Czym różni się PDF/A od zwykłego PDF?

Zwykły PDF może polegać na rzeczach spoza pliku, na przykład czcionkach zainstalowanych na komputerze, i może używać haseł i skryptów. PDF/A (ISO 19005) tego zakazuje i wymaga osadzonych czcionek i zdefiniowanych kolorów, żeby plik wyglądał tak samo po latach. Wymagają go archiwa i niektóre systemy urzędowe.

Co oznaczają PDF/A-1b, PDF/A-2b i PDF/A-2u?

Liczba to część normy, a każda opiera się na innej wersji PDF. Litera to poziom zgodności: b (podstawowy) gwarantuje wygląd, u dodaje niezawodny tekst Unicode do wyszukiwania i kopiowania, a a dodaje strukturę znaczników dla dostępności. PDF/A-4 nie używa już tych liter.

Czy PDF/X to to samo co PDF wysokiej jakości?

Nie. Ustawienie eksportu wysokiej jakości kontroluje tylko takie rzeczy jak rozdzielczość obrazów. PDF/X to norma ze stałymi zasadami dotyczącymi czcionek, kolorów, ramek strony i intencji wyjściowej, więc drukarnia może na niej polegać. Zapytaj drukarnię, której wersji PDF/X oczekuje.

Jak sprawdzić, czy mój PDF to naprawdę PDF/A?

Acrobat Reader pokazuje deklarację w panelu Standardy, ale deklaracja to nie dowód. Sprawdź plik walidatorem, takim jak darmowy veraPDF o otwartym kodzie, żeby zobaczyć, czy rzeczywiście jest zgodny z normą.

Czy mogę przekonwertować PDF na PDF/A w Kopitiam?

Nie. Kopitiam nie tworzy ani nie sprawdza plików PDF/A i PDF/X, a jego edycje mogą usunąć lub unieważnić istniejącą deklarację PDF/A. Najpierw wprowadź zmiany, a potem przekonwertuj wynik narzędziem, które tworzy i sprawdza PDF/A, albo wyeksportuj plik ponownie z dokumentu źródłowego.

PDF/A, PDF/X i zwykły PDF: czym się różnią?

Zwykły PDF służy do codziennego oglądania i udostępniania. PDF/A to bardziej rygorystyczny podzbiór PDF stworzony do długoterminowej archiwizacji: plik musi zawierać wszystko, czego potrzebuje, na przykład swoje czcionki, żeby za wiele lat nadal się otwierał i wyglądał tak samo. PDF/X to bardziej rygorystyczny podzbiór stworzony do druku profesjonalnego, z zasadami dotyczącymi kolorów, czcionek i ramek strony, dzięki którym drukarnia dostaje przewidywalny wynik.

Wszystkie trzy mają to samo rozszerzenie .pdf i otwierają się w tych samych czytnikach. Różnica tkwi w obietnicy, jaką składa plik. Jeśli nikt nie poprosił Cię o PDF/A ani PDF/X, zwykły PDF jest właściwym wyborem i nie musisz niczego zmieniać.

Czym jest zwykły PDF i dlaczego zwykle wystarcza

Zwykły PDF może korzystać z prawie każdej funkcji, na jaką pozwala format: nieosadzonych czcionek, odwołań do zewnętrznych treści, skryptów, haseł, wideo i wypełnianych formularzy. Ta elastyczność sprawia, że sprawdza się przy paskach wypłaty, umowach najmu, CV i kartach pokładowych.

Ceną jest to, że nic nie jest zagwarantowane. Plik, który polega na czcionce zainstalowanej na komputerze nadawcy, może u Ciebie wyglądać inaczej. Przy dokumencie, który czytasz w tym tygodniu, rzadko ma to znaczenie. Przy dokumencie, który ktoś musi otworzyć za 20 lat, albo przy broszurze idącej do druku, może mieć.

