Du kan konvertera ett Word-dokument till PDF utan Microsoft Word genom att öppna Kopitiams verktyg Konvertera till PDF, släppa in din .docx-fil och klicka på Konvertera och ladda ner. Konverteringen körs i webbläsaren, så dokumentet laddas aldrig upp, och några sekunder senare får du en ren A4-PDF av texten.

Det finns en sak att veta innan du börjar. Det här är en konvertering som är trogen texten, inte en kopia av hur sidan ser ut i Word. Dina ord, stycken, rubriker och fetstil eller kursiv följer med. Den ursprungliga layouten, tabeller, kolumner och bilder gör det inte. För ett brev, en uppsats, mötesanteckningar eller ett CV som mest består av text är det ofta allt du behöver. För en designad broschyr är det inte det, och det här inlägget förklarar de bättre alternativen.

Konvertera en .docx till PDF steg för steg

  1. Öppna Konvertera till PDF och släpp din .docx-fil på sidan, eller klicka för att välja den.
  2. Kontrollera filnamnet som visas i panelen. Använd Välj andra filer om du valde fel.
  3. Klicka på Konvertera och ladda ner.
  4. PDF:en laddas ner med samma namn som ditt dokument, så ”Anställningserbjudande.docx” blir ”Anställningserbjudande.pdf”.
  5. Läs meddelandet under knappen. Det påminner dig om vad som förenklades och listar tecken som inte kunde ritas.

Konvertera en Word-fil i taget. Om du släpper två .docx-filer, eller en .docx tillsammans med foton, ber Kopitiam dig välja en sort och konvertera den andra efteråt. Filer som inte kan konverteras, till exempel ett kalkylark, hoppas över och nämns i ett meddelande.

Vad som behålls och vad som inte gör det

En .docx-fil är ett paket med delar. Kopitiam läser huvudtexten och bygger upp den på nya A4-sidor med 2,5 cm (en tums) marginaler och radbrytning. Det här följer med:

  • Varje stycke i huvudtexten, i ordning, med tabbar och radbrytningar.
  • Rubriker, i tre storlekar. Rubrik och Rubrik 1 blir störst, Rubrik 2 näst störst, och Rubrik 3 och lägre delar den tredje storleken. Brödtexten är 11 punkter.
  • Fetstil och kursiv.
  • Texten i länkar, men de går inte att klicka på i PDF:en.
  • Text i tabeller, där varje cell blir ett eget stycke.

Och det här följer inte med:

  • Bilder, diagram och former. De utelämnas helt.
  • Tabellrutnät och kolumner. Texten i cellerna finns kvar, men inte kantlinjerna eller layouten sida vid sida.
  • Dina typsnitt, textfärger, överstrykningar, understrykningar och justering. Allt sätts i ett enkelt typsnitt i nästan svart, vänsterjusterat.
  • Sidhuvuden, sidfötter, sidnummer, fotnoter och kommentarer, som ligger utanför huvudtexten.
  • Punkter och numrering i listor. Texten i varje punkt finns kvar, men punkten eller numret läggs inte till.
  • Sidstorlek och sidbrytningar. Varje PDF är A4, och en sidbrytning blir en vanlig radbrytning, så sidantalet kan skilja sig från Word.
Fetstil och kursiv tillämpas per stycke. Om ett ord i en mening är fetstilt blir hela stycket fetstilt. Om ditt dokument bygger på fetstilta ord inne i meningar, läs igenom PDF:en innan du skickar den.

Typsnitt och text som inte är latinsk

Engelska, malajiska och annan text med latinska bokstäver sätts i ett standardtypsnitt för PDF som inte behöver laddas ner. Andra skriftsystem hanteras också, något som många snabba konverterare gör fel.

  • Kinesiska, japanska, koreanska, grekiska och ryska blir riktig, markerbar text. Kopitiam laddar ner ett matchande Noto-typsnitt från sin egen webbplats bara när ditt dokument behöver det, och bäddar bara in de tecken du använde.
  • Arabiska, hebreiska, hindi, thai och liknande skriftsystem formas av din webbläsare och placeras som bilder av texten. De ser rätt ut, men de går inte att markera eller söka i PDF:en.
  • Stycken som börjar på arabiska eller hebreiska högerjusteras.
  • Tecken som inget tillgängligt typsnitt kan rita, ofta en emoji, visas som en ersättningssymbol. Meddelandet efter konverteringen listar dem, så att du kan ta bort eller byta ut dem i Word och konvertera igen.

Verktyget fortsätter att fungera om anslutningen bryts efter att sidan har laddats, med ett undantag. Om ditt dokument behöver ett av de extra typsnitten och det inte kan laddas ner, ser du ett meddelande som ber dig kontrollera anslutningen och försöka igen. Bara typsnittet laddas ner. Ditt dokument skickas inte någonstans.

Bilder: konvertera foton till PDF i stället

Eftersom bilder i en Word-fil utelämnas blir ett dokument som mest består av foton, till exempel ett inskannat pass inklistrat i Word, nästan tomt. Kopitiam stoppar dig om det inte finns någon text alls och säger att dokumentet inte innehöll någon läsbar text att konvertera.

Om det du egentligen har är bilder, konvertera dem direkt. Samma sida, Konvertera till PDF, tar emot JPG- och PNG-bilder: släpp en eller flera, välj en sidstorlek (Anpassa efter bild, A4-sida eller Letter-sida), och varje bild blir en sida i en enda PDF. Foton i andra format behöver sparas som JPG eller PNG först.

När något går fel

  • ”Word-filen kunde inte läsas”: filen kan vara skadad eller inte egentligen en .docx. Öppna den i programmet som skapade den och spara en ny kopia.
  • Du har en gammal .doc-fil: bara .docx tas emot. Öppna den i Word, LibreOffice eller Google Docs och spara eller ladda ner den som .docx, och konvertera sedan den.
  • Din fil kommer från Google Docs eller Pages: ladda ner eller exportera den som ett Word-dokument (.docx) först.
  • ”Word-filen är tom”: filen har inget innehåll, ofta efter en nedladdning som inte blev klar. Hämta filen igen.
  • En tabell har blivit en lång rad korta rader: varje cell blev ett eget stycke, läst rad för rad. Om tabellen är viktig, använd något av alternativen nedan.

När du inte ska använda Kopitiam till det här

Om PDF:en måste se exakt ut som Word-dokumentet behöver du en konverterare som förstår hela layouten. Några gratis sätt gör det:

  • Om du har Word, använd Arkiv och sedan Spara som, och välj PDF.
  • LibreOffice Writer är ett gratis program för datorn som öppnar .docx-filer och har Exportera som PDF. Det körs på din egen dator, så filen förblir privat.
  • Google Docs kan öppna en .docx och ladda ner den som PDF, men filen laddas då upp till ditt Google-konto.

Använd något av dem för broschyrer, flygblad, fakturor med logotyp, CV:n med design i två kolumner, rapporter fulla av tabeller eller diagram, och allt med brevhuvud i sidhuvudet. Använd Kopitiam när orden betyder mer än designen, när du sitter vid en lånad eller låst dator utan Word, eller när dokumentet är för privat för att laddas upp någonstans. Ett följebrev, ett utkast till en försäkran, ett referensbrev eller en lång samling anteckningar passar alla bra.

När du har PDF:en kan du öppna den i den gratis PDF-redigeraren för att lägga till en signatur, ett datum eller en saknad logotyp som bild innan du skickar den.