Poți converti un document Word în PDF fără Microsoft Word dacă deschizi unealta Convertire în PDF din Kopitiam, tragi fișierul .docx și dai clic pe Convertește și descarcă. Conversia rulează în browser, deci documentul nu este încărcat niciodată, iar după câteva secunde primești un PDF A4 curat cu textul lui.

Un singur lucru e bine să știi înainte să începi. Este o conversie fidelă textului, nu o copie a felului în care arată pagina în Word. Cuvintele, paragrafele, titlurile și textul bold sau italic se păstrează. Aspectul original, tabelele, coloanele și imaginile nu. Pentru o scrisoare, un eseu, notițe de ședință sau un CV care e mai ales text, de multe ori asta e tot ce-ți trebuie. Pentru o broșură cu design nu e, iar articolul acesta îți explică variantele mai bune.

Cum convertești un .docx în PDF, pas cu pas

  1. Deschide Convertire în PDF și trage fișierul .docx pe pagină sau dă clic ca să-l alegi.
  2. Verifică numele fișierului afișat în panou. Folosește Alege alte fișiere dacă l-ai ales pe cel greșit.
  3. Dă clic pe Convertește și descarcă.
  4. PDF-ul se descarcă cu același nume ca documentul, deci „Offer letter.docx” devine „Offer letter.pdf”.
  5. Citește nota de sub buton. Îți amintește ce a fost simplificat și enumeră caracterele care nu au putut fi desenate.

Convertește câte un fișier Word pe rând. Dacă tragi două fișiere .docx sau un .docx împreună cu poze, Kopitiam îți cere să alegi un singur tip și să-l convertești pe celălalt după aceea. Fișierele pe care nu le poate converti, cum ar fi un tabel de calcul, sunt sărite și numite într-un mesaj.

Ce se păstrează și ce nu

Un fișier .docx e un pachet de bucăți. Kopitiam citește textul principal și îl reface pe pagini A4 noi, cu margini de 2,5 cm (un inch) și cu trecerea automată a cuvintelor pe rândul următor. Iată ce se păstrează:

  • Fiecare paragraf al textului principal, în ordine, cu taburi și treceri la rând nou.
  • Titlurile, în trei mărimi. Title și Heading 1 ies cele mai mari, Heading 2 urmează, iar Heading 3 și cele mai mici au a treia mărime. Textul obișnuit are 11 puncte.
  • Bold și italic.
  • Textul linkurilor, deși în PDF nu se poate da clic pe ele.
  • Textul din tabele, fiecare celulă devenind un paragraf separat.

Iar acestea nu se păstrează:

  • Imaginile, graficele și formele. Sunt lăsate deoparte complet.
  • Grilele tabelelor și coloanele. Textul din celule rămâne, dar nu și bordurile sau așezarea una lângă alta.
  • Fonturile, culorile textului, evidențierile, sublinierile și alinierea. Totul e scris cu un singur font simplu, aproape negru, aliniat la stânga.
  • Antetele, subsolurile, numerele de pagină, notele de subsol și comentariile, care stau în afara textului principal.
  • Buletele și numerotarea listelor. Textul fiecărui element rămâne, dar buletul sau numărul nu este adăugat.
  • Mărimea paginii și sfârșiturile de pagină. Fiecare PDF este A4, iar un sfârșit de pagină devine o trecere obișnuită la rând nou, deci numărul de pagini poate fi diferit față de Word.
Bold și italic se aplică pe tot paragraful. Dacă un cuvânt dintr-o propoziție e bold, tot paragraful iese bold. Dacă documentul tău se bazează pe cuvinte bold în interiorul propozițiilor, citește PDF-ul înainte să-l trimiți.

Fonturi și text în alte alfabete decât cel latin

Textul în engleză, malaeză și alte limbi cu alfabet latin este scris cu un font PDF standard, care nu are nevoie de descărcare. Sunt tratate și alte sisteme de scriere, lucru pe care multe convertoare rapide îl fac greșit.

