Du kannst ein Word-Dokument ohne Microsoft Word in eine PDF umwandeln: Öffne das Tool „In PDF umwandeln“ von Kopitiam, zieh deine .docx-Datei hinein und klicke auf „In PDF umwandeln & laden“. Die Umwandlung läuft in deinem Browser, das Dokument wird also nie hochgeladen, und ein paar Sekunden später hast du eine saubere A4-PDF mit seinem Text.

Eines solltest du vorher wissen. Das ist eine textgetreue Umwandlung, keine Kopie davon, wie die Seite in Word aussieht. Deine Wörter, Absätze, Überschriften und Fett- oder Kursivschrift werden übernommen. Das ursprüngliche Layout, Tabellen, Spalten und Bilder nicht. Für einen Brief, einen Aufsatz, Besprechungsnotizen oder einen Lebenslauf, der vor allem aus Text besteht, reicht das oft völlig. Für eine gestaltete Broschüre nicht, und dieser Beitrag erklärt die besseren Möglichkeiten.

Eine .docx in PDF umwandeln, Schritt für Schritt

  1. Öffne „In PDF umwandeln“ und zieh deine .docx-Datei auf die Seite oder klicke, um sie zu wählen.
  2. Prüf den Dateinamen, der im Bereich angezeigt wird. Nutze „Andere Dateien wählen“, wenn du die falsche erwischt hast.
  3. Klicke auf „In PDF umwandeln & laden“.
  4. Die PDF wird mit demselben Namen wie dein Dokument heruntergeladen, aus „Angebotsschreiben.docx“ wird also „Angebotsschreiben.pdf“.
  5. Lies den Hinweis unter dem Button. Er erinnert dich daran, was vereinfacht wurde, und listet Zeichen auf, die nicht dargestellt werden konnten.

Wandle jeweils nur eine Word-Datei um. Wenn du zwei .docx-Dateien ablegst oder eine .docx zusammen mit Fotos, bittet dich Kopitiam, eine Art zu wählen und die andere danach umzuwandeln. Dateien, die es nicht umwandeln kann, etwa eine Tabellenkalkulation, werden übersprungen und in einer Meldung genannt.

Was erhalten bleibt und was nicht

Eine .docx-Datei ist ein Bündel aus mehreren Teilen. Kopitiam liest den Haupttext und baut ihn auf neuen A4-Seiten mit 2,5 cm (einem Zoll) Rand und Zeilenumbruch neu auf. Das wird übernommen:

  • Jeder Absatz des Haupttexts, in der richtigen Reihenfolge, mit Tabulatoren und Zeilenumbrüchen.
  • Überschriften, in drei Größen. Titel und Überschrift 1 werden am größten, Überschrift 2 kommt danach, und Überschrift 3 und kleiner teilen sich die dritte Größe. Fließtext hat 11 Punkt.
  • Fett und kursiv.
  • Der Text von Links, allerdings sind sie in der PDF nicht anklickbar.
  • Text in Tabellen, wobei jede Zelle zu einem eigenen Absatz wird.

Und das nicht:

  • Bilder, Diagramme und Formen. Sie werden komplett weggelassen.
  • Tabellenraster und Spalten. Der Zellentext bleibt, aber nicht die Rahmen und nicht das Nebeneinander.
  • Deine Schriften, Textfarben, Hervorhebungen, Unterstreichungen und Ausrichtung. Alles wird in einer schlichten Schrift in fast Schwarz gesetzt, linksbündig.
  • Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Fußnoten und Kommentare, die außerhalb des Haupttexts liegen.
  • Aufzählungszeichen und Listennummerierung. Der Text jedes Punkts bleibt, aber das Aufzählungszeichen oder die Nummer wird nicht hinzugefügt.
  • Seitengröße und Seitenumbrüche. Jede PDF ist A4, und ein Seitenumbruch wird zu einem normalen Zeilenumbruch. Die Seitenzahl kann deshalb von Word abweichen.
Fett und kursiv werden pro Absatz angewendet. Ist ein Wort in einem Satz fett, wird der ganze Absatz fett. Wenn dein Dokument auf fett gesetzte Wörter mitten im Satz angewiesen ist, lies die PDF durch, bevor du sie verschickst.

Schriften und nicht-lateinischer Text

Englischer, malaiischer und anderer Text in lateinischer Schrift wird in einer Standard-PDF-Schrift gesetzt, die keinen Download braucht. Andere Schriften werden ebenfalls verarbeitet, und genau das machen viele schnelle Konverter falsch.

