Wat is het verschil tussen PDF/A en een normale PDF?

Een normale PDF kan leunen op dingen buiten het bestand, zoals lettertypen die op je computer staan, en kan wachtwoorden en scripts gebruiken. PDF/A (ISO 19005) verbiedt die en vereist ingesloten lettertypen en vastgelegde kleur, zodat het bestand er jaren later hetzelfde uitziet. Archieven en sommige officiële systemen vragen erom.

Wat betekenen PDF/A-1b, PDF/A-2b en PDF/A-2u?

Het cijfer is het deel van de standaard, elk gebaseerd op een andere PDF-versie. De letter is het conformiteitsniveau: b (basic) garandeert het uiterlijk, u voegt betrouwbare Unicode-tekst toe om te zoeken en te kopiëren, en a voegt een getagde structuur toe voor toegankelijkheid. PDF/A-4 gebruikt deze letters niet meer.

Is PDF/X hetzelfde als een PDF van hoge kwaliteit?

Nee. Een exportvoorinstelling voor hoge kwaliteit regelt alleen dingen als de resolutie van afbeeldingen. PDF/X is een standaard met vaste regels voor lettertypen, kleur, paginakaders en uitvoerintentie, zodat een drukker erop kan vertrouwen. Vraag je drukker welke PDF/X-versie hij wil.

Hoe controleer ik of mijn PDF echt PDF/A is?

Acrobat Reader toont de claim in het paneel Standaarden, maar een claim is geen bewijs. Haal het bestand door een validator zoals veraPDF, die gratis en opensource is, om te zien of het echt voldoet.

Kan ik in Kopitiam een PDF omzetten naar PDF/A?

Nee. Kopitiam maakt en valideert geen PDF/A of PDF/X, en zijn bewerkingen kunnen een bestaande PDF/A-claim verwijderen of ongeldig maken. Doe eerst je bewerkingen en zet het resultaat daarna om met een tool die PDF/A maakt en controleert, of exporteer opnieuw vanuit het brondocument.

PDF/A, PDF/X of gewone PDF: wat is het verschil?

Een gewone PDF is om dagelijks te bekijken en te delen. PDF/A is een strengere deelverzameling van PDF, gemaakt voor archivering op lange termijn: het bestand moet alles bevatten wat het nodig heeft, zoals zijn lettertypen, zodat het over jaren nog opent en er hetzelfde uitziet. PDF/X is een strengere deelverzameling voor professioneel drukwerk, met regels voor kleur, lettertypen en paginakaders, zodat een drukkerij een voorspelbaar resultaat krijgt.

Alle drie gebruiken dezelfde extensie .pdf en openen in dezelfde lezers. Het verschil zit in de belofte die het bestand doet. Heeft niemand je om PDF/A of PDF/X gevraagd, dan is een gewone PDF de goede keuze en hoef je niets te veranderen.

Wat een gewone PDF is, en waarom die meestal genoeg is

Een gewone PDF kan bijna elke functie gebruiken die het formaat toestaat: lettertypen die niet zijn ingesloten, links naar inhoud van buiten, scripts, wachtwoorden, video en invulbare formulieren. Door die flexibiliteit werkt hij voor loonstroken, huurcontracten, cv’s en instapkaarten.

De keerzijde is dat er niets gegarandeerd is. Een bestand dat leunt op een lettertype dat op de computer van de afzender staat, kan er bij jou anders uitzien. Voor een document dat je deze week leest, maakt dat zelden uit. Voor een archiefstuk dat iemand over 20 jaar moet openen, of een brochure die naar de drukker gaat, kan het wel uitmaken.

PDF/A: gemaakt om te archiveren

PDF/A is de standaard ISO 19005. De kernregel is dat het bestand op zichzelf staat en dat het uiterlijk kan worden weergegeven zonder iets van buiten het bestand. In de praktijk betekent dat:

Elk gebruikt lettertype is in het bestand ingesloten.
Kleur is apparaatonafhankelijk vastgelegd, meestal met een ingesloten kleurprofiel.
Geen versleuteling of wachtwoorden.
Geen JavaScript, geen audio of video en geen inhoud die afhangt van een extern bestand of een website.
Metadata staan in een standaardvorm (XMP), en daar verklaart het bestand ook dat het PDF/A is.

