-2, pero puedes adjuntar archivos de cualquier tipo. Los formatos de factura electrónica como Factur-X y ZUGFeRD lo usan para llevar datos de factura legibles por máquina dentro de un PDF legible.
PDF/A-4 (2020), basado en PDF 2.0. Abandona las antiguas letras de conformidad y tiene variantes como PDF/A-4f para archivos con adjuntos.

En las partes 1 a 3, una letra después del número indica lo estricto que es el archivo. El nivel B (básico) garantiza que las páginas se ven bien. El nivel U añade texto Unicode fiable, para que puedas buscarlo y copiarlo; existe en PDF/A-2 y PDF/A-3. El nivel A (accesible) exige además una estructura etiquetada, con títulos y orden de lectura, para los lectores de pantalla. Así, PDF/A-2b significa parte 2, nivel B.

PDF/X: pensado para imprimir

PDF/X es la familia ISO 15930, creada para que un archivo se imprima igual en cualquier prensa compatible. Todas las versiones exigen fuentes incrustadas, nada de cifrado, un cuadro de recorte (o cuadro de arte) definido para el tamaño final de la página y una intención de salida que indique las condiciones de impresión para las que se prepararon los colores.

PDF/X-1a: solo CMYK y tintas planas, sin transparencia. La opción segura de siempre que muchas imprentas siguen aceptando.
PDF/X-3: permite además color RGB y Lab con gestión de color.
PDF/X-4: permite transparencia viva y capas. Una opción moderna habitual en las apps de diseño.
PDF/X-6: la versión basada en PDF 2.0.

El sangrado es otra cuestión. Si tu diseño llega hasta el borde de la página, la imprenta necesita imagen de más más allá de la línea de corte, y te dirá cuánta. Un archivo PDF/X puede registrarlo con un cuadro de sangrado, pero el estándar no añade el sangrado por ti.

Uno al lado del otro

Finalidad: el PDF normal es para compartir y leer; PDF/A, para conservar; PDF/X, para imprimir.
Fuentes: opcionales en un PDF normal; deben ir incrustadas tanto en PDF/A como en PDF/X.
Contraseñas: permitidas en un PDF normal; no permitidas en PDF/A ni en PDF/X.
Color: en un PDF normal vale todo; PDF/A necesita color independiente del dispositivo; PDF/X apunta a una condición de impresión concreta.
Formularios y scripts: sin problema en un PDF normal; PDF/A prohíbe los scripts y restringe las funciones interactivas.
Quién lo pide: nadie, en el caso del PDF normal; archivos, oficinas de registros y algunos sistemas de presentación o facturación electrónica, en el de PDF/A; las imprentas, en el de PDF/X.

Cómo saber cuál tienes

Abre el archivo en Adobe Acrobat o Acrobat Reader. Un archivo que dice ser PDF/A suele abrirse con una barra de aviso sobre el estándar, y el panel Estándares muestra la parte y el nivel.
En otros lectores, mira en Propiedades del documento. Algunos muestran la declaración PDF/A o PDF/X; muchos no.
Para una respuesta definitiva, pasa el archivo por un validador. veraPDF es un validador de PDF/A gratuito y de código abierto. Para PDF/X, pueden comprobarlo las herramientas de verificación previa del software de impresión profesional, o tu imprenta.

Una etiqueta PDF/A o PDF/X es solo una declaración escrita en el archivo. Cualquier app puede escribirla, y editar el archivo después puede hacer que deje de ser cierta sin que lo notes. Si una oficina de registros o una imprenta va a rechazar un archivo que no cumpla, valídalo; no te fíes de la etiqueta.

Cómo crear un archivo PDF/A o PDF/X

Créalo a partir del documento original siempre que puedas, no a partir de un PDF existente. Convertir un PDF terminado suele fallar por fuentes que faltan o colores poco habituales, y arreglarlo requiere herramientas profesionales.

Microsoft Word: al guardar como PDF, abre las opciones y marca el ajuste de PDF/A.
LibreOffice: usa Exportar como PDF y elige la opción PDF/A en el cuadro de exportación.
Apps de diseño como Adobe InDesign y Affinity Publisher: elige un ajuste preestablecido PDF/X al exportar, y pregunta a tu imprenta cuál quiere.
Escáneres y apps de escaneo: muchos ofrecen PDF/A como formato de salida, algo útil para archivar documentos en papel.

Qué pasa si editas uno en Kopitiam

Kopitiam no crea, ni convierte a, ni comprueba PDF/A o PDF/X. Puedes abrir estos archivos, porque son PDF, pero trata lo que descargues como un PDF normal.

Editar PDF, Unir, Dividir, Extraer páginas, Organizar y Censurar crean un archivo nuevo a partir de tus páginas. El archivo nuevo no lleva los metadatos XMP del original, que es donde está la declaración PDF/A, así que deja de declararse PDF/A por completo.
Rotar, Marca de agua y Numerar páginas guardan los cambios en el mismo archivo. La declaración PDF/A se mantiene, pero la información del documento se actualiza (programa productor y fecha de modificación) sin actualizar el XMP correspondiente, y esa discrepancia puede romper la conformidad.
Cuando añades texto en alfabeto latino con el editor, la marca de agua o la numeración de páginas, Kopitiam usa una fuente PDF estándar integrada que no va incrustada en el archivo. PDF/A y PDF/X exigen fuentes incrustadas.

Así que, si tienes que entregar un PDF/A o un PDF/X, haz primero tus cambios en Kopitiam y luego convierte el resultado con una herramienta que genere y compruebe el estándar. O haz los cambios en el documento original y vuelve a exportarlo.

¿Cuál deberías usar?

Enviar por correo un contrato de alquiler firmado, mandar una nómina o subir un currículum: un PDF normal.
Escanear escrituras antiguas de terrenos o documentos de la empresa para conservarlos: PDF/A, si tu escáner o tu archivo lo admite.
Un portal que dice que se exige PDF/A: pregunta qué parte y qué nivel aceptan, y valídalo antes de subirlo.
Una pancarta, un folleto o un envase que va a imprenta: PDF/X, en la versión que indique tu imprenta.

Las herramientas PDF de Kopitiam que modifican archivos (editar, unir, dividir, organizar, comprimir, censurar y las demás) funcionan en tu navegador, así que tu archivo no se sube a un servidor mientras trabajas con él.