  • Chineza, japoneza, coreeana, greaca și rusa ies ca text real, selectabil. Kopitiam descarcă de pe propriul site un font Noto potrivit doar când documentul tău are nevoie de el și include doar caracterele pe care le-ai folosit.
  • Araba, ebraica, hindi, thailandeza și scrierile asemănătoare sunt formate de browser și puse ca imagini ale textului. Arată corect, dar nu pot fi selectate sau căutate în PDF.
  • Paragrafele care încep în arabă sau ebraică sunt aliniate la dreapta.
  • Caracterele pe care niciun font disponibil nu le poate desena, de multe ori un emoji, apar ca un simbol de înlocuire. Nota de după conversie le enumeră, ca să le poți elimina sau înlocui în Word și să convertești din nou.

Unealta merge în continuare dacă îți cade conexiunea după ce pagina s-a încărcat, cu o excepție. Dacă documentul tău are nevoie de unul dintre aceste fonturi suplimentare și acesta nu poate fi descărcat, vezi un mesaj care îți cere să verifici conexiunea și să încerci din nou. Se descarcă doar fontul. Documentul tău nu este trimis nicăieri.

Imagini: convertește mai bine pozele direct în PDF

Pentru că imaginile dintr-un fișier Word sunt lăsate deoparte, un document care e mai ales poze, cum ar fi un pașaport scanat lipit în Word, va ieși aproape gol. Kopitiam te oprește dacă nu există deloc text și îți spune că documentul nu avea text care să poată fi convertit.

Dacă de fapt ai poze, convertește-le direct. Aceeași pagină Convertire în PDF acceptă imagini JPG și PNG: trage una sau mai multe, alege o mărime de pagină (Cât imaginea, Pagină A4 sau Pagină Letter), iar fiecare imagine devine o pagină a unui singur PDF. Pozele în alte formate trebuie salvate mai întâi ca JPG sau PNG.

Când ceva nu merge

  • „Fișierul Word nu a putut fi citit”: fișierul poate fi deteriorat sau poate nu e de fapt un .docx. Deschide-l în programul care l-a creat și salvează o copie nouă.
  • Ai un fișier .doc vechi: se acceptă doar .docx. Deschide-l în Word, LibreOffice sau Google Docs și salvează-l ori descarcă-l ca .docx, apoi convertește-l pe acela.
  • Fișierul e din Google Docs sau Pages: descarcă-l sau exportă-l mai întâi ca document Word (.docx).
  • „Fișierul Word este gol”: fișierul nu are conținut, de multe ori din cauza unei descărcări neterminate. Descarcă din nou fișierul.
  • Un tabel s-a transformat într-un șir lung de rânduri scurte: fiecare celulă a devenit un paragraf separat, citit rând cu rând. Dacă tabelul contează, folosește una dintre variantele de mai jos.

Când să nu folosești Kopitiam pentru asta

Dacă PDF-ul trebuie să arate exact ca documentul Word, ai nevoie de un convertor care înțelege tot aspectul paginii. Câteva metode gratuite fac asta:

  • Dacă ai Word, folosește Fișier, apoi Salvare ca, și alege PDF.
  • LibreOffice Writer este un program desktop gratuit care deschide fișiere .docx și are Export ca PDF. Rulează pe calculatorul tău, deci fișierul rămâne privat.
  • Google Docs poate deschide un .docx și îl poate descărca ca PDF, dar pentru asta fișierul este încărcat în contul tău Google.

Folosește una dintre ele pentru broșuri, fluturași, facturi cu logo, CV-uri cu design pe două coloane, rapoarte pline de tabele sau grafice și orice are antet cu siglă. Folosește Kopitiam când cuvintele contează mai mult decât designul, când ești pe un calculator împrumutat sau restricționat, fără Word, sau când documentul e prea privat ca să-l încarci undeva. O scrisoare de intenție, ciorna unei declarații pe proprie răspundere, o scrisoare de recomandare sau un set lung de notițe se potrivesc toate bine.

După ce ai PDF-ul, îl poți deschide în editorul PDF gratuit ca să adaugi o semnătură, o dată sau, ca imagine, un logo care lipsește, înainte să-l trimiți.