PDF/A 和普通 PDF 有什么区别？

普通 PDF 可以依赖文件之外的东西，比如你电脑上安装的字体，也可以使用密码和脚本。PDF/A（ISO 19005）禁止这些，要求嵌入字体并定义颜色，这样文件多年以后看起来也一样。档案馆和一些官方系统会要求使用它。

PDF/A-1b、PDF/A-2b 和 PDF/A-2u 是什么意思？

数字表示标准的第几部分，每个部分基于不同的 PDF 版本。字母表示符合性级别：b（基本）保证外观，u 增加可靠的 Unicode 文字以便搜索和复制，a 增加用于无障碍的标签结构。PDF/A-4 不再使用这些字母。

PDF/X 就是高质量 PDF 吗？

不是。高质量导出预设只控制图片分辨率之类的东西。PDF/X 是一个标准，对字体、颜色、页面框和输出意图都有固定规则，所以印刷厂可以依赖它。问问你的印刷厂要哪个 PDF/X 版本。

怎样检查我的 PDF 是不是真正的 PDF/A？

Acrobat Reader 会在“标准”面板中显示声明，但声明并不是证明。用免费开源的 veraPDF 等验证工具检查文件，才能知道它是否真正符合标准。

能在 Kopitiam 中把 PDF 转成 PDF/A 吗？

不能。Kopitiam 不会创建或验证 PDF/A 或 PDF/X，它的编辑还可能删除或破坏现有的 PDF/A 声明。先完成编辑，再用能生成并检查 PDF/A 的工具转换结果，或者从源文档重新导出。

PDF/A、PDF/X 和普通 PDF 有什么区别？

普通 PDF 用于日常查看和分享。PDF/A 是 PDF 的一个更严格的子集，专为长期归档而设计：文件必须自带所需的一切，比如字体，这样多年以后仍然能打开，看起来也一样。PDF/X 是专为专业印刷设计的更严格子集，对颜色、字体和页面框都有规定，让印刷厂得到可预期的输出。

三者都使用相同的 .pdf 扩展名，也能用相同的阅读器打开。区别在于文件做出的承诺。如果没有人要求你提供 PDF/A 或 PDF/X，普通 PDF 就是正确的选择，你什么都不用改。

普通 PDF 是什么，为什么通常就够用

普通 PDF 几乎可以使用这种格式允许的任何功能：未嵌入的字体、指向外部内容的链接、脚本、密码、视频和可填写的表单。正是这种灵活性，让它适用于工资单、租房合同、简历和登机牌。

代价是什么都没有保证。一个依赖发件人电脑上安装的字体的文件，在你的电脑上看起来可能不一样。对于这周要看的文档，这很少有影响。但对于 20 年后还必须有人打开的记录，或者要送去印刷的宣传册，就可能有影响。

PDF/A：为归档而生

PDF/A 就是 ISO 19005 标准。它的核心规则是：文件自成一体，不依赖文件之外的任何东西就能重现它的外观。实际上这意味着：

用到的每一种字体都嵌入在文件中。
颜色以与设备无关的方式定义，通常带有嵌入的颜色配置文件。
没有加密，也没有密码。
没有 JavaScript，没有音频或视频，也没有依赖外部文件或网站的内容。
元数据以标准格式（XMP）存储，文件也是在这里声明自己是 PDF/A 的。

这个标准分为几个部分，每个部分基于不同版本的 PDF：

PDF/A-1（2005 年），基于 PDF 1.4。最严格：不允许透明效果。
PDF/A-2（2011 年），基于 PDF 1.7。允许透明效果、图层和 JPEG 2000 图片，并且可以嵌入其他 PDF/A 文件。
PDF/A-3（2012 年）。和 PDF/A-2 类似，但可以附加任何类型的文件。Factur-X 和 ZUGFeRD 等电子发票格式就利用这一点，把机器可读的发票数据放进一个可阅读的 PDF 里。
PDF/A-4（2020 年），基于 PDF 2.0。它取消了旧的符合性级别字母，并有 PDF/A-4f 等变体，用于带附件的文件。

在第 1 到 3 部分中，数字后面的字母表示文件有多严格。B 级（基本）保证页面看起来正确。U 级在此基础上增加了可靠的 Unicode 文字，让你可以搜索和复制；它存在于 PDF/A-2 和 PDF/A-3 中。A 级（无障碍）还要求有标签结构，比如标题和阅读顺序，供屏幕阅读器使用。所以 PDF/A-2b 的意思是第 2 部分、B 级。

PDF/X：为印刷而生

PDF/X 是 ISO 15930 系列标准，目的是让文件在任何符合标准的印刷机上都以相同的方式印出。每个版本都要求嵌入字体、不加密、定义裁切框（或作品框）作为成品页面尺寸，以及一个输出意图，指明颜色是为哪种印刷条件准备的。

