คุณแปลงเอกสาร Word เป็น PDF ได้โดยไม่ต้องมี Microsoft Word แค่เปิดเครื่องมือ แปลงเป็น PDF ของ Kopitiam วางไฟล์ .docx ลงไป แล้วคลิก แปลงและดาวน์โหลด PDF การแปลงทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ เอกสารจึงไม่เคยถูกอัปโหลด และไม่กี่วินาทีต่อมาคุณจะได้ PDF ขนาด A4 ที่สะอาดตาของข้อความในเอกสาร

มีเรื่องหนึ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่ม นี่คือการแปลงที่ตรงตามข้อความ ไม่ใช่การคัดลอกหน้าตาของหน้าใน Word คำ ย่อหน้า หัวข้อ และตัวหนาหรือตัวเอียงของคุณจะตามมาด้วย แต่เลย์เอาต์เดิม ตาราง คอลัมน์ และรูปภาพจะไม่ตามมา สำหรับจดหมาย เรียงความ บันทึกการประชุม หรือ CV ที่ส่วนใหญ่เป็นข้อความ แค่นี้มักพอแล้ว แต่สำหรับโบรชัวร์ที่ออกแบบมาไม่พอ และบทความนี้จะอธิบายทางเลือกที่ดีกว่า

แปลง .docx เป็น PDF ทีละขั้นตอน

  1. เปิด แปลงเป็น PDF แล้ววางไฟล์ .docx ลงบนหน้า หรือคลิกเพื่อเลือก
  2. ตรวจชื่อไฟล์ที่แสดงในแผง ใช้ เลือกไฟล์อื่น ถ้าคุณเลือกผิดไฟล์
  3. คลิก แปลงและดาวน์โหลด PDF
  4. PDF จะดาวน์โหลดด้วยชื่อเดียวกับเอกสารของคุณ “Offer letter.docx” จึงกลายเป็น “Offer letter.pdf”
  5. อ่านหมายเหตุใต้ปุ่ม มันจะเตือนว่าอะไรถูกทำให้เรียบง่ายขึ้น และแสดงรายการตัวอักษรที่วาดไม่ได้

แปลงไฟล์ Word ทีละไฟล์ ถ้าคุณวางไฟล์ .docx สองไฟล์ หรือวาง .docx พร้อมรูปภาพ Kopitiam จะขอให้คุณเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง แล้วค่อยแปลงอีกอย่างทีหลัง ไฟล์ที่แปลงไม่ได้ เช่น สเปรดชีต จะถูกข้ามและแจ้งชื่อไว้ในข้อความ

อะไรถูกเก็บไว้และอะไรไม่ถูกเก็บ

ไฟล์ .docx คือชุดของหลายส่วนรวมกัน Kopitiam อ่านข้อความเนื้อหาหลัก แล้วสร้างใหม่บนหน้า A4 ใหม่ที่มีระยะขอบ 2.5 ซม. (หนึ่งนิ้ว) และตัดคำขึ้นบรรทัดใหม่ นี่คือสิ่งที่ตามมาด้วย:

  • ทุกย่อหน้าของเนื้อหาหลัก ตามลำดับ พร้อมแท็บและการขึ้นบรรทัดใหม่
  • หัวข้อ ในสามขนาด Title และ Heading 1 ใหญ่ที่สุด Heading 2 รองลงมา และ Heading 3 กับระดับที่ต่ำกว่าใช้ขนาดที่สามร่วมกัน ข้อความเนื้อหาเป็น 11 พอยต์
  • ตัวหนาและตัวเอียง
  • ข้อความของลิงก์ แต่จะคลิกไม่ได้ใน PDF
  • ข้อความในตาราง โดยแต่ละช่องจะกลายเป็นย่อหน้าของตัวเอง

และสิ่งเหล่านี้ไม่ตามมา:

