Quina diferència hi ha entre PDF/A i un PDF normal?

Un PDF normal pot dependre de coses de fora del fitxer, com les fonts instal·lades a l’ordinador, i pot fer servir contrasenyes i scripts. PDF/A (ISO 19005) ho prohibeix i exigeix fonts incrustades i color definit, perquè el fitxer es vegi igual anys després. Els arxius i alguns sistemes oficials el demanen.

Què volen dir PDF/A-1b, PDF/A-2b i PDF/A-2u?

El número és la part de l’estàndard, cadascuna basada en una versió diferent de PDF. La lletra és el nivell de conformitat: b (bàsic) garanteix l’aspecte, u hi afegeix text Unicode fiable per cercar i copiar, i a hi afegeix una estructura etiquetada per a l’accessibilitat. PDF/A-4 ja no fa servir aquestes lletres.

PDF/X és el mateix que un PDF d’alta qualitat?

No. Un valor predefinit d’exportació d’alta qualitat només controla coses com la resolució de les imatges. PDF/X és un estàndard amb normes fixes sobre fonts, color, caixes de pàgina i intenció de sortida, perquè una impremta s’hi pugui refiar. Pregunta a la teva impremta quina versió de PDF/X vol.

Com puc comprovar si el meu PDF és realment PDF/A?

Acrobat Reader mostra la declaració al tauler Estàndards, però una declaració no és una prova. Passa el fitxer per un validador com veraPDF, que és gratuït i de codi obert, per veure si realment compleix l’estàndard.

Puc convertir un PDF a PDF/A amb Kopitiam?

No. Kopitiam no crea ni valida PDF/A o PDF/X, i les seves edicions poden eliminar o invalidar una declaració de PDF/A existent. Fes primer els canvis i després converteix el resultat amb una eina que generi i comprovi PDF/A, o torna a exportar des del document original.

PDF/A, PDF/X o PDF normal: quina diferència hi ha?

Un PDF normal serveix per veure’l i compartir-lo cada dia. PDF/A és un subconjunt més estricte de PDF pensat per a l’arxivament a llarg termini: el fitxer ha de portar tot el que necessita, com les fonts, perquè d’aquí a anys encara s’obri i es vegi igual. PDF/X és un subconjunt més estricte pensat per a la impressió professional, amb normes sobre el color, les fonts i les caixes de pàgina perquè una impremta obtingui un resultat previsible.

Tots tres fan servir la mateixa extensió .pdf i s’obren amb els mateixos lectors. La diferència és el que promet el fitxer. Si ningú no t’ha demanat PDF/A o PDF/X, un PDF normal és l’opció correcta i no cal que canviïs res.

Què és un PDF normal, i per què sol ser suficient

Un PDF normal pot fer servir gairebé qualsevol funció que permeti el format: fonts no incrustades, enllaços a contingut extern, scripts, contrasenyes, vídeo i formularis emplenables. Aquesta flexibilitat és el que el fa útil per a nòmines, contractes de lloguer, currículums i targetes d’embarcament.

El preu és que no hi ha res garantit. Un fitxer que depèn d’una font instal·lada a l’ordinador de qui l’envia es pot veure diferent al teu. Per a un document que llegeixes aquesta setmana, rarament importa. Per a un registre que algú haurà d’obrir d’aquí a 20 anys, o un fullet que va a impremta, sí que pot importar.

PDF/A: fet per arxivar

PDF/A és l’estàndard ISO 19005. La seva norma bàsica és que el fitxer sigui autònom i que el seu aspecte es pugui reproduir sense res de fora del fitxer. A la pràctica, això vol dir:

Totes les fonts que es fan servir estan incrustades al fitxer.
El color es defineix de manera independent del dispositiu, normalment amb un perfil de color incrustat.
Ni xifratge ni contrasenyes.
Ni JavaScript, ni àudio ni vídeo, ni contingut que depengui d’un fitxer o d’una web externs.
Les metadades es guarden en un format estàndard (XMP), i és allà també on el fitxer declara que és PDF/A.

L’estàndard es divideix en parts, cadascuna basada en una versió diferent de PDF:

PDF/A-1 (2005), basada en PDF 1.4. La més estricta: no permet transparències.
PDF/A-2 (2011), basada en PDF 1.7. Permet transparències, capes i imatges JPEG 2000, i deixa incrustar altres fitxers PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Com PDF/A-2, però s’hi poden adjuntar fitxers de qualsevol tipus. Els formats de factura electrònica com Factur-X i ZUGFeRD ho fan servir per portar les dades de la factura, llegibles per una màquina, dins d’un PDF llegible.
PDF/A-4 (2020), basada en PDF 2.0. Abandona les antigues lletres de conformitat i té variants com PDF/A-4f per a fitxers amb adjunts.

A les parts 1 a 3, una lletra després del número indica com d’estricte és el fitxer. El nivell B (bàsic) garanteix que les pàgines es vegin bé. El nivell U hi afegeix text Unicode fiable, perquè el puguis cercar i copiar; existeix a PDF/A-2 i PDF/A-3. El nivell A (accessible) també exigeix una estructura etiquetada, com els títols i l’ordre de lectura, per als lectors de pantalla. Així, PDF/A-2b vol dir part 2, nivell B.

PDF/X: fet per imprimir

PDF/X és la família ISO 15930, pensada perquè un fitxer s’imprimeixi igual en qualsevol màquina d’impressió compatible. Totes les versions exigeixen fonts incrustades, cap xifratge, una caixa de retall (o caixa d’art) definida per a la mida final de la pàgina i una intenció de sortida que indiqui per a quines condicions d’impressió s’han preparat els colors.

