Spłaszczenie PDF oznacza zamianę jego osobnych, interaktywnych elementów w zwykłą treść strony. Wypełnione pola formularza, komentarze, zakreślenia, pieczątki i wstawione podpisy zwykle leżą na stronie jako osobne obiekty. Po spłaszczeniu wyglądają tak samo, ale są częścią samej strony, więc czytelnik nie może ich już edytować, przesuwać ani usuwać jako pól czy komentarzy.

PDF spłaszcza się wtedy, gdy to, co widać, ma być ostateczne: wypełniony formularz, którego odpowiedzi nie powinny się zmienić, albo podpisany dokument, który ma wyglądać tak samo w każdej aplikacji. To krok w jedną stronę, więc zachowaj niespłaszczoną kopię, jeśli możesz jeszcze chcieć coś zmienić.

Na co wpływa spłaszczenie

  • Pola formularza: przedtem każdy, kto ma czytnik PDF, może przepisać Twoje odpowiedzi. Potem odpowiedzi są zwykłym tekstem na stronie, a pól już nie ma.
  • Komentarze i adnotacje: zakreślenia, karteczki i narysowane znaki stają się częścią strony. Ukryty tekst karteczki zwykle znika i zostaje co najwyżej sama ikona.
  • Obrazy podpisów i pieczątki: wstawione na wierzch zdjęcie podpisu staje się częścią strony.
  • Warstwy: w plikach z warstwami, które można pokazywać i ukrywać, spłaszczenie łączy to, co widoczne, w jedno.

To samo słowo ma jeszcze dwa inne znaczenia. Drukarnie mówią o spłaszczaniu przezroczystości, czyli zamianie efektów prześwitywania na pełne kształty na potrzeby starszych procesów druku. A niektóre narzędzia oferują spłaszczenie do obrazu, które zamienia całą stronę w obrazek. To najmocniejsza forma: nic na stronie nie zostaje edytowalne, ale tekstu nie da się już też zaznaczyć ani przeszukać.

Kiedy warto spłaszczyć

  • Wypełniłeś podanie o pracę albo formularz bankowy i nie chcesz, żeby odpowiedzi zmieniono po wysłaniu.
  • Podpisałeś umowę najmu narysowanym podpisem i chcesz, żeby podpis był na stałe związany ze stroną.
  • Formularz pokazuje Twoje odpowiedzi w jednej aplikacji, a w innej puste pola, albo odpowiedzi znikają przy druku. Spłaszczony tekst wygląda wszędzie tak samo.
  • Wgrywasz plik do portalu, który zachowuje tylko treść stron albo odrzuca pliki z polami formularza.
  • Zachowujesz gotową kopię do swojej dokumentacji i chcesz, żeby była dokładnie taka, jak wysłana.

Kiedy nie spłaszczać

  • Ktoś inny musi jeszcze wypełnić swoją część, na przykład właściciel mieszkania ma złożyć kontrasygnatę albo dział kadr dopisać dane.
  • System odbiorcy odczytuje dane z formularza. Niektóre organizacje automatycznie importują odpowiedzi z pól, a spłaszczony formularz nie ma żadnych pól do odczytania.
  • Plik ma podpis cyfrowy, czyli taki, który pokazuje certyfikat i status ważny lub nieważny. Spłaszczenie zmienia plik, a to unieważnia taki podpis. Spłaszczaj przed podpisaniem, nigdy po.
  • Formularz ma pozostać dostępny. Pola mają etykiety, z których korzystają czytniki ekranu, a spłaszczony tekst je traci.
Spłaszczenie to nie anonimizacja. Utrwala rzeczy na miejscu, ale ich nie usuwa. Tekst pod narysowanym na stronie czarnym prostokątem zostaje w pliku i nadal da się go skopiować. Żeby usunąć informacje, użyj prawdziwej anonimizacji, która kasuje tekst pod prostokątem.

Jak Kopitiam radzi sobie z formularzami i adnotacjami

Kopitiam nie ma osobnego przycisku do spłaszczania. Zamiast tego edytor przy pobieraniu wpisuje to, co dodałeś, bezpośrednio w stronę, więc dodane przez Ciebie elementy są płaskie od początku.

