PDF/Aと普通のPDFの違いは何ですか？

普通のPDFは、パソコンにインストールされたフォントなどファイルの外にあるものに頼ることができ、パスワードやスクリプトも使えます。PDF/A（ISO 19005）はそれらを禁止し、フォントの埋め込みと色の定義を求めるので、何年後でもファイルは同じ見た目です。アーカイブや一部の公的なシステムで求められます。

PDF/A-1b、PDF/A-2b、PDF/A-2uとはどういう意味ですか？

数字は規格のパートで、それぞれ異なるPDFのバージョンがベースです。文字は適合レベルで、b（basic）は見た目を保証し、uは検索やコピーのための信頼できるUnicodeテキストを加え、aはアクセシビリティのためのタグ付きの構造を加えます。PDF/A-4ではこれらの文字は使われなくなりました。

PDF/Xは高画質のPDFと同じですか？

いいえ。高画質の書き出しプリセットは、画像の解像度などを調整するだけです。PDF/Xは、フォント、色、ページボックス、出力インテントについて決まったルールがある規格なので、印刷所はそれに頼ることができます。どのバージョンのPDF/Xがいいかは印刷所に尋ねてください。

PDFが本当にPDF/Aか確かめるには？

Acrobat Readerは「標準」パネルに宣言を表示しますが、宣言は証明ではありません。無料のオープンソースであるveraPDFなどの検証ツールにかけて、実際に適合しているか確かめてください。

KopitiamでPDFをPDF/Aに変換できますか？

いいえ。KopitiamはPDF/AやPDF/Xの作成や検証を行わず、その編集によって既存のPDF/Aの宣言がなくなったり無効になったりすることがあります。先に編集を済ませ、その結果をPDF/Aを作成・確認できるツールで変換するか、元の文書から書き出し直してください。

PDF/A、PDF/X、通常のPDFの違いとは？

通常のPDFは、日常的に見たり共有したりするためのものです。PDF/Aは長期保存のために作られた、より厳格なPDFのサブセットです。何年後でも同じように開いて同じ見た目になるよう、フォントなど必要なものをすべてファイル自身が持っていなければなりません。PDF/Xは商業印刷のために作られた、より厳格なサブセットで、印刷所が予測どおりの仕上がりを得られるよう、色、フォント、ページボックスについてのルールがあります。

3つとも同じ.pdfという拡張子で、同じリーダーで開けます。違うのは、ファイルが約束している内容です。PDF/AやPDF/Xを求められていないなら、通常のPDFで正解で、何も変える必要はありません。

通常のPDFとは何か、なぜたいていそれで十分なのか

通常のPDFは、形式が認めるほぼすべての機能を使えます。埋め込まれていないフォント、外部のコンテンツへのリンク、スクリプト、パスワード、動画、入力できるフォームなどです。その柔軟さがあるから、給与明細、賃貸契約書、履歴書、搭乗券に使えるのです。

その代わり、何も保証されません。送り主のパソコンにインストールされたフォントに頼っているファイルは、あなたのパソコンでは違って見えることがあります。今週読む文書なら、それが問題になることはめったにありません。20年後に誰かが開かなければならない記録や、印刷に回すパンフレットなら、問題になることがあります。

PDF/A：長期保存のための規格

PDF/AはISO 19005という規格です。中心となるルールは、ファイルが自己完結していて、ファイルの外にあるものなしで見た目を再現できることです。実際には次のようなことを意味します。

使われているフォントはすべてファイルに埋め込まれている。
色は端末に依存しない方法で定義されている。たいていは埋め込まれたカラープロファイルによる。
暗号化やパスワードはない。
JavaScript、音声や動画、外部のファイルやウェブサイトに依存するコンテンツはない。
メタデータは標準の形式（XMP）で保存されていて、ファイルがPDF/Aであると宣言しているのもそこである。

この規格はいくつかのパートに分かれていて、それぞれ異なるバージョンのPDFをもとにしています。

PDF/A-1（2005年）、PDF 1.4がベース。最も厳格で、透明効果は使えません。
PDF/A-2（2011年）、PDF 1.7がベース。透明効果、レイヤー、JPEG 2000画像を使え、ほかのPDF/Aファイルを埋め込めます。
PDF/A-3（2012年）。PDF/A-2と同様ですが、どんな種類のファイルでも添付できます。Factur-XやZUGFeRDなどの電子請求書の形式は、これを使って、読めるPDFの中に機械で読める請求データを入れています。
PDF/A-4（2020年）、PDF 2.0がベース。従来の適合レベルの文字をなくし、添付ファイルのあるファイル向けのPDF/A-4fなどのバリエーションがあります。

パート1〜3では、数字の後の文字がファイルの厳格さを表します。レベルB（basic）は、ページの見た目が正しいことを保証します。レベルUはさらに信頼できるUnicodeテキストを加え、検索やコピーができるようにします。これはPDF/A-2とPDF/A-3にあります。レベルA（accessible）はさらに、スクリーンリーダーのために見出しや読む順番などのタグ付きの構造を求めます。つまりPDF/A-2bは、パート2のレベルBという意味です。

PDF/X：印刷のための規格

PDF/XはISO 15930のファミリーで、規格に準拠したどの印刷機でも同じように印刷されるよう作られています。どのバージョンでも、フォントの埋め込み、暗号化なし、仕上がりのページサイズを示すトリムボックス（またはアートボックス）の定義、そして色がどの印刷条件に合わせて準備されたかを示す出力インテントが必要です。

