PDF/A กับ PDF ปกติต่างกันอย่างไร

PDF ปกติพึ่งสิ่งที่อยู่นอกไฟล์ได้ เช่น ฟอนต์ที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ของคุณ และใช้รหัสผ่านกับสคริปต์ได้ PDF/A (ISO 19005) ห้ามสิ่งเหล่านั้น และกำหนดให้ฝังฟอนต์และกำหนดสีไว้ ไฟล์จึงดูเหมือนเดิมในอีกหลายปีข้างหน้า หอจดหมายเหตุและระบบทางการบางระบบขอไฟล์แบบนี้

PDF/A-1b, PDF/A-2b และ PDF/A-2u หมายความว่าอะไร

ตัวเลขคือส่วนของมาตรฐาน แต่ละส่วนอิงกับ PDF คนละเวอร์ชัน ตัวอักษรคือระดับความสอดคล้อง b (basic) รับประกันหน้าตา u เพิ่มข้อความ Unicode ที่เชื่อถือได้สำหรับค้นหาและคัดลอก และ a เพิ่มโครงสร้างแท็กเพื่อการเข้าถึง PDF/A-4 ไม่ใช้ตัวอักษรเหล่านี้แล้ว

PDF/X เหมือนกับ PDF คุณภาพสูงไหม

ไม่ พรีเซ็ตส่งออกคุณภาพสูงควบคุมแค่เรื่องอย่างความละเอียดของรูปภาพ PDF/X เป็นมาตรฐานที่มีกฎตายตัวเรื่องฟอนต์ สี กรอบหน้า และ output intent โรงพิมพ์จึงเชื่อถือได้ ให้ถามโรงพิมพ์ว่าต้องการ PDF/X เวอร์ชันไหน

ตรวจอย่างไรว่า PDF ของฉันเป็น PDF/A จริง

Acrobat Reader แสดงการอ้างไว้ในแผง Standards แต่การอ้างไม่ใช่หลักฐาน ให้ตรวจไฟล์ด้วยโปรแกรมตรวจสอบอย่าง veraPDF ซึ่งฟรีและเป็นโอเพนซอร์ส เพื่อดูว่าไฟล์สอดคล้องกับมาตรฐานจริงหรือไม่

แปลง PDF เป็น PDF/A ใน Kopitiam ได้ไหม

ไม่ได้ Kopitiam ไม่ได้สร้างหรือตรวจสอบ PDF/A หรือ PDF/X และการแก้ไขของมันอาจลบหรือทำให้การอ้างว่าเป็น PDF/A ที่มีอยู่ใช้ไม่ได้ ให้แก้ไขก่อน แล้วแปลงผลลัพธ์ด้วยเครื่องมือที่สร้างและตรวจสอบ PDF/A ได้ หรือส่งออกใหม่จากเอกสารต้นทาง

PDF/A กับ PDF/X กับ PDF ธรรมดา ต่างกันอย่างไร

PDF ธรรมดามีไว้สำหรับเปิดดูและแชร์ในชีวิตประจำวัน PDF/A เป็นส่วนย่อยของ PDF ที่เข้มงวดกว่า สร้างมาเพื่อการเก็บรักษาเอกสารระยะยาว ไฟล์ต้องมีทุกอย่างที่ต้องใช้อยู่ในตัว เช่น ฟอนต์ เพื่อให้ยังเปิดได้และดูเหมือนเดิมในอีกหลายปีข้างหน้า PDF/X เป็นส่วนย่อยที่เข้มงวดกว่าซึ่งสร้างมาเพื่องานพิมพ์มืออาชีพ มีกฎเรื่องสี ฟอนต์ และกรอบหน้า เพื่อให้โรงพิมพ์ได้ผลงานที่คาดเดาได้

ทั้งสามแบบใช้นามสกุล .pdf เหมือนกันและเปิดได้ในโปรแกรมอ่านเดียวกัน ความต่างอยู่ที่สิ่งที่ไฟล์รับประกันไว้ ถ้าไม่มีใครขอ PDF/A หรือ PDF/X จากคุณ PDF ธรรมดาคือตัวเลือกที่ถูกต้อง และคุณไม่ต้องเปลี่ยนอะไรเลย

