Vous pouvez convertir un document Word en PDF sans Microsoft Word en ouvrant l’outil Convertir en PDF de Kopitiam, en déposant votre fichier .docx et en cliquant sur Convertir en PDF. La conversion se fait dans votre navigateur, le document n’est donc jamais envoyé, et vous obtenez quelques secondes plus tard un PDF A4 net de son texte.

Une chose à savoir avant de commencer. Il s’agit d’une conversion fidèle au texte, pas d’une copie de l’apparence de la page dans Word. Vos mots, vos paragraphes, vos titres et le gras ou l’italique sont repris. La mise en page d’origine, les tableaux, les colonnes et les images ne le sont pas. Pour une lettre, une dissertation, un compte rendu de réunion ou un CV composé surtout de texte, c’est souvent tout ce qu’il faut. Pour une brochure mise en page, non, et cet article présente de meilleures options.

Convertir un .docx en PDF étape par étape

  1. Ouvrez Convertir en PDF et déposez votre fichier .docx sur la page, ou cliquez pour le choisir.
  2. Vérifiez le nom du fichier affiché dans le panneau. Utilisez Choisir d’autres fichiers si vous vous êtes trompé.
  3. Cliquez sur Convertir en PDF.
  4. Le PDF se télécharge sous le même nom que votre document : « Offer letter.docx » devient « Offer letter.pdf ».
  5. Lisez la note sous le bouton. Elle rappelle ce qui a été simplifié et liste les caractères qui n’ont pas pu être dessinés.

Convertissez un fichier Word à la fois. Si vous déposez deux fichiers .docx, ou un .docx avec des photos, Kopitiam vous demande de choisir un seul type et de convertir l’autre ensuite. Les fichiers qu’il ne peut pas convertir, comme un tableur, sont ignorés et nommés dans un message.

Ce qui est conservé, et ce qui ne l’est pas

Un fichier .docx est un assemblage de plusieurs éléments. Kopitiam lit le texte du corps principal et le reconstruit sur de nouvelles pages A4 avec des marges de 2,5 cm (un pouce) et un retour à la ligne automatique. Voici ce qui est repris :

  • Chaque paragraphe du texte principal, dans l’ordre, avec les tabulations et les sauts de ligne.
  • Les titres, en trois tailles. Titre et Titre 1 sortent en plus grand, Titre 2 ensuite, et Titre 3 et les niveaux inférieurs partagent la troisième taille. Le texte courant est en corps 11.
  • Le gras et l’italique.
  • Le texte des liens, même s’ils ne sont pas cliquables dans le PDF.
  • Le texte des tableaux, chaque cellule devenant un paragraphe à part.

Et voici ce qui ne l’est pas :

  • Les images, les graphiques et les formes. Ils sont entièrement laissés de côté.
  • Les grilles de tableaux et les colonnes. Le texte des cellules est conservé, mais pas les bordures ni la disposition côte à côte.
  • Vos polices, couleurs de texte, surlignages, soulignements et alignements. Tout est composé dans une seule police simple, en quasi-noir, aligné à gauche.
  • Les en-têtes, pieds de page, numéros de page, notes de bas de page et commentaires, qui se trouvent hors du corps principal.
  • Les puces et la numérotation des listes. Le texte de chaque élément est conservé, mais la puce ou le numéro n’est pas ajouté.
  • Le format et les sauts de page. Chaque PDF est en A4, et un saut de page devient un simple saut de ligne : le nombre de pages peut donc différer de Word.
Le gras et l’italique s’appliquent par paragraphe. Si un seul mot d’une phrase est en gras, tout le paragraphe sort en gras. Si votre document s’appuie sur des mots en gras au milieu des phrases, relisez le PDF avant de l’envoyer.

Polices et écritures non latines

Le texte en anglais, en malais et dans les autres langues à alphabet latin est composé dans une police PDF standard qui ne nécessite aucun téléchargement. Les autres écritures sont aussi prises en charge, ce que beaucoup de convertisseurs rapides ratent.

