Qual a diferença entre PDF/A e um PDF normal?

Um PDF normal pode depender de coisas fora do arquivo, como fontes instaladas no seu computador, e pode usar senhas e scripts. O PDF/A (ISO 19005) proíbe isso e exige fontes incorporadas e cor definida, para o arquivo ter a mesma aparência anos depois. Arquivos e alguns sistemas oficiais pedem esse formato.

O que significam PDF/A-1b, PDF/A-2b e PDF/A-2u?

O número é a parte do padrão, cada uma baseada em uma versão diferente do PDF. A letra é o nível de conformidade: b (básico) garante a aparência, u acrescenta texto Unicode confiável para pesquisar e copiar, e a acrescenta uma estrutura marcada para acessibilidade. O PDF/A-4 não usa mais essas letras.

PDF/X é o mesmo que um PDF de alta qualidade?

Não. Uma predefinição de exportação de alta qualidade só controla coisas como a resolução das imagens. O PDF/X é um padrão com regras fixas sobre fontes, cor, caixas de página e intenção de saída, para a gráfica poder confiar nele. Pergunte à sua gráfica qual versão do PDF/X ela quer.

Como verificar se meu PDF é mesmo PDF/A?

O Acrobat Reader mostra a declaração no painel Padrões, mas uma declaração não é prova. Passe o arquivo por um validador como o veraPDF, que é grátis e de código aberto, para ver se ele está realmente conforme.

Dá para converter PDF em PDF/A no Kopitiam?

Não. O Kopitiam não cria nem valida PDF/A ou PDF/X, e as edições dele podem remover ou invalidar uma declaração de PDF/A existente. Faça suas edições primeiro e depois converta o resultado com uma ferramenta que gere e verifique PDF/A, ou exporte de novo a partir do documento de origem.

PDF/A, PDF/X ou PDF comum: qual a diferença?

Um PDF comum serve para ver e compartilhar no dia a dia. O PDF/A é um subconjunto mais rígido do PDF feito para arquivamento de longo prazo: o arquivo precisa trazer tudo de que precisa, como as fontes, para continuar abrindo e com a mesma aparência daqui a muitos anos. O PDF/X é um subconjunto mais rígido feito para impressão profissional, com regras sobre cor, fontes e caixas de página para a gráfica ter um resultado previsível.

Os três usam a mesma extensão .pdf e abrem nos mesmos leitores. A diferença é a promessa que o arquivo faz. Se ninguém te pediu PDF/A ou PDF/X, um PDF comum é a escolha certa e você não precisa mudar nada.

O que é um PDF comum e por que ele quase sempre basta

Um PDF comum pode usar quase qualquer recurso que o formato permite: fontes não incorporadas, links para conteúdo externo, scripts, senhas, vídeo e formulários preenchíveis. Essa flexibilidade é o que faz ele servir para holerites, contratos de aluguel, currículos e cartões de embarque.

O preço disso é que nada é garantido. Um arquivo que depende de uma fonte instalada no computador de quem enviou pode ficar diferente no seu. Para um documento que você lê nesta semana, isso raramente importa. Para um registro que alguém vai precisar abrir daqui a 20 anos, ou um folheto que vai para a gráfica, pode importar.

PDF/A: feito para arquivamento

O PDF/A é o padrão ISO 19005. A regra central é que o arquivo seja autossuficiente e que a aparência dele possa ser reproduzida sem nada de fora do arquivo. Na prática, isso quer dizer:

Todas as fontes usadas são incorporadas ao arquivo.
A cor é definida de forma independente do dispositivo, geralmente com um perfil de cor incorporado.
Sem criptografia nem senhas.
Sem JavaScript, sem áudio ou vídeo e sem conteúdo que dependa de um arquivo ou site externo.
Os metadados são guardados em um formato padrão (XMP), e é também ali que o arquivo declara que é PDF/A.

O padrão é dividido em partes, cada uma baseada em uma versão diferente do PDF:

PDF/A-1 (2005), baseado no PDF 1.4. O mais rígido: não permite transparência.
PDF/A-2 (2011), baseado no PDF 1.7. Permite transparência, camadas e imagens JPEG 2000, e deixa você incorporar outros arquivos PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Como o PDF/A-2, mas permite anexar arquivos de qualquer tipo. Formatos de nota fiscal eletrônica como Factur-X e ZUGFeRD usam isso para levar dados da fatura legíveis por máquina dentro de um PDF legível.
PDF/A-4 (2020), baseado no PDF 2.0. Abandona as antigas letras de conformidade e tem variantes como o PDF/A-4f para arquivos com anexos.

Nas partes 1 a 3, uma letra depois do número diz o quão rígido o arquivo é. O nível B (básico) garante que as páginas tenham a aparência certa. O nível U acrescenta texto Unicode confiável, para você poder pesquisar e copiar; ele existe no PDF/A-2 e no PDF/A-3. O nível A (acessível) também exige uma estrutura marcada, como títulos e ordem de leitura, para leitores de tela. Então PDF/A-2b quer dizer parte 2, nível B.

PDF/X: feito para impressão

O PDF/X é a família ISO 15930, criada para que um arquivo saia igual em qualquer impressora compatível. Todas as versões exigem fontes incorporadas, nenhuma criptografia, uma caixa de corte (ou caixa de arte) definida para o tamanho final da página e uma intenção de saída que indica as condições de impressão para as quais as cores foram preparadas.

