Quelle est la différence entre un PDF/A et un PDF normal ?

Un PDF normal peut dépendre d’éléments extérieurs au fichier, comme des polices installées sur votre ordinateur, et peut utiliser des mots de passe et des scripts. PDF/A (ISO 19005) les interdit et exige des polices incorporées et une couleur définie, pour que le fichier s’affiche de la même façon des années plus tard. Les archives et certains systèmes officiels le demandent.

Que signifient PDF/A-1b, PDF/A-2b et PDF/A-2u ?

Le chiffre est la partie de la norme, chacune basée sur une version différente du PDF. La lettre est le niveau de conformité : b (basique) garantit l’apparence, u ajoute un texte Unicode fiable pour la recherche et la copie, et a ajoute une structure balisée pour l’accessibilité. PDF/A-4 n’utilise plus ces lettres.

PDF/X, est-ce la même chose qu’un PDF haute qualité ?

Non. Un préréglage d’export haute qualité ne règle que des éléments comme la résolution des images. PDF/X est une norme avec des règles fixes sur les polices, la couleur, les cadres de page et le mode de sortie, sur lesquelles un imprimeur peut compter. Demandez à votre imprimeur quelle version de PDF/X il veut.

Comment vérifier si mon PDF est vraiment en PDF/A ?

Acrobat Reader affiche la mention dans son panneau Normes, mais une mention n’est pas une preuve. Passez le fichier dans un validateur comme veraPDF, gratuit et open source, pour voir s’il est réellement conforme.

Puis-je convertir un PDF en PDF/A avec Kopitiam ?

Non. Kopitiam ne crée pas et ne valide pas le PDF/A ni le PDF/X, et ses modifications peuvent supprimer ou invalider une mention PDF/A existante. Faites d’abord vos modifications, puis convertissez le résultat avec un outil qui produit et vérifie le PDF/A, ou exportez à nouveau depuis le document source.

PDF/A, PDF/X ou PDF classique : quelle différence ?

Un PDF classique sert à consulter et à partager au quotidien. PDF/A est un sous-ensemble plus strict du PDF, conçu pour l’archivage à long terme : le fichier doit contenir tout ce dont il a besoin, comme ses polices, pour qu’il s’ouvre encore et s’affiche de la même façon dans des années. PDF/X est un sous-ensemble plus strict conçu pour l’impression professionnelle, avec des règles sur la couleur, les polices et les cadres de page, pour que l’imprimeur obtienne un résultat prévisible.

Les trois utilisent la même extension .pdf et s’ouvrent dans les mêmes lecteurs. La différence tient à la promesse que fait le fichier. Si personne ne vous a demandé de PDF/A ou de PDF/X, un PDF classique est le bon choix et vous n’avez rien à changer.

Ce qu’est un PDF classique, et pourquoi il suffit en général

Un PDF classique peut utiliser presque toutes les fonctions que permet le format : des polices non incorporées, des liens vers du contenu externe, des scripts, des mots de passe, de la vidéo et des formulaires à remplir. C’est cette souplesse qui le rend adapté aux fiches de paie, aux contrats de location, aux CV et aux cartes d’embarquement.

La contrepartie, c’est que rien n’est garanti. Un fichier qui dépend d’une police installée sur l’ordinateur de l’expéditeur peut s’afficher différemment chez vous. Pour un document que vous lisez cette semaine, c’est rarement important. Pour une archive que quelqu’un devra ouvrir dans 20 ans, ou une brochure qui part à l’impression, ça peut l’être.

PDF/A : conçu pour l’archivage

PDF/A est la norme ISO 19005. Sa règle de base : le fichier est autonome et son apparence peut être reproduite sans rien d’extérieur au fichier. Concrètement, cela signifie :

Toutes les polices utilisées sont incorporées dans le fichier.
La couleur est définie de façon indépendante du périphérique, en général avec un profil colorimétrique incorporé.
Ni chiffrement ni mot de passe.
Pas de JavaScript, ni audio ni vidéo, et aucun contenu qui dépend d’un fichier ou d’un site externe.
Les métadonnées sont stockées sous une forme standard (XMP), et c’est aussi là que le fichier déclare être en PDF/A.

La norme se décline en parties, chacune reposant sur une version différente du PDF :

PDF/A-1 (2005), basé sur PDF 1.4. Le plus strict : la transparence n’est pas autorisée.
PDF/A-2 (2011), basé sur PDF 1.7. Autorise la transparence, les calques et les images JPEG 2000, et permet d’incorporer d’autres fichiers PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Comme PDF/A-2, mais vous pouvez joindre des fichiers de n’importe quel type. Les formats de facture électronique comme Factur-X et ZUGFeRD s’en servent pour transporter des données de facture lisibles par machine dans un PDF lisible.
PDF/A-4 (2020), basé sur PDF 2.0. Il abandonne les anciennes lettres de conformité et propose des variantes comme PDF/A-4f pour les fichiers avec pièces jointes.

Dans les parties 1 à 3, une lettre après le chiffre indique le degré d’exigence du fichier. Le niveau B (basique) garantit que les pages s’affichent correctement. Le niveau U ajoute un texte Unicode fiable, que l’on peut rechercher et copier ; il existe en PDF/A-2 et PDF/A-3. Le niveau A (accessible) exige en plus une structure balisée, comme les titres et l’ordre de lecture, pour les lecteurs d’écran. PDF/A-2b signifie donc partie 2, niveau B.

PDF/X : conçu pour l’impression

PDF/X est la famille ISO 15930, conçue pour qu’un fichier s’imprime de la même façon sur n’importe quelle presse conforme. Chaque version exige des polices incorporées, aucun chiffrement, un cadre de rognage (ou cadre de l’illustration) défini pour le format fini de la page, et un mode de sortie (output intent) qui nomme les conditions d’impression pour lesquelles les couleurs ont été préparées.