De standaard bestaat uit delen, elk gebaseerd op een andere versie van PDF:

PDF/A-1 (2005), gebaseerd op PDF 1.4. De strengste: transparantie is niet toegestaan.
PDF/A-2 (2011), gebaseerd op PDF 1.7. Staat transparantie, lagen en JPEG 2000-afbeeldingen toe, en je kunt andere PDF/A-bestanden insluiten.
PDF/A-3 (2012). Net als PDF/A-2, maar je kunt bestanden van elk type bijvoegen. Formaten voor elektronische facturen zoals Factur-X en ZUGFeRD gebruiken dit om machineleesbare factuurgegevens mee te sturen in een leesbare PDF.
PDF/A-4 (2020), gebaseerd op PDF 2.0. Het schrapt de oude conformiteitsletters en heeft varianten zoals PDF/A-4f voor bestanden met bijlagen.

In deel 1 tot 3 geeft een letter na het cijfer aan hoe streng het bestand is. Niveau B (basic) garandeert dat de pagina’s er goed uitzien. Niveau U voegt betrouwbare Unicode-tekst toe, zodat je erin kunt zoeken en eruit kunt kopiëren; dat bestaat in PDF/A-2 en PDF/A-3. Niveau A (accessible) vereist bovendien een getagde structuur, zoals koppen en leesvolgorde, voor schermlezers. PDF/A-2b betekent dus deel 2, niveau B.

PDF/X: gemaakt om te drukken

PDF/X is de familie ISO 15930, gemaakt zodat een bestand op elke drukpers die aan de standaard voldoet hetzelfde wordt gedrukt. Elke versie vereist ingesloten lettertypen, geen versleuteling, een vastgelegd snijkader (of illustratiekader) voor het afgewerkte paginaformaat, en een uitvoerintentie die de drukomstandigheden noemt waarvoor de kleuren zijn voorbereid.

PDF/X-1a: alleen CMYK en steunkleuren, geen transparantie. De oude veilige standaard die veel drukkers nog accepteren.
PDF/X-3: staat ook RGB- en Lab-kleur met kleurbeheer toe.
PDF/X-4: staat live transparantie en lagen toe. Een gangbare moderne keuze voor ontwerpapps.
PDF/X-6: de versie die op PDF 2.0 is gebaseerd.

Afloop is een aparte kwestie. Loopt je ontwerp door tot de rand van de pagina, dan heeft de drukker extra beeld nodig voorbij de snijlijn, en hij vertelt je hoeveel. Een PDF/X-bestand kan dat vastleggen met een afloopkader, maar de standaard voegt de afloop niet voor je toe.

Naast elkaar

Doel: een gewone PDF is om te delen en te lezen; PDF/A is om te bewaren; PDF/X is om te drukken.
Lettertypen: optioneel in een gewone PDF; verplicht ingesloten in zowel PDF/A als PDF/X.
Wachtwoorden: toegestaan in een gewone PDF; niet toegestaan in PDF/A of PDF/X.
Kleur: alles mag in een gewone PDF; PDF/A vraagt apparaatonafhankelijke kleur; PDF/X richt zich op benoemde drukomstandigheden.
Formulieren en scripts: prima in een gewone PDF; PDF/A verbiedt scripts en beperkt interactieve functies.
Wie erom vraagt: niemand, voor een gewone PDF; archieven, archiefdiensten en sommige systemen voor e-filing of e-facturatie, voor PDF/A; drukkerijen, voor PDF/X.