PDF ธรรมดาคืออะไร และทำไมมักเพียงพอแล้ว

PDF ธรรมดาใช้ฟีเจอร์ได้แทบทุกอย่างที่รูปแบบไฟล์อนุญาต ทั้งฟอนต์ที่ไม่ได้ฝังไว้ ลิงก์ไปยังเนื้อหาภายนอก สคริปต์ รหัสผ่าน วิดีโอ และแบบฟอร์มที่กรอกได้ ความยืดหยุ่นนี้เองที่ทำให้มันใช้ได้กับสลิปเงินเดือน สัญญาเช่า เรซูเม่ และบัตรขึ้นเครื่อง

ข้อเสียคือไม่มีอะไรรับประกัน ไฟล์ที่พึ่งฟอนต์ซึ่งติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งอาจดูต่างไปบนเครื่องของคุณ สำหรับเอกสารที่คุณอ่านในสัปดาห์นี้ เรื่องนี้แทบไม่สำคัญ แต่สำหรับเอกสารที่ใครสักคนต้องเปิดในอีก 20 ปี หรือโบรชัวร์ที่กำลังจะส่งโรงพิมพ์ อาจสำคัญได้

PDF/A: สร้างมาเพื่อการเก็บรักษา

PDF/A คือมาตรฐาน ISO 19005 กฎหลักคือไฟล์ต้องสมบูรณ์ในตัว และแสดงหน้าตาได้เหมือนเดิมโดยไม่ต้องพึ่งอะไรนอกไฟล์ ในทางปฏิบัติหมายความว่า

ฟอนต์ทุกตัวที่ใช้ถูกฝังไว้ในไฟล์
สีถูกกำหนดแบบไม่ขึ้นกับอุปกรณ์ ซึ่งมักใช้โปรไฟล์สีที่ฝังไว้
ไม่มีการเข้ารหัสหรือรหัสผ่าน
ไม่มี JavaScript ไม่มีเสียงหรือวิดีโอ และไม่มีเนื้อหาที่ขึ้นกับไฟล์หรือเว็บไซต์ภายนอก
เมทาดาทาถูกเก็บในรูปแบบมาตรฐาน (XMP) และเป็นที่ที่ไฟล์ประกาศว่าตัวเองเป็น PDF/A ด้วย

มาตรฐานนี้แบ่งเป็นหลายส่วน แต่ละส่วนสร้างบน PDF คนละเวอร์ชัน

PDF/A-1 (2005) อิงกับ PDF 1.4 เข้มงวดที่สุด ไม่อนุญาตความโปร่งใส
PDF/A-2 (2011) อิงกับ PDF 1.7 อนุญาตความโปร่งใส เลเยอร์ และรูปภาพ JPEG 2000 และให้ฝังไฟล์ PDF/A อื่นได้
PDF/A-3 (2012) เหมือน PDF/A-2 แต่แนบไฟล์ประเภทใดก็ได้ รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่าง Factur-X และ ZUGFeRD ใช้ข้อนี้เพื่อพกข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่เครื่องอ่านได้ไว้ใน PDF ที่คนอ่านได้
PDF/A-4 (2020) อิงกับ PDF 2.0 เลิกใช้ตัวอักษรระดับความสอดคล้องแบบเดิม และมีรุ่นย่อยอย่าง PDF/A-4f สำหรับไฟล์ที่มีไฟล์แนบ

ในส่วนที่ 1 ถึง 3 ตัวอักษรหลังตัวเลขบอกว่าไฟล์เข้มงวดแค่ไหน ระดับ B (basic) รับประกันว่าหน้าแสดงผลถูกต้อง ระดับ U เพิ่มข้อความ Unicode ที่เชื่อถือได้ ให้ค้นหาและคัดลอกได้ ซึ่งมีใน PDF/A-2 และ PDF/A-3 ระดับ A (accessible) ยังกำหนดให้มีโครงสร้างแท็ก เช่น หัวเรื่องและลำดับการอ่าน สำหรับโปรแกรมอ่านหน้าจอ ดังนั้น PDF/A-2b หมายถึงส่วนที่ 2 ระดับ B

PDF/X: สร้างมาเพื่องานพิมพ์

PDF/X คือมาตรฐานตระกูล ISO 15930 สร้างมาเพื่อให้ไฟล์พิมพ์ออกมาเหมือนกันบนเครื่องพิมพ์ที่รองรับมาตรฐานทุกเครื่อง ทุกเวอร์ชันกำหนดให้ฝังฟอนต์ ไม่มีการเข้ารหัส มีกรอบตัดตก (trim box) หรือ art box ที่กำหนดขนาดหน้าสำเร็จ และมี output intent ที่ระบุสภาพการพิมพ์ที่สีถูกเตรียมไว้

