PDF/A बनाम PDF/X बनाम सामान्य PDF: क्या फ़र्क है?

सामान्य PDF रोज़ देखने और शेयर करने के लिए होती है। PDF/A, PDF का ज़्यादा सख़्त रूप है जो लंबे समय तक संग्रह के लिए बना है: फ़ाइल में वह सब कुछ होना चाहिए जिसकी उसे ज़रूरत है, जैसे उसके फ़ॉन्ट, ताकि वह सालों बाद भी खुले और वैसी ही दिखे। PDF/X प्रोफ़ेशनल प्रिंटिंग के लिए बना ज़्यादा सख़्त रूप है, जिसमें रंग, फ़ॉन्ट और पेज बॉक्स के नियम हैं ताकि प्रिंट शॉप को अनुमान के मुताबिक़ नतीजा मिले।

तीनों एक ही .pdf एक्सटेंशन इस्तेमाल करती हैं और एक ही रीडर में खुलती हैं। फ़र्क उस वादे का है जो फ़ाइल करती है। अगर किसी ने आपसे PDF/A या PDF/X नहीं माँगी है, तो सामान्य PDF ही सही विकल्प है और आपको कुछ बदलने की ज़रूरत नहीं।

सामान्य PDF क्या है, और यह आमतौर पर काफ़ी क्यों है

सामान्य PDF फ़ॉर्मेट में मिलने वाली लगभग हर सुविधा इस्तेमाल कर सकती है: ऐसे फ़ॉन्ट जो फ़ाइल में शामिल नहीं हैं, बाहरी कंटेंट के लिंक, स्क्रिप्ट, पासवर्ड, वीडियो और भरे जा सकने वाले फ़ॉर्म। इसी लचीलेपन की वजह से यह सैलरी स्लिप, किराया एग्रीमेंट, रिज़्यूमे और बोर्डिंग पास के लिए काम आती है।

क़ीमत यह है कि कुछ भी पक्का नहीं होता। जो फ़ाइल भेजने वाले के कंप्यूटर पर इंस्टॉल किसी फ़ॉन्ट पर निर्भर है, वह आपके कंप्यूटर पर अलग दिख सकती है। इस हफ़्ते पढ़े जाने वाले डॉक्यूमेंट के लिए यह शायद ही मायने रखता है। ऐसे रिकॉर्ड के लिए जिसे किसी को 20 साल बाद खोलना हो, या प्रेस जा रहे ब्रोशर के लिए, यह मायने रख सकता है।

PDF/A: संग्रह के लिए बना

PDF/A, ISO 19005 मानक है। इसका मूल नियम यह है कि फ़ाइल अपने-आप में पूरी हो और उसका रूप फ़ाइल के बाहर की किसी चीज़ के बिना दोबारा बनाया जा सके। व्यवहार में इसका मतलब है:

• इस्तेमाल हुआ हर फ़ॉन्ट फ़ाइल में शामिल होता है।
• रंग डिवाइस से स्वतंत्र तरीके से तय होता है, आमतौर पर फ़ाइल में शामिल कलर प्रोफ़ाइल के साथ।
• कोई एन्क्रिप्शन या पासवर्ड नहीं।
• कोई JavaScript नहीं, कोई ऑडियो या वीडियो नहीं, और ऐसा कोई कंटेंट नहीं जो किसी बाहरी फ़ाइल या वेबसाइट पर निर्भर हो।
• मेटाडेटा एक मानक रूप (XMP) में रखा जाता है, और वहीं फ़ाइल यह भी घोषित करती है कि वह PDF/A है।

यह मानक कई भागों में आता है, हर भाग PDF के अलग वर्ज़न पर बना है:

• PDF/A-1 (2005), PDF 1.4 पर आधारित। सबसे सख़्त: पारदर्शिता (transparency) की अनुमति नहीं।
• PDF/A-2 (2011), PDF 1.7 पर आधारित। पारदर्शिता, लेयर और JPEG 2000 इमेज की अनुमति देता है, और दूसरी PDF/A फ़ाइलें अंदर शामिल करने देता है।
• PDF/A-3 (2012)। PDF/A-2 जैसा, लेकिन आप किसी भी तरह की फ़ाइल अटैच कर सकते हैं। Factur-X और ZUGFeRD जैसे इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस फ़ॉर्मेट इसी से पढ़ी जा सकने वाली PDF के अंदर मशीन से पढ़ा जाने वाला इनवॉइस डेटा रखते हैं।
• PDF/A-4 (2020), PDF 2.0 पर आधारित। यह पुराने अनुरूपता अक्षर छोड़ देता है और इसमें अटैचमेंट वाली फ़ाइलों के लिए PDF/A-4f जैसे रूप हैं।