PDF/X-1a: només colors CMYK i tintes planes, sense transparències. L’antiga opció segura que moltes impremtes encara accepten.
PDF/X-3: també permet color RGB i Lab amb gestió de color.
PDF/X-4: permet transparències actives i capes. Una opció moderna habitual a les aplicacions de disseny.
PDF/X-6: la versió basada en PDF 2.0.

La sang és una qüestió a part. Si el disseny arriba fins a la vora de la pàgina, la impremta necessita imatge de més enllà de la línia de tall, i et dirà quanta. Un fitxer PDF/X ho pot registrar amb una caixa de sang, però l’estàndard no t’hi afegeix la sang.

Un al costat de l’altre

Finalitat: el PDF normal és per compartir i llegir; PDF/A és per conservar; PDF/X és per imprimir.
Fonts: opcionals en un PDF normal; s’han d’incrustar tant a PDF/A com a PDF/X.
Contrasenyes: permeses en un PDF normal; no permeses a PDF/A ni a PDF/X.
Color: en un PDF normal s’hi val tot; PDF/A necessita color independent del dispositiu; PDF/X apunta a una condició d’impressió concreta.
Formularis i scripts: cap problema en un PDF normal; PDF/A prohibeix els scripts i restringeix les funcions interactives.
Qui el demana: ningú, en el cas del PDF normal; arxius, oficines de registres i alguns sistemes de presentació electrònica o de facturació electrònica, en el de PDF/A; les impremtes, en el de PDF/X.

Com saber quin tens

Obre el fitxer amb Adobe Acrobat o Acrobat Reader. Un fitxer que diu ser PDF/A normalment s’obre amb una barra d’avís sobre l’estàndard, i el tauler Estàndards en mostra la part i el nivell.
En altres lectors, mira a Propietats del document. Alguns mostren la declaració de PDF/A o PDF/X; molts no.
Per tenir una resposta segura, passa el fitxer per un validador. veraPDF és un validador de PDF/A gratuït i de codi obert. Per a PDF/X, ho poden comprovar les eines de verificació prèvia del programari d’impressió professional, o la teva impremta.

Una etiqueta PDF/A o PDF/X només és una declaració escrita dins del fitxer. Qualsevol aplicació la pot escriure, i editar el fitxer després pot fer-la falsa sense que te n’adonis. Si una oficina de registres o una impremta rebutjarà un fitxer que no compleixi, valida’l; no et refiïs de l’etiqueta.

Com crear un fitxer PDF/A o PDF/X

Quan puguis, crea’l a partir del document original, no d’un PDF ja fet. Convertir un PDF acabat sovint falla per fonts que hi falten o colors poc habituals, i arreglar-ho requereix eines professionals.

Microsoft Word: quan el desis com a PDF, obre les opcions i marca l’opció de PDF/A.
LibreOffice: fes servir Exporta com a PDF i tria l’opció PDF/A al quadre de diàleg d’exportació.
Aplicacions de disseny com Adobe InDesign i Affinity Publisher: tria un valor predefinit PDF/X en exportar, i pregunta a la impremta quin vol.
Escàners i aplicacions d’escaneig: molts ofereixen PDF/A com a format de sortida, cosa útil per arxivar documents en paper.

Què passa si n’edites un amb Kopitiam

Kopitiam no crea, no converteix a PDF/A o PDF/X ni els comprova. Pots obrir aquests fitxers, perquè són PDF, però tracta el que baixis com un PDF normal.

Editar PDF, Unir, Dividir, Extreure pàgines, Organitzar i Censurar creen un fitxer nou a partir de les teves pàgines. El fitxer nou no porta les metadades XMP de l’original, que és on hi ha la declaració de PDF/A, així que ja no declara gens que sigui PDF/A.
Girar, Marca d’aigua i Numerar pàgines desen els canvis al mateix fitxer. La declaració de PDF/A es manté, però la informació del document s’actualitza (programa productor i data de modificació) sense actualitzar l’XMP corresponent, i aquesta discrepància pot trencar la conformitat.
Quan afegeixes text en alfabet llatí amb l’editor, la marca d’aigua o la numeració de pàgines, Kopitiam fa servir una font PDF estàndard integrada que no s’incrusta al fitxer. Tant PDF/A com PDF/X exigeixen fonts incrustades.

Per tant, si has de lliurar un PDF/A o un PDF/X, fes primer els canvis amb Kopitiam i després converteix el resultat amb una eina que generi i comprovi l’estàndard. O fes els canvis al document original i torna’l a exportar.

Quin has de fer servir?

Enviar per correu un contracte de lloguer signat, enviar una nòmina o pujar un currículum: un PDF normal.
Escanejar escriptures de terrenys antigues o documents de l’empresa per conservar-los: PDF/A, si el teu escàner o el teu arxiu ho admeten.
Un portal que diu que cal PDF/A: pregunta quina part i quin nivell accepten, i valida el fitxer abans de pujar-lo.
Una pancarta, un fullet o un embalatge que va a una impremta: PDF/X, en la versió que indiqui la impremta.

Les eines PDF de Kopitiam que modifiquen fitxers (editar, unir, dividir, organitzar, comprimir, censurar i la resta) funcionen al teu navegador, així que el fitxer no es puja a cap servidor mentre hi treballes.