PDF/X-1a：CMYKと特色のみで、透明効果なし。今も多くの印刷所が受け付ける、昔からの安全な定番です。
PDF/X-3：カラーマネジメントされたRGBやLabの色も使えます。
PDF/X-4：ライブ透明効果とレイヤーが使えます。デザインアプリでよく使われる今の選択肢です。
PDF/X-6：PDF 2.0をベースにしたバージョンです。

塗り足しは別の問題です。デザインがページの端まである場合、印刷所は仕上がり線の外側にも画像を必要とし、どれだけ要るかを教えてくれます。PDF/Xファイルはそれを裁ち落としボックスとして記録できますが、規格が塗り足しを加えてくれるわけではありません。

並べて比べる

目的：通常のPDFは共有して読むため、PDF/Aは保存するため、PDF/Xは印刷するため。
フォント：通常のPDFでは任意、PDF/AとPDF/Xではどちらも埋め込みが必須。
パスワード：通常のPDFでは使える、PDF/AとPDF/Xでは使えない。
色：通常のPDFでは何でもあり、PDF/Aは端末に依存しない色が必要、PDF/Xは指定された印刷条件に合わせる。
フォームとスクリプト：通常のPDFでは問題なし、PDF/Aはスクリプトを禁止し、インタラクティブな機能を制限する。
求めるところ：通常のPDFは誰も求めない、PDF/Aはアーカイブ、記録を管理する役所、一部の電子申請や電子請求のシステム、PDF/Xは印刷所。

手元のファイルがどれかを見分ける方法

Adobe AcrobatかAcrobat Readerでファイルを開きます。PDF/Aを名乗るファイルは、たいてい規格についての通知バーが出た状態で開き、「標準」パネルにパートとレベルが表示されます。
ほかのリーダーでは、文書のプロパティを見ます。PDF/AやPDF/Xの宣言を表示するものもありますが、多くは表示しません。
確実な答えが欲しいなら、ファイルを検証ツールにかけます。veraPDFは無料のオープンソースのPDF/A検証ツールです。PDF/Xなら、プロ向け印刷ソフトのプリフライト機能か、印刷所で確認できます。

PDF/AやPDF/Xのラベルは、ファイルに書き込まれた宣言にすぎません。どんなアプリでも書き込めますし、後でファイルを編集すると、知らないうちに事実でなくなることもあります。記録を管理する役所や印刷所が、適合しないファイルを受け付けない場合は、ラベルを信じずに検証してください。

PDF/AやPDF/Xのファイルを作る方法

できれば、既存のPDFからではなく元の文書から作りましょう。完成したPDFを変換すると、フォントが足りなかったり色が特殊だったりして失敗することがよくあり、それを直すにはプロ向けのツールが必要です。

Microsoft Word：PDFとして保存するときにオプションを開き、PDF/Aの設定にチェックを入れます。
LibreOffice：「PDFとしてエクスポート」を使い、エクスポートの画面でPDF/Aのオプションを選びます。
Adobe InDesignやAffinity Publisherなどのデザインアプリ：書き出すときにPDF/Xのプリセットを選びます。どれがいいかは印刷所に尋ねてください。
スキャナーやスキャンアプリ：多くは出力形式としてPDF/Aを選べ、紙の記録を保存するのに便利です。

Kopitiamで編集するとどうなるか

KopitiamはPDF/AやPDF/Xの作成、変換、確認を行いません。これらのファイルもPDFなので開くことはできますが、ダウンロードしたものは通常のPDFとして扱ってください。

「PDF編集」「PDF結合」「PDF分割」「ページ抽出」「PDF整理」「PDF墨消し」は、ページから新しいファイルを作ります。新しいファイルには、PDF/Aの宣言がある元のXMPメタデータが引き継がれないので、PDF/Aであるという宣言自体がなくなります。
「PDF回転」「PDF透かし」「ページ番号追加」は、変更を同じファイルに保存します。PDF/Aの宣言は残りますが、文書情報（作成ソフトと更新日時）は、対応するXMPを更新しないまま更新されるので、その食い違いで適合しなくなることがあります。
エディター、透かし、ページ番号でラテン文字のテキストを加えるとき、Kopitiamはファイルに埋め込まれない標準の組み込みPDFフォントを使います。PDF/AもPDF/Xも、フォントの埋め込みが必須です。

ですから、PDF/AやPDF/Xで提出しなければならないなら、先にKopitiamで編集を済ませ、その結果を規格どおりに作成・確認できるツールで変換してください。または、元の文書で変更して書き出し直してください。

どれを使えばいい？

署名した賃貸契約書をメールで送る、給与明細を送る、履歴書をアップロードする：通常のPDF。
古い土地の書類や会社の記録をスキャンして保存する：スキャナーやアーカイブが対応していればPDF/A。
PDF/Aが必須と書かれたポータル：どのパートとレベルを受け付けるかを尋ね、アップロードする前に検証する。
印刷所に出す横断幕、チラシ、パッケージ：印刷所が指定するバージョンのPDF/X。

Kopitiamでファイルを変更するPDFツール（編集、結合、分割、整理、圧縮、墨消しなど）はブラウザで動くので、作業中にファイルがサーバーにアップロードされることはありません。