Чем PDF/A отличается от обычного PDF?

Обычный PDF может зависеть от того, что находится вне файла, например от шрифтов, установленных на вашем компьютере, и может использовать пароли и скрипты. PDF/A (ISO 19005) это запрещает и требует встроенных шрифтов и заданного цвета, чтобы файл выглядел так же и через много лет. Его требуют архивы и некоторые официальные системы.

Что означают PDF/A-1b, PDF/A-2b и PDF/A-2u?

Цифра — это часть стандарта, каждая основана на своей версии PDF. Буква — уровень соответствия: b (базовый) гарантирует внешний вид, u добавляет надёжный текст в Юникоде для поиска и копирования, а a добавляет размеченную структуру для доступности. В PDF/A-4 эти буквы больше не используются.

PDF/X — это то же самое, что PDF высокого качества?

Нет. Пресет экспорта высокого качества управляет только такими вещами, как разрешение изображений. PDF/X — это стандарт с фиксированными правилами о шрифтах, цвете, границах страницы и условиях вывода, поэтому типография может на него полагаться. Спросите у типографии, какая версия PDF/X ей нужна.

Как проверить, действительно ли мой PDF соответствует PDF/A?

Acrobat Reader показывает заявку на панели «Стандарты», но заявка — не доказательство. Прогоните файл через валидатор, например бесплатный открытый veraPDF, чтобы увидеть, соответствует ли он стандарту на самом деле.

Можно ли конвертировать PDF в PDF/A в Kopitiam?

Нет. Kopitiam не создаёт и не проверяет PDF/A или PDF/X, а его правки могут удалить существующую заявку PDF/A или сделать её недействительной. Сначала внесите правки, затем конвертируйте результат инструментом, который создаёт и проверяет PDF/A, или экспортируйте заново из исходного документа.

PDF/A, PDF/X и обычный PDF: в чём разница?

Обычный PDF предназначен для повседневного просмотра и обмена. PDF/A — более строгое подмножество PDF для долгосрочного архивного хранения: файл должен содержать всё, что ему нужно, например свои шрифты, чтобы и через много лет он открывался и выглядел так же. PDF/X — более строгое подмножество для профессиональной печати, с правилами о цвете, шрифтах и границах страницы, чтобы типография получала предсказуемый результат.

У всех трёх одно и то же расширение .pdf, и они открываются в одних и тех же программах. Разница в том, что файл обещает. Если никто не просил у вас PDF/A или PDF/X, правильный выбор — обычный PDF, и менять ничего не нужно.

Что такое обычный PDF и почему его обычно достаточно

Обычный PDF может использовать почти любую возможность формата: невстроенные шрифты, ссылки на внешнее содержимое, скрипты, пароли, видео и заполняемые формы. Благодаря этой гибкости он подходит для расчётных листков, договоров аренды, резюме и посадочных талонов.

Цена в том, что ничего не гарантируется. Файл, который рассчитывает на шрифт, установленный на компьютере отправителя, у вас может выглядеть иначе. Для документа, который вы читаете на этой неделе, это редко важно. Для записи, которую кто-то должен открыть через 20 лет, или для буклета, который идёт в печать, — может быть важно.

PDF/A: создан для архива

PDF/A — это стандарт ISO 19005. Его главное правило: файл самодостаточен, и его внешний вид можно воспроизвести без чего-либо за пределами файла. На практике это значит:

Все используемые шрифты встроены в файл.
Цвет задан независимо от устройства, обычно с помощью встроенного цветового профиля.
Никакого шифрования и паролей.
Никакого JavaScript, аудио и видео и никакого содержимого, зависящего от внешнего файла или сайта.
Метаданные хранятся в стандартной форме (XMP), и именно там файл заявляет, что он PDF/A.

Стандарт состоит из частей, каждая из которых основана на своей версии PDF:

PDF/A-1 (2005), на основе PDF 1.4. Самый строгий: прозрачность не допускается.
PDF/A-2 (2011), на основе PDF 1.7. Допускает прозрачность, слои и изображения JPEG 2000 и позволяет встраивать другие файлы PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Как PDF/A-2, но можно прикреплять файлы любого типа. Форматы электронных счетов, такие как Factur-X и ZUGFeRD, используют это, чтобы передавать машиночитаемые данные счёта внутри читаемого PDF.
PDF/A-4 (2020), на основе PDF 2.0. В нём отказались от старых букв уровней соответствия, а есть варианты вроде PDF/A-4f для файлов с вложениями.

В частях 1–3 буква после номера показывает, насколько строг файл. Уровень B (базовый) гарантирует, что страницы выглядят правильно. Уровень U добавляет надёжный текст в Юникоде, чтобы по нему можно было искать и копировать; он есть в PDF/A-2 и PDF/A-3. Уровень A (доступный) дополнительно требует размеченной структуры, например заголовков и порядка чтения, для экранных дикторов. Так что PDF/A-2b означает часть 2, уровень B.

PDF/X: создан для печати

PDF/X — это семейство стандартов ISO 15930, созданное для того, чтобы файл одинаково печатался на любом совместимом оборудовании. Каждая версия требует встроенных шрифтов, отсутствия шифрования, заданного обрезного формата (trim box) или области оформления (art box) для итогового размера страницы и условий вывода (output intent), которые называют условия печати, под которые подготовлены цвета.

