Puoi convertire un documento Word in PDF senza Microsoft Word aprendo lo strumento Convertire in PDF di Kopitiam, trascinando il tuo file .docx e facendo clic su Converti e scarica PDF. La conversione avviene nel tuo browser, quindi il documento non viene mai caricato, e pochi secondi dopo ottieni un PDF A4 pulito con il suo testo.

C’è una cosa da sapere prima di iniziare. È una conversione fedele al testo, non una copia di come appare la pagina in Word. Le tue parole, i paragrafi, i titoli e il grassetto o il corsivo passano. L’impaginazione originale, le tabelle, le colonne e le immagini no. Per una lettera, un tema, un verbale di riunione o un CV fatto soprattutto di testo, spesso è tutto ciò che serve. Per una brochure con una grafica curata non lo è, e questo articolo spiega le opzioni migliori.

Convertire un .docx in PDF passo per passo

  1. Apri Convertire in PDF e trascina il tuo file .docx nella pagina, oppure fai clic per sceglierlo.
  2. Controlla il nome del file mostrato nel pannello. Usa Scegli altri file se hai preso quello sbagliato.
  3. Fai clic su Converti e scarica PDF.
  4. Il PDF si scarica con lo stesso nome del documento, quindi «Lettera di assunzione.docx» diventa «Lettera di assunzione.pdf».
  5. Leggi la nota sotto il pulsante. Ti ricorda cosa è stato semplificato ed elenca gli eventuali caratteri che non è stato possibile disegnare.

Converti un file Word alla volta. Se trascini due file .docx, o un .docx insieme a delle foto, Kopitiam ti chiede di scegliere un tipo e convertire l’altro dopo. I file che non può convertire, come un foglio di calcolo, vengono saltati e indicati per nome in un messaggio.

Cosa viene mantenuto e cosa no

Un file .docx è un insieme di parti. Kopitiam legge il testo principale e lo ricostruisce su pagine A4 nuove con margini di 2,5 cm (un pollice) e a capo automatico. Ecco cosa passa:

  • Ogni paragrafo del testo principale, in ordine, con tabulazioni e interruzioni di riga.
  • I titoli, in tre dimensioni. Titolo e Titolo 1 escono più grandi, poi Titolo 2, mentre Titolo 3 e i livelli inferiori condividono la terza dimensione. Il testo normale è a 11 punti.
  • Grassetto e corsivo.
  • Il testo dei link, anche se nel PDF non sono cliccabili.
  • Il testo all’interno delle tabelle, con ogni cella trasformata in un paragrafo a sé.

E questo invece no:

  • Immagini, grafici e forme. Vengono esclusi del tutto.
  • Griglie delle tabelle e colonne. Il testo delle celle resta, ma non i bordi né la disposizione affiancata.
  • I tuoi caratteri, i colori del testo, l’evidenziazione, la sottolineatura e l’allineamento. Tutto viene composto in un unico carattere semplice, quasi nero, allineato a sinistra.
  • Intestazioni, piè di pagina, numeri di pagina, note a piè di pagina e commenti, che si trovano fuori dal testo principale.
  • Punti elenco e numerazione degli elenchi. Il testo di ogni voce resta, ma il punto o il numero non viene aggiunto.
  • Formato della pagina e interruzioni di pagina. Ogni PDF è in A4 e un’interruzione di pagina diventa una normale interruzione di riga, quindi il numero di pagine può essere diverso da Word.
Grassetto e corsivo vengono applicati per paragrafo. Se una parola di una frase è in grassetto, esce in grassetto tutto il paragrafo. Se il tuo documento si basa su parole in grassetto dentro le frasi, rileggi il PDF prima di inviarlo.

Caratteri e testo non latino

Il testo in inglese, malese e altre lingue con alfabeto latino viene composto in un carattere PDF standard che non richiede download. Vengono gestiti anche altri alfabeti, cosa che molti convertitori veloci sbagliano.

