Anda bisa mengubah dokumen Word ke PDF tanpa Microsoft Word dengan membuka alat Konversi ke PDF di Kopitiam, menaruh file .docx Anda, lalu mengklik Konversi & unduh PDF. Konversi berjalan di browser Anda, jadi dokumen tidak pernah diunggah, dan beberapa detik kemudian Anda mendapat PDF A4 yang rapi berisi teksnya.

Ada satu hal yang perlu diketahui sebelum mulai. Ini konversi yang setia pada teks, bukan salinan tampilan halaman di Word. Kata-kata, paragraf, judul, serta tebal atau miring ikut terbawa. Tata letak asli, tabel, kolom, dan gambar tidak. Untuk surat, esai, notulen rapat, atau CV yang sebagian besar berisi teks, sering kali itu sudah cukup. Untuk brosur yang didesain, tidak cukup, dan tulisan ini menjelaskan pilihan yang lebih baik.

Mengubah .docx ke PDF langkah demi langkah

  1. Buka Konversi ke PDF dan taruh file .docx Anda di halaman, atau klik untuk memilihnya.
  2. Periksa nama file yang ditampilkan di panel. Pakai Pilih file lain kalau Anda salah memilih.
  3. Klik Konversi & unduh PDF.
  4. PDF diunduh dengan nama yang sama dengan dokumen Anda, jadi "Offer letter.docx" menjadi "Offer letter.pdf".
  5. Baca catatan di bawah tombol. Catatan itu mengingatkan apa yang disederhanakan, dan mencantumkan karakter yang tidak bisa digambar.

Konversi satu file Word dalam sekali proses. Kalau Anda menaruh dua file .docx, atau satu .docx bersama foto, Kopitiam meminta Anda memilih satu jenis dan mengonversi yang lain sesudahnya. File yang tidak bisa dikonversi, seperti spreadsheet, dilewati dan disebutkan namanya dalam pesan.

Apa yang dipertahankan dan apa yang tidak

File .docx adalah kumpulan beberapa bagian. Kopitiam membaca teks isi utama dan menyusunnya ulang di halaman A4 baru dengan margin 2,5 cm (satu inci) dan pemenggalan baris otomatis. Inilah yang ikut terbawa:

  • Setiap paragraf teks utama, sesuai urutan, dengan tab dan pindah baris.
  • Judul, dalam tiga ukuran. Title dan Heading 1 paling besar, Heading 2 berikutnya, dan Heading 3 ke bawah berbagi ukuran ketiga. Teks isi berukuran 11 poin.
  • Tebal dan miring.
  • Teks tautan, meskipun tidak bisa diklik di PDF.
  • Teks di dalam tabel, dengan setiap sel diubah menjadi paragraf tersendiri.

Dan yang tidak:

  • Gambar, grafik, dan bentuk. Semuanya dihilangkan sepenuhnya.
  • Kisi tabel dan kolom. Teks selnya tetap ada, tetapi garis batas atau tata letak berdampingannya tidak.
  • Font, warna teks, sorotan, garis bawah, dan perataan Anda. Semuanya dibuat dengan satu font polos berwarna nyaris hitam, rata kiri.
  • Header, footer, nomor halaman, catatan kaki, dan komentar, yang berada di luar isi utama.
  • Butir dan penomoran daftar. Teks setiap butir tetap ada, tetapi simbol butir atau nomornya tidak ditambahkan.
  • Ukuran halaman dan pemisah halaman. Setiap PDF berukuran A4, dan pemisah halaman menjadi pindah baris biasa, jadi jumlah halamannya bisa berbeda dari Word.
Tebal dan miring diterapkan per paragraf. Kalau satu kata dalam kalimat dicetak tebal, seluruh paragraf jadi tebal. Kalau dokumen Anda bergantung pada kata-kata tebal di dalam kalimat, baca dulu PDF-nya sebelum dikirim.

Font dan teks non-Latin

Teks bahasa Inggris, Melayu, dan teks beraksara Latin lainnya dibuat dengan font PDF standar yang tidak perlu diunduh. Aksara lain juga ditangani, yang sering salah dikerjakan oleh banyak konverter instan.