भाग 1 से 3 में, नंबर के बाद का अक्षर बताता है कि फ़ाइल कितनी सख़्त है। लेवल B (basic) पक्का करता है कि पेज सही दिखें। लेवल U भरोसेमंद Unicode टेक्स्ट जोड़ता है, ताकि आप उसे सर्च और कॉपी कर सकें; यह PDF/A-2 और PDF/A-3 में है। लेवल A (accessible) में स्क्रीन रीडर के लिए टैग वाली संरचना भी ज़रूरी है, जैसे हेडिंग और पढ़ने का क्रम। तो PDF/A-2b का मतलब है भाग 2, लेवल B।

PDF/X: प्रिंटिंग के लिए बना

PDF/X, ISO 15930 परिवार है, जो इसलिए बना कि फ़ाइल किसी भी अनुरूप प्रेस पर एक ही तरह प्रिंट हो। हर वर्ज़न में फ़ाइल में शामिल फ़ॉन्ट, कोई एन्क्रिप्शन नहीं, तैयार पेज साइज़ के लिए तय trim box (या art box), और एक output intent ज़रूरी है जो उन प्रिंटिंग हालात का नाम बताता है जिनके लिए रंग तैयार किए गए थे।

• PDF/X-1a: सिर्फ़ CMYK और स्पॉट रंग, कोई पारदर्शिता नहीं। पुराना सुरक्षित डिफ़ॉल्ट जिसे कई प्रिंटर आज भी स्वीकार करते हैं।
• PDF/X-3: कलर-मैनेज्ड RGB और Lab रंग की भी अनुमति देता है।
• PDF/X-4: लाइव पारदर्शिता और लेयर की अनुमति देता है। डिज़ाइन ऐप के लिए आज का आम विकल्प।
• PDF/X-6: PDF 2.0 पर आधारित वर्ज़न।

ब्लीड एक अलग सवाल है। अगर आपका डिज़ाइन पेज के किनारे तक जाता है, तो प्रिंटर को trim लाइन से आगे अतिरिक्त इमेज चाहिए, और वे बताएँगे कि कितनी। PDF/X फ़ाइल इसे bleed box से दर्ज कर सकती है, लेकिन मानक आपके लिए ब्लीड नहीं जोड़ता।

आमने-सामने

• मक़सद: सामान्य PDF शेयर करने और पढ़ने के लिए; PDF/A रखने के लिए; PDF/X प्रिंट करने के लिए।
• फ़ॉन्ट: सामान्य PDF में वैकल्पिक; PDF/A और PDF/X दोनों में शामिल होना ज़रूरी।
• पासवर्ड: सामान्य PDF में अनुमति है; PDF/A या PDF/X में नहीं।
• रंग: सामान्य PDF में कुछ भी चलता है; PDF/A को डिवाइस से स्वतंत्र रंग चाहिए; PDF/X एक नामित प्रिंट स्थिति को लक्ष्य करता है।
• फ़ॉर्म और स्क्रिप्ट: सामान्य PDF में ठीक हैं; PDF/A स्क्रिप्ट पर रोक लगाता है और इंटरैक्टिव सुविधाएँ सीमित करता है।
• कौन माँगता है: सामान्य PDF के लिए कोई नहीं; PDF/A के लिए संग्रहालय, रिकॉर्ड दफ़्तर और कुछ ई-फ़ाइलिंग या ई-इनवॉइसिंग सिस्टम; PDF/X के लिए प्रिंट शॉप।

कैसे पता करें कि आपके पास कौन-सी है

1. फ़ाइल को Adobe Acrobat या Acrobat Reader में खोलें। PDF/A होने का दावा करने वाली फ़ाइल आमतौर पर मानक के बारे में एक सूचना पट्टी के साथ खुलती है, और Standards पैनल भाग और लेवल दिखाता है।
2. दूसरे रीडर में Document Properties देखें। कुछ PDF/A या PDF/X का दावा दिखाते हैं, कई नहीं दिखाते।
3. पक्के जवाब के लिए फ़ाइल को किसी वैलिडेटर से जाँचें। veraPDF एक मुफ़्त, ओपन-सोर्स PDF/A वैलिडेटर है। PDF/X के लिए प्रोफ़ेशनल प्रिंट सॉफ़्टवेयर के preflight टूल, या आपका प्रिंटर, इसे जाँच सकता है।

