Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο PDF/A και σε ένα κανονικό PDF;

Ένα κανονικό PDF μπορεί να βασίζεται σε πράγματα έξω από το αρχείο, όπως γραμματοσειρές εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας, και μπορεί να χρησιμοποιεί κωδικούς πρόσβασης και scripts. Το PDF/A (ISO 19005) τα απαγορεύει και απαιτεί ενσωματωμένες γραμματοσειρές και ορισμένο χρώμα, ώστε το αρχείο να φαίνεται ίδιο χρόνια μετά. Το ζητούν αρχεία και κάποια επίσημα συστήματα.

Τι σημαίνουν τα PDF/A-1b, PDF/A-2b και PDF/A-2u;

Ο αριθμός είναι το μέρος του προτύπου, το καθένα βασισμένο σε διαφορετική έκδοση PDF. Το γράμμα είναι το επίπεδο συμμόρφωσης: το b (basic) εγγυάται την εμφάνιση, το u προσθέτει αξιόπιστο κείμενο Unicode για αναζήτηση και αντιγραφή, και το a προσθέτει δομή με ετικέτες για προσβασιμότητα. Το PDF/A-4 δεν χρησιμοποιεί πια αυτά τα γράμματα.

Είναι το PDF/X το ίδιο με ένα PDF υψηλής ποιότητας;

Όχι. Ένα preset εξαγωγής υψηλής ποιότητας ελέγχει μόνο πράγματα όπως την ανάλυση των εικόνων. Το PDF/X είναι πρότυπο με σταθερούς κανόνες για γραμματοσειρές, χρώμα, πλαίσια σελίδας και output intent, ώστε ένα τυπογραφείο να μπορεί να βασιστεί σε αυτό. Ρωτήστε το τυπογραφείο σας ποια έκδοση PDF/X θέλει.

Πώς ελέγχω αν το PDF μου είναι πραγματικά PDF/A;

Το Acrobat Reader δείχνει τη δήλωση στο πάνελ Standards, αλλά μια δήλωση δεν είναι απόδειξη. Περάστε το αρχείο από έναν validator όπως το veraPDF, που είναι δωρεάν και ανοιχτού κώδικα, για να δείτε αν όντως συμμορφώνεται.

Μπορώ να μετατρέψω ένα PDF σε PDF/A στο Kopitiam;

Όχι. Το Kopitiam δεν δημιουργεί ούτε ελέγχει PDF/A ή PDF/X, και οι αλλαγές του μπορεί να αφαιρέσουν ή να ακυρώσουν μια υπάρχουσα δήλωση PDF/A. Κάντε πρώτα τις αλλαγές σας και μετά μετατρέψτε το αποτέλεσμα με εργαλείο που παράγει και ελέγχει PDF/A, ή εξαγάγετε ξανά από το πρωτότυπο έγγραφο.

PDF/A, PDF/X ή κανονικό PDF: ποια είναι η διαφορά;

Ένα κανονικό PDF είναι για καθημερινή προβολή και κοινοποίηση. Το PDF/A είναι ένα αυστηρότερο υποσύνολο του PDF φτιαγμένο για μακροχρόνια αρχειοθέτηση: το αρχείο πρέπει να περιέχει όλα όσα χρειάζεται, όπως τις γραμματοσειρές του, ώστε να ανοίγει και να φαίνεται ίδιο και σε πολλά χρόνια. Το PDF/X είναι ένα αυστηρότερο υποσύνολο φτιαγμένο για επαγγελματική εκτύπωση, με κανόνες για το χρώμα, τις γραμματοσειρές και τα πλαίσια σελίδας, ώστε ένα τυπογραφείο να έχει προβλέψιμο αποτέλεσμα.

Και τα τρία χρησιμοποιούν την ίδια κατάληξη .pdf και ανοίγουν στα ίδια προγράμματα ανάγνωσης. Η διαφορά είναι η υπόσχεση που δίνει το αρχείο. Αν κανείς δεν σας ζήτησε PDF/A ή PDF/X, το κανονικό PDF είναι η σωστή επιλογή και δεν χρειάζεται να αλλάξετε τίποτα.

