Je kunt een Word-document zonder Microsoft Word naar PDF omzetten door de tool Omzetten naar PDF van Kopitiam te openen, je .docx-bestand erin te slepen en op Omzetten en PDF downloaden te klikken. Het omzetten gebeurt in je browser, dus het document wordt nooit geüpload, en een paar seconden later heb je een nette A4-PDF van de tekst.

Eén ding moet je weten voordat je begint. Dit is een omzetting die trouw is aan de tekst, geen kopie van hoe de pagina er in Word uitziet. Je woorden, alinea’s, koppen en vet of cursief komen mee. De oorspronkelijke opmaak, tabellen, kolommen en afbeeldingen niet. Voor een brief, een essay, notulen of een cv die vooral uit tekst bestaat, is dat vaak alles wat je nodig hebt. Voor een vormgegeven brochure niet, en dit artikel legt de betere opties uit.

Een .docx naar PDF omzetten, stap voor stap

  1. Open Omzetten naar PDF en sleep je .docx-bestand naar de pagina, of klik om het te kiezen.
  2. Controleer de bestandsnaam in het paneel. Gebruik Andere bestanden kiezen als je het verkeerde hebt gekozen.
  3. Klik op Omzetten en PDF downloaden.
  4. De PDF wordt gedownload met dezelfde naam als je document, dus ‘Aanbiedingsbrief.docx’ wordt ‘Aanbiedingsbrief.pdf’.
  5. Lees de melding onder de knop. Die herinnert je eraan wat is vereenvoudigd, en noemt de tekens die niet konden worden getekend.

Zet één Word-bestand tegelijk om. Sleep je twee .docx-bestanden erin, of een .docx samen met foto’s, dan vraagt Kopitiam je om één soort te kiezen en de andere daarna om te zetten. Bestanden die het niet kan omzetten, zoals een spreadsheet, worden overgeslagen en in een melding genoemd.

Wat behouden blijft en wat niet

Een .docx-bestand is een bundel onderdelen. Kopitiam leest de hoofdtekst en bouwt die opnieuw op op nieuwe A4-pagina’s, met marges van 2,5 cm (één inch) en automatische regelafbreking. Dit komt mee:

  • Elke alinea van de hoofdtekst, op volgorde, met tabs en regeleinden.
  • Koppen, in drie groottes. Titel en Kop 1 worden het grootst, Kop 2 daarna, en Kop 3 en lager delen de derde grootte. Lopende tekst is 11 punt.
  • Vet en cursief.
  • De tekst van links, al zijn ze in de PDF niet aanklikbaar.
  • Tekst in tabellen, waarbij elke cel een eigen alinea wordt.

En dit niet:

  • Afbeeldingen, grafieken en vormen. Die worden helemaal weggelaten.
  • Tabelrasters en kolommen. De tekst in de cellen blijft, maar niet de randen of de opmaak naast elkaar.
  • Je lettertypen, tekstkleuren, markeringen, onderstreping en uitlijning. Alles komt in één eenvoudig lettertype in bijna-zwart, links uitgelijnd.
  • Kopteksten, voetteksten, paginanummers, voetnoten en opmerkingen, die buiten de hoofdtekst staan.
  • Opsommingstekens en lijstnummering. De tekst van elk punt blijft, maar het opsommingsteken of nummer wordt niet toegevoegd.
  • Paginaformaat en pagina-einden. Elke PDF is A4, en een pagina-einde wordt een gewoon regeleinde, dus het aantal pagina’s kan afwijken van Word.
Vet en cursief worden per alinea toegepast. Is één woord in een zin vet, dan komt de hele alinea vet uit. Leunt je document op vetgedrukte woorden midden in zinnen, lees de PDF dan door voordat je hem verstuurt.

Lettertypen en tekst in niet-Latijnse schriften

Engelse, Maleise en andere tekst in het Latijnse schrift wordt gezet in een standaard PDF-lettertype dat niet hoeft te worden gedownload. Andere schriften worden ook verwerkt, iets wat veel snelle omzetters fout doen.