  • รูปภาพ แผนภูมิ และรูปทรง ถูกตัดออกทั้งหมด
  • เส้นตารางและคอลัมน์ ข้อความในช่องยังอยู่ แต่เส้นขอบและการจัดวางเคียงกันหายไป
  • ฟอนต์ สีข้อความ ไฮไลต์ ขีดเส้นใต้ และการจัดแนวของคุณ ทุกอย่างใช้ฟอนต์เรียบๆ แบบเดียว สีเกือบดำ จัดชิดซ้าย
  • หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เลขหน้า เชิงอรรถ และความคิดเห็น ซึ่งอยู่นอกเนื้อหาหลัก
  • สัญลักษณ์หัวข้อย่อยและลำดับเลขของรายการ ข้อความของแต่ละรายการยังอยู่ แต่จะไม่มีสัญลักษณ์หรือเลขเพิ่มเข้ามา
  • ขนาดหน้าและตัวแบ่งหน้า PDF ทุกไฟล์เป็น A4 และตัวแบ่งหน้าจะกลายเป็นการขึ้นบรรทัดใหม่ธรรมดา จำนวนหน้าจึงอาจต่างจาก Word
ตัวหนาและตัวเอียงถูกใช้ทีละย่อหน้า ถ้าคำหนึ่งในประโยคเป็นตัวหนา ทั้งย่อหน้าจะออกมาเป็นตัวหนา ถ้าเอกสารของคุณพึ่งพาคำตัวหนาในประโยค ให้อ่าน PDF ให้ทั่วก่อนส่ง

ฟอนต์และข้อความที่ไม่ใช่อักษรละติน

ข้อความภาษาอังกฤษ มลายู และภาษาอื่นที่ใช้อักษรละตินจะใช้ฟอนต์ PDF มาตรฐานที่ไม่ต้องดาวน์โหลด อักษรอื่นๆ ก็รองรับด้วย ซึ่งตัวแปลงแบบเร็วๆ หลายตัวทำผิด

  • ภาษาจีน ญี่ปุ่น เกาหลี กรีก และรัสเซียออกมาเป็นข้อความจริงที่เลือกได้ Kopitiam ดาวน์โหลดฟอนต์ Noto ที่ตรงกันจากเว็บไซต์ของตัวเองเฉพาะเมื่อเอกสารของคุณต้องใช้ และฝังเฉพาะตัวอักษรที่คุณใช้
  • ภาษาอาหรับ ฮีบรู ฮินดี ไทย และอักษรที่คล้ายกันจะถูกจัดรูปตัวอักษรโดยเบราว์เซอร์ของคุณ แล้ววางเป็นรูปภาพของข้อความ ดูถูกต้อง แต่เลือกหรือค้นหาใน PDF ไม่ได้
  • ย่อหน้าที่ขึ้นต้นด้วยภาษาอาหรับหรือฮีบรูจะจัดชิดขวา
  • ตัวอักษรที่ไม่มีฟอนต์ใดวาดได้ ซึ่งมักเป็นอีโมจิ จะแสดงเป็นสัญลักษณ์แทนที่ หมายเหตุหลังแปลงจะแสดงรายการตัวอักษรเหล่านี้ คุณจึงลบหรือแทนที่ใน Word แล้วแปลงใหม่ได้

เครื่องมือนี้ยังทำงานต่อได้ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุดหลังโหลดหน้าเสร็จ ยกเว้นกรณีเดียว ถ้าเอกสารของคุณต้องใช้ฟอนต์เพิ่มเติมเหล่านั้นและดาวน์โหลดไม่ได้ คุณจะเห็นข้อความขอให้ตรวจสอบการเชื่อมต่อแล้วลองอีกครั้ง สิ่งที่ถูกดาวน์โหลดมีแค่ฟอนต์ เอกสารของคุณไม่ได้ถูกส่งไปที่ไหน

รูปภาพ: แปลงรูปเป็น PDF แทน

เพราะรูปในไฟล์ Word ถูกตัดออก เอกสารที่ส่วนใหญ่เป็นรูป เช่น สแกนพาสปอร์ตที่วางไว้ใน Word จะออกมาเกือบว่างเปล่า ถ้าไม่มีข้อความเลย Kopitiam จะหยุดและบอกว่าเอกสารไม่มีข้อความที่อ่านได้ให้แปลง