PDF/X-1a : uniquement CMJN et tons directs, sans transparence. L’ancien choix sûr que beaucoup d’imprimeurs acceptent encore.
PDF/X-3 : autorise aussi les couleurs RVB et Lab gérées par profil colorimétrique.
PDF/X-4 : autorise la transparence native et les calques. Un choix moderne courant dans les logiciels de mise en page.
PDF/X-6 : la version basée sur PDF 2.0.

Le fond perdu est une autre question. Si votre maquette va jusqu’au bord de la page, l’imprimeur a besoin d’image supplémentaire au-delà du trait de coupe, et il vous dira combien. Un fichier PDF/X peut l’indiquer avec un cadre de fond perdu, mais la norme n’ajoute pas le fond perdu à votre place.

Côte à côte

Usage : le PDF classique sert à partager et à lire ; PDF/A sert à conserver ; PDF/X sert à imprimer.
Polices : facultatives dans un PDF classique ; obligatoirement incorporées en PDF/A comme en PDF/X.
Mots de passe : autorisés dans un PDF classique ; interdits en PDF/A et en PDF/X.
Couleur : tout est permis dans un PDF classique ; PDF/A exige une couleur indépendante du périphérique ; PDF/X vise une condition d’impression nommée.
Formulaires et scripts : sans problème dans un PDF classique ; PDF/A interdit les scripts et restreint les fonctions interactives.
Qui le demande : personne, pour un PDF classique ; les archives, les services d’archives et certains systèmes de dépôt ou de facturation électronique pour PDF/A ; les imprimeurs pour PDF/X.

Comment savoir lequel vous avez

Ouvrez le fichier dans Adobe Acrobat ou Acrobat Reader. Un fichier qui se déclare PDF/A s’ouvre en général avec une barre d’avertissement sur la norme, et le panneau Normes indique la partie et le niveau.
Dans d’autres lecteurs, regardez dans les propriétés du document. Certains affichent la mention PDF/A ou PDF/X, beaucoup non.
Pour une réponse certaine, passez le fichier dans un validateur. veraPDF est un validateur PDF/A gratuit et open source. Pour PDF/X, les outils de contrôle en amont (preflight) des logiciels d’impression professionnels, ou votre imprimeur, peuvent le vérifier.

Une mention PDF/A ou PDF/X n’est qu’une déclaration écrite dans le fichier. N’importe quelle application peut l’écrire, et modifier le fichier ensuite peut la rendre fausse sans prévenir. Si un service d’archives ou un imprimeur refusera un fichier non conforme, validez-le, ne vous fiez pas à la mention.

Comment créer un fichier PDF/A ou PDF/X

Créez-le à partir du document source quand c’est possible, pas à partir d’un PDF existant. Convertir un PDF fini échoue souvent à cause de polices manquantes ou de couleurs inhabituelles, et corriger cela demande des outils professionnels.

Microsoft Word : à l’enregistrement en PDF, ouvrez les options et cochez le réglage PDF/A.
LibreOffice : utilisez Exporter au format PDF et choisissez l’option PDF/A dans la fenêtre d’export.
Logiciels de mise en page comme Adobe InDesign et Affinity Publisher : choisissez un préréglage PDF/X à l’export, et demandez à votre imprimeur lequel il veut.
Scanners et applications de numérisation : beaucoup proposent PDF/A comme format de sortie, ce qui est utile pour archiver des documents papier.

Ce qui se passe si vous en modifiez un dans Kopitiam

Kopitiam ne crée pas, ne convertit pas en et ne vérifie pas le PDF/A ni le PDF/X. Vous pouvez ouvrir ces fichiers, puisque ce sont des PDF, mais considérez ce que vous téléchargez comme un PDF classique.

Modifier un PDF, Fusionner, Diviser, Extraire des pages, Organiser et Caviarder construisent un nouveau fichier à partir de vos pages. Le nouveau fichier ne reprend pas les métadonnées XMP de l’original, là où se trouve la mention PDF/A : il ne se déclare donc plus du tout PDF/A.
Pivoter, Filigrane et Numéroter les pages enregistrent les modifications dans le même fichier. La mention PDF/A reste, mais les informations du document sont mises à jour (producteur et date de modification) sans mettre à jour le XMP correspondant, et cet écart peut rompre la conformité.
Quand vous ajoutez du texte en alphabet latin avec l’éditeur, le filigrane ou les numéros de page, Kopitiam utilise une police PDF standard intégrée qui n’est pas incorporée dans le fichier. PDF/A et PDF/X exigent tous deux des polices incorporées.

Si vous devez remettre un PDF/A ou un PDF/X, faites donc d’abord vos modifications dans Kopitiam, puis convertissez le résultat avec un outil qui produit et vérifie la norme. Ou faites vos changements dans le document source et exportez à nouveau.

Lequel utiliser ?

Envoyer par e-mail un contrat de location signé, transmettre une fiche de paie ou déposer un CV : un PDF classique.
Numériser d’anciens titres fonciers ou des archives d’entreprise à conserver : PDF/A, si votre scanner ou votre service d’archives le prend en charge.
Un portail qui indique que le PDF/A est obligatoire : demandez quelle partie et quel niveau il accepte, puis validez avant de déposer.
Une banderole, un flyer ou un emballage qui part chez l’imprimeur : PDF/X, dans la version que votre imprimeur indique.

Les outils PDF de Kopitiam qui modifient les fichiers (modifier, fusionner, diviser, organiser, compresser, caviarder et les autres) fonctionnent dans votre navigateur : votre fichier n’est donc pas envoyé sur un serveur pendant que vous travaillez dessus.