PDF/A: stworzony do archiwizacji

PDF/A to norma ISO 19005. Jej główna zasada brzmi: plik jest samowystarczalny, a jego wygląd da się odtworzyć bez niczego spoza pliku. W praktyce oznacza to, że:

Każda użyta czcionka jest osadzona w pliku.
Kolor jest zdefiniowany w sposób niezależny od urządzenia, zwykle za pomocą osadzonego profilu kolorów.
Nie ma szyfrowania ani haseł.
Nie ma JavaScriptu, dźwięku, wideo ani treści zależnych od zewnętrznego pliku lub strony internetowej.
Metadane są zapisane w standardowej postaci (XMP) i właśnie tam plik deklaruje, że jest PDF/A.

Norma składa się z części, a każda opiera się na innej wersji PDF:

PDF/A-1 (2005), oparty na PDF 1.4. Najbardziej rygorystyczny: przezroczystość jest niedozwolona.
PDF/A-2 (2011), oparty na PDF 1.7. Dopuszcza przezroczystość, warstwy i obrazy JPEG 2000 oraz pozwala osadzać inne pliki PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Jak PDF/A-2, ale można dołączać pliki dowolnego typu. Formaty e-faktur, takie jak Factur-X i ZUGFeRD, wykorzystują to, by przenosić dane faktury czytelne dla maszyn wewnątrz czytelnego PDF.
PDF/A-4 (2020), oparty na PDF 2.0. Rezygnuje ze starych liter poziomów zgodności i ma warianty, takie jak PDF/A-4f dla plików z załącznikami.

W częściach 1–3 litera po numerze mówi, jak rygorystyczny jest plik. Poziom B (basic, podstawowy) gwarantuje prawidłowy wygląd stron. Poziom U dodaje niezawodny tekst Unicode, więc da się go wyszukiwać i kopiować; istnieje w PDF/A-2 i PDF/A-3. Poziom A (accessible, dostępny) wymaga też struktury znaczników, takiej jak nagłówki i kolejność czytania, dla czytników ekranu. PDF/A-2b oznacza więc część 2, poziom B.

PDF/X: stworzony do druku

PDF/X to rodzina norm ISO 15930, stworzona po to, by plik drukował się tak samo na każdej zgodnej maszynie drukarskiej. Każda wersja wymaga osadzonych czcionek, braku szyfrowania, zdefiniowanej ramki przycięcia (trim box) lub ramki grafiki (art box) dla rozmiaru gotowej strony oraz intencji wyjściowej (output intent), która wskazuje warunki druku, do jakich przygotowano kolory.

PDF/X-1a: tylko CMYK i kolory dodatkowe, bez przezroczystości. Stary, bezpieczny standard, który wiele drukarni nadal przyjmuje.
PDF/X-3: dopuszcza też zarządzane kolory RGB i Lab.
PDF/X-4: dopuszcza żywą przezroczystość i warstwy. Częsty współczesny wybór w aplikacjach graficznych.
PDF/X-6: wersja oparta na PDF 2.0.

Spad to osobna kwestia. Jeśli projekt sięga krawędzi strony, drukarnia potrzebuje dodatkowego obrazu poza linią cięcia i powie Ci, ile. Plik PDF/X może to zapisać w ramce spadu (bleed box), ale norma nie dodaje spadu za Ciebie.

Porównanie

Cel: zwykły PDF służy do udostępniania i czytania, PDF/A do przechowywania, PDF/X do druku.
Czcionki: w zwykłym PDF opcjonalne, w PDF/A i PDF/X muszą być osadzone.
Hasła: dozwolone w zwykłym PDF, niedozwolone w PDF/A i PDF/X.
Kolor: w zwykłym PDF dowolny, PDF/A wymaga koloru niezależnego od urządzenia, PDF/X jest przygotowany pod określone warunki druku.
Formularze i skrypty: w zwykłym PDF bez problemu, PDF/A zakazuje skryptów i ogranicza funkcje interaktywne.
Kto o niego prosi: o zwykły PDF nikt; o PDF/A archiwa, urzędy prowadzące rejestry i niektóre systemy e-składania dokumentów lub e-faktur; o PDF/X drukarnie.

