Che differenza c’è tra PDF/A e un PDF normale?

Un PDF normale può dipendere da cose esterne al file, come i font installati sul tuo computer, e può usare password e script. PDF/A (ISO 19005) li vieta e richiede font incorporati e colore definito, così il file ha lo stesso aspetto anche anni dopo. Lo chiedono gli archivi e alcuni sistemi ufficiali.

Cosa significano PDF/A-1b, PDF/A-2b e PDF/A-2u?

Il numero è la parte dello standard, ognuna basata su una diversa versione del PDF. La lettera è il livello di conformità: b (di base) garantisce l’aspetto, u aggiunge un testo Unicode affidabile per cercare e copiare, e a aggiunge una struttura con tag per l’accessibilità. PDF/A-4 non usa più queste lettere.

PDF/X è la stessa cosa di un PDF ad alta qualità?

No. Un predefinito di esportazione ad alta qualità controlla solo cose come la risoluzione delle immagini. PDF/X è uno standard con regole fisse su font, colore, riquadri della pagina e output intent, così una tipografia può farci affidamento. Chiedi alla tua tipografia quale versione PDF/X vuole.

Come verifico se il mio PDF è davvero PDF/A?

Acrobat Reader mostra la dichiarazione nel pannello Standard, ma una dichiarazione non è una prova. Passa il file in un validatore come veraPDF, gratuito e open source, per vedere se è davvero conforme.

Posso convertire un PDF in PDF/A con Kopitiam?

No. Kopitiam non crea né valida PDF/A o PDF/X, e le sue modifiche possono rimuovere o invalidare una dichiarazione PDF/A esistente. Fai prima le modifiche, poi converti il risultato con uno strumento che produce e verifica PDF/A, oppure esporta di nuovo dal documento di origine.

PDF/A, PDF/X e PDF normale: qual è la differenza?

Un PDF normale serve per visualizzare e condividere ogni giorno. PDF/A è un sottoinsieme più rigido del PDF, pensato per l’archiviazione a lungo termine: il file deve contenere tutto ciò che gli serve, come i suoi font, così si apre e ha lo stesso aspetto anche tra molti anni. PDF/X è un sottoinsieme più rigido pensato per la stampa professionale, con regole su colore, font e riquadri della pagina, così una tipografia ottiene un risultato prevedibile.

Tutti e tre usano la stessa estensione .pdf e si aprono negli stessi lettori. La differenza è la promessa che il file fa. Se nessuno ti ha chiesto un PDF/A o un PDF/X, un PDF normale è la scelta giusta e non devi cambiare niente.

Cos’è un PDF normale e perché di solito basta

Un PDF normale può usare quasi tutte le funzioni che il formato consente: font non incorporati, link a contenuti esterni, script, password, video e moduli compilabili. Questa flessibilità è il motivo per cui va bene per buste paga, contratti di locazione, CV e carte d’imbarco.

Il prezzo è che niente è garantito. Un file che dipende da un font installato sul computer di chi lo invia può apparire diverso sul tuo. Per un documento che leggi questa settimana conta poco. Per un documento che qualcuno dovrà aprire tra 20 anni, o una brochure che va in stampa, può contare.

PDF/A: fatto per archiviare

PDF/A è lo standard ISO 19005. La sua regola di base è che il file sia autosufficiente e che il suo aspetto si possa riprodurre senza nulla di esterno al file. In pratica significa che:

Ogni font usato è incorporato nel file.
Il colore è definito in modo indipendente dal dispositivo, di solito con un profilo colore incorporato.
Niente crittografia né password.
Niente JavaScript, niente audio o video e nessun contenuto che dipenda da un file o da un sito esterno.
I metadati sono salvati in una forma standard (XMP), ed è lì che il file dichiara anche di essere PDF/A.

Lo standard è diviso in parti, ognuna basata su una diversa versione del PDF:

PDF/A-1 (2005), basato su PDF 1.4. Il più rigido: la trasparenza non è consentita.
PDF/A-2 (2011), basato su PDF 1.7. Consente trasparenza, livelli e immagini JPEG 2000, e permette di incorporare altri file PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Come PDF/A-2, ma puoi allegare file di qualsiasi tipo. Formati di fattura elettronica come Factur-X e ZUGFeRD lo usano per inserire dati di fattura leggibili dalle macchine dentro un PDF leggibile.
PDF/A-4 (2020), basato su PDF 2.0. Abbandona le vecchie lettere di conformità e ha varianti come PDF/A-4f per i file con allegati.

Nelle parti da 1 a 3, una lettera dopo il numero indica quanto è rigido il file. Il livello B (di base) garantisce che le pagine abbiano l’aspetto giusto. Il livello U aggiunge un testo Unicode affidabile, così puoi cercarlo e copiarlo; esiste in PDF/A-2 e PDF/A-3. Il livello A (accessibile) richiede anche una struttura con tag, come titoli e ordine di lettura, per i lettori di schermo. Quindi PDF/A-2b significa parte 2, livello B.

PDF/X: fatto per stampare

PDF/X è la famiglia ISO 15930, pensata perché un file si stampi allo stesso modo su qualsiasi macchina da stampa conforme. Ogni versione richiede font incorporati, nessuna crittografia, un riquadro di rifilo (o riquadro grafico) definito per il formato finito della pagina e un output intent che indica le condizioni di stampa per cui sono stati preparati i colori.

