Een PDF platmaken (in het Engels ‘flatten’) betekent dat je de losse, interactieve onderdelen ervan omzet in gewone pagina-inhoud. Formuliervelden die je hebt ingevuld, opmerkingen, markeringen, stempels en geplaatste handtekeningen liggen normaal als losse objecten boven op de pagina. Na het platmaken zien ze er nog hetzelfde uit, maar ze horen bij de pagina zelf, dus een lezer kan ze niet meer als velden of opmerkingen bewerken, verplaatsen of verwijderen.

Je maakt een PDF plat als je wilt dat wat je ziet definitief is: een ingevuld formulier waarvan de antwoorden niet mogen veranderen, of een ondertekend document dat er in elke app hetzelfde uit moet zien. Het is een stap die je niet kunt terugdraaien, dus bewaar een kopie die niet plat is als je later misschien nog iets wilt wijzigen.

Waar platmaken invloed op heeft

  • Formuliervelden: ervoor kan iedereen met een PDF-lezer je antwoorden overtypen. Erna zijn de antwoorden gewone tekst op de pagina en zijn de vakken weg.
  • Opmerkingen en markeringen: markeringen, notities en getekende strepen worden deel van de pagina. De verborgen tekst van een notitie verdwijnt meestal, en hooguit blijft het pictogram over.
  • Afbeeldingen van handtekeningen en stempels: een afbeelding van je handtekening die erbovenop is geplaatst, wordt deel van de pagina.
  • Lagen: in bestanden met lagen die je kunt tonen of verbergen, voegt platmaken wat zichtbaar is samen tot één geheel.

Hetzelfde woord heeft nog twee betekenissen. Drukkers hebben het over transparantie platmaken, waarbij doorzichtige effecten worden omgezet in massieve vormen voor oudere drukprocessen. En sommige tools bieden platmaken naar een afbeelding aan, waarbij elke hele pagina een afbeelding wordt. Dat is de sterkste vorm: niets op de pagina blijft bewerkbaar, maar de tekst kun je ook niet meer selecteren of doorzoeken.

Wanneer je moet platmaken

  • Je hebt een sollicitatieformulier of een bankformulier ingevuld en wilt niet dat de antwoorden worden gewijzigd nadat je het hebt verstuurd.
  • Je hebt een huurcontract ondertekend met een getekende handtekening en wilt dat de handtekening vastligt op de pagina.
  • Een formulier toont je antwoorden in de ene app, maar lege vakken in een andere, of de antwoorden verdwijnen bij het afdrukken. Platte tekst ziet er overal hetzelfde uit.
  • Je uploadt naar een portaal dat alleen de pagina-inhoud bewaart, of dat bestanden met formuliervelden weigert.
  • Je bewaart een afgeronde kopie voor je administratie en wilt die precies zoals hij is verstuurd.

Wanneer je niet moet platmaken

  • Iemand anders moet zijn deel nog invullen, zoals een verhuurder die medeondertekent of HR die gegevens toevoegt.
  • Het systeem van de ontvanger leest de formuliergegevens uit. Sommige organisaties importeren antwoorden uit velden automatisch; een plat formulier heeft er geen om te lezen.
  • Het bestand heeft een digitale handtekening, het soort dat een certificaat en een geldige of ongeldige status toont. Platmaken verandert het bestand, en dat breekt die handtekening. Maak plat voor het ondertekenen, nooit erna.
  • Het formulier moet toegankelijk blijven. Velden hebben labels die schermlezers gebruiken; platte tekst verliest die.
Platmaken is geen zwartlakken. Het zet dingen vast, het verwijdert ze niet. Tekst onder een zwart vak dat op de pagina is getekend, blijft in het bestand en kan nog steeds worden gekopieerd. Wil je informatie verwijderen, gebruik dan echt zwartlakken, dat de tekst onder het vak wist.

Hoe Kopitiam met formulieren en markeringen omgaat

Kopitiam heeft geen aparte knop om plat te maken. In plaats daarvan schrijft de editor wat je toevoegt bij het downloaden direct in de pagina, dus wat je toevoegt, is vanaf het begin plat.

