Bạn có thể chuyển tài liệu Word sang PDF mà không cần Microsoft Word bằng cách mở công cụ Chuyển sang PDF của Kopitiam, thả tệp .docx vào và nhấp Chuyển & tải PDF. Việc chuyển đổi chạy trong trình duyệt của bạn, nên tài liệu không bao giờ bị tải lên, và vài giây sau bạn có một PDF khổ A4 gọn gàng chứa phần chữ của nó.

Có một điều cần biết trước khi bắt đầu. Đây là cách chuyển đổi trung thành với phần chữ, không phải bản sao giao diện trang trong Word. Chữ, đoạn văn, tiêu đề và chữ đậm hay nghiêng được giữ lại. Bố cục gốc, bảng, cột và ảnh thì không. Với một lá thư, bài luận, ghi chú cuộc họp hay CV chủ yếu là chữ, thường chỉ cần vậy là đủ. Với một tờ giới thiệu có thiết kế thì không, và bài này giải thích các lựa chọn tốt hơn.

Chuyển .docx sang PDF từng bước

  1. Mở Chuyển sang PDF và thả tệp .docx vào trang, hoặc nhấp để chọn.
  2. Kiểm tra tên tệp hiện trong bảng. Dùng Chọn tệp khác nếu bạn chọn nhầm.
  3. Nhấp Chuyển & tải PDF.
  4. PDF được tải về với cùng tên tài liệu của bạn, nên "Offer letter.docx" thành "Offer letter.pdf".
  5. Đọc ghi chú bên dưới nút. Nó nhắc bạn những gì đã được đơn giản hóa, và liệt kê các ký tự không vẽ được.

Mỗi lần chuyển một tệp Word. Nếu bạn thả hai tệp .docx, hoặc một tệp .docx cùng với ảnh, Kopitiam sẽ yêu cầu bạn chọn một loại và chuyển loại còn lại sau. Những tệp không chuyển được, như bảng tính, sẽ bị bỏ qua và được nêu tên trong thông báo.

Những gì được giữ và những gì không

Một tệp .docx là một gói gồm nhiều phần. Kopitiam đọc phần chữ thân chính và dựng lại nó trên các trang A4 mới với lề 2,5 cm (một inch) và tự xuống dòng. Đây là những gì được giữ lại:

  • Mọi đoạn văn của phần chữ chính, theo thứ tự, cùng tab và ngắt dòng.
  • Tiêu đề, theo ba cỡ. Title và Heading 1 ra lớn nhất, Heading 2 kế tiếp, còn Heading 3 trở xuống dùng chung cỡ thứ ba. Chữ nội dung cỡ 11 point.
  • Chữ đậm và chữ nghiêng.
  • Chữ của các liên kết, dù chúng không nhấp được trong PDF.
  • Chữ bên trong bảng, mỗi ô thành một đoạn văn riêng.

Và đây là những gì không được giữ:

  • Ảnh, biểu đồ và hình khối. Chúng bị bỏ hoàn toàn.
  • Lưới bảng và cột. Chữ trong ô còn lại, nhưng đường viền và bố cục cạnh nhau thì không.
  • Phông chữ, màu chữ, tô sáng, gạch chân và căn lề của bạn. Mọi thứ được đặt bằng một phông chữ đơn giản màu gần đen, căn trái.
  • Đầu trang, chân trang, số trang, chú thích cuối trang và bình luận, vốn nằm ngoài phần thân chính.
  • Dấu đầu dòng và số thứ tự danh sách. Chữ của mỗi mục được giữ, nhưng dấu đầu dòng hay số thứ tự không được thêm vào.
  • Khổ trang và ngắt trang. Mọi PDF đều khổ A4, và ngắt trang trở thành ngắt dòng bình thường, nên số trang có thể khác với Word.
Chữ đậm và chữ nghiêng được áp dụng theo từng đoạn. Nếu một từ trong câu được in đậm, cả đoạn sẽ ra chữ đậm. Nếu tài liệu của bạn dựa vào những từ in đậm giữa câu, hãy đọc qua PDF trước khi gửi.

Phông chữ và chữ không phải Latinh

Chữ tiếng Anh, tiếng Mã Lai và các ngôn ngữ chữ Latinh khác được đặt bằng một phông chữ PDF chuẩn không cần tải về. Các hệ chữ khác cũng được xử lý, điều mà nhiều công cụ chuyển đổi nhanh làm sai.

  • Tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Hy Lạp và tiếng Nga ra dưới dạng chữ thật, chọn được. Kopitiam tải một phông chữ Noto phù hợp từ chính trang của mình chỉ khi tài liệu của bạn cần đến, và chỉ nhúng những ký tự bạn đã dùng.
  • Tiếng Ả Rập, tiếng Do Thái, tiếng Hindi, tiếng Thái và các hệ chữ tương tự được trình duyệt dựng hình và đặt dưới dạng ảnh của chữ. Chúng trông đúng, nhưng không chọn hay tìm kiếm được trong PDF.
  • Các đoạn văn bắt đầu bằng tiếng Ả Rập hoặc tiếng Do Thái được căn phải.
  • Những ký tự không phông chữ sẵn có nào vẽ được, thường là emoji, hiện thành ký hiệu thay thế. Ghi chú sau khi chuyển liệt kê chúng, để bạn xóa hoặc thay thế trong Word rồi chuyển lại.

Công cụ vẫn hoạt động nếu mất kết nối sau khi trang đã tải xong, với một ngoại lệ. Nếu tài liệu cần một trong những phông chữ bổ sung đó mà không tải được, bạn sẽ thấy thông báo yêu cầu kiểm tra kết nối và thử lại. Chỉ phông chữ được tải về. Tài liệu của bạn không được gửi đi đâu cả.

Ảnh: chuyển thẳng ảnh sang PDF

Vì ảnh trong tệp Word bị bỏ đi, một tài liệu chủ yếu là ảnh, như bản scan hộ chiếu dán vào Word, sẽ ra gần như trống trơn. Kopitiam sẽ dừng lại nếu hoàn toàn không có chữ và báo rằng tài liệu không có chữ nào đọc được để chuyển.

Nếu thứ bạn thật sự có là ảnh, hãy chuyển thẳng chúng. Cùng trang Chuyển sang PDF nhận ảnh JPG và PNG: thả một hay nhiều ảnh, chọn khổ giấy (Vừa với ảnh, Khổ A4 hoặc Khổ Letter), và mỗi ảnh thành một trang của một PDF duy nhất. Ảnh ở định dạng khác cần được lưu thành JPG hoặc PNG trước.

Khi có trục trặc

  • "Không đọc được tệp Word này": tệp có thể bị hỏng hoặc không thật sự là .docx. Hãy mở nó trong ứng dụng đã tạo ra và lưu một bản mới.
  • Bạn có tệp .doc cũ: chỉ .docx được chấp nhận. Hãy mở nó trong Word, LibreOffice hoặc Google Docs và lưu hay tải về dưới dạng .docx, rồi chuyển tệp đó.
  • Tệp của bạn từ Google Docs hoặc Pages: hãy tải về hoặc xuất dưới dạng tài liệu Word (.docx) trước.
  • "Tệp Word này trống": tệp không có nội dung, thường do tải về chưa xong. Hãy lấy lại tệp.
  • Một bảng biến thành một chuỗi dài các dòng ngắn: mỗi ô đã thành một đoạn riêng, đọc theo từng hàng. Nếu bảng quan trọng, hãy dùng một trong các lựa chọn bên dưới.

Khi nào không nên dùng Kopitiam cho việc này

Nếu PDF phải trông giống hệt tài liệu Word, bạn cần một công cụ chuyển đổi hiểu được toàn bộ bố cục. Vài cách miễn phí làm được điều đó:

  • Nếu bạn có Word, hãy dùng File, rồi Save As, và chọn PDF.
  • LibreOffice Writer là phần mềm máy tính miễn phí mở được tệp .docx và có Export as PDF. Nó chạy trên máy tính của bạn, nên tệp vẫn riêng tư.
  • Google Docs mở được .docx và tải về dưới dạng PDF, nhưng tệp sẽ được tải lên tài khoản Google của bạn để làm việc đó.

Hãy dùng một trong số đó cho tờ giới thiệu, tờ rơi, hóa đơn có logo, CV thiết kế hai cột, báo cáo đầy bảng hay biểu đồ, và bất cứ thứ gì có tiêu đề thư ở đầu trang. Dùng Kopitiam khi chữ quan trọng hơn thiết kế, khi bạn đang dùng máy tính mượn hoặc bị khóa không có Word, hoặc khi tài liệu quá riêng tư để tải lên bất cứ đâu. Một lá thư xin việc, bản nháp tờ khai có tuyên thệ, thư giới thiệu hay một tập ghi chú dài đều rất hợp.

Khi đã có PDF, bạn có thể mở nó trong trình chỉnh sửa PDF miễn phí để thêm chữ ký, ngày tháng hoặc logo còn thiếu dưới dạng ảnh trước khi gửi.