Каква е разликата между PDF/A и обикновен PDF?

Обикновеният PDF може да разчита на неща извън файла, като шрифтове, инсталирани на компютъра ви, и може да използва пароли и скриптове. PDF/A (ISO 19005) забранява това и изисква вградени шрифтове и определени цветове, така че файлът да изглежда по същия начин и след години. Архивите и някои официални системи го изискват.

Какво означават PDF/A-1b, PDF/A-2b и PDF/A-2u?

Числото е частта от стандарта, всяка базирана на различна версия на PDF. Буквата е нивото на съответствие: b (basic, основно) гарантира вида, u добавя надежден Unicode текст за търсене и копиране, а a добавя маркирана структура за достъпност. PDF/A-4 вече не използва тези букви.

PDF/X същото ли е като PDF с високо качество?

Не. Предварителната настройка за експорт с високо качество контролира само неща като резолюцията на изображенията. PDF/X е стандарт с фиксирани правила за шрифтовете, цветовете, рамките на страницата и output intent, така че печатницата да може да разчита на него. Попитайте печатницата си коя версия на PDF/X искат.

Как да проверя дали моят PDF наистина е PDF/A?

Acrobat Reader показва твърдението в панела си „Стандарти“, но твърдението не е доказателство. Пуснете файла през валидатор като veraPDF, който е безплатен и с отворен код, за да видите дали наистина отговаря на стандарта.

Мога ли да конвертирам PDF в PDF/A в Kopitiam?

Не. Kopitiam не създава и не валидира PDF/A или PDF/X, а редакциите в него могат да премахнат или обезсилят съществуващо твърдение за PDF/A. Първо направете редакциите си, а после конвертирайте резултата с инструмент, който създава и проверява PDF/A, или експортирайте отново от изходния документ.

PDF/A, PDF/X или обикновен PDF: каква е разликата?

Обикновеният PDF е за ежедневно разглеждане и споделяне. PDF/A е по-строго подмножество на PDF, създадено за дългосрочно архивиране: файлът трябва да носи всичко необходимо, например шрифтовете си, за да се отваря и да изглежда по същия начин и след години. PDF/X е по-строго подмножество, създадено за професионален печат, с правила за цветовете, шрифтовете и рамките на страницата, така че печатницата да получи предвидим резултат.

И трите използват същото разширение .pdf и се отварят в същите програми. Разликата е в обещанието, което файлът дава. Ако никой не ви е поискал PDF/A или PDF/X, обикновеният PDF е правилният избор и няма нужда да променяте нищо.

Какво е обикновеният PDF и защо обикновено стига

Обикновеният PDF може да използва почти всяка възможност, която форматът позволява: невградени шрифтове, връзки към външно съдържание, скриптове, пароли, видео и попълваеми формуляри. Тази гъвкавост е причината той да върши работа за фишове за заплата, договори за наем, CV и бордни карти.

Цената е, че нищо не е гарантирано. Файл, който разчита на шрифт, инсталиран на компютъра на изпращача, може да изглежда различно на вашия. За документ, който четете тази седмица, това рядко има значение. За запис, който някой трябва да отвори след 20 години, или брошура, която отива за печат, може да има.

PDF/A: създаден за архивиране

PDF/A е стандартът ISO 19005. Основното му правило е, че файлът е самодостатъчен и видът му може да бъде възпроизведен без нищо извън файла. На практика това означава:

Всеки използван шрифт е вграден във файла.
Цветовете са определени по начин, независим от устройството, обикновено с вграден цветови профил.
Без криптиране и без пароли.
Без JavaScript, без аудио или видео и без съдържание, което зависи от външен файл или уебсайт.
Метаданните се съхраняват в стандартна форма (XMP) и именно там файлът декларира, че е PDF/A.

Стандартът се състои от части, всяка изградена върху различна версия на PDF:

PDF/A-1 (2005), базиран на PDF 1.4. Най-строгият: прозрачността не е разрешена.
PDF/A-2 (2011), базиран на PDF 1.7. Позволява прозрачност, слоеве и изображения JPEG 2000 и ви позволява да вграждате други PDF/A файлове.
PDF/A-3 (2012). Като PDF/A-2, но можете да прикачвате файлове от всякакъв тип. Форматите за електронни фактури като Factur-X и ZUGFeRD използват това, за да носят машинно четими данни за фактурата в четим PDF.
PDF/A-4 (2020), базиран на PDF 2.0. Премахва старите букви за съответствие и има варианти като PDF/A-4f за файлове с прикачени файлове.

В части от 1 до 3 буква след числото показва колко строг е файлът. Ниво B (basic, основно) гарантира, че страниците изглеждат правилно. Ниво U добавя надежден Unicode текст, така че можете да търсите и копирате в него; то съществува в PDF/A-2 и PDF/A-3. Ниво A (accessible, достъпно) изисква и маркирана структура, като заглавия и ред на четене, за екранни четци. Така PDF/A-2b означава част 2, ниво B.

PDF/X: създаден за печат

PDF/X е семейството ISO 15930, създадено така, че файлът да се отпечатва по един и същи начин на всяка съвместима печатна машина. Всяка версия изисква вградени шрифтове, без криптиране, определена рамка на обрязване (trim box) или рамка на изображението (art box) за крайния размер на страницата и output intent, който посочва условията за печат, за които са подготвени цветовете.