  1. Open je PDF in PDF bewerken. Kopitiam zoekt meteen naar formuliervelden en markeert de vakken die het vindt. Je kunt ook op Invullen klikken om opnieuw te zoeken.
  2. Klik op een gemarkeerd vak om te typen, of op een selectievakje om het aan te vinken. Gebruik Signeer om een handtekening te tekenen of te typen, en Tekst, Pen of Markeer voor al het andere.
  3. Klik op Downloaden. Je getypte antwoorden worden als tekst op de pagina getekend, vinkjes als een X, en handtekeningen, tekeningen en markeringen als deel van de pagina.

Niemand kan je antwoorden uit Kopitiam dus als formuliervelden overtypen, want het zijn geen velden meer. Het is gewone pagina-inhoud, net als de gedrukte vragen ernaast.

Eén ding moet je controleren. Alles wat al in het oorspronkelijke bestand zat, zoals de eigen opmerkingen en de eigen vakken van formuliervelden, wordt met de pagina meegekopieerd. De download heeft de lijst met velden van het formulier niet meer, maar sommige lezers tekenen misschien nog de oorspronkelijke lege vakken over je antwoorden en laten iemand erin typen. Open het gedownloade bestand in een andere lezer en klik op een antwoord. Verschijnt er een bewerkbaar vak, gebruik dan een van de volledig platte routes hieronder.

Volledig platte routes, en hun nadelen

  • PDF naar JPG, dan JPG naar PDF: maakt van elke pagina een afbeelding en weer een PDF. Niets blijft bewerkbaar. De tekst kun je niet selecteren of doorzoeken, en het bestand is vaak groter.
  • PDF comprimeren in de stand Sterk: bouwt elke pagina ook opnieuw op als afbeelding, en maakt scans meestal kleiner. Bij een tekstformulier kan het bestand groter worden, en Kopitiam geeft je geen groter bestand, dus dit levert niet altijd een download op.
  • Afdrukken, Opslaan als PDF in je browser of PDF-lezer: drukt af wat op het scherm staat naar een nieuwe PDF, meestal zonder formuliervelden. Controleer het resultaat, want het verschilt per app.
  • PDF zwartlakken: pagina’s die je zwartlakt, worden opnieuw opgebouwd, vaak als afbeelding, dus ze zijn zowel plat als opgeschoond. Pagina’s zonder zwartlakvakken worden gekopieerd zoals ze zijn.

Randgevallen

  • Gescande formulieren: een scan is al plat, omdat de vakken deel van de afbeelding zijn. Kopitiam biedt dan OCR uitvoeren aan om er vakken op te vinden. Dat zijn beste schattingen, dus sleep ze zo nodig op hun plek.
  • Met een wachtwoord beveiligde of beperkte PDF’s: Kopitiam kan vergrendelde bestanden nog niet openen. Open het met het wachtwoord in je lezer en gebruik Afdrukken, Opslaan als PDF om een kopie te maken, die meestal al plat is.
  • Antwoorden in het Arabisch, Hindi of Thai: Kopitiam tekent deze schriften als afbeelding op de pagina, dus ze zijn plat maar niet als tekst te selecteren. Latijns, Cyrillisch, Grieks, Chinees, Japans en Koreaans blijven selecteerbaar.
  • Telefoons: invullen en downloaden werkt in een mobiele browser, maar controleren op overgebleven bewerkbare vakken gaat makkelijker in een lezer op de computer.
  • Heel grote bestanden: alles gebeurt op je apparaat, dus de praktische grens is het geheugen ervan. Routes via afbeeldingen maken grote bestanden groter en trager.

Zo controleer je of een PDF echt plat is

  1. Open hem in een andere lezer dan die waarmee je hem hebt gemaakt.
  2. Klik op elk antwoord. Verschijnt er een tekstcursor of invoervak, dan is het nog een veld.
  3. Open het opmerkingenpaneel. Een plat bestand heeft geen opmerkingen in de lijst.
  4. Heb je een route via afbeeldingen gebruikt, probeer dan tekst te selecteren. Selecteert er niets, dan zijn de pagina’s afbeeldingen, en dat is zoals verwacht.

De PDF-tools van Kopitiam werken in je browser, dus een ingevuld formulier met je IC-nummer of salaris wordt niet naar een server geüpload terwijl je het platmaakt.