Zo zie je welke je hebt

Open het bestand in Adobe Acrobat of Acrobat Reader. Een bestand dat PDF/A claimt, opent meestal met een meldingsbalk over de standaard, en het paneel Standaarden toont het deel en het niveau.
Kijk in andere lezers bij Documenteigenschappen. Sommige tonen de claim van PDF/A of PDF/X, veel doen dat niet.
Voor een zeker antwoord haal je het bestand door een validator. veraPDF is een gratis opensource-validator voor PDF/A. Voor PDF/X kunnen de preflighttools in professionele drukwerksoftware, of je drukker, het controleren.

Een label PDF/A of PDF/X is alleen een claim die in het bestand is geschreven. Elke app kan die schrijven, en het bestand daarna bewerken kan hem ongemerkt onwaar maken. Weigert een archiefdienst of drukkerij een bestand dat niet voldoet, valideer het dan en vertrouw niet op het label.

Zo maak je een PDF/A- of PDF/X-bestand

Maak het waar mogelijk vanuit het brondocument, niet vanuit een bestaande PDF. Een afgewerkte PDF omzetten mislukt vaak op ontbrekende lettertypen of ongebruikelijke kleur, en dat oplossen vraagt om professionele tools.

Microsoft Word: open bij het opslaan als PDF de opties en vink de PDF/A-instelling aan.
LibreOffice: gebruik Exporteren als PDF en kies de PDF/A-optie in het exportvenster.
Ontwerpapps zoals Adobe InDesign en Affinity Publisher: kies bij het exporteren een PDF/X-voorinstelling, en vraag je drukker welke hij wil.
Scanners en scanapps: veel bieden PDF/A aan als uitvoerformaat, handig om papieren archiefstukken te bewaren.

Wat er gebeurt als je er een in Kopitiam bewerkt

Kopitiam maakt geen PDF/A of PDF/X, zet er niet naar om en controleert het niet. Je kunt deze bestanden openen, want het zijn PDF’s, maar behandel wat je downloadt als een gewone PDF.

PDF bewerken, PDF samenvoegen, PDF splitsen, Pagina’s extraheren, PDF ordenen en PDF zwartlakken bouwen een nieuw bestand van je pagina’s. Het nieuwe bestand neemt de XMP-metadata van het origineel niet mee, en daar staat de PDF/A-claim, dus het verklaart helemaal niet meer dat het PDF/A is.
PDF draaien, PDF-watermerk en Paginanummers toevoegen slaan wijzigingen op in hetzelfde bestand. De PDF/A-claim blijft, maar de documentinformatie wordt bijgewerkt (producent en wijzigingsdatum) zonder dat de bijbehorende XMP wordt bijgewerkt, en dat verschil kan de conformiteit breken.
Voeg je met de editor, het watermerk of de paginanummers tekst in Latijns schrift toe, dan gebruikt Kopitiam een standaard ingebouwd PDF-lettertype dat niet in het bestand wordt ingesloten. PDF/A en PDF/X vereisen allebei ingesloten lettertypen.

Moet je dus PDF/A of PDF/X inleveren, doe dan eerst je bewerkingen in Kopitiam en zet het resultaat daarna om met een tool die de standaard maakt en controleert. Of breng je wijzigingen aan in het brondocument en exporteer opnieuw.

Welke moet je gebruiken?

Een ondertekend huurcontract mailen, een loonstrook versturen of een cv uploaden: een gewone PDF.
Oude eigendomsdocumenten of bedrijfsarchieven scannen om te bewaren: PDF/A, als je scanner of archief dat ondersteunt.
Een portaal dat zegt dat PDF/A verplicht is: vraag welk deel en niveau ze accepteren, en valideer voordat je uploadt.
Een spandoek, flyer of verpakking die naar een drukkerij gaat: PDF/X, in de versie die je drukker noemt.

De PDF-tools op Kopitiam die bestanden wijzigen (bewerken, samenvoegen, splitsen, ordenen, comprimeren, zwartlakken en de rest) werken in je browser, dus je bestand wordt niet naar een server geüpload terwijl je eraan werkt.