ถ้าสิ่งที่คุณมีจริงๆ คือรูปภาพ ให้แปลงรูปเหล่านั้นโดยตรง หน้า แปลงเป็น PDF เดียวกันรับรูป JPG และ PNG วางรูปหนึ่งรูปหรือหลายรูป เลือกขนาดหน้า (พอดีกับรูป หน้า A4 หรือ หน้า Letter) แล้วแต่ละรูปจะเป็นหนึ่งหน้าใน PDF ไฟล์เดียว รูปในรูปแบบอื่นต้องบันทึกเป็น JPG หรือ PNG ก่อน

เมื่อเกิดปัญหา

  • “อ่านไฟล์ Word นี้ไม่ได้”: ไฟล์อาจเสียหาย หรือไม่ใช่ .docx จริงๆ เปิดในโปรแกรมที่สร้างไฟล์นั้นแล้วบันทึกสำเนาใหม่
  • คุณมีไฟล์ .doc แบบเก่า: รับเฉพาะ .docx เปิดใน Word, LibreOffice หรือ Google Docs แล้วบันทึกหรือดาวน์โหลดเป็น .docx แล้วค่อยแปลงไฟล์นั้น
  • ไฟล์ของคุณมาจาก Google Docs หรือ Pages: ดาวน์โหลดหรือส่งออกเป็นเอกสาร Word (.docx) ก่อน
  • “ไฟล์ Word นี้ว่างเปล่า”: ไฟล์ไม่มีเนื้อหา มักเกิดจากการดาวน์โหลดที่ไม่เสร็จ ขอไฟล์ใหม่อีกครั้ง
  • ตารางกลายเป็นบรรทัดสั้นๆ ยาวเหยียด: แต่ละช่องกลายเป็นย่อหน้าของตัวเอง เรียงทีละแถว ถ้าตารางสำคัญ ให้ใช้ทางเลือกด้านล่าง

เมื่อไรไม่ควรใช้ Kopitiam ทำเรื่องนี้

ถ้า PDF ต้องหน้าตาเหมือนเอกสาร Word ทุกประการ คุณต้องใช้ตัวแปลงที่เข้าใจเลย์เอาต์ทั้งหมด มีวิธีฟรีไม่กี่วิธีที่ทำได้:

  • ถ้าคุณมี Word ให้ใช้ ไฟล์ แล้ว บันทึกเป็น แล้วเลือก PDF
  • LibreOffice Writer เป็นซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปฟรีที่เปิดไฟล์ .docx ได้และมีคำสั่ง ส่งออกเป็น PDF มันทำงานบนคอมพิวเตอร์ของคุณเอง ไฟล์จึงเป็นส่วนตัว
  • Google Docs เปิด .docx แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF ได้ แต่ไฟล์จะถูกอัปโหลดไปยังบัญชี Google ของคุณเพื่อทำแบบนั้น

ใช้วิธีเหล่านั้นสำหรับโบรชัวร์ ใบปลิว ใบแจ้งหนี้ที่มีโลโก้ CV ที่ออกแบบเป็นสองคอลัมน์ รายงานที่เต็มไปด้วยตารางหรือแผนภูมิ และอะไรก็ตามที่มีหัวจดหมายอยู่ในหัวกระดาษ ใช้ Kopitiam เมื่อคำสำคัญกว่าการออกแบบ เมื่อคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่ยืมมาหรือถูกล็อกไว้ซึ่งไม่มี Word หรือเมื่อเอกสารเป็นส่วนตัวเกินกว่าจะอัปโหลดไปที่ไหน จดหมายนำ ร่างคำแถลงตามกฎหมาย จดหมายรับรอง หรือบันทึกยาวๆ ล้วนเหมาะ

เมื่อได้ PDF แล้ว คุณเปิดในโปรแกรมแก้ไข PDF ฟรีเพื่อเพิ่มลายเซ็น วันที่ หรือโลโก้ที่ขาดไปเป็นรูปภาพก่อนส่งได้