Τι είναι ένα κανονικό PDF, και γιατί συνήθως αρκεί

Ένα κανονικό PDF μπορεί να χρησιμοποιεί σχεδόν κάθε δυνατότητα του φορμά: γραμματοσειρές που δεν είναι ενσωματωμένες, συνδέσμους σε εξωτερικό περιεχόμενο, scripts, κωδικούς πρόσβασης, βίντεο και συμπληρώσιμες φόρμες. Αυτή η ευελιξία είναι ο λόγος που ταιριάζει σε εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, μισθωτήρια, βιογραφικά και κάρτες επιβίβασης.

Το τίμημα είναι ότι τίποτα δεν είναι εγγυημένο. Ένα αρχείο που βασίζεται σε μια γραμματοσειρά εγκατεστημένη στον υπολογιστή του αποστολέα μπορεί να φαίνεται διαφορετικά στον δικό σας. Για ένα έγγραφο που διαβάζετε αυτή την εβδομάδα, αυτό σπάνια έχει σημασία. Για ένα αρχείο που κάποιος πρέπει να ανοίξει σε 20 χρόνια, ή ένα φυλλάδιο που πηγαίνει στο τυπογραφείο, μπορεί να έχει.

PDF/A: φτιαγμένο για αρχειοθέτηση

Το PDF/A είναι το πρότυπο ISO 19005. Ο βασικός του κανόνας είναι ότι το αρχείο είναι αυτάρκες και η εμφάνισή του μπορεί να αναπαραχθεί χωρίς τίποτα έξω από το αρχείο. Στην πράξη αυτό σημαίνει:

Κάθε γραμματοσειρά που χρησιμοποιείται είναι ενσωματωμένη στο αρχείο.
Το χρώμα ορίζεται με τρόπο ανεξάρτητο από τη συσκευή, συνήθως με ενσωματωμένο προφίλ χρώματος.
Χωρίς κρυπτογράφηση ή κωδικούς πρόσβασης.
Χωρίς JavaScript, χωρίς ήχο ή βίντεο, και χωρίς περιεχόμενο που εξαρτάται από εξωτερικό αρχείο ή ιστότοπο.
Τα μεταδεδομένα αποθηκεύονται σε τυποποιημένη μορφή (XMP), και εκεί επίσης το αρχείο δηλώνει ότι είναι PDF/A.

Το πρότυπο έχει μέρη, το καθένα χτισμένο πάνω σε διαφορετική έκδοση του PDF:

PDF/A-1 (2005), βασισμένο στο PDF 1.4. Το πιο αυστηρό: η διαφάνεια δεν επιτρέπεται.
PDF/A-2 (2011), βασισμένο στο PDF 1.7. Επιτρέπει διαφάνεια, επίπεδα και εικόνες JPEG 2000, και σας αφήνει να ενσωματώσετε άλλα αρχεία PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Όπως το PDF/A-2, αλλά μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία οποιουδήποτε τύπου. Φορμά ηλεκτρονικών τιμολογίων όπως τα Factur-X και ZUGFeRD το χρησιμοποιούν για να μεταφέρουν δεδομένα τιμολογίου αναγνώσιμα από μηχανή μέσα σε ένα αναγνώσιμο PDF.
PDF/A-4 (2020), βασισμένο στο PDF 2.0. Καταργεί τα παλιά γράμματα συμμόρφωσης και έχει παραλλαγές όπως το PDF/A-4f για αρχεία με συνημμένα.

Στα μέρη 1 έως 3, ένα γράμμα μετά τον αριθμό λέει πόσο αυστηρό είναι το αρχείο. Το επίπεδο B (basic) εγγυάται ότι οι σελίδες φαίνονται σωστά. Το επίπεδο U προσθέτει αξιόπιστο κείμενο Unicode, ώστε να μπορείτε να το αναζητήσετε και να το αντιγράψετε· υπάρχει στα PDF/A-2 και PDF/A-3. Το επίπεδο A (accessible) απαιτεί επιπλέον δομή με ετικέτες, όπως επικεφαλίδες και σειρά ανάγνωσης, για τους αναγνώστες οθόνης. Έτσι, το PDF/A-2b σημαίνει μέρος 2, επίπεδο B.

PDF/X: φτιαγμένο για εκτύπωση

Το PDF/X είναι η οικογένεια ISO 15930, φτιαγμένη ώστε ένα αρχείο να τυπώνεται με τον ίδιο τρόπο σε οποιοδήποτε συμβατό πιεστήριο. Κάθε έκδοση απαιτεί ενσωματωμένες γραμματοσειρές, καμία κρυπτογράφηση, ένα ορισμένο trim box (ή art box) για το τελικό μέγεθος της σελίδας, και ένα output intent που ονομάζει τις συνθήκες εκτύπωσης για τις οποίες ετοιμάστηκαν τα χρώματα.