PDF/X-1a: solo CMYK e colori spot, nessuna trasparenza. La vecchia scelta sicura che molte tipografie accettano ancora.
PDF/X-3: consente anche RGB e colore Lab con gestione del colore.
PDF/X-4: consente trasparenza dinamica e livelli. Una scelta moderna comune per le app di grafica.
PDF/X-6: la versione basata su PDF 2.0.

L’abbondanza è una questione a parte. Se il tuo design arriva fino al bordo della pagina, la tipografia ha bisogno di un po’ di immagine oltre la linea di rifilo, e ti dirà quanta. Un file PDF/X può registrarla con un riquadro di abbondanza, ma lo standard non la aggiunge al posto tuo.

Uno accanto all’altro

Scopo: il PDF normale serve per condividere e leggere; PDF/A per conservare; PDF/X per stampare.
Font: facoltativi in un PDF normale; devono essere incorporati sia in PDF/A sia in PDF/X.
Password: consentite in un PDF normale; non consentite in PDF/A o PDF/X.
Colore: in un PDF normale va bene tutto; PDF/A richiede colore indipendente dal dispositivo; PDF/X punta a una condizione di stampa indicata.
Moduli e script: vanno bene in un PDF normale; PDF/A vieta gli script e limita le funzioni interattive.
Chi lo chiede: nessuno, per un PDF normale; archivi, uffici di registrazione e alcuni sistemi di deposito o fatturazione elettronica per PDF/A; le tipografie per PDF/X.

Come capire quale hai

Apri il file in Adobe Acrobat o Acrobat Reader. Un file che dichiara PDF/A di solito si apre con una barra di avviso sullo standard, e il pannello Standard mostra parte e livello.
In altri lettori, guarda nelle Proprietà documento. Alcuni mostrano la dichiarazione PDF/A o PDF/X, molti no.
Per una risposta certa, passa il file in un validatore. veraPDF è un validatore PDF/A gratuito e open source. Per PDF/X, possono controllarlo gli strumenti di preflight dei software di stampa professionali, oppure la tua tipografia.

L’etichetta PDF/A o PDF/X è solo una dichiarazione scritta nel file. Qualsiasi app può scriverla, e modificare il file dopo può renderla falsa senza che te ne accorga. Se un ufficio o una tipografia rifiuterà un file non conforme, validalo, non fidarti dell’etichetta.

Come creare un file PDF/A o PDF/X

Quando puoi, crealo dal documento di origine, non da un PDF esistente. Convertire un PDF finito spesso fallisce per font mancanti o colori insoliti, e sistemare il problema richiede strumenti professionali.

Microsoft Word: quando salvi come PDF, apri le opzioni e spunta l’impostazione PDF/A.
LibreOffice: usa Esporta nel formato PDF e scegli l’opzione PDF/A nella finestra di esportazione.
App di grafica come Adobe InDesign e Affinity Publisher: scegli un predefinito PDF/X durante l’esportazione, e chiedi alla tipografia quale vuole.
Scanner e app di scansione: molti offrono PDF/A come formato di uscita, utile per archiviare documenti cartacei.

Cosa succede se ne modifichi uno in Kopitiam

Kopitiam non crea, non converte in e non verifica PDF/A o PDF/X. Puoi aprire questi file, perché sono PDF, ma considera ciò che scarichi un PDF normale.

Modifica PDF, Unire, Dividere, Estrarre pagine, Organizzare e Oscurare creano un nuovo file dalle tue pagine. Il nuovo file non riporta i metadati XMP dell’originale, che sono dove si trova la dichiarazione PDF/A, quindi non dichiara più di essere PDF/A.
Ruotare, Filigrana e Numerare pagine salvano le modifiche nello stesso file. La dichiarazione PDF/A resta, ma le informazioni del documento vengono aggiornate (producer e data di modifica) senza aggiornare l’XMP corrispondente, e questa discrepanza può far venir meno la conformità.
Quando aggiungi testo in alfabeto latino con l’editor, la filigrana o i numeri di pagina, Kopitiam usa un font PDF standard integrato che non viene incorporato nel file. PDF/A e PDF/X richiedono entrambi font incorporati.

Quindi, se devi consegnare un PDF/A o un PDF/X, fai prima le modifiche in Kopitiam, poi converti il risultato con uno strumento che produce e verifica lo standard. Oppure fai le modifiche nel documento di origine ed esporta di nuovo.

Quale dovresti usare?

Inviare via email un contratto di locazione firmato, mandare una busta paga o caricare un CV: un PDF normale.
Scansionare vecchi documenti catastali o archivi aziendali da conservare: PDF/A, se il tuo scanner o il tuo archivio lo supporta.
Un portale che dice che serve un PDF/A: chiedi quale parte e quale livello accettano, poi valida il file prima di caricarlo.
Un banner, un volantino o un imballaggio che va in tipografia: PDF/X, nella versione indicata dalla tipografia.

Gli strumenti PDF di Kopitiam che modificano i file (modifica, unione, divisione, organizzazione, compressione, oscuramento e gli altri) funzionano nel browser, quindi il tuo file non viene caricato su un server mentre ci lavori.