Apa beza PDF/A dengan PDF biasa?

PDF biasa boleh bergantung pada perkara di luar fail, seperti fon yang dipasang dalam komputer anda, dan boleh menggunakan kata laluan serta skrip. PDF/A (ISO 19005) melarang semua itu dan memerlukan fon yang dibenamkan serta warna yang ditakrifkan, supaya fail kelihatan sama bertahun-tahun kemudian. Arkib dan sesetengah sistem rasmi memintanya.

Apa maksud PDF/A-1b, PDF/A-2b dan PDF/A-2u?

Nombornya ialah bahagian piawaian, setiap satu berdasarkan versi PDF yang berbeza. Hurufnya ialah tahap pematuhan: b (basic, asas) menjamin rupa, u menambah teks Unicode yang boleh dipercayai untuk carian dan salinan, dan a menambah struktur bertag untuk kebolehcapaian. PDF/A-4 tidak lagi menggunakan huruf ini.

Adakah PDF/X sama dengan PDF berkualiti tinggi?

Tidak. Praset eksport berkualiti tinggi hanya mengawal perkara seperti resolusi imej. PDF/X ialah piawaian dengan peraturan tetap tentang fon, warna, kotak halaman dan output intent, jadi pencetak boleh bergantung padanya. Tanya pencetak anda versi PDF/X mana yang mereka mahu.

Bagaimana nak semak sama ada PDF saya benar-benar PDF/A?

Acrobat Reader menunjukkan dakwaan itu dalam panel Standards, tetapi dakwaan bukan bukti. Jalankan fail melalui pengesah seperti veraPDF, yang percuma dan sumber terbuka, untuk melihat sama ada ia benar-benar mematuhi piawaian.

Bolehkah saya tukar PDF ke PDF/A di Kopitiam?

Tidak. Kopitiam tidak mencipta atau mengesahkan PDF/A atau PDF/X, dan suntingannya boleh membuang atau membatalkan dakwaan PDF/A yang sedia ada. Buat suntingan anda dahulu, kemudian tukar hasilnya dengan alat yang menghasilkan dan menyemak PDF/A, atau eksport semula daripada dokumen sumber.

PDF/A lawan PDF/X lawan PDF biasa: apa bezanya?

PDF biasa adalah untuk tontonan dan perkongsian harian. PDF/A ialah subset PDF yang lebih ketat, dibuat untuk arkib jangka panjang: fail itu mesti membawa semua yang diperlukannya, seperti fonnya, supaya ia masih boleh dibuka dan kelihatan sama bertahun-tahun dari sekarang. PDF/X ialah subset yang lebih ketat untuk percetakan profesional, dengan peraturan tentang warna, fon dan kotak halaman supaya kedai cetak mendapat hasil yang boleh dijangka.

Ketiga-tiganya menggunakan sambungan .pdf yang sama dan dibuka dalam pembaca yang sama. Bezanya ialah janji yang dibuat oleh fail itu. Jika tiada sesiapa meminta PDF/A atau PDF/X daripada anda, PDF biasa ialah pilihan yang betul dan anda tidak perlu mengubah apa-apa.

Apa itu PDF biasa, dan kenapa ia biasanya sudah cukup

PDF biasa boleh menggunakan hampir apa-apa ciri yang dibenarkan oleh format itu: fon yang tidak dibenamkan, pautan ke kandungan luar, skrip, kata laluan, video dan borang yang boleh diisi. Fleksibiliti itulah sebabnya ia sesuai untuk slip gaji, perjanjian sewa, resume dan pas masuk penerbangan.

Kosnya ialah tiada apa-apa yang dijamin. Fail yang bergantung pada fon yang dipasang dalam komputer pengirim boleh kelihatan berbeza dalam komputer anda. Untuk dokumen yang anda baca minggu ini, itu jarang penting. Untuk rekod yang perlu dibuka seseorang 20 tahun lagi, atau risalah yang akan dicetak, ia boleh jadi penting.

PDF/A: dibina untuk arkib

PDF/A ialah piawaian ISO 19005. Peraturan terasnya ialah fail itu lengkap dengan sendirinya dan rupanya boleh dihasilkan semula tanpa apa-apa dari luar fail. Secara praktikal, ini bermakna:

Setiap fon yang digunakan dibenamkan dalam fail.
Warna ditakrifkan dengan cara yang tidak bergantung pada peranti, biasanya dengan profil warna yang dibenamkan.
Tiada penyulitan atau kata laluan.
Tiada JavaScript, tiada audio atau video, dan tiada kandungan yang bergantung pada fail atau laman web luar.
Metadata disimpan dalam bentuk standard (XMP), dan di situ jugalah fail mengisytiharkan bahawa ia PDF/A.