PDF/X-1a: só CMYK e cores especiais, sem transparência. O velho padrão seguro que muitas gráficas ainda aceitam.
PDF/X-3: também permite cores RGB e Lab com gerenciamento de cor.
PDF/X-4: permite transparência ativa e camadas. Uma escolha moderna comum em apps de design.
PDF/X-6: a versão baseada no PDF 2.0.

Sangria é outra questão. Se o seu design vai até a borda da página, a gráfica precisa de imagem extra além da linha de corte, e ela vai te dizer quanto. Um arquivo PDF/X pode registrar isso com uma caixa de sangria, mas o padrão não acrescenta a sangria por você.

Lado a lado

Finalidade: o PDF comum é para compartilhar e ler; o PDF/A é para guardar; o PDF/X é para imprimir.
Fontes: opcionais em um PDF comum; precisam ser incorporadas tanto no PDF/A quanto no PDF/X.
Senhas: permitidas em um PDF comum; não permitidas no PDF/A nem no PDF/X.
Cor: vale tudo em um PDF comum; o PDF/A precisa de cor independente do dispositivo; o PDF/X mira uma condição de impressão definida.
Formulários e scripts: tudo bem em um PDF comum; o PDF/A proíbe scripts e restringe recursos interativos.
Quem pede: ninguém, no caso do PDF comum; arquivos, órgãos de registro e alguns sistemas de protocolo eletrônico ou nota fiscal eletrônica, no caso do PDF/A; gráficas, no caso do PDF/X.

Como saber qual você tem

Abra o arquivo no Adobe Acrobat ou no Acrobat Reader. Um arquivo que se declara PDF/A geralmente abre com uma barra de aviso sobre o padrão, e o painel Padrões mostra a parte e o nível.
Em outros leitores, procure nas Propriedades do documento. Alguns mostram a declaração de PDF/A ou PDF/X, muitos não.
Para uma resposta definitiva, passe o arquivo por um validador. O veraPDF é um validador de PDF/A grátis e de código aberto. Para PDF/X, as ferramentas de preflight dos softwares profissionais de impressão, ou a sua gráfica, podem verificar.

Um rótulo de PDF/A ou PDF/X é só uma declaração gravada no arquivo. Qualquer app pode gravá-la, e editar o arquivo depois pode torná-la falsa sem você perceber. Se um órgão de registro ou uma gráfica vai recusar um arquivo que não esteja conforme, valide o arquivo em vez de confiar no rótulo.

Como criar um arquivo PDF/A ou PDF/X

Sempre que puder, crie a partir do documento de origem, e não de um PDF já existente. Converter um PDF pronto muitas vezes falha por fontes ausentes ou cores incomuns, e corrigir isso exige ferramentas profissionais.

Microsoft Word: ao salvar como PDF, abra as opções e marque a configuração de PDF/A.
LibreOffice: use Exportar como PDF e escolha a opção PDF/A na janela de exportação.
Apps de design como Adobe InDesign e Affinity Publisher: escolha uma predefinição PDF/X ao exportar e pergunte à sua gráfica qual ela quer.
Scanners e apps de digitalização: muitos oferecem PDF/A como formato de saída, o que é útil para arquivar registros em papel.

O que acontece se você editar um deles no Kopitiam

O Kopitiam não cria, não converte para PDF/A ou PDF/X e não verifica esses formatos. Você consegue abrir esses arquivos, porque eles são PDFs, mas trate o que você baixa como um PDF comum.

Editar PDF, Juntar, Dividir, Extrair páginas, Organizar e Tarjar montam um arquivo novo a partir das suas páginas. O novo arquivo não leva os metadados XMP do original, que é onde fica a declaração de PDF/A, então ele deixa de se declarar PDF/A.
Girar, Marca d’água e Numerar páginas salvam as alterações no mesmo arquivo. A declaração de PDF/A continua, mas as informações do documento são atualizadas (produtor e data de modificação) sem atualizar o XMP correspondente, e essa divergência pode quebrar a conformidade.
Quando você adiciona texto em escrita latina com o editor, a marca d’água ou a numeração de páginas, o Kopitiam usa uma fonte padrão embutida do PDF que não é incorporada ao arquivo. O PDF/A e o PDF/X exigem fontes incorporadas.

Então, se você precisa entregar PDF/A ou PDF/X, faça primeiro suas edições no Kopitiam e depois converta o resultado com uma ferramenta que gere e verifique o padrão. Ou faça as alterações no documento de origem e exporte de novo.

Qual você deve usar?

Mandar por e-mail um contrato de aluguel assinado, enviar um holerite ou subir um currículo: um PDF comum.
Digitalizar escrituras antigas ou registros da empresa para guardar: PDF/A, se o seu scanner ou arquivo for compatível.
Um portal que diz que PDF/A é obrigatório: pergunte qual parte e nível ele aceita e valide antes de enviar.
Um banner, um panfleto ou uma embalagem que vai para a gráfica: PDF/X, na versão que a gráfica indicar.

As ferramentas de PDF do Kopitiam que alteram arquivos (editar, juntar, dividir, organizar, comprimir, tarjar e as outras) funcionam no seu navegador, então seu arquivo não é enviado para um servidor enquanto você trabalha nele.