PDF/X-1a: само CMYK и спот цветове, без прозрачност. Старият сигурен избор, който много печатници все още приемат.
PDF/X-3: позволява и RGB и Lab цветове с управление на цветовете.
PDF/X-4: позволява жива прозрачност и слоеве. Често срещан съвременен избор в програмите за дизайн.
PDF/X-6: версията, базирана на PDF 2.0.

Наддаването (bleed) е отделен въпрос. Ако дизайнът ви стига до ръба на страницата, печатницата се нуждае от допълнително изображение отвъд линията на обрязване и ще ви каже колко. PDF/X файлът може да запише това с рамка за наддаване (bleed box), но стандартът не добавя наддаване вместо вас.

Един до друг

Предназначение: обикновеният PDF е за споделяне и четене; PDF/A е за съхранение; PDF/X е за печат.
Шрифтове: по избор в обикновения PDF; задължително вградени и в PDF/A, и в PDF/X.
Пароли: разрешени в обикновения PDF; не са разрешени в PDF/A или PDF/X.
Цветове: всичко е допустимо в обикновения PDF; PDF/A изисква цветове, независими от устройството; PDF/X е насочен към посочени условия за печат.
Формуляри и скриптове: наред в обикновения PDF; PDF/A забранява скриптовете и ограничава интерактивните възможности.
Кой го изисква: никой, за обикновения PDF; архиви, деловодства и някои системи за електронно подаване или електронни фактури за PDF/A; печатници за PDF/X.

Как да разберете кой имате

Отворете файла в Adobe Acrobat или Acrobat Reader. Файл, който претендира, че е PDF/A, обикновено се отваря с лента с известие за стандарта, а панелът „Стандарти“ (Standards) показва частта и нивото.
В другите програми погледнете в свойствата на документа. Някои показват твърдението за PDF/A или PDF/X, много не го показват.
За сигурен отговор пуснете файла през валидатор. veraPDF е безплатен валидатор за PDF/A с отворен код. За PDF/X проверката може да се направи с инструментите за предпечатна проверка в професионалния софтуер за печат или от вашата печатница.

Етикетът PDF/A или PDF/X е само твърдение, записано във файла. Всяко приложение може да го запише, а последващото редактиране на файла може незабелязано да го направи невярно. Ако деловодство или печатница ще отхвърли файл, който не отговаря, валидирайте го, не се доверявайте на етикета.

Как да създадете PDF/A или PDF/X файл

Когато можете, го създайте от изходния документ, а не от съществуващ PDF. Конвертирането на готов PDF често се проваля заради липсващи шрифтове или необичайни цветове, а оправянето на това изисква професионални инструменти.

Microsoft Word: когато записвате като PDF, отворете опциите и отметнете настройката за PDF/A.
LibreOffice: използвайте „Експортиране като PDF“ и изберете опцията PDF/A в диалоговия прозорец за експорт.
Програми за дизайн като Adobe InDesign и Affinity Publisher: изберете предварителна настройка PDF/X при експорт и попитайте печатницата коя искат.
Скенери и приложения за сканиране: много от тях предлагат PDF/A като изходен формат, което е полезно за архивиране на хартиени документи.

Какво се случва, ако редактирате такъв файл в Kopitiam

Kopitiam не създава, не конвертира в и не проверява PDF/A или PDF/X. Можете да отваряте тези файлове, защото са PDF, но приемайте изтегленото като обикновен PDF.

„Редактиране на PDF“, „Обединяване на PDF“, „Разделяне на PDF“, „Извличане на страници“, „Подреждане на PDF“ и „Заличаване в PDF“ създават нов файл от страниците ви. Новият файл не носи XMP метаданните на оригинала, където се намира твърдението за PDF/A, така че вече изобщо не декларира PDF/A.
„Завъртане на PDF“, „Воден знак в PDF“ и „Номериране на страници“ записват промените в същия файл. Твърдението за PDF/A остава, но информацията за документа се обновява (програма-производител и дата на промяна), без да се обнови съответният XMP, а това несъответствие може да наруши съответствието със стандарта.
Когато добавяте текст на латиница с редактора, водния знак или номерирането на страници, Kopitiam използва стандартен вграден в PDF шрифт, който не е вграден във файла. PDF/A и PDF/X изискват вградени шрифтове.

Затова, ако трябва да предадете PDF/A или PDF/X, първо направете редакциите си в Kopitiam, а после конвертирайте резултата с инструмент, който създава и проверява стандарта. Или направете промените в изходния документ и експортирайте отново.

Кой да използвате?

Изпращане на подписан договор за наем по имейл, на фиш за заплата или качване на CV: обикновен PDF.
Сканиране на стари документи за земя или фирмени записи за съхранение: PDF/A, ако скенерът или архивът ви го поддържат.
Портал, в който пише, че се изисква PDF/A: попитайте коя част и ниво приемат и после валидирайте, преди да качите.
Банер, листовка или опаковка, които отиват в печатница: PDF/X, във версията, която посочи печатницата.

PDF инструментите на Kopitiam, които променят файлове (редактиране, обединяване, разделяне, подреждане, компресиране, заличаване и останалите), работят в браузъра ви, така че файлът ви не се качва на сървър, докато работите с него.