Jak sprawdzić, który masz

Otwórz plik w Adobe Acrobat lub Acrobat Reader. Plik deklarujący PDF/A zwykle otwiera się z paskiem powiadomienia o normie, a panel Standardy pokazuje część i poziom.
W innych czytnikach zajrzyj do właściwości dokumentu. Niektóre pokazują deklarację PDF/A lub PDF/X, wiele nie.
Aby mieć pewność, sprawdź plik walidatorem. veraPDF to darmowy walidator PDF/A o otwartym kodzie. PDF/X sprawdzą narzędzia preflight w profesjonalnym oprogramowaniu do druku albo Twoja drukarnia.

Oznaczenie PDF/A lub PDF/X to tylko deklaracja zapisana w pliku. Może ją zapisać dowolna aplikacja, a późniejsza edycja pliku może po cichu sprawić, że przestanie być prawdziwa. Jeśli urząd lub drukarnia odrzuci niezgodny plik, sprawdź go walidatorem, zamiast ufać oznaczeniu.

Jak utworzyć plik PDF/A lub PDF/X

Jeśli możesz, twórz go z dokumentu źródłowego, a nie z istniejącego PDF. Konwersja gotowego PDF często nie udaje się przez brakujące czcionki lub nietypowe kolory, a naprawienie tego wymaga profesjonalnych narzędzi.

Microsoft Word: przy zapisywaniu jako PDF otwórz opcje i zaznacz ustawienie PDF/A.
LibreOffice: użyj Eksportuj jako PDF i w oknie eksportu wybierz opcję PDF/A.
Aplikacje graficzne, takie jak Adobe InDesign i Affinity Publisher: przy eksporcie wybierz ustawienie wstępne PDF/X i zapytaj drukarnię, którego oczekuje.
Skanery i aplikacje do skanowania: wiele z nich oferuje PDF/A jako format wyjściowy, co przydaje się przy archiwizacji papierowych dokumentów.

Co się dzieje, gdy edytujesz taki plik w Kopitiam

Kopitiam nie tworzy plików PDF/A ani PDF/X, nie konwertuje do nich ani ich nie sprawdza. Możesz otworzyć takie pliki, bo to PDF-y, ale to, co pobierzesz, traktuj jak zwykły PDF.

Edytuj PDF, Połącz, Podziel, Wyodrębnij strony, Uporządkuj i Anonimizuj budują nowy plik z Twoich stron. Nowy plik nie zawiera metadanych XMP oryginału, w których mieszka deklaracja PDF/A, więc w ogóle przestaje deklarować PDF/A.
Obróć, Znak wodny i Numeruj strony zapisują zmiany w tym samym pliku. Deklaracja PDF/A zostaje, ale informacje o dokumencie są aktualizowane (producent i data modyfikacji) bez aktualizacji odpowiadających im danych XMP, a ta niezgodność może złamać zgodność z normą.
Gdy dodajesz tekst w alfabecie łacińskim edytorem, znakiem wodnym lub numerami stron, Kopitiam używa standardowej wbudowanej czcionki PDF, która nie jest osadzona w pliku. PDF/A i PDF/X wymagają osadzonych czcionek.

Jeśli więc musisz oddać PDF/A lub PDF/X, najpierw zrób edycje w Kopitiam, a potem przekonwertuj wynik narzędziem, które tworzy i sprawdza zgodność z normą. Albo wprowadź zmiany w dokumencie źródłowym i wyeksportuj go ponownie.

Którego użyć?

Wysyłanie mailem podpisanej umowy najmu, paska wypłaty albo przesyłanie CV: zwykły PDF.
Skanowanie starych dokumentów gruntowych lub dokumentacji firmy do przechowania: PDF/A, jeśli Twój skaner lub archiwum go obsługuje.
Portal, który wymaga PDF/A: zapytaj, jaką część i poziom przyjmuje, a przed przesłaniem sprawdź plik walidatorem.
Baner, ulotka lub opakowanie dla drukarni: PDF/X, w wersji wskazanej przez drukarnię.

Narzędzia PDF w Kopitiam, które zmieniają pliki (edycja, łączenie, dzielenie, porządkowanie, kompresja, anonimizacja i pozostałe), działają w przeglądarce, więc podczas pracy Twój plik nie jest przesyłany na serwer.