  1. Otwórz PDF w Edytuj PDF. Kopitiam od razu szuka w nim pól formularza i podświetla znalezione pola. Możesz też kliknąć Wypełnij, żeby wyszukać je ponownie.
  2. Kliknij podświetlone pole, żeby pisać, albo kliknij pole wyboru, żeby je zaznaczyć. Użyj Podpis, żeby narysować lub wpisać podpis, a Tekst, Rysuj lub Zakreśl do wszystkiego innego.
  3. Kliknij Pobierz. Wpisane odpowiedzi trafiają na stronę jako tekst, zaznaczenia jako X, a podpisy, rysunki i zakreślenia jako część strony.

Dlatego nikt nie przepisze Twoich odpowiedzi z Kopitiam jako pól formularza, bo nie są już polami. To zwykła treść strony, taka sama jak wydrukowane obok pytania.

Jedną rzecz trzeba sprawdzić. Wszystko, co było już w oryginalnym pliku, na przykład jego własne komentarze i własne pola formularza, jest kopiowane razem ze stroną. Pobrany plik nie ma już listy pól formularza, ale niektóre czytniki mogą nadal rysować oryginalne puste pola nad Twoimi odpowiedziami i pozwalać w nich pisać. Otwórz pobrany plik w innym czytniku i kliknij odpowiedź. Jeśli pojawi się edytowalne pole, użyj jednego z w pełni płaskich sposobów poniżej.

W pełni płaskie sposoby i ich wady

  • PDF do JPG, a potem JPG do PDF: zamienia każdą stronę w obraz i z powrotem w PDF. Nic nie zostaje edytowalne. Tekstu nie da się zaznaczyć ani przeszukać, a plik często jest większy.
  • Kompresja w trybie Mocna: też buduje każdą stronę od nowa jako obraz i zwykle zmniejsza skany. Przy formularzu tekstowym może powiększyć plik, a Kopitiam nie da Ci większego pliku, więc ten sposób nie zawsze kończy się pobraniem.
  • Drukuj, a potem Zapisz jako PDF w przeglądarce lub czytniku PDF: drukuje to, co widać na ekranie, do nowego PDF, zwykle bez pól formularza. Sprawdź wynik, bo zależy od aplikacji.
  • Anonimizuj: strony, które anonimizujesz, są budowane od nowa, często jako obraz, więc są płaskie i oczyszczone. Strony bez prostokątów anonimizacji są kopiowane bez zmian.

Przypadki szczególne

  • Zeskanowane formularze: skan jest już płaski, bo pola są częścią obrazu. Kopitiam proponuje Uruchom OCR, żeby znaleźć na nim pola. To przybliżenia, więc w razie potrzeby przeciągnij je na miejsce.
  • PDF chronione hasłem lub z ograniczeniami: Kopitiam nie otwiera jeszcze zablokowanych plików. Otwórz plik z hasłem w swoim czytniku i użyj Drukuj, a potem Zapisz jako PDF, żeby zrobić kopię, która zwykle jest już spłaszczona.
  • Odpowiedzi po arabsku, w hindi lub po tajsku: Kopitiam wstawia te pisma na stronę jako obraz, więc są płaskie, ale nie da się ich zaznaczyć jako tekstu. Alfabet łaciński, cyrylica, greka, chiński, japoński i koreański pozostają zaznaczalne.
  • Telefony: wypełnianie i pobieranie działa w mobilnej przeglądarce, ale sprawdzanie pozostałych edytowalnych pól jest łatwiejsze w czytniku na komputerze.
  • Bardzo duże pliki: wszystko dzieje się na Twoim urządzeniu, więc praktycznym limitem jest jego pamięć. Sposoby oparte na obrazach sprawiają, że duże pliki są jeszcze większe i wolniejsze.

Jak sprawdzić, czy PDF jest naprawdę płaski

  1. Otwórz go w innym czytniku niż ten, w którym go zrobiłeś.
  2. Kliknij każdą odpowiedź. Jeśli pojawi się kursor tekstowy lub pole do wpisywania, to nadal jest pole formularza.
  3. Otwórz panel komentarzy. Płaski plik nie ma na liście żadnych komentarzy.
  4. Jeśli użyłeś sposobu opartego na obrazach, spróbuj zaznaczyć tekst. Jeśli nic się nie zaznacza, strony są obrazami, i tak ma być.

Narzędzia PDF Kopitiam działają w przeglądarce, więc wypełniony formularz z Twoim numerem IC czy pensją nie jest wysyłany na serwer, gdy go spłaszczasz.