PDF/X-1a: только CMYK и плашечные цвета, без прозрачности. Старый надёжный вариант по умолчанию, который многие типографии по-прежнему принимают.
PDF/X-3: допускает ещё и RGB и Lab с управлением цветом.
PDF/X-4: допускает живую прозрачность и слои. Частый современный выбор для дизайнерских программ.
PDF/X-6: версия на основе PDF 2.0.

Вылеты — отдельный вопрос. Если дизайн доходит до края страницы, типографии нужен запас изображения за линией обреза, и сколько именно, она вам скажет. Файл PDF/X может записать это с помощью области выпуска под обрез (bleed box), но сам стандарт вылеты за вас не добавляет.

Бок о бок

Назначение: обычный PDF — чтобы делиться и читать; PDF/A — чтобы хранить; PDF/X — чтобы печатать.
Шрифты: в обычном PDF встраивать необязательно; в PDF/A и PDF/X они должны быть встроены.
Пароли: в обычном PDF разрешены; в PDF/A и PDF/X запрещены.
Цвет: в обычном PDF можно что угодно; PDF/A требует цвета, независимого от устройства; PDF/X ориентирован на названные условия печати.
Формы и скрипты: в обычном PDF допустимы; PDF/A запрещает скрипты и ограничивает интерактивные возможности.
Кто его требует: обычный PDF — никто; PDF/A — архивы, службы делопроизводства и некоторые системы электронной подачи документов или электронных счетов; PDF/X — типографии.

Как понять, какой у вас файл

Откройте файл в Adobe Acrobat или Acrobat Reader. Файл, заявленный как PDF/A, обычно открывается с панелью уведомления о стандарте, а на панели «Стандарты» указаны часть и уровень.
В других программах загляните в свойства документа. Некоторые показывают заявку PDF/A или PDF/X, многие нет.
Для точного ответа прогоните файл через валидатор. veraPDF — бесплатный открытый валидатор PDF/A. Для PDF/X файл могут проверить инструменты предпечатной проверки в профессиональных программах для печати или ваша типография.

Метка PDF/A или PDF/X — всего лишь заявление, записанное в файл. Записать его может любая программа, а последующее редактирование файла может незаметно сделать его ложным. Если служба делопроизводства или типография отклонит файл, который не проходит проверку, проверьте его валидатором, а не доверяйте метке.

Как создать файл PDF/A или PDF/X

По возможности создавайте его из исходного документа, а не из готового PDF. Конвертация готового PDF часто спотыкается о недостающие шрифты или необычный цвет, а чтобы это исправить, нужны профессиональные инструменты.

Microsoft Word: при сохранении в PDF откройте параметры и отметьте настройку PDF/A.
LibreOffice: используйте «Экспорт в PDF» и выберите в окне экспорта вариант PDF/A.
Дизайнерские программы, такие как Adobe InDesign и Affinity Publisher: при экспорте выберите пресет PDF/X и спросите у типографии, какой именно ей нужен.
Сканеры и приложения для сканирования: многие предлагают PDF/A как формат вывода, что удобно для архивирования бумажных документов.

Что будет, если отредактировать такой файл в Kopitiam

Kopitiam не создаёт, не конвертирует в PDF/A или PDF/X и не проверяет такие файлы. Открыть их можно, ведь это PDF, но скачанный результат считайте обычным PDF.

«Редактировать PDF», «Объединить», «Разделить», «Извлечь страницы», «Упорядочить» и «Скрыть данные» собирают из ваших страниц новый файл. Новый файл не несёт XMP-метаданных оригинала, а именно там живёт заявка PDF/A, поэтому он вообще больше не заявляет PDF/A.
«Повернуть», «Водяной знак» и «Нумерация страниц» сохраняют изменения в тот же файл. Заявка PDF/A остаётся, но сведения о документе обновляются (программа-создатель и дата изменения) без обновления соответствующего XMP, и это расхождение может нарушить соответствие стандарту.
Когда вы добавляете текст на латинице через редактор, водяной знак или нумерацию страниц, Kopitiam использует стандартный встроенный в PDF шрифт, который не внедряется в файл. А PDF/A и PDF/X оба требуют встроенных шрифтов.

Поэтому, если нужно сдать PDF/A или PDF/X, сначала сделайте правки в Kopitiam, а затем конвертируйте результат инструментом, который создаёт и проверяет этот стандарт. Или внесите изменения в исходный документ и экспортируйте заново.

Что выбрать?

Отправить по почте подписанный договор аренды, переслать расчётный листок или загрузить резюме: обычный PDF.
Отсканировать на хранение старые документы на землю или документы компании: PDF/A, если его поддерживает ваш сканер или архив.
Портал пишет, что требуется PDF/A: уточните, какие часть и уровень он принимает, и проверьте файл валидатором перед загрузкой.
Баннер, листовка или упаковка для типографии: PDF/X в той версии, которую назовёт типография.

PDF-инструменты Kopitiam, которые меняют файлы (редактирование, объединение, разделение, упорядочивание, сжатие, скрытие данных и остальные), работают в браузере, поэтому, пока вы с ними работаете, файл не загружается на сервер.