Конвертувати документ Word у PDF без Microsoft Word можна, відкривши в Kopitiam інструмент «Конвертувати в PDF», перетягнувши файл .docx і натиснувши «Конвертувати в PDF». Конвертування відбувається у вашому браузері, тож документ ніколи не завантажується на сервер, а за кілька секунд ви отримуєте охайний PDF формату A4 з його текстом.

Перш ніж почати, варто знати одне. Це конвертування, вірне тексту, а не копія того, як сторінка виглядає у Word. Ваші слова, абзаци, заголовки й жирний чи курсив переносяться. Оригінальне розміщення, таблиці, колонки й зображення — ні. Для листа, есе, нотаток зустрічі чи резюме, де переважно текст, цього часто цілком досить. Для дизайнерського буклета — ні, і в цьому дописі пояснено кращі варіанти.

Як конвертувати .docx у PDF крок за кроком

  1. Відкрийте «Конвертувати в PDF» і перетягніть файл .docx на сторінку або натисніть, щоб вибрати його.
  2. Перевірте назву файлу на панелі. Натисніть «Вибрати інші файли», якщо вибрали не той.
  3. Натисніть «Конвертувати в PDF».
  4. PDF завантажується з тією самою назвою, що й документ, тож «Offer letter.docx» стає «Offer letter.pdf».
  5. Прочитайте примітку під кнопкою. Вона нагадує, що було спрощено, і перелічує символи, які не вдалося відобразити.

Конвертуйте по одному файлу Word. Якщо перетягнути два файли .docx або .docx разом із фото, Kopitiam попросить вибрати щось одне, а інше конвертувати потім. Файли, які він не може конвертувати, як-от електронна таблиця, пропускаються й називаються в повідомленні.

Що зберігається, а що ні

Файл .docx — це набір частин. Kopitiam читає основний текст документа й відтворює його на нових сторінках A4 з полями 2,5 см (один дюйм) і перенесенням слів. Ось що переноситься:

  • Кожен абзац основного тексту, по порядку, з табуляціями й розривами рядків.
  • Заголовки трьох розмірів. Назва й Заголовок 1 виходять найбільшими, Заголовок 2 — наступними, а Заголовок 3 і нижчі мають спільний третій розмір. Основний текст — 11 пунктів.
  • Жирний і курсив.
  • Текст посилань, хоча в PDF вони не клікабельні.
  • Текст у таблицях, причому кожна клітинка стає окремим абзацом.

А ось що не переноситься:

  • Зображення, діаграми й фігури. Їх повністю пропущено.
  • Сітки таблиць і колонки. Текст клітинок зберігається, але не рамки й не розміщення поруч.
  • Ваші шрифти, кольори тексту, виділення кольором, підкреслення й вирівнювання. Усе набирається одним простим майже чорним шрифтом з вирівнюванням ліворуч.
  • Верхні й нижні колонтитули, номери сторінок, виноски й коментарі, які лежать поза основним текстом.
  • Маркери й нумерація списків. Текст кожного пункту лишається, але маркер чи номер не додається.
  • Розмір сторінки й розриви сторінок. Кожен PDF має формат A4, а розрив сторінки стає звичайним розривом рядка, тож кількість сторінок може відрізнятися від Word.
Жирний і курсив застосовуються до цілого абзацу. Якщо в реченні жирне одне слово, увесь абзац вийде жирним. Якщо ваш документ спирається на жирні слова всередині речень, перегляньте PDF, перш ніж надсилати.

Шрифти й нелатинський текст

Текст англійською, малайською та іншими мовами на латиниці набирається стандартним шрифтом PDF, який не треба завантажувати. Інші писемності теж підтримуються, а з ними багато швидких конвертерів помиляються.