PDF/X-1a: ใช้สี CMYK และสีพิเศษ (spot) เท่านั้น ไม่มีความโปร่งใส เป็นค่าเริ่มต้นแบบปลอดภัยรุ่นเก่าที่โรงพิมพ์หลายแห่งยังรับอยู่
PDF/X-3: อนุญาตสี RGB และ Lab ที่มีการจัดการสีด้วย
PDF/X-4: อนุญาตความโปร่งใสแบบสดและเลเยอร์ เป็นตัวเลือกยุคใหม่ที่พบบ่อยในแอปออกแบบ
PDF/X-6: เวอร์ชันที่อิงกับ PDF 2.0

ระยะตัดตก (bleed) เป็นอีกเรื่องหนึ่ง ถ้าดีไซน์ของคุณยาวไปถึงขอบหน้า โรงพิมพ์ต้องการภาพส่วนเกินเลยเส้นตัด และจะบอกคุณว่าต้องการเท่าไร ไฟล์ PDF/X บันทึกข้อนี้ไว้ได้ด้วย bleed box แต่มาตรฐานไม่ได้เพิ่มระยะตัดตกให้คุณ

เทียบกันชัดๆ

จุดประสงค์: PDF ธรรมดาสำหรับแชร์และอ่าน PDF/A สำหรับเก็บรักษา PDF/X สำหรับพิมพ์
ฟอนต์: PDF ธรรมดาจะฝังหรือไม่ก็ได้ ส่วน PDF/A และ PDF/X ต้องฝัง
รหัสผ่าน: PDF ธรรมดาใช้ได้ PDF/A และ PDF/X ใช้ไม่ได้
สี: PDF ธรรมดาใช้อะไรก็ได้ PDF/A ต้องใช้สีที่ไม่ขึ้นกับอุปกรณ์ PDF/X มุ่งไปที่สภาพการพิมพ์ที่ระบุชื่อไว้
แบบฟอร์มและสคริปต์: PDF ธรรมดาใช้ได้ PDF/A ห้ามสคริปต์และจำกัดฟีเจอร์แบบโต้ตอบ
ใครเป็นคนขอ: PDF ธรรมดาไม่มีใครขอ PDF/A ขอโดยหอจดหมายเหตุ หน่วยงานเก็บรักษาเอกสาร และระบบยื่นเอกสารหรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์บางระบบ PDF/X ขอโดยโรงพิมพ์

วิธีดูว่าไฟล์ของคุณเป็นแบบไหน

เปิดไฟล์ใน Adobe Acrobat หรือ Acrobat Reader ไฟล์ที่อ้างว่าเป็น PDF/A มักเปิดขึ้นมาพร้อมแถบแจ้งเตือนเกี่ยวกับมาตรฐาน และแผง Standards จะแสดงส่วนและระดับ
ในโปรแกรมอ่านอื่น ให้ดูใน Document Properties บางโปรแกรมแสดงการอ้างว่าเป็น PDF/A หรือ PDF/X หลายโปรแกรมไม่แสดง
ถ้าต้องการคำตอบที่แน่นอน ให้ตรวจไฟล์ด้วยโปรแกรมตรวจสอบ veraPDF เป็นโปรแกรมตรวจสอบ PDF/A ฟรีแบบโอเพนซอร์ส สำหรับ PDF/X เครื่องมือ preflight ในซอฟต์แวร์งานพิมพ์มืออาชีพ หรือโรงพิมพ์ของคุณ ตรวจให้ได้

ป้าย PDF/A หรือ PDF/X เป็นแค่คำกล่าวอ้างที่เขียนไว้ในไฟล์ แอปไหนก็เขียนได้ และการแก้ไขไฟล์ภายหลังอาจทำให้มันไม่จริงอีกต่อไปโดยไม่มีใครรู้ ถ้าหน่วยงานเก็บรักษาเอกสารหรือโรงพิมพ์จะปฏิเสธไฟล์ที่ไม่ผ่าน ให้ตรวจสอบไฟล์ อย่าเชื่อแค่ป้าย

