Конвертировать документ Word в PDF без Microsoft Word можно так: откройте в Kopitiam инструмент «Конвертировать в PDF», перетащите файл .docx и нажмите «Конвертировать в PDF». Конвертация идёт в браузере, поэтому документ никогда не загружается на сервер, и через несколько секунд вы получаете аккуратный PDF его текста в формате A4.

Перед началом нужно знать одну вещь. Это конвертация, верная тексту, а не копия того, как страница выглядит в Word. Ваши слова, абзацы, заголовки, жирный шрифт и курсив переносятся. Исходная вёрстка, таблицы, колонки и изображения не переносятся. Для письма, эссе, заметок со встречи или резюме, где в основном текст, этого часто достаточно. Для свёрстанного буклета нет, и в этой статье объясняется, какие варианты лучше.

Как конвертировать .docx в PDF пошагово

  1. Откройте «Конвертировать в PDF» и перетащите файл .docx на страницу или нажмите, чтобы выбрать его.
  2. Проверьте имя файла на панели. Если выбрали не тот, нажмите «Выбрать другие файлы».
  3. Нажмите «Конвертировать в PDF».
  4. PDF скачивается с тем же именем, что и документ, то есть «Offer letter.docx» становится «Offer letter.pdf».
  5. Прочитайте примечание под кнопкой. Оно напоминает, что было упрощено, и перечисляет символы, которые не удалось отрисовать.

Конвертируйте по одному файлу Word. Если перетащить два файла .docx или .docx вместе с фото, Kopitiam попросит выбрать что-то одно, а остальное сконвертировать потом. Файлы, которые он конвертировать не умеет, например таблицы Excel, пропускаются и перечисляются в сообщении.

Что сохраняется, а что нет

Файл .docx — это набор частей. Kopitiam читает основной текст документа и заново собирает его на чистых страницах A4 с полями 2,5 см (один дюйм) и переносом слов. Вот что переносится:

  • Каждый абзац основного текста по порядку, с табуляциями и переносами строк.
  • Заголовки трёх размеров. «Название» и «Заголовок 1» получаются самыми крупными, «Заголовок 2» поменьше, а «Заголовок 3» и ниже получают третий размер. Основной текст — 11 пунктов.
  • Жирный шрифт и курсив.
  • Текст ссылок, хотя в PDF они не кликабельны.
  • Текст внутри таблиц, причём каждая ячейка становится отдельным абзацем.

А вот что не переносится:

  • Изображения, диаграммы и фигуры. Они полностью пропускаются.
  • Сетка таблиц и колонки. Текст ячеек сохраняется, но не рамки и не расположение рядом друг с другом.
  • Ваши шрифты, цвета текста, выделение цветом, подчёркивание и выравнивание. Всё набирается одним простым почти чёрным шрифтом с выравниванием по левому краю.
  • Колонтитулы, номера страниц, сноски и примечания, которые находятся вне основного текста.
  • Маркеры и нумерация списков. Текст каждого пункта сохраняется, но маркер или номер не добавляется.
  • Размер страниц и разрывы страниц. Каждый PDF получается в формате A4, а разрыв страницы становится обычным переносом строки, поэтому число страниц может отличаться от Word.
Жирный шрифт и курсив применяются к абзацу целиком. Если в предложении жирным выделено одно слово, жирным получится весь абзац. Если ваш документ опирается на выделенные слова внутри предложений, перечитайте PDF перед отправкой.

Шрифты и текст не на латинице

Текст на английском, малайском и других языках на латинице набирается стандартным шрифтом PDF, который не нужно загружать. Другие письменности тоже поддерживаются, а с ними многие быстрые конвертеры ошибаются.

  • Китайский, японский, корейский, греческий и русский получаются настоящим выделяемым текстом. Kopitiam загружает подходящий шрифт Noto со своего сайта, только когда он нужен вашему документу, и встраивает только использованные символы.
  • Арабский, иврит, хинди, тайский и похожие письменности формируются вашим браузером и вставляются как изображения текста. Выглядят они правильно, но в PDF их нельзя выделить или найти поиском.
  • Абзацы, которые начинаются на арабском или иврите, выравниваются по правому краю.
  • Символы, которые не может отрисовать ни один доступный шрифт, чаще всего эмодзи, показываются как символ замены. Примечание после конвертации перечисляет их, чтобы вы могли удалить или заменить их в Word и сконвертировать заново.

Инструмент продолжает работать, если интернет пропадёт после загрузки страницы, за одним исключением. Если вашему документу нужен один из этих дополнительных шрифтов, а загрузить его не удаётся, вы увидите сообщение с просьбой проверить подключение и попробовать ещё раз. Загружается только шрифт. Ваш документ никуда не отправляется.

Изображения: вместо этого конвертируйте фото в PDF

Поскольку изображения в файле Word пропускаются, документ, состоящий в основном из фото, например скан паспорта, вставленный в Word, получится почти пустым. Если текста нет совсем, Kopitiam остановится и сообщит, что в документе нет читаемого текста для конвертации.

Если на самом деле у вас картинки, конвертируйте их напрямую. Та же страница «Конвертировать в PDF» принимает изображения JPG и PNG: перетащите одно или несколько, выберите размер страницы («По картинке», «Лист A4» или «Лист Letter»), и каждое изображение станет одной страницей единого PDF. Фото в других форматах нужно сначала сохранить как JPG или PNG.

Если что-то пошло не так

  • «Не удалось прочитать этот файл Word»: возможно, файл повреждён или на самом деле не .docx. Откройте его в программе, в которой он создан, и сохраните новую копию.
  • У вас старый файл .doc: принимается только .docx. Откройте его в Word, LibreOffice или Google Docs и сохраните или скачайте как .docx, а затем конвертируйте.
  • Файл из Google Docs или Pages: сначала скачайте или экспортируйте его как документ Word (.docx).
  • «Этот файл Word пустой»: в файле нет содержимого, часто из-за незавершённой загрузки. Получите файл заново.
  • Таблица превратилась в длинную череду коротких строк: каждая ячейка стала отдельным абзацем, прочитанным строка за строкой. Если таблица важна, воспользуйтесь одним из вариантов ниже.

Когда для этого не стоит использовать Kopitiam

Если PDF должен выглядеть точно так же, как документ Word, нужен конвертер, который понимает всю вёрстку. Это можно сделать бесплатно несколькими способами:

  • Если Word у вас всё-таки есть, выберите «Файл», затем «Сохранить как» и укажите PDF.
  • LibreOffice Writer — бесплатная программа для компьютера, которая открывает файлы .docx и умеет «Экспорт в PDF». Она работает на вашем компьютере, поэтому файл остаётся конфиденциальным.
  • Google Docs может открыть .docx и скачать его как PDF, но для этого файл загружается в ваш аккаунт Google.

Используйте один из этих способов для буклетов, листовок, счетов с логотипом, резюме с дизайном в две колонки, отчётов с множеством таблиц или диаграмм и всего, где есть фирменный бланк в колонтитуле. Используйте Kopitiam, когда слова важнее дизайна, когда вы за чужим или ограниченным компьютером без Word или когда документ слишком личный, чтобы куда-то его загружать. Сопроводительное письмо, черновик официального заявления (statutory declaration), рекомендательное письмо или длинные заметки подходят хорошо.

Получив PDF, можно открыть его в бесплатном PDF-редакторе и перед отправкой добавить подпись, дату или недостающий логотип в виде изображения.