  • Chinesisch, Japanisch, Koreanisch, Griechisch und Russisch werden zu echtem, markierbarem Text. Kopitiam lädt eine passende Noto-Schrift von seiner eigenen Website, aber nur, wenn dein Dokument sie braucht, und bettet nur die Zeichen ein, die du verwendet hast.
  • Arabisch, Hebräisch, Hindi, Thai und ähnliche Schriften werden von deinem Browser geformt und als Bilder des Textes eingesetzt. Sie sehen richtig aus, lassen sich in der PDF aber nicht markieren oder durchsuchen.
  • Absätze, die auf Arabisch oder Hebräisch beginnen, werden rechtsbündig ausgerichtet.
  • Zeichen, die keine verfügbare Schrift darstellen kann, oft ein Emoji, erscheinen als Ersatzsymbol. Der Hinweis nach dem Umwandeln listet sie auf, damit du sie in Word entfernen oder ersetzen und noch einmal umwandeln kannst.

Das Tool funktioniert weiter, wenn deine Verbindung nach dem Laden der Seite abbricht, mit einer Ausnahme. Wenn dein Dokument eine dieser zusätzlichen Schriften braucht und sie nicht heruntergeladen werden kann, siehst du eine Meldung, die dich bittet, deine Verbindung zu prüfen und es noch einmal zu versuchen. Heruntergeladen wird nur die Schrift. Dein Dokument wird nirgendwohin gesendet.

Bilder: stattdessen Fotos in PDF umwandeln

Weil Bilder in einer Word-Datei weggelassen werden, kommt ein Dokument, das vor allem aus Fotos besteht, etwa ein in Word eingefügter Reisepass-Scan, fast leer heraus. Wenn es überhaupt keinen Text gibt, hält Kopitiam dich auf und meldet, dass das Dokument keinen lesbaren Text zum Umwandeln enthielt.

Wenn du eigentlich Bilder hast, wandle diese direkt um. Dieselbe Seite „In PDF umwandeln“ nimmt JPG- und PNG-Bilder an: Leg eines oder mehrere ab, wähle eine Seitengröße (Ans Bild anpassen, A4-Seite oder US-Letter), und jedes Bild wird eine Seite einer einzigen PDF. Fotos in anderen Formaten musst du zuerst als JPG oder PNG speichern.

Wenn etwas schiefgeht

  • „Diese Word-Datei konnte nicht gelesen werden“: Die Datei ist vielleicht beschädigt oder gar keine echte .docx. Öffne sie in dem Programm, mit dem sie erstellt wurde, und speichere eine neue Kopie.
  • Du hast eine alte .doc-Datei: Nur .docx wird angenommen. Öffne sie in Word, LibreOffice oder Google Docs, speichere sie als .docx oder lade sie so herunter und wandle diese Datei um.
  • Deine Datei stammt aus Google Docs oder Pages: Lade sie zuerst als Word-Dokument (.docx) herunter oder exportiere sie so.
  • „Diese Word-Datei ist leer“: Die Datei hat keinen Inhalt, oft wegen eines nicht abgeschlossenen Downloads. Hol dir die Datei noch einmal.
  • Eine Tabelle ist zu einer langen Folge kurzer Zeilen geworden: Jede Zelle wurde zu einem eigenen Absatz, Zeile für Zeile gelesen. Wenn die Tabelle wichtig ist, nimm eine der Möglichkeiten unten.

Wann du Kopitiam dafür nicht nehmen solltest

Wenn die PDF genau wie das Word-Dokument aussehen muss, brauchst du einen Konverter, der das komplette Layout versteht. Ein paar kostenlose Wege können das:

  • Wenn du Word hast, nutze Datei, dann Speichern unter, und wähle PDF.
  • LibreOffice Writer ist kostenlose Desktop-Software, die .docx-Dateien öffnet und „Als PDF exportieren“ bietet. Es läuft auf deinem eigenen Computer, die Datei bleibt also privat.
  • Google Docs kann eine .docx öffnen und als PDF herunterladen, aber dafür wird die Datei in dein Google-Konto hochgeladen.

Nimm einen dieser Wege für Broschüren, Flyer, Rechnungen mit Logo, Lebensläufe mit zweispaltigem Design, Berichte voller Tabellen oder Diagramme und alles mit Briefkopf in der Kopfzeile. Nimm Kopitiam, wenn die Wörter wichtiger sind als das Design, wenn du an einem geliehenen oder gesperrten Computer ohne Word sitzt oder wenn das Dokument zu privat ist, um es irgendwo hochzuladen. Ein Anschreiben, der Entwurf einer eidesstattlichen Erklärung (statutory declaration), ein Empfehlungsschreiben oder eine lange Sammlung von Notizen passen alle gut.

Sobald du die PDF hast, kannst du sie im kostenlosen PDF-Editor öffnen und vor dem Verschicken eine Unterschrift, ein Datum oder ein fehlendes Logo als Bild hinzufügen.