  • Chinees, Japans, Koreaans, Grieks en Russisch komen eruit als echte, selecteerbare tekst. Kopitiam downloadt een passend Noto-lettertype van zijn eigen site, alleen als je document het nodig heeft, en sluit alleen de tekens in die je hebt gebruikt.
  • Arabisch, Hebreeuws, Hindi, Thai en vergelijkbare schriften worden door je browser vormgegeven en als afbeeldingen van de tekst geplaatst. Ze zien er goed uit, maar je kunt ze in de PDF niet selecteren of doorzoeken.
  • Alinea’s die in het Arabisch of Hebreeuws beginnen, worden rechts uitgelijnd.
  • Tekens die geen enkel beschikbaar lettertype kan tekenen, vaak een emoji, verschijnen als vervangingssymbool. De melding na het omzetten noemt ze, zodat je ze in Word kunt verwijderen of vervangen en opnieuw kunt omzetten.

De tool blijft werken als je verbinding wegvalt nadat de pagina is geladen, met één uitzondering. Heeft je document een van die extra lettertypen nodig en kan dat niet worden gedownload, dan zie je een melding die je vraagt je verbinding te controleren en het opnieuw te proberen. Alleen het lettertype wordt gedownload. Je document wordt nergens heen gestuurd.

Afbeeldingen: zet foto’s in plaats daarvan direct om naar PDF

Omdat afbeeldingen in een Word-bestand worden weggelaten, komt een document dat vooral uit foto’s bestaat, zoals een gescand paspoort dat in Word is geplakt, er bijna leeg uit. Kopitiam houdt je tegen als er helemaal geen tekst is en meldt dat het document geen leesbare tekst bevatte om om te zetten.

Heb je eigenlijk afbeeldingen, zet die dan direct om. Dezelfde pagina Omzetten naar PDF neemt JPG- en PNG-afbeeldingen aan: sleep er een of meer naartoe, kies een paginaformaat (Passend bij beeld, A4-pagina of Letter-pagina), en elke afbeelding wordt één pagina van één PDF. Foto’s in andere formaten moet je eerst als JPG of PNG opslaan.

Als het misgaat

  • ‘Dit Word-bestand kon niet worden gelezen’: het bestand is misschien beschadigd of eigenlijk geen .docx. Open het in het programma waarmee het is gemaakt en sla een nieuwe kopie op.
  • Je hebt een oud .doc-bestand: alleen .docx wordt geaccepteerd. Open het in Word, LibreOffice of Google Docs, sla het op of download het als .docx, en zet dat om.
  • Je bestand komt uit Google Docs of Pages: download of exporteer het eerst als Word-document (.docx).
  • ‘Dit Word-bestand is leeg’: het bestand heeft geen inhoud, vaak door een download die niet is afgemaakt. Haal het bestand opnieuw op.
  • Een tabel is een lange reeks korte regels geworden: elke cel werd een eigen alinea, rij voor rij gelezen. Is de tabel belangrijk, gebruik dan een van de opties hieronder.

Wanneer je hiervoor geen Kopitiam gebruikt

Moet de PDF er precies zo uitzien als het Word-document, dan heb je een omzetter nodig die de volledige opmaak begrijpt. Een paar gratis manieren doen dat:

  • Heb je wel Word, gebruik dan Bestand, dan Opslaan als, en kies PDF.
  • LibreOffice Writer is gratis software voor je computer die .docx-bestanden opent en Exporteren als PDF heeft. Het draait op je eigen computer, dus het bestand blijft privé.
  • Google Docs kan een .docx openen en als PDF downloaden, maar daarvoor wordt het bestand naar je Google-account geüpload.

Gebruik een van die voor brochures, flyers, facturen met een logo, cv’s met een ontwerp in twee kolommen, rapporten vol tabellen of grafieken, en alles met briefpapier in de koptekst. Gebruik Kopitiam als de woorden belangrijker zijn dan het ontwerp, als je op een geleende of afgeschermde computer zonder Word zit, of als het document te privé is om ergens te uploaden. Een begeleidende brief, een concept van een beëdigde verklaring, een referentiebrief of een lange reeks aantekeningen passen er allemaal goed bij.

Heb je de PDF, dan kun je hem openen in de gratis PDF-editor om een handtekening, een datum of een ontbrekend logo als afbeelding toe te voegen voordat je hem verstuurt.