Vad är skillnaden mellan PDF/A och en vanlig PDF?

En vanlig PDF kan förlita sig på saker utanför filen, som typsnitt installerade på din dator, och kan använda lösenord och skript. PDF/A (ISO 19005) förbjuder det och kräver inbäddade typsnitt och definierad färg, så att filen ser likadan ut många år senare. Arkiv och vissa officiella system kräver det.

Vad betyder PDF/A-1b, PDF/A-2b och PDF/A-2u?

Siffran är standardens del, som var och en bygger på en annan PDF-version. Bokstaven är överensstämmelsenivån: b (basic) garanterar utseendet, u lägger till tillförlitlig Unicode-text för sökning och kopiering, och a lägger till en taggad struktur för tillgänglighet. PDF/A-4 använder inte längre de här bokstäverna.

Är PDF/X samma sak som en PDF i hög kvalitet?

Nej. En exportinställning för hög kvalitet styr bara saker som bildupplösning. PDF/X är en standard med fasta regler för typsnitt, färg, sidrutor och utdataavsikt, så att ett tryckeri kan lita på den. Fråga ditt tryckeri vilken version av PDF/X de vill ha.

Hur kontrollerar jag om min PDF verkligen är PDF/A?

Acrobat Reader visar påståendet i panelen Standarder, men ett påstående är inget bevis. Kör filen genom en validerare som veraPDF, som är gratis och har öppen källkod, för att se om den faktiskt uppfyller standarden.

Kan jag konvertera en PDF till PDF/A i Kopitiam?

Nej. Kopitiam skapar och validerar inte PDF/A eller PDF/X, och dess ändringar kan ta bort eller ogiltigförklara ett befintligt påstående om PDF/A. Gör dina ändringar först och konvertera sedan resultatet med ett verktyg som skapar och kontrollerar PDF/A, eller exportera igen från källdokumentet.

PDF/A, PDF/X eller vanlig PDF: vad är skillnaden?

En vanlig PDF är till för att visas och delas i vardagen. PDF/A är en striktare delmängd av PDF som är gjord för långtidsarkivering: filen måste bära med sig allt den behöver, till exempel sina typsnitt, så att den fortfarande öppnas och ser likadan ut om många år. PDF/X är en striktare delmängd som är gjord för professionellt tryck, med regler för färg, typsnitt och sidrutor så att ett tryckeri får ett förutsägbart resultat.

Alla tre använder samma filändelse .pdf och öppnas i samma läsare. Skillnaden är det löfte som filen ger. Om ingen har bett dig om PDF/A eller PDF/X är en vanlig PDF rätt val, och du behöver inte ändra något.

Vad en vanlig PDF är, och varför den oftast räcker

En vanlig PDF kan använda nästan alla funktioner som formatet tillåter: typsnitt som inte är inbäddade, länkar till externt innehåll, skript, lösenord, video och ifyllbara formulär. Den flexibiliteten är skälet till att den fungerar för lönebesked, hyresavtal, CV:n och boardingkort.

Priset är att ingenting är garanterat. En fil som förlitar sig på ett typsnitt som är installerat på avsändarens dator kan se annorlunda ut på din. För ett dokument du läser den här veckan spelar det sällan någon roll. För ett register som någon måste kunna öppna om 20 år, eller en broschyr som ska till tryck, kan det göra det.

PDF/A: byggt för arkivering

PDF/A är standarden ISO 19005. Dess grundregel är att filen är självständig och att dess utseende kan återges utan något utanför filen. I praktiken betyder det:

Varje typsnitt som används är inbäddat i filen.
Färg definieras på ett enhetsoberoende sätt, oftast med en inbäddad färgprofil.
Ingen kryptering eller lösenord.
Inget JavaScript, inget ljud eller video och inget innehåll som är beroende av en extern fil eller webbplats.
Metadata lagras i en standardform (XMP), och det är också där filen anger att den är PDF/A.

Standarden finns i flera delar, som var och en bygger på en annan version av PDF:

PDF/A-1 (2005), baserad på PDF 1.4. Den striktaste: transparens är inte tillåten.
PDF/A-2 (2011), baserad på PDF 1.7. Tillåter transparens, lager och JPEG 2000-bilder, och låter dig bädda in andra PDF/A-filer.
PDF/A-3 (2012). Som PDF/A-2, men du kan bifoga filer av vilken typ som helst. Format för e-fakturor som Factur-X och ZUGFeRD använder det för att bära maskinläsbara fakturadata inuti en läsbar PDF.
PDF/A-4 (2020), baserad på PDF 2.0. Den slopar de gamla bokstäverna för överensstämmelsenivå och har varianter som PDF/A-4f för filer med bilagor.