Piawaian ini terbahagi kepada beberapa bahagian, setiap satu dibina di atas versi PDF yang berbeza:

PDF/A-1 (2005), berdasarkan PDF 1.4. Yang paling ketat: ketelusan tidak dibenarkan.
PDF/A-2 (2011), berdasarkan PDF 1.7. Membenarkan ketelusan, lapisan dan imej JPEG 2000, dan membolehkan anda membenamkan fail PDF/A lain.
PDF/A-3 (2012). Seperti PDF/A-2, tetapi anda boleh melampirkan fail apa-apa jenis. Format invois elektronik seperti Factur-X dan ZUGFeRD menggunakannya untuk membawa data invois yang boleh dibaca mesin di dalam PDF yang boleh dibaca manusia.
PDF/A-4 (2020), berdasarkan PDF 2.0. Ia menggugurkan huruf tahap pematuhan yang lama dan ada varian seperti PDF/A-4f untuk fail yang ada lampiran.

Dalam bahagian 1 hingga 3, huruf selepas nombor menunjukkan sejauh mana ketatnya fail itu. Tahap B (basic, asas) menjamin halaman kelihatan betul. Tahap U menambah teks Unicode yang boleh dipercayai, supaya anda boleh mencari dan menyalinnya; ia wujud dalam PDF/A-2 dan PDF/A-3. Tahap A (accessible, boleh diakses) juga memerlukan struktur bertag, seperti tajuk dan urutan bacaan, untuk pembaca skrin. Jadi PDF/A-2b bermakna bahagian 2, tahap B.

PDF/X: dibina untuk percetakan

PDF/X ialah keluarga ISO 15930, dibuat supaya fail dicetak dengan cara yang sama pada mana-mana mesin cetak yang mematuhinya. Setiap versi memerlukan fon yang dibenamkan, tiada penyulitan, kotak potong (trim box) atau kotak seni (art box) yang ditakrifkan untuk saiz halaman siap, dan output intent yang menamakan keadaan cetakan yang menjadi sasaran penyediaan warna.

PDF/X-1a: warna CMYK dan warna spot sahaja, tiada ketelusan. Pilihan lalai lama yang selamat dan masih diterima oleh banyak pencetak.
PDF/X-3: turut membenarkan warna RGB dan Lab yang diurus warnanya.
PDF/X-4: membenarkan ketelusan langsung dan lapisan. Pilihan moden yang biasa untuk aplikasi reka bentuk.
PDF/X-6: versi yang berdasarkan PDF 2.0.

Bleed ialah soalan yang berasingan. Jika reka bentuk anda sampai ke tepi halaman, pencetak memerlukan imej tambahan melepasi garisan potong, dan mereka akan memberitahu anda berapa banyak. Fail PDF/X boleh merekodkannya dengan kotak bleed, tetapi piawaian itu tidak menambah bleed untuk anda.

Perbandingan sebelah-menyebelah

Tujuan: PDF biasa untuk berkongsi dan membaca; PDF/A untuk disimpan; PDF/X untuk dicetak.
Fon: pilihan dalam PDF biasa; mesti dibenamkan dalam PDF/A dan PDF/X.
Kata laluan: dibenarkan dalam PDF biasa; tidak dibenarkan dalam PDF/A atau PDF/X.
Warna: apa-apa sahaja dalam PDF biasa; PDF/A memerlukan warna yang tidak bergantung pada peranti; PDF/X menyasarkan keadaan cetakan yang dinamakan.
Borang dan skrip: tiada masalah dalam PDF biasa; PDF/A melarang skrip dan mengehadkan ciri interaktif.
Siapa yang memintanya: tiada sesiapa, untuk PDF biasa; arkib, pejabat rekod dan sesetengah sistem e-pemfailan atau e-invois untuk PDF/A; kedai cetak untuk PDF/X.