  • Le chinois, le japonais, le coréen, le grec et le russe sortent en vrai texte sélectionnable. Kopitiam télécharge depuis son propre site une police Noto adaptée uniquement si votre document en a besoin, et n’intègre que les caractères utilisés.
  • L’arabe, l’hébreu, le hindi, le thaï et les écritures similaires sont mis en forme par votre navigateur et placés sous forme d’images du texte. Ils s’affichent correctement, mais ne peuvent être ni sélectionnés ni recherchés dans le PDF.
  • Les paragraphes qui commencent en arabe ou en hébreu sont alignés à droite.
  • Les caractères qu’aucune police disponible ne peut dessiner, souvent un emoji, s’affichent sous forme de symbole de remplacement. La note qui suit la conversion les liste, pour que vous puissiez les supprimer ou les remplacer dans Word et convertir de nouveau.

L’outil continue de fonctionner si votre connexion coupe une fois la page chargée, à une exception près. Si votre document a besoin de l’une de ces polices supplémentaires et qu’elle ne peut pas être téléchargée, un message vous demande de vérifier votre connexion et de réessayer. Seule la police est téléchargée. Votre document n’est envoyé nulle part.

Images : convertir plutôt les photos en PDF

Comme les images d’un fichier Word sont laissées de côté, un document composé surtout de photos, comme un passeport scanné collé dans Word, sortira presque vide. Kopitiam vous arrête s’il n’y a aucun texte et indique que le document ne contenait aucun texte lisible à convertir.

Si ce que vous avez vraiment, ce sont des images, convertissez-les directement. La même page Convertir en PDF accepte les images JPG et PNG : déposez-en une ou plusieurs, choisissez un format de page (Taille de l’image, Page A4 ou Page Letter), et chaque image devient une page d’un seul PDF. Les photos dans d’autres formats doivent d’abord être enregistrées en JPG ou en PNG.

En cas de problème

  • « Impossible de lire ce fichier Word » : le fichier est peut-être endommagé ou ce n’est pas vraiment un .docx. Ouvrez-le dans le logiciel qui l’a créé et enregistrez-en une nouvelle copie.
  • Vous avez un ancien fichier .doc : seul le .docx est accepté. Ouvrez-le dans Word, LibreOffice ou Google Docs et enregistrez-le ou téléchargez-le en .docx, puis convertissez celui-ci.
  • Votre fichier vient de Google Docs ou de Pages : téléchargez-le ou exportez-le d’abord en document Word (.docx).
  • « Ce fichier Word est vide » : le fichier n’a aucun contenu, souvent à cause d’un téléchargement interrompu. Récupérez de nouveau le fichier.
  • Un tableau s’est transformé en une longue suite de lignes courtes : chaque cellule est devenue un paragraphe, lu ligne par ligne. Si le tableau compte, utilisez l’une des options ci-dessous.

Quand ne pas utiliser Kopitiam pour cela

Si le PDF doit ressembler exactement au document Word, il vous faut un convertisseur qui comprend toute la mise en page. Quelques solutions gratuites le font :

  • Si vous avez Word, utilisez Fichier, puis Enregistrer sous, et choisissez PDF.
  • LibreOffice Writer est un logiciel de bureau gratuit qui ouvre les fichiers .docx et propose Exporter au format PDF. Il fonctionne sur votre propre ordinateur, le fichier reste donc privé.
  • Google Docs peut ouvrir un .docx et le télécharger en PDF, mais pour cela le fichier est envoyé sur votre compte Google.

Utilisez l’une de ces solutions pour les brochures, les prospectus, les factures avec logo, les CV mis en page sur deux colonnes, les rapports pleins de tableaux ou de graphiques, et tout ce qui a un papier à en-tête. Utilisez Kopitiam quand les mots comptent plus que la présentation, quand vous êtes sur un ordinateur emprunté ou verrouillé sans Word, ou quand le document est trop privé pour être envoyé où que ce soit. Une lettre de motivation, un brouillon de déclaration sur l’honneur, une lettre de recommandation ou une longue série de notes s’y prêtent très bien.

Une fois le PDF obtenu, vous pouvez l’ouvrir dans l’éditeur PDF gratuit pour ajouter une signature, une date ou un logo manquant sous forme d’image avant de l’envoyer.