Làm phẳng (flatten) một PDF nghĩa là biến các phần riêng biệt, có thể tương tác của nó thành nội dung bình thường của trang. Ô biểu mẫu bạn đã điền, bình luận, tô sáng, con dấu và chữ ký đặt lên trang thường nằm phía trên trang như những đối tượng riêng. Sau khi làm phẳng, chúng trông vẫn như cũ nhưng đã thành một phần của chính trang đó, nên trình đọc không thể sửa, di chuyển hay xóa chúng như ô biểu mẫu hay bình luận nữa.

Bạn làm phẳng PDF khi muốn những gì mình thấy là bản cuối cùng: một biểu mẫu đã điền mà câu trả lời không nên bị đổi, hay một tài liệu đã ký cần hiển thị giống nhau trên mọi ứng dụng. Đây là bước một chiều, nên hãy giữ một bản chưa làm phẳng nếu sau này bạn có thể cần sửa gì đó.

Làm phẳng tác động đến những gì

  • Ô biểu mẫu: trước đó, ai có trình đọc PDF cũng gõ lại được câu trả lời của bạn. Sau đó, câu trả lời là chữ thường trên trang và các ô biến mất.
  • Bình luận và đánh dấu: tô sáng, ghi chú dán và nét vẽ trở thành một phần của trang. Chữ ẩn trong ghi chú dán thường biến mất, nếu còn thì chỉ còn lại biểu tượng.
  • Ảnh chữ ký và con dấu: ảnh chữ ký của bạn đặt lên trên sẽ thành một phần của trang.
  • Lớp (layer): ở tệp có các lớp bật tắt được, làm phẳng sẽ gộp những gì đang hiện thành một.

Cùng một từ còn có hai nghĩa khác. Nhà in nói đến làm phẳng độ trong suốt, tức là chuyển các hiệu ứng nhìn xuyên thấu thành hình khối đặc cho quy trình in cũ. Và một số công cụ có tùy chọn làm phẳng thành ảnh, biến toàn bộ mỗi trang thành một bức ảnh. Đó là dạng mạnh nhất: không còn gì trên trang sửa được, nhưng chữ cũng không còn chọn hay tìm kiếm được.

Khi nào nên làm phẳng

  • Bạn đã điền đơn xin việc hoặc biểu mẫu ngân hàng và không muốn câu trả lời bị đổi sau khi gửi.
  • Bạn đã ký hợp đồng thuê nhà bằng chữ ký vẽ tay và muốn chữ ký cố định trên trang.
  • Một biểu mẫu hiện câu trả lời trong ứng dụng này nhưng lại hiện ô trống trong ứng dụng khác, hoặc câu trả lời biến mất khi in. Chữ đã làm phẳng trông giống nhau ở mọi nơi.
  • Bạn đang tải lên một cổng thông tin chỉ giữ nội dung trang, hoặc từ chối tệp có ô biểu mẫu.
  • Bạn đang lưu một bản hoàn chỉnh vào hồ sơ và muốn nó giữ đúng như lúc đã gửi.

Khi nào không nên làm phẳng

  • Người khác vẫn phải điền phần của họ, chẳng hạn chủ nhà ký đối ứng hoặc phòng nhân sự bổ sung thông tin.
  • Hệ thống của bên nhận đọc dữ liệu biểu mẫu. Một số tổ chức tự động nhập câu trả lời trong các ô; biểu mẫu đã làm phẳng thì không còn gì để đọc.
  • Tệp có chữ ký số, loại hiển thị chứng thư và trạng thái hợp lệ hay không hợp lệ. Làm phẳng thay đổi tệp, và điều đó làm hỏng chữ ký đó. Hãy làm phẳng trước khi ký, đừng bao giờ làm sau.
  • Bạn cần biểu mẫu vẫn hỗ trợ truy cập. Các ô mang nhãn mà trình đọc màn hình sử dụng; chữ đã làm phẳng sẽ mất các nhãn đó.
Làm phẳng không phải là che thông tin. Nó cố định mọi thứ tại chỗ, không xóa chúng đi. Chữ nằm dưới một ô đen vẽ trên trang vẫn còn trong tệp và vẫn sao chép được. Muốn xóa thông tin, hãy che thông tin thật sự, tức là xóa chữ nằm dưới ô.

Kopitiam xử lý biểu mẫu và đánh dấu thế nào

Kopitiam không có nút Làm phẳng riêng. Thay vào đó, trình chỉnh sửa ghi những gì bạn thêm thẳng vào trang khi bạn tải xuống, nên những thứ bạn thêm đã phẳng ngay từ đầu.