  • Китайська, японська, корейська, грецька й російська виходять справжнім текстом, який можна виділити. Kopitiam завантажує відповідний шрифт Noto з власного сайту лише тоді, коли він потрібен документу, і вбудовує лише використані символи.
  • Арабська, іврит, гінді, тайська й подібні писемності формуються вашим браузером і розміщуються як зображення тексту. Вони виглядають правильно, але в PDF їх не можна виділити чи знайти пошуком.
  • Абзаци, що починаються арабською чи івритом, вирівнюються праворуч.
  • Символи, яких не може відобразити жоден доступний шрифт, найчастіше емодзі, показуються як символ заміни. Примітка після конвертування перелічує їх, тож ви можете прибрати чи замінити їх у Word і конвертувати знову.

Інструмент працює далі, якщо після завантаження сторінки зникає з’єднання, з одним винятком. Якщо вашому документу потрібен один із цих додаткових шрифтів і його не вдається завантажити, ви побачите повідомлення з проханням перевірити з’єднання й спробувати ще раз. Завантажується лише шрифт. Ваш документ нікуди не надсилається.

Зображення: краще конвертувати фото в PDF

Оскільки зображення у файлі Word пропускаються, документ, що складається переважно з фото, як-от сканований паспорт, вставлений у Word, вийде майже порожнім. Kopitiam зупиняє вас, якщо тексту немає зовсім, і повідомляє, що в документі немає тексту, який можна конвертувати.

Якщо насправді у вас зображення, конвертуйте їх напряму. Та сама сторінка «Конвертувати в PDF» приймає зображення JPG і PNG: перетягніть одне чи кілька, виберіть формат сторінки («За зображенням», «Сторінка A4» або «Letter»), і кожне зображення стане однією сторінкою єдиного PDF. Фото в інших форматах спершу треба зберегти як JPG або PNG.

Якщо щось пішло не так

  • «Не вдалося прочитати цей файл Word»: можливо, файл пошкоджений або насправді не є .docx. Відкрийте його в програмі, у якій його створено, і збережіть нову копію.
  • У вас старий файл .doc: приймається лише .docx. Відкрийте його у Word, LibreOffice чи Google Docs, збережіть чи завантажте як .docx і конвертуйте вже його.
  • Ваш файл з Google Docs чи Pages: спершу завантажте чи експортуйте його як документ Word (.docx).
  • «Цей файл Word порожній»: у файлі немає вмісту, часто через незавершене завантаження. Отримайте файл ще раз.
  • Таблиця перетворилася на довгу низку коротких рядків: кожна клітинка стала окремим абзацом, прочитаним рядок за рядком. Якщо таблиця важлива, скористайтеся одним із варіантів нижче.

Коли не варто використовувати для цього Kopitiam

Якщо PDF має виглядати точно як документ Word, вам потрібен конвертер, що розуміє все розміщення. Ось кілька безкоштовних способів:

  • Якщо у вас є Word, скористайтеся «Файл», потім «Зберегти як», і виберіть PDF.
  • LibreOffice Writer — безкоштовна програма для комп’ютера, яка відкриває файли .docx і має «Експортувати як PDF». Вона працює на вашому власному комп’ютері, тож файл лишається приватним.
  • Google Docs може відкрити .docx і завантажити його як PDF, але для цього файл завантажується у ваш обліковий запис Google.

Використовуйте один із них для буклетів, флаєрів, рахунків з логотипом, резюме з двоколонковим дизайном, звітів, повних таблиць чи діаграм, і всього з бланком у верхньому колонтитулі. Використовуйте Kopitiam, коли слова важливіші за дизайн, коли ви за позиченим чи заблокованим комп’ютером без Word або коли документ надто особистий, щоб його кудись завантажувати. Супровідний лист, чернетка статутної декларації, рекомендаційний лист чи довгі нотатки — усе це добре підходить.

Отримавши PDF, ви можете відкрити його в безкоштовному редакторі PDF, щоб перед надсиланням додати підпис, дату чи відсутній логотип як зображення.