  • Bahasa Tionghoa, Jepang, Korea, Yunani, dan Rusia menjadi teks sungguhan yang bisa dipilih. Kopitiam mengunduh font Noto yang sesuai dari situsnya sendiri hanya kalau dokumen Anda membutuhkannya, dan hanya menyematkan karakter yang Anda pakai.
  • Aksara Arab, Ibrani, Hindi, Thai, dan sejenisnya dibentuk oleh browser Anda dan ditempatkan sebagai gambar teks. Tampilannya benar, tetapi tidak bisa dipilih atau dicari di PDF.
  • Paragraf yang diawali bahasa Arab atau Ibrani diratakan ke kanan.
  • Karakter yang tidak bisa digambar oleh font mana pun yang tersedia, sering kali emoji, muncul sebagai simbol pengganti. Catatan setelah konversi mencantumkannya, jadi Anda bisa menghapus atau menggantinya di Word lalu mengonversi lagi.

Alat ini tetap berfungsi kalau koneksi Anda terputus setelah halaman dimuat, dengan satu pengecualian. Kalau dokumen Anda memerlukan salah satu font tambahan itu dan font tersebut tidak bisa diunduh, muncul pesan yang meminta Anda memeriksa koneksi dan mencoba lagi. Hanya font yang diunduh. Dokumen Anda tidak dikirim ke mana pun.

Gambar: ubah foto ke PDF secara langsung

Karena gambar di file Word dihilangkan, dokumen yang sebagian besar berisi foto, seperti pindaian paspor yang ditempel ke Word, akan keluar nyaris kosong. Kopitiam menghentikan Anda kalau sama sekali tidak ada teks dan memberi tahu bahwa dokumen itu tidak berisi teks yang bisa dibaca untuk dikonversi.

Kalau yang sebenarnya Anda punya adalah gambar, konversi gambarnya langsung. Halaman Konversi ke PDF yang sama menerima gambar JPG dan PNG: taruh satu atau beberapa, pilih ukuran halaman (Sesuai gambar, Halaman A4, atau Halaman Letter), dan setiap gambar menjadi satu halaman dalam satu PDF. Foto dalam format lain perlu disimpan sebagai JPG atau PNG dulu.

Kalau ada masalah

  • "File Word ini tidak bisa dibaca": file mungkin rusak atau sebenarnya bukan .docx. Buka di aplikasi yang membuatnya dan simpan salinan baru.
  • Anda punya file .doc lama: hanya .docx yang diterima. Buka di Word, LibreOffice, atau Google Docs, lalu simpan atau unduh sebagai .docx, kemudian konversi file itu.
  • File Anda dari Google Docs atau Pages: unduh atau ekspor dulu sebagai dokumen Word (.docx).
  • "File Word ini kosong": file tidak berisi apa pun, sering kali karena unduhan yang tidak selesai. Ambil filenya lagi.
  • Tabel berubah menjadi deretan panjang baris pendek: setiap sel menjadi paragraf tersendiri, dibaca baris demi baris. Kalau tabelnya penting, pakai salah satu pilihan di bawah.

Kapan sebaiknya tidak memakai Kopitiam untuk ini

Kalau PDF harus terlihat persis seperti dokumen Word-nya, Anda butuh konverter yang memahami tata letak lengkapnya. Beberapa cara gratis bisa melakukannya:

  • Kalau Anda punya Word, pakai File, lalu Save As, dan pilih PDF.
  • LibreOffice Writer adalah software desktop gratis yang bisa membuka file .docx dan punya Export as PDF. Software ini berjalan di komputer Anda sendiri, jadi file tetap privat.
  • Google Docs bisa membuka .docx dan mengunduhnya sebagai PDF, tetapi untuk itu file diunggah ke akun Google Anda.

Pakai salah satu cara itu untuk brosur, flyer, invoice dengan logo, CV dengan desain dua kolom, laporan penuh tabel atau grafik, dan apa pun yang punya kop surat di header. Pakai Kopitiam kalau kata-kata lebih penting daripada desain, kalau Anda memakai komputer pinjaman atau yang dikunci tanpa Word, atau kalau dokumennya terlalu pribadi untuk diunggah ke mana pun. Surat lamaran, draf surat pernyataan resmi, surat referensi, atau catatan panjang semuanya cocok.

Setelah punya PDF-nya, Anda bisa membukanya di editor PDF gratis untuk menambahkan tanda tangan, tanggal, atau logo yang hilang sebagai gambar sebelum dikirim.