PDF/X-1a: μόνο CMYK και spot χρώματα, χωρίς διαφάνεια. Η παλιά ασφαλής προεπιλογή που πολλά τυπογραφεία δέχονται ακόμη.
PDF/X-3: επιτρέπει επίσης RGB και Lab χρώμα με διαχείριση χρωμάτων.
PDF/X-4: επιτρέπει ζωντανή διαφάνεια και επίπεδα. Συνηθισμένη σύγχρονη επιλογή για εφαρμογές σχεδιασμού.
PDF/X-6: η έκδοση που βασίζεται στο PDF 2.0.

Το bleed (περιθώριο ξακρίσματος) είναι ξεχωριστό θέμα. Αν ο σχεδιασμός σας φτάνει ως την άκρη της σελίδας, το τυπογραφείο χρειάζεται επιπλέον εικόνα πέρα από τη γραμμή κοπής, και θα σας πει πόση. Ένα αρχείο PDF/X μπορεί να το καταγράψει με ένα bleed box, αλλά το πρότυπο δεν προσθέτει bleed για εσάς.

Δίπλα δίπλα

Σκοπός: το κανονικό PDF είναι για κοινοποίηση και ανάγνωση· το PDF/A για φύλαξη· το PDF/X για εκτύπωση.
Γραμματοσειρές: προαιρετικές σε κανονικό PDF· πρέπει να είναι ενσωματωμένες και στο PDF/A και στο PDF/X.
Κωδικοί πρόσβασης: επιτρέπονται σε κανονικό PDF· δεν επιτρέπονται σε PDF/A ή PDF/X.
Χρώμα: σε κανονικό PDF επιτρέπονται όλα· το PDF/A χρειάζεται χρώμα ανεξάρτητο από τη συσκευή· το PDF/X στοχεύει μια ονομασμένη συνθήκη εκτύπωσης.
Φόρμες και scripts: κανένα πρόβλημα σε κανονικό PDF· το PDF/A απαγορεύει τα scripts και περιορίζει τις διαδραστικές λειτουργίες.
Ποιος το ζητά: κανείς, για κανονικό PDF· αρχεία, υπηρεσίες τήρησης αρχείων και κάποια συστήματα ηλεκτρονικής υποβολής ή ηλεκτρονικής τιμολόγησης για PDF/A· τυπογραφεία για PDF/X.

Πώς να καταλάβετε ποιο έχετε

Ανοίξτε το αρχείο στο Adobe Acrobat ή στο Acrobat Reader. Ένα αρχείο που δηλώνει PDF/A ανοίγει συνήθως με μια μπάρα ειδοποίησης για το πρότυπο, και το πάνελ Standards δείχνει το μέρος και το επίπεδο.
Σε άλλα προγράμματα ανάγνωσης, κοιτάξτε στις Ιδιότητες εγγράφου. Κάποια δείχνουν τη δήλωση PDF/A ή PDF/X, πολλά όχι.
Για σίγουρη απάντηση, περάστε το αρχείο από έναν validator. Το veraPDF είναι δωρεάν validator PDF/A ανοιχτού κώδικα. Για PDF/X, τα εργαλεία preflight σε επαγγελματικό λογισμικό εκτύπωσης, ή το τυπογραφείο σας, μπορούν να το ελέγξουν.

Μια ετικέτα PDF/A ή PDF/X είναι απλώς ένας ισχυρισμός γραμμένος μέσα στο αρχείο. Οποιαδήποτε εφαρμογή μπορεί να τον γράψει, και η επεξεργασία του αρχείου μετά μπορεί αθόρυβα να τον κάνει αναληθή. Αν μια υπηρεσία αρχείων ή ένα τυπογραφείο θα απορρίψει ένα αρχείο που αποτυγχάνει, κάντε έλεγχο εγκυρότητας, μην εμπιστεύεστε την ετικέτα.

Πώς να φτιάξετε αρχείο PDF/A ή PDF/X

Φτιάξτε το από το πρωτότυπο έγγραφο όταν μπορείτε, όχι από ένα υπάρχον PDF. Η μετατροπή ενός τελικού PDF συχνά αποτυγχάνει λόγω γραμματοσειρών που λείπουν ή ασυνήθιστου χρώματος, και η διόρθωση χρειάζεται επαγγελματικά εργαλεία.