  1. Mở PDF trong Chỉnh sửa PDF. Kopitiam quét ngay các ô biểu mẫu trong tệp và tô sáng những ô tìm được. Bạn cũng có thể bấm Tự điền để quét lại.
  2. Bấm vào một ô được tô sáng để gõ, hoặc bấm vào một ô đánh dấu để tích. Dùng Ký để vẽ hoặc gõ chữ ký, và Chữ, Vẽ hoặc Tô cho mọi thứ khác.
  3. Bấm Tải xuống. Câu trả lời bạn gõ được vẽ lên trang dưới dạng chữ, dấu tích thành chữ X, còn chữ ký, nét vẽ và tô sáng thành một phần của trang.

Vì vậy, không ai gõ lại được câu trả lời bạn điền trong Kopitiam như gõ vào ô biểu mẫu, vì chúng không còn là ô nữa. Chúng là nội dung trang bình thường, giống như các câu hỏi in sẵn bên cạnh.

Có một điều cần kiểm tra. Những gì vốn đã có trong tệp gốc, như bình luận riêng và các ô biểu mẫu riêng của nó, được sao chép sang cùng với trang. Bản tải xuống không còn danh sách ô của biểu mẫu, nhưng một số trình đọc vẫn có thể vẽ các ô trống gốc đè lên câu trả lời của bạn và cho người khác gõ vào. Hãy mở tệp đã tải xuống bằng một trình đọc khác và bấm vào một câu trả lời. Nếu xuất hiện một ô sửa được, hãy dùng một trong các cách làm phẳng hoàn toàn bên dưới.

Các cách làm phẳng hoàn toàn, và điểm đánh đổi

  • PDF sang JPG, rồi JPG sang PDF: biến mỗi trang thành ảnh rồi trở lại thành PDF. Không còn gì sửa được. Chữ không chọn hay tìm kiếm được, và tệp thường nặng hơn.
  • Nén PDF ở chế độ Nén mạnh: cũng dựng lại mỗi trang thành một bức ảnh, và thường làm bản scan nhẹ hơn. Với biểu mẫu toàn chữ, nó có thể làm tệp nặng hơn, và Kopitiam sẽ không đưa cho bạn một tệp nặng hơn, nên cách này không phải lúc nào cũng cho bạn tệp để tải xuống.
  • In, Lưu dưới dạng PDF trong trình duyệt hoặc trình đọc PDF: in những gì trên màn hình ra một PDF mới, thường không còn ô biểu mẫu. Hãy kiểm tra kết quả, vì mỗi ứng dụng làm một khác.
  • Che thông tin PDF: những trang bạn che được dựng lại, thường thành ảnh, nên vừa phẳng vừa sạch. Những trang không có ô che được sao chép nguyên trạng.

Trường hợp đặc biệt

  • Biểu mẫu scan: bản scan vốn đã phẳng, vì các ô là một phần của bức ảnh. Kopitiam đề nghị Chạy OCR để tìm các ô trên đó. Đó chỉ là phỏng đoán tốt nhất, nên hãy kéo chúng vào đúng chỗ nếu cần.
  • PDF có mật khẩu hoặc bị hạn chế: Kopitiam chưa mở được tệp bị khóa. Hãy mở tệp bằng mật khẩu trong trình đọc và dùng In, Lưu dưới dạng PDF để tạo một bản sao, bản này thường đã được làm phẳng sẵn.
  • Câu trả lời bằng tiếng Ả Rập, Hindi hoặc Thái: Kopitiam vẽ các hệ chữ này lên trang dưới dạng ảnh, nên chúng phẳng nhưng không chọn được như chữ. Chữ Latin, Kirin, Hy Lạp, Trung, Nhật và Hàn vẫn chọn được.
  • Điện thoại: điền và tải xuống hoạt động trên trình duyệt di động, nhưng kiểm tra các ô sửa được còn sót lại thì dễ hơn trên trình đọc máy tính.
  • Tệp rất lớn: mọi thứ diễn ra trên thiết bị của bạn, nên giới hạn thực tế là bộ nhớ của thiết bị. Các cách dựa trên ảnh làm tệp lớn càng lớn và chậm hơn.

Cách kiểm tra PDF đã thật sự phẳng chưa

  1. Mở tệp bằng một trình đọc khác với trình đọc bạn đã dùng để tạo ra nó.
  2. Bấm vào từng câu trả lời. Nếu xuất hiện con trỏ gõ chữ hoặc ô nhập liệu, đó vẫn là một ô biểu mẫu.
  3. Mở bảng bình luận. Tệp đã phẳng không có bình luận nào trong danh sách.
  4. Nếu bạn dùng cách dựa trên ảnh, hãy thử chọn chữ. Nếu không chọn được gì, các trang là ảnh, đúng như dự kiến.

Các công cụ PDF của Kopitiam chạy trong trình duyệt của bạn, nên một biểu mẫu đã điền có số IC hay mức lương của bạn không bị tải lên máy chủ trong lúc bạn làm phẳng nó.