Можете да конвертирате Word документ в PDF без Microsoft Word, като отворите инструмента „Конвертиране в PDF“ на Kopitiam, пуснете своя .docx файл и щракнете „Конвертирай и изтегли PDF“. Конвертирането става в браузъра ви, така че документът никога не се качва, а няколко секунди по-късно получавате изчистен PDF с размер A4 с текста му.

Има едно нещо, което трябва да знаете, преди да започнете. Това е конвертиране, вярно на текста, а не копие на това как изглежда страницата в Word. Вашите думи, абзаци, заглавия и удебелен или курсивен текст се пренасят. Оригиналното оформление, таблиците, колоните и изображенията не се пренасят. За писмо, есе, бележки от среща или автобиография, които са предимно текст, често това е всичко, което ви трябва. За брошура с дизайн не е, и тази статия обяснява по-добрите варианти.

Конвертиране на .docx в PDF стъпка по стъпка

  1. Отворете „Конвертиране в PDF“ и пуснете своя .docx файл върху страницата или щракнете, за да го изберете.
  2. Проверете името на файла, показано в панела. Използвайте „Изберете други файлове“, ако сте избрали грешния.
  3. Щракнете „Конвертирай и изтегли PDF“.
  4. PDF файлът се изтегля със същото име като документа ви, така че „Offer letter.docx“ става „Offer letter.pdf“.
  5. Прочетете бележката под бутона. Тя ви напомня какво е опростено и изброява всички знаци, които не са могли да бъдат изобразени.

Конвертирайте по един Word файл наведнъж. Ако пуснете два .docx файла или .docx заедно със снимки, Kopitiam ви моли да изберете единия вид и да конвертирате другия след това. Файловете, които не може да конвертира, например електронна таблица, се пропускат и се посочват в съобщение.

Какво се запазва и какво не

Файлът .docx е пакет от части. Kopitiam чете основния текст и го изгражда наново на нови страници A4 с полета от 2,5 cm (един инч) и пренасяне на думите. Ето какво се пренася:

  • Всеки абзац от основния текст, по ред, с табулациите и новите редове.
  • Заглавията, в три размера. „Заглавие“ и „Заглавие 1“ излизат най-големи, „Заглавие 2“ след тях, а „Заглавие 3“ и по-ниските споделят третия размер. Основният текст е 11 пункта.
  • Удебеляването и курсивът.
  • Текстът на връзките, макар че в PDF файла не може да се щраква върху тях.
  • Текстът в таблиците, като всяка клетка става отделен абзац.

А това не се пренася:

  • Изображения, диаграми и фигури. Те изцяло се пропускат.
  • Мрежите на таблиците и колоните. Текстът от клетките остава, но не и рамките или разположението едно до друго.
  • Вашите шрифтове, цветове на текста, маркиране, подчертаване и подравняване. Всичко се набира с един обикновен шрифт в почти черно, подравнено вляво.
  • Горни и долни колонтитули, номера на страници, бележки под линия и коментари, които са извън основния текст.
  • Символите и номерацията на списъците. Текстът на всеки елемент остава, но символът или номерът не се добавя.
  • Размерът на страницата и прекъсванията на страници. Всеки PDF е A4, а прекъсването на страница става обикновен нов ред, затова броят на страниците може да се различава от този в Word.
Удебеляването и курсивът се прилагат за целия абзац. Ако една дума в изречение е удебелена, целият абзац излиза удебелен. Ако документът ви разчита на удебелени думи в изреченията, прочетете PDF файла, преди да го изпратите.

Шрифтове и текст, който не е на латиница

Текстът на английски, малайски и други езици с латиница се набира със стандартен PDF шрифт, който не изисква изтегляне. Справя се и с други писмености, нещо, което много бързи конвертори правят грешно.

  • Китайски, японски, корейски, гръцки и руски излизат като истински текст, който може да се селектира. Kopitiam изтегля подходящ шрифт Noto от собствения си сайт само когато документът ви има нужда от него и вгражда само знаците, които сте използвали.
  • Арабски, иврит, хинди, тайландски и подобни писмености се оформят от браузъра ви и се поставят като изображения на текста. Изглеждат правилно, но не могат да се селектират или търсят в PDF файла.
  • Абзаците, които започват на арабски или иврит, се подравняват вдясно.
  • Знаците, които никой наличен шрифт не може да изобрази, често емоджи, се показват като заместващ символ. Бележката след конвертирането ги изброява, за да можете да ги махнете или замените в Word и да конвертирате отново.

Инструментът продължава да работи, ако връзката ви прекъсне след зареждането на страницата, с едно изключение. Ако документът ви има нужда от някой от тези допълнителни шрифтове и той не може да се изтегли, виждате съобщение, което ви моли да проверите връзката си и да опитате отново. Изтегля се само шрифтът. Документът ви не се изпраща никъде.

Изображения: конвертирайте снимките в PDF направо

Тъй като изображенията във Word файл се пропускат, документ, който е предимно снимки, например сканиран паспорт, поставен в Word, ще излезе почти празен. Kopitiam ви спира, ако изобщо няма текст, и казва, че в документа няма четим текст за конвертиране.

Ако всъщност имате картинки, конвертирайте директно тях. Същата страница „Конвертиране в PDF“ приема JPG и PNG изображения: пуснете едно или няколко, изберете размер на страницата („По изображението“, „A4“ или „Letter“) и всяко изображение става една страница в общ PDF. Снимките в други формати първо трябва да се запишат като JPG или PNG.

Когато нещо се обърка

  • „Този Word файл не можа да бъде прочетен“: файлът може да е повреден или всъщност да не е .docx. Отворете го в програмата, в която е създаден, и запишете ново копие.
  • Имате стар .doc файл: приема се само .docx. Отворете го в Word, LibreOffice или Google Docs и го запишете или изтеглете като .docx, после конвертирайте него.
  • Файлът ви е от Google Docs или Pages: първо го изтеглете или експортирайте като Word документ (.docx).
  • „Този Word файл е празен“: файлът няма съдържание, често заради изтегляне, което не е завършило. Вземете файла отново.
  • Таблица се е превърнала в дълга поредица от кратки редове: всяка клетка е станала отделен абзац, прочетен ред по ред. Ако таблицата е важна, използвайте някой от вариантите по-долу.

Кога да не използвате Kopitiam за това

Ако PDF файлът трябва да изглежда точно като Word документа, ви трябва конвертор, който разбира цялото оформление. Няколко безплатни начина правят това:

  • Ако имате Word, използвайте „Файл“, после „Запиши като“ и изберете PDF.
  • LibreOffice Writer е безплатна програма за компютър, която отваря .docx файлове и има „Експортиране като PDF“. Работи на вашия собствен компютър, така че файлът остава поверителен.
  • Google Docs може да отвори .docx и да го изтегли като PDF, но за целта файлът се качва във вашия профил в Google.

Използвайте някой от тях за брошури, листовки, фактури с лого, автобиографии с дизайн в две колони, доклади, пълни с таблици или диаграми, и всичко с бланка в горния колонтитул. Използвайте Kopitiam, когато думите са по-важни от дизайна, когато сте на чужд или заключен компютър без Word или когато документът е твърде личен, за да го качвате където и да е. Придружително писмо, чернова на декларация, препоръка или дълъг набор от бележки са все подходящи случаи.

След като имате PDF файла, можете да го отворите в безплатния PDF редактор, за да добавите подпис, дата или липсващо лого като изображение, преди да го изпратите.