  • Cinese, giapponese, coreano, greco e russo escono come testo vero e selezionabile. Kopitiam scarica un font Noto adatto dal proprio sito solo quando il tuo documento ne ha bisogno, e incorpora solo i caratteri che hai usato.
  • Arabo, ebraico, hindi, thai e alfabeti simili vengono composti dal tuo browser e inseriti come immagini del testo. Si vedono correttamente, ma nel PDF non si possono selezionare né cercare.
  • I paragrafi che iniziano in arabo o in ebraico vengono allineati a destra.
  • I caratteri che nessun font disponibile può disegnare, spesso un’emoji, compaiono come simbolo sostitutivo. La nota dopo la conversione li elenca, così puoi toglierli o sostituirli in Word e convertire di nuovo.

Lo strumento continua a funzionare se la connessione cade dopo il caricamento della pagina, con un’eccezione. Se il tuo documento ha bisogno di uno di quei font aggiuntivi e non si riesce a scaricarlo, vedi un messaggio che ti chiede di controllare la connessione e riprovare. Viene scaricato solo il font. Il tuo documento non viene inviato da nessuna parte.

Immagini: convertire invece le foto in PDF

Poiché le immagini di un file Word vengono escluse, un documento fatto quasi solo di foto, come la scansione di un passaporto incollata in Word, uscirà quasi vuoto. Se non c’è proprio testo, Kopitiam si ferma e dice che il documento non conteneva testo leggibile da convertire.

Se in realtà hai delle immagini, convertile direttamente. La stessa pagina Convertire in PDF accetta immagini JPG e PNG: trascinane una o più, scegli un formato pagina (Come l’immagine, Pagina A4 o Pagina Letter) e ogni immagine diventa una pagina di un unico PDF. Le foto in altri formati vanno prima salvate come JPG o PNG.

Quando qualcosa va storto

  • «Impossibile leggere questo file Word»: il file potrebbe essere danneggiato o non essere davvero un .docx. Aprilo con il programma che l’ha creato e salvane una copia nuova.
  • Hai un vecchio file .doc: viene accettato solo il .docx. Aprilo in Word, LibreOffice o Google Docs e salvalo o scaricalo come .docx, poi converti quello.
  • Il tuo file viene da Google Docs o Pages: prima scaricalo o esportalo come documento Word (.docx).
  • «Questo file Word è vuoto»: il file non ha contenuto, spesso per un download non terminato. Riprendi il file.
  • Una tabella si è trasformata in una lunga serie di righe brevi: ogni cella è diventata un paragrafo a sé, letto riga per riga. Se la tabella è importante, usa una delle opzioni qui sotto.

Quando non usare Kopitiam per questo

Se il PDF deve apparire esattamente come il documento Word, ti serve un convertitore che capisca l’impaginazione completa. Ci sono alcuni modi gratuiti per farlo:

  • Se hai Word, usa File, poi Salva con nome, e scegli PDF.
  • LibreOffice Writer è un programma gratuito per computer che apre i file .docx e ha Esporta come PDF. Funziona sul tuo computer, quindi il file resta privato.
  • Google Docs può aprire un .docx e scaricarlo come PDF, ma per farlo il file viene caricato sul tuo account Google.

Usa uno di questi per brochure, volantini, fatture con un logo, CV con una grafica a due colonne, relazioni piene di tabelle o grafici e tutto ciò che ha la carta intestata nell’intestazione. Usa Kopitiam quando le parole contano più della grafica, quando sei su un computer in prestito o bloccato senza Word, o quando il documento è troppo privato per caricarlo da qualche parte. Una lettera di presentazione, la bozza di una dichiarazione giurata, una lettera di referenze o una lunga serie di appunti vanno tutti bene.

Una volta ottenuto il PDF, puoi aprirlo nell’editor PDF gratuito per aggiungere una firma, una data o un logo mancante come immagine prima di inviarlo.