Cara mengetahui jenis yang anda ada

Buka fail dalam Adobe Acrobat atau Acrobat Reader. Fail yang mendakwa PDF/A biasanya dibuka dengan bar notis tentang piawaian itu, dan panel Standards menunjukkan bahagian dan tahapnya.
Dalam pembaca lain, lihat dalam Document Properties (sifat dokumen). Sesetengahnya menunjukkan dakwaan PDF/A atau PDF/X, banyak yang tidak.
Untuk jawapan yang pasti, jalankan fail melalui pengesah. veraPDF ialah pengesah PDF/A yang percuma dan sumber terbuka. Untuk PDF/X, alat preflight dalam perisian cetakan profesional, atau pencetak anda, boleh menyemaknya.

Label PDF/A atau PDF/X hanyalah dakwaan yang ditulis ke dalam fail. Mana-mana aplikasi boleh menulisnya, dan menyunting fail selepas itu boleh menjadikannya tidak benar tanpa disedari. Jika pejabat rekod atau kedai cetak akan menolak fail yang gagal, sahkan fail itu, jangan percaya labelnya.

Cara membuat fail PDF/A atau PDF/X

Buat daripada dokumen sumber jika boleh, bukan daripada PDF yang sedia ada. Menukar PDF yang sudah siap selalunya gagal kerana fon yang tiada atau warna yang luar biasa, dan membetulkannya memerlukan alat profesional.

Microsoft Word: semasa menyimpan sebagai PDF, buka pilihan dan tandakan tetapan PDF/A.
LibreOffice: gunakan Export as PDF dan pilih pilihan PDF/A dalam tetingkap eksport.
Aplikasi reka bentuk seperti Adobe InDesign dan Affinity Publisher: pilih praset PDF/X semasa mengeksport, dan tanya pencetak anda yang mana satu mereka mahu.
Pengimbas dan aplikasi pengimbas: banyak yang menawarkan PDF/A sebagai format output, yang berguna untuk mengarkibkan rekod kertas.

Apa yang berlaku jika anda menyuntingnya di Kopitiam

Kopitiam tidak mencipta, menukar ke, atau menyemak PDF/A atau PDF/X. Anda boleh membuka fail ini, kerana ia PDF, tetapi anggaplah apa yang anda muat turun sebagai PDF biasa.

Sunting PDF, Gabung, Pisah, Ekstrak Halaman, Susun dan Hitamkan membina fail baharu daripada halaman anda. Fail baharu itu tidak membawa metadata XMP fail asal, iaitu tempat dakwaan PDF/A disimpan, jadi ia langsung tidak lagi mengisytiharkan PDF/A.
Putar, Tera Air dan Tambah Nombor Halaman menyimpan perubahan ke dalam fail yang sama. Dakwaan PDF/A kekal, tetapi maklumat dokumen dikemas kini (pengeluar dan tarikh diubah suai) tanpa mengemas kini XMP yang sepadan, dan ketidakpadanan itu boleh merosakkan pematuhan.
Apabila anda menambah teks tulisan Latin dengan editor, tera air atau nombor halaman, Kopitiam menggunakan fon PDF terbina dalam yang standard yang tidak dibenamkan dalam fail. PDF/A dan PDF/X kedua-duanya memerlukan fon yang dibenamkan.

Jadi jika anda mesti menyerahkan PDF/A atau PDF/X, buat suntingan Kopitiam anda dahulu, kemudian tukar hasilnya dengan alat yang menghasilkan dan menyemak piawaian itu. Atau buat perubahan dalam dokumen sumber dan eksport semula.

Yang mana patut anda gunakan?

Menghantar perjanjian sewa yang sudah ditandatangani melalui e-mel, menghantar slip gaji atau memuat naik resume: PDF biasa.
Mengimbas dokumen tanah lama atau rekod syarikat untuk disimpan: PDF/A, jika pengimbas atau arkib anda menyokongnya.
Portal yang menyatakan PDF/A diwajibkan: tanya bahagian dan tahap mana yang mereka terima, kemudian sahkan sebelum anda memuat naik.
Sepanduk, risalah atau pembungkusan yang dihantar ke kedai cetak: PDF/X, dalam versi yang dinamakan oleh pencetak anda.

Alat PDF di Kopitiam yang mengubah fail (sunting, gabung, pisah, susun, mampat, hitamkan dan yang lain) berjalan dalam pelayar anda, jadi fail anda tidak dimuat naik ke pelayan semasa anda mengusahakannya.