PDF/A या PDF/X फ़ाइल कैसे बनाएँ

जहाँ तक हो सके इसे मूल डॉक्यूमेंट से बनाएँ, किसी मौजूदा PDF से नहीं। तैयार PDF को बदलना अक्सर गायब फ़ॉन्ट या अनोखे रंग पर फ़ेल हो जाता है, और उसे ठीक करने के लिए प्रोफ़ेशनल टूल चाहिए।

• Microsoft Word: PDF के रूप में सेव करते समय विकल्प खोलें और PDF/A वाली सेटिंग पर टिक करें।
• LibreOffice: Export as PDF इस्तेमाल करें और एक्सपोर्ट डायलॉग में PDF/A विकल्प चुनें।
• Adobe InDesign और Affinity Publisher जैसे डिज़ाइन ऐप: एक्सपोर्ट करते समय PDF/X प्रीसेट चुनें, और अपने प्रिंटर से पूछें कि उन्हें कौन-सा चाहिए।
• स्कैनर और स्कैनिंग ऐप: कई आउटपुट फ़ॉर्मेट के रूप में PDF/A देते हैं, जो काग़ज़ी रिकॉर्ड संग्रह करने के लिए काम का है।

Kopitiam में इनमें से किसी को एडिट करने पर क्या होता है

Kopitiam न PDF/A या PDF/X बनाता है, न उनमें बदलता है, न उन्हें जाँचता है। आप ये फ़ाइलें खोल सकते हैं, क्योंकि ये PDF ही हैं, लेकिन जो डाउनलोड करें उसे सामान्य PDF मानें।

• PDF एडिट करना, मर्ज, स्प्लिट, पेज निकालना, व्यवस्थित करना और रिडैक्ट आपके पेजों से नई फ़ाइल बनाते हैं। नई फ़ाइल में मूल का XMP मेटाडेटा नहीं आता, जहाँ PDF/A का दावा रहता है, इसलिए वह अब PDF/A होने की घोषणा ही नहीं करती।
• रोटेट, वॉटरमार्क और पेज नंबर डालना बदलाव उसी फ़ाइल में सेव करते हैं। PDF/A का दावा बना रहता है, लेकिन डॉक्यूमेंट की जानकारी (producer और बदलाव की तारीख़) अपडेट होती है, जबकि उससे मेल खाता XMP अपडेट नहीं होता, और यह बेमेल अनुरूपता तोड़ सकता है।
• जब आप एडिटर, वॉटरमार्क या पेज नंबर से लैटिन लिपि का टेक्स्ट जोड़ते हैं, तो Kopitiam एक मानक बिल्ट-इन PDF फ़ॉन्ट इस्तेमाल करता है जो फ़ाइल में शामिल नहीं होता। PDF/A और PDF/X दोनों में फ़ॉन्ट शामिल होना ज़रूरी है।

इसलिए अगर आपको PDF/A या PDF/X जमा करनी ही है, तो पहले Kopitiam में अपने बदलाव करें, फिर नतीजे को ऐसे टूल से बदलें जो यह मानक बनाता और जाँचता हो। या अपने बदलाव मूल डॉक्यूमेंट में करके दोबारा एक्सपोर्ट करें।

आपको कौन-सी इस्तेमाल करनी चाहिए?

• साइन किया हुआ किराया एग्रीमेंट ईमेल करना, सैलरी स्लिप भेजना या रिज़्यूमे अपलोड करना: सामान्य PDF।
• ज़मीन के पुराने डॉक्यूमेंट या कंपनी के रिकॉर्ड रखने के लिए स्कैन करना: PDF/A, अगर आपका स्कैनर या संग्रह इसे सपोर्ट करता है।
• ऐसा पोर्टल जो कहता है कि PDF/A ज़रूरी है: पूछें कि वे कौन-सा भाग और लेवल स्वीकार करते हैं, फिर अपलोड से पहले वैलिडेट करें।
• प्रिंट शॉप जा रहा बैनर, पर्चा या पैकेजिंग: PDF/X, उस वर्ज़न में जो आपका प्रिंटर बताए।

Kopitiam के जो PDF टूल फ़ाइलें बदलते हैं (एडिट, मर्ज, स्प्लिट, व्यवस्थित करना, कंप्रेस, रिडैक्ट और बाकी) वे आपके ब्राउज़र में चलते हैं, इसलिए काम करते समय आपकी फ़ाइल किसी सर्वर पर अपलोड नहीं होती।