Microsoft Word: όταν αποθηκεύετε ως PDF, ανοίξτε τις επιλογές και τσεκάρετε τη ρύθμιση PDF/A.
LibreOffice: χρησιμοποιήστε την Εξαγωγή ως PDF και διαλέξτε την επιλογή PDF/A στο παράθυρο εξαγωγής.
Εφαρμογές σχεδιασμού όπως το Adobe InDesign και το Affinity Publisher: διαλέξτε ένα preset PDF/X κατά την εξαγωγή, και ρωτήστε το τυπογραφείο σας ποιο θέλει.
Σαρωτές και εφαρμογές σάρωσης: πολλές προσφέρουν PDF/A ως μορφή εξόδου, κάτι χρήσιμο για την αρχειοθέτηση έντυπων αρχείων.

Τι συμβαίνει αν επεξεργαστείτε ένα τέτοιο αρχείο στο Kopitiam

Το Kopitiam δεν δημιουργεί, δεν μετατρέπει σε και δεν ελέγχει PDF/A ή PDF/X. Μπορείτε να ανοίξετε αυτά τα αρχεία, γιατί είναι PDF, αλλά αντιμετωπίστε ό,τι κατεβάζετε ως κανονικό PDF.

Η Επεξεργασία PDF, η Συγχώνευση, ο Διαχωρισμός, η Εξαγωγή σελίδων, η Οργάνωση και η Απόκρυψη φτιάχνουν ένα νέο αρχείο από τις σελίδες σας. Το νέο αρχείο δεν μεταφέρει τα μεταδεδομένα XMP του αρχικού, όπου βρίσκεται η δήλωση PDF/A, οπότε δεν δηλώνει πια καθόλου PDF/A.
Η Περιστροφή, το Υδατογράφημα και η Αρίθμηση σελίδων αποθηκεύουν τις αλλαγές στο ίδιο αρχείο. Η δήλωση PDF/A μένει, αλλά τα στοιχεία του εγγράφου ενημερώνονται (producer και ημερομηνία τροποποίησης) χωρίς να ενημερωθεί το αντίστοιχο XMP, και αυτή η ασυμφωνία μπορεί να σπάσει τη συμμόρφωση.
Όταν προσθέτετε κείμενο με λατινικούς χαρακτήρες με τον editor, το υδατογράφημα ή την αρίθμηση σελίδων, το Kopitiam χρησιμοποιεί μια τυπική ενσωματωμένη στο PDF γραμματοσειρά που δεν ενσωματώνεται στο αρχείο. Το PDF/A και το PDF/X απαιτούν και τα δύο ενσωματωμένες γραμματοσειρές.

Οπότε, αν πρέπει να παραδώσετε PDF/A ή PDF/X, κάντε πρώτα τις αλλαγές σας στο Kopitiam και μετά μετατρέψτε το αποτέλεσμα με εργαλείο που παράγει και ελέγχει το πρότυπο. Ή κάντε τις αλλαγές στο πρωτότυπο έγγραφο και εξαγάγετε ξανά.

Ποιο να χρησιμοποιήσετε;

Αποστολή υπογεγραμμένου μισθωτηρίου με email, αποστολή εκκαθαριστικού ή ανέβασμα βιογραφικού: κανονικό PDF.
Σάρωση παλιών εγγράφων γης ή εταιρικών αρχείων για φύλαξη: PDF/A, αν το υποστηρίζει ο σαρωτής ή το αρχείο σας.
Μια πύλη που λέει ότι απαιτείται PDF/A: ρωτήστε ποιο μέρος και επίπεδο δέχεται, και κάντε έλεγχο εγκυρότητας πριν το ανεβάσετε.
Ένα banner, ένα φέιγ βολάν ή μια συσκευασία που πηγαίνει στο τυπογραφείο: PDF/X, στην έκδοση που ορίζει το τυπογραφείο σας.

Τα εργαλεία PDF του Kopitiam που αλλάζουν αρχεία (επεξεργασία, συγχώνευση, διαχωρισμός, οργάνωση, συμπίεση, απόκρυψη και τα υπόλοιπα) λειτουργούν στον browser σας, οπότε το αρχείο σας δεν ανεβαίνει σε server όσο δουλεύετε πάνω του.