PDF/X-1a：只允许 CMYK 和专色，不允许透明效果。这是很多印刷厂仍然接受的老牌稳妥默认选项。
PDF/X-3：还允许经过色彩管理的 RGB 和 Lab 颜色。
PDF/X-4：允许实时透明效果和图层。设计软件常用的现代选择。
PDF/X-6：基于 PDF 2.0 的版本。

出血是另一个问题。如果你的设计延伸到页面边缘，印刷厂需要在裁切线外多出一些图像，具体多少他们会告诉你。PDF/X 文件可以用出血框记录这一点，但这个标准不会替你加上出血。

并排比较

用途：普通 PDF 用于分享和阅读；PDF/A 用于保存；PDF/X 用于印刷。
字体：普通 PDF 中可嵌入可不嵌入；PDF/A 和 PDF/X 都必须嵌入。
密码：普通 PDF 允许；PDF/A 和 PDF/X 不允许。
颜色：普通 PDF 怎样都行；PDF/A 需要与设备无关的颜色；PDF/X 针对一个指定的印刷条件。
表单和脚本：普通 PDF 中没问题；PDF/A 禁止脚本，并限制交互功能。
谁会要求：普通 PDF 没人要求；PDF/A 是档案馆、记录管理部门以及一些电子申报或电子发票系统要求的；PDF/X 是印刷厂要求的。

怎样分辨你手上的是哪一种

用 Adobe Acrobat 或 Acrobat Reader 打开文件。声称是 PDF/A 的文件打开时通常会显示一条关于该标准的通知栏，“标准”面板会显示它属于哪个部分和级别。
在其他阅读器中，查看“文档属性”。有些会显示 PDF/A 或 PDF/X 声明，很多则不会。
要得到确定的答案，就用验证工具检查文件。veraPDF 是一个免费、开源的 PDF/A 验证工具。至于 PDF/X，专业印刷软件中的印前检查工具，或者你的印刷厂，都可以检查。

PDF/A 或 PDF/X 标签只是写在文件里的一个声明。任何应用都可以写上它，之后再编辑文件，也可能悄悄让它变得不再属实。如果记录管理部门或印刷厂会拒收不合格的文件，就要验证它，而不是相信标签。

怎样制作 PDF/A 或 PDF/X 文件

尽可能从源文档制作，而不是从现有的 PDF 转换。转换一个已经完成的 PDF，常常会因为缺少字体或特殊的颜色而失败，要修复就需要专业工具。

Microsoft Word：另存为 PDF 时，打开选项，勾选 PDF/A 设置。
LibreOffice：使用“导出为 PDF”，在导出对话框中选择 PDF/A 选项。
Adobe InDesign 和 Affinity Publisher 等设计软件：导出时选择一个 PDF/X 预设，并问问你的印刷厂要哪一种。
扫描仪和扫描应用：很多都提供 PDF/A 输出格式，用来归档纸质记录很有用。

在 Kopitiam 中编辑这类文件会怎样

Kopitiam 不会创建、转换成或检查 PDF/A 或 PDF/X。你可以打开这些文件，因为它们也是 PDF，但请把你下载的文件当作普通 PDF。

“编辑 PDF”“合并 PDF”“拆分 PDF”“提取页面”“整理 PDF”和“PDF 涂黑”会用你的页面生成一个新文件。新文件不带原文件的 XMP 元数据，而 PDF/A 声明正是存放在那里的，所以它根本不再声明自己是 PDF/A。
“旋转 PDF”“PDF 加水印”和“添加页码”会把改动保存进同一个文件。PDF/A 声明会保留下来，但文档信息（生成程序和修改日期）会被更新，而对应的 XMP 不会更新，这种不一致可能破坏符合性。
当你用编辑器、水印或页码添加拉丁字母文字时，Kopitiam 使用的是 PDF 内置的标准字体，不会嵌入文件中。而 PDF/A 和 PDF/X 都要求嵌入字体。

所以，如果你必须提交 PDF/A 或 PDF/X，先在 Kopitiam 中完成编辑，再用一个能生成并检查该标准的工具转换结果。或者在源文档中修改，然后重新导出。

你应该用哪一种？

用邮件发送签好的租房合同、发送工资单或上传简历：普通 PDF。
扫描旧的地契或公司记录以便保存：PDF/A，前提是你的扫描仪或档案系统支持。
某个网站写着必须是 PDF/A：问清楚他们接受哪个部分和级别，上传前先验证。
要送到印刷厂的横幅、传单或包装：PDF/X，用你的印刷厂指定的版本。

Kopitiam 上会修改文件的 PDF 工具（编辑、合并、拆分、整理、压缩、涂黑等）都在你的浏览器中运行，所以你处理文件时，它不会被上传到服务器。