วิธีสร้างไฟล์ PDF/A หรือ PDF/X

ถ้าทำได้ ให้สร้างจากเอกสารต้นทาง ไม่ใช่จาก PDF ที่มีอยู่แล้ว การแปลง PDF ที่ทำเสร็จแล้วมักล้มเหลวเพราะฟอนต์ขาดหายหรือสีผิดปกติ และการแก้ปัญหานั้นต้องใช้เครื่องมือมืออาชีพ

Microsoft Word: ตอนบันทึกเป็น PDF ให้เปิดตัวเลือกแล้วติ๊กการตั้งค่า PDF/A
LibreOffice: ใช้ Export as PDF แล้วเลือกตัวเลือก PDF/A ในหน้าต่างส่งออก
แอปออกแบบอย่าง Adobe InDesign และ Affinity Publisher: เลือกพรีเซ็ต PDF/X ตอนส่งออก และถามโรงพิมพ์ว่าต้องการแบบไหน
เครื่องสแกนและแอปสแกน: หลายตัวมี PDF/A เป็นรูปแบบผลลัพธ์ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับเก็บรักษาเอกสารกระดาษ

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าแก้ไขไฟล์เหล่านี้ใน Kopitiam

Kopitiam ไม่ได้สร้าง ไม่ได้แปลงเป็น และไม่ได้ตรวจสอบ PDF/A หรือ PDF/X คุณเปิดไฟล์เหล่านี้ได้เพราะเป็น PDF แต่ให้ถือว่าไฟล์ที่ดาวน์โหลดเป็น PDF ธรรมดา

แก้ไข PDF, รวม, แยก, ดึงหน้า, จัดเรียง และปิดบังข้อมูล จะสร้างไฟล์ใหม่จากหน้าของคุณ ไฟล์ใหม่ไม่ได้พกเมทาดาทา XMP ของต้นฉบับมาด้วย ซึ่งเป็นที่อยู่ของการอ้างว่าเป็น PDF/A ไฟล์ใหม่จึงไม่ได้ประกาศว่าเป็น PDF/A อีกเลย
หมุน ใส่ลายน้ำ และใส่เลขหน้า บันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในไฟล์เดิม การอ้างว่าเป็น PDF/A ยังอยู่ แต่ข้อมูลเอกสารถูกอัปเดต (โปรแกรมที่สร้างและวันที่แก้ไข) โดยไม่ได้อัปเดต XMP ที่คู่กัน และความไม่ตรงกันนั้นอาจทำให้ไฟล์ไม่สอดคล้องกับมาตรฐาน
เมื่อคุณเพิ่มข้อความอักษรละตินด้วยโปรแกรมแก้ไข ลายน้ำ หรือเลขหน้า Kopitiam ใช้ฟอนต์ PDF มาตรฐานในตัวที่ไม่ได้ฝังไว้ในไฟล์ ทั้ง PDF/A และ PDF/X กำหนดให้ฝังฟอนต์

ดังนั้นถ้าคุณต้องส่ง PDF/A หรือ PDF/X ให้แก้ไขใน Kopitiam ก่อน แล้วแปลงผลลัพธ์ด้วยเครื่องมือที่สร้างและตรวจสอบมาตรฐานนั้นได้ หรือแก้ไขในเอกสารต้นทางแล้วส่งออกใหม่

ควรใช้แบบไหน

ส่งอีเมลสัญญาเช่าที่เซ็นแล้ว ส่งสลิปเงินเดือน หรืออัปโหลดเรซูเม่: PDF ธรรมดา
สแกนโฉนดที่ดินเก่าหรือเอกสารบริษัทเพื่อเก็บไว้: PDF/A ถ้าเครื่องสแกนหรือระบบจัดเก็บของคุณรองรับ
พอร์ทัลที่บอกว่าต้องใช้ PDF/A: ถามว่ารับส่วนและระดับไหน แล้วตรวจสอบไฟล์ก่อนอัปโหลด
แบนเนอร์ ใบปลิว หรือบรรจุภัณฑ์ที่จะส่งโรงพิมพ์: PDF/X ในเวอร์ชันที่โรงพิมพ์ระบุ

เครื่องมือ PDF บน Kopitiam ที่เปลี่ยนแปลงไฟล์ (แก้ไข รวม แยก จัดเรียง บีบอัด ปิดบังข้อมูล และอื่นๆ) ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์จึงไม่ถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ระหว่างที่คุณทำงานกับมัน