Puedes convertir un documento de Word a PDF sin Microsoft Word: abre la herramienta Convertir a PDF de Kopitiam, suelta tu archivo .docx y haz clic en Convertir y descargar. La conversión se hace en tu navegador, así que el documento nunca se sube, y unos segundos después tienes un PDF A4 limpio con su texto.

Hay una cosa que conviene saber antes de empezar. Es una conversión fiel al texto, no una copia de cómo se ve la página en Word. Tus palabras, párrafos, títulos y la negrita o la cursiva se conservan. El diseño original, las tablas, las columnas y las imágenes, no. Para una carta, un trabajo, unas notas de reunión o un currículum que es sobre todo texto, muchas veces es todo lo que necesitas. Para un folleto con diseño, no lo es, y este artículo explica las mejores opciones.

Convertir un .docx a PDF paso a paso

  1. Abre Convertir a PDF y suelta tu archivo .docx en la página, o haz clic para elegirlo.
  2. Comprueba el nombre de archivo que aparece en el panel. Usa Elegir otros archivos si elegiste el que no era.
  3. Haz clic en Convertir y descargar.
  4. El PDF se descarga con el mismo nombre que tu documento, así que «Carta de oferta.docx» pasa a ser «Carta de oferta.pdf».
  5. Lee la nota que hay bajo el botón. Te recuerda qué se simplificó y enumera los caracteres que no se pudieron dibujar.

Convierte los archivos de Word de uno en uno. Si sueltas dos archivos .docx, o un .docx junto con fotos, Kopitiam te pide que elijas un tipo y conviertas el otro después. Los archivos que no puede convertir, como una hoja de cálculo, se omiten y se nombran en un mensaje.

Qué se conserva y qué no

Un archivo .docx es un paquete de piezas. Kopitiam lee el texto del cuerpo principal y lo reconstruye en páginas A4 nuevas con márgenes de 2,5 cm (una pulgada) y ajuste de línea. Esto es lo que se conserva:

  • Todos los párrafos del texto principal, en orden, con tabulaciones y saltos de línea.
  • Los títulos, en tres tamaños. Título y Título 1 salen los más grandes, Título 2 después, y Título 3 y los inferiores comparten el tercer tamaño. El texto normal va a 11 puntos.
  • La negrita y la cursiva.
  • El texto de los enlaces, aunque en el PDF no se puede hacer clic en ellos.
  • El texto de las tablas, con cada celda convertida en su propio párrafo.

Y esto no:

  • Imágenes, gráficos y formas. Se dejan fuera por completo.
  • Las cuadrículas de las tablas y las columnas. El texto de las celdas se mantiene, pero no los bordes ni la disposición en paralelo.
  • Tus fuentes, los colores del texto, el resaltado, el subrayado y la alineación. Todo se compone en una sola fuente sencilla, casi negra y alineada a la izquierda.
  • Encabezados, pies de página, números de página, notas al pie y comentarios, que están fuera del cuerpo principal.
  • Viñetas y numeración de listas. El texto de cada elemento se mantiene, pero no se añade la viñeta ni el número.
  • El tamaño de página y los saltos de página. Todos los PDF salen en A4, y un salto de página se convierte en un salto de línea normal, así que el número de páginas puede ser distinto del de Word.
La negrita y la cursiva se aplican por párrafo. Si una palabra de una frase está en negrita, todo el párrafo sale en negrita. Si tu documento depende de palabras en negrita dentro de las frases, repasa el PDF antes de enviarlo.

Fuentes y texto en escrituras no latinas

El texto en inglés, malayo y otros idiomas de escritura latina se compone en una fuente PDF estándar que no necesita descarga. También se manejan otras escrituras, algo en lo que fallan muchos conversores rápidos.

  • El chino, el japonés, el coreano, el griego y el ruso salen como texto real y seleccionable. Kopitiam descarga una fuente Noto adecuada desde su propia web solo cuando tu documento la necesita, e incrusta únicamente los caracteres que usaste.
  • El árabe, el hebreo, el hindi, el tailandés y escrituras parecidas los compone tu navegador y se colocan como imágenes del texto. Se ven bien, pero no se pueden seleccionar ni buscar en el PDF.
  • Los párrafos que empiezan en árabe o hebreo se alinean a la derecha.
  • Los caracteres que ninguna fuente disponible puede dibujar, a menudo un emoji, aparecen como un símbolo de sustitución. La nota que sale después de convertir los enumera, para que puedas quitarlos o sustituirlos en Word y volver a convertir.

La herramienta sigue funcionando si se corta la conexión después de cargar la página, con una excepción. Si tu documento necesita una de esas fuentes adicionales y no se puede descargar, verás un mensaje que te pide revisar la conexión y volver a intentarlo. Solo se descarga la fuente. Tu documento no se envía a ningún sitio.

Imágenes: mejor convertir las fotos a PDF

Como las imágenes de un archivo de Word se descartan, un documento que es sobre todo fotos, como un pasaporte escaneado pegado en Word, saldrá casi vacío. Kopitiam se detiene si no hay ningún texto y te dice que el documento no tenía texto legible para convertir.

Si lo que tienes en realidad son imágenes, conviértelas directamente. La misma página Convertir a PDF acepta imágenes JPG y PNG: suelta una o varias, elige un tamaño de página (Ajustar a imagen, Página A4 o Carta) y cada imagen se convierte en una página de un único PDF. Las fotos en otros formatos hay que guardarlas antes como JPG o PNG.

Cuando algo sale mal

  • «No se pudo leer este archivo de Word»: puede que el archivo esté dañado o que no sea realmente un .docx. Ábrelo en el programa con el que se creó y guarda una copia nueva.
  • Tienes un archivo .doc antiguo: solo se acepta .docx. Ábrelo en Word, LibreOffice o Google Docs y guárdalo o descárgalo como .docx, y luego convierte ese.
  • Tu archivo viene de Google Docs o de Pages: descárgalo o expórtalo antes como documento de Word (.docx).
  • «Este archivo de Word está vacío»: el archivo no tiene contenido, a menudo por una descarga que no terminó. Vuelve a conseguir el archivo.
  • Una tabla se ha convertido en una larga serie de líneas cortas: cada celda pasó a ser su propio párrafo, leído fila a fila. Si la tabla importa, usa una de las opciones de abajo.

Cuándo no usar Kopitiam para esto

Si el PDF tiene que verse exactamente igual que el documento de Word, necesitas un conversor que entienda el diseño completo. Hay algunas formas gratis de hacerlo:

  • Si tienes Word, usa Archivo, luego Guardar como, y elige PDF.
  • LibreOffice Writer es un programa de escritorio gratis que abre archivos .docx y tiene Exportar como PDF. Funciona en tu propio ordenador, así que el archivo sigue siendo privado.
  • Google Docs puede abrir un .docx y descargarlo como PDF, pero para eso el archivo se sube a tu cuenta de Google.

Usa una de esas opciones para folletos, carteles, facturas con logotipo, currículums con diseño a dos columnas, informes llenos de tablas o gráficos y cualquier cosa con membrete en el encabezado. Usa Kopitiam cuando las palabras importan más que el diseño, cuando estás en un ordenador prestado o bloqueado sin Word, o cuando el documento es demasiado privado para subirlo a ningún sitio. Una carta de presentación, el borrador de una declaración jurada, una carta de recomendación o un conjunto largo de notas encajan bien.

Cuando tengas el PDF, puedes abrirlo en el editor de PDF gratis para añadir una firma, una fecha o un logotipo que falte, como imagen, antes de enviarlo.