Aplanar un PDF significa convertir sus partes separadas e interactivas en contenido normal de la página. Los campos de formulario que rellenaste, los comentarios, los resaltados, los sellos y las firmas colocadas suelen estar encima de la página como objetos aparte. Después de aplanar se ven igual, pero forman parte de la propia página, así que un lector ya no puede editarlos, moverlos ni borrarlos como campos o comentarios.

Aplanas un PDF cuando quieres que lo que ves sea definitivo: un formulario rellenado cuyas respuestas no deben cambiar, o un documento firmado que debe verse igual en todas las apps. Es un paso sin vuelta atrás, así que guarda una copia sin aplanar si puede que necesites cambiar algo más adelante.

A qué afecta el aplanado

  • Campos de formulario: antes, cualquiera con un lector de PDF puede volver a escribir tus respuestas. Después, las respuestas son texto normal en la página y los recuadros desaparecen.
  • Comentarios y marcas: los resaltados, las notas adhesivas y los trazos dibujados pasan a formar parte de la página. El texto oculto de una nota adhesiva suele desaparecer y, como mucho, queda solo el icono.
  • Imágenes de firma y sellos: una imagen de tu firma colocada encima pasa a formar parte de la página.
  • Capas: en archivos con capas que se pueden mostrar u ocultar, el aplanado junta en una lo que está visible.

La misma palabra tiene otros dos significados. En imprenta se habla de acoplar la transparencia, que convierte los efectos transparentes en formas sólidas para flujos de impresión antiguos. Y algunas herramientas ofrecen aplanar a imagen, que convierte cada página entera en una imagen. Es la forma más fuerte: nada de la página sigue siendo editable, pero el texto tampoco se puede seleccionar ni buscar.

Cuándo deberías aplanar

  • Rellenaste una solicitud de empleo o un formulario del banco y no quieres que se cambien las respuestas después de enviarlo.
  • Firmaste un contrato de alquiler con una firma dibujada y quieres que la firma quede fija en la página.
  • Un formulario muestra tus respuestas en una app pero recuadros vacíos en otra, o las respuestas desaparecen al imprimirlo. El texto aplanado se ve igual en todas partes.
  • Vas a subirlo a un portal que solo conserva el contenido de la página, o que rechaza archivos con campos de formulario.
  • Vas a guardar una copia terminada para tus registros y la quieres exactamente como se envió.

Cuándo no deberías aplanar

  • Otra persona todavía tiene que rellenar su parte, como un casero que firma también o recursos humanos que añade datos.
  • El sistema del destinatario lee los datos del formulario. Algunas organizaciones importan automáticamente las respuestas de los campos; un formulario aplanado no tiene ninguna que leer.
  • El archivo tiene una firma digital, la que muestra un certificado y un estado de válida o no válida. Aplanar cambia el archivo, y eso invalida esa firma. Aplana antes de firmar, nunca después.
  • Necesitas que el formulario siga siendo accesible. Los campos llevan etiquetas que usan los lectores de pantalla; el texto aplanado las pierde.
Aplanar no es censurar. Fija las cosas en su sitio, no las elimina. El texto que hay debajo de un recuadro negro dibujado en la página sigue en el archivo y se puede copiar. Para eliminar información, usa una censura de verdad, que borra el texto que hay debajo del recuadro.

Cómo trata Kopitiam los formularios y las marcas

Kopitiam no tiene un botón Aplanar aparte. En su lugar, el editor escribe lo que añades directamente en la página al descargar, así que lo que añades es plano desde el principio.

  1. Abre tu PDF en Editar PDF. Kopitiam lo analiza enseguida en busca de campos de formulario y resalta los recuadros que encuentra. También puedes hacer clic en Rellenar para volver a analizarlo.
  2. Haz clic en un recuadro resaltado para escribir, o en una casilla para marcarla. Usa Firmar para dibujar o escribir una firma, y Texto, Dibujar o Resaltar para todo lo demás.
  3. Haz clic en Descargar. Tus respuestas escritas se dibujan en la página como texto, las marcas de las casillas como una X, y las firmas, los dibujos y los resaltados como parte de la página.

Así que nadie puede volver a escribir tus respuestas de Kopitiam como campos de formulario, porque ya no son campos. Son contenido normal de la página, igual que las preguntas impresas que tienen al lado.

Hay una cosa que comprobar. Todo lo que ya estaba en el archivo original, como sus propios comentarios y sus propios recuadros de campos de formulario, se copia con la página. La descarga ya no tiene la lista de campos del formulario, pero algunos lectores pueden seguir dibujando los recuadros vacíos originales encima de tus respuestas y dejar que alguien escriba en ellos. Abre el archivo descargado en otro lector y haz clic en una respuesta. Si aparece un recuadro editable, usa una de las vías totalmente planas de abajo.

Vías totalmente planas y sus contrapartidas

  • PDF a JPG y luego JPG a PDF: convierte cada página en una imagen y de nuevo en un PDF. Nada sigue siendo editable. El texto no se puede seleccionar ni buscar, y el archivo suele pesar más.
  • Comprimir en modo Fuerte: también reconstruye cada página como imagen, y suele hacer más pequeños los escaneos. En un formulario de texto puede hacer el archivo más grande, y Kopitiam no te da un archivo más grande, así que no siempre obtendrás una descarga.
  • Imprimir, Guardar como PDF en tu navegador o tu lector de PDF: imprime lo que hay en pantalla en un PDF nuevo, normalmente sin campos de formulario. Revisa el resultado, porque varía según la app.
  • Censurar: las páginas que censuras se reconstruyen, a menudo como imagen, así que quedan planas además de limpias. Las páginas sin recuadros de censura se copian tal cual.

Casos especiales

  • Formularios escaneados: un escaneo ya es plano, porque los recuadros forman parte de la imagen. Kopitiam te ofrece Pasar OCR para encontrar recuadros en él. Son estimaciones, así que arrástralos a su sitio si hace falta.
  • PDF protegidos con contraseña o con restricciones: Kopitiam todavía no puede abrir archivos bloqueados. Ábrelo con su contraseña en tu lector y usa Imprimir, Guardar como PDF para crear una copia, que normalmente ya sale aplanada.
  • Respuestas en árabe, hindi o tailandés: Kopitiam dibuja estos alfabetos en la página como imagen, así que quedan planas pero no se pueden seleccionar como texto. El alfabeto latino, el cirílico, el griego, el chino, el japonés y el coreano siguen siendo seleccionables.
  • Móviles: rellenar y descargar funciona en un navegador móvil, pero comprobar si quedan recuadros editables es más fácil en un lector de escritorio.
  • Archivos muy grandes: todo pasa en tu dispositivo, así que el límite real es su memoria. Las vías basadas en imágenes hacen que los archivos grandes sean más grandes y más lentos.

Cómo comprobar que un PDF está realmente aplanado

  1. Ábrelo en un lector distinto del que usaste para crearlo.
  2. Haz clic en cada respuesta. Si aparece un cursor de texto o un cuadro de entrada, sigue siendo un campo.
  3. Abre el panel de comentarios. Un archivo plano no tiene ningún comentario en la lista.
  4. Si usaste una vía basada en imágenes, intenta seleccionar texto. Si no se selecciona nada, las páginas son imágenes, y es lo esperado.

Las herramientas PDF de Kopitiam funcionan en tu navegador, así que un formulario rellenado con tu número de IC o tu sueldo no se sube a un servidor mientras lo aplanas.