I del 1 till 3 anger en bokstav efter siffran hur strikt filen är. Nivå B (basic) garanterar att sidorna ser rätt ut. Nivå U lägger till tillförlitlig Unicode-text, så att du kan söka i och kopiera den. Den finns i PDF/A-2 och PDF/A-3. Nivå A (accessible) kräver också en taggad struktur, till exempel rubriker och läsordning, för skärmläsare. PDF/A-2b betyder alltså del 2, nivå B.

PDF/X: byggt för tryck

PDF/X är ISO 15930-familjen, gjord för att en fil ska tryckas likadant på alla tryckpressar som följer standarden. Varje version kräver inbäddade typsnitt, ingen kryptering, en definierad trimruta (eller konstruktionsruta) för den färdiga sidstorleken och en utdataavsikt som anger de tryckförhållanden som färgerna förbereddes för.

PDF/X-1a: bara CMYK- och dekorfärger, ingen transparens. Det gamla säkra standardvalet som många tryckerier fortfarande tar emot.
PDF/X-3: tillåter även färghanterade RGB- och Lab-färger.
PDF/X-4: tillåter levande transparens och lager. Ett vanligt modernt val för designprogram.
PDF/X-6: versionen som bygger på PDF 2.0.

Utfall är en separat fråga. Om din design går ända ut till sidans kant behöver tryckeriet extra bild utanför skärlinjen, och de talar om hur mycket. En PDF/X-fil kan registrera det med en utfallsruta, men standarden lägger inte till utfall åt dig.

Sida vid sida

Syfte: vanlig PDF är för att dela och läsa, PDF/A är för att bevara och PDF/X är för att trycka.
Typsnitt: valfria i en vanlig PDF, måste vara inbäddade i både PDF/A och PDF/X.
Lösenord: tillåtna i en vanlig PDF, inte tillåtna i PDF/A eller PDF/X.
Färg: allt går i en vanlig PDF, PDF/A kräver enhetsoberoende färg och PDF/X siktar på ett namngivet tryckförhållande.
Formulär och skript: går bra i en vanlig PDF, PDF/A förbjuder skript och begränsar interaktiva funktioner.
Vem som efterfrågar den: ingen, för en vanlig PDF. Arkiv, registratorer och vissa system för e-inlämning eller e-fakturering för PDF/A. Tryckerier för PDF/X.

Så ser du vilken du har

Öppna filen i Adobe Acrobat eller Acrobat Reader. En fil som påstår sig vara PDF/A öppnas oftast med ett meddelandefält om standarden, och panelen Standarder visar del och nivå.
I andra läsare, titta under Dokumentegenskaper. Vissa visar påståendet om PDF/A eller PDF/X, många gör det inte.
För ett säkert svar, kör filen genom en validerare. veraPDF är en gratis validerare för PDF/A med öppen källkod. För PDF/X kan preflight-verktygen i professionell tryckprogramvara, eller ditt tryckeri, kontrollera den.

En PDF/A- eller PDF/X-etikett är bara ett påstående som skrivits in i filen. Vilket program som helst kan skriva det, och om filen redigeras efteråt kan det i tysthet bli osant. Om ett arkiv eller ett tryckeri kommer att avvisa en fil som inte klarar kraven, validera den och lita inte på etiketten.

Så skapar du en PDF/A- eller PDF/X-fil

Skapa den från källdokumentet när du kan, inte från en befintlig PDF. Att konvertera en färdig PDF misslyckas ofta på grund av saknade typsnitt eller ovanlig färg, och att rätta det kräver professionella verktyg.

Microsoft Word: när du sparar som PDF, öppna alternativen och kryssa i inställningen för PDF/A.
LibreOffice: använd Exportera som PDF och välj alternativet PDF/A i exportdialogen.
Designprogram som Adobe InDesign och Affinity Publisher: välj en förinställning för PDF/X när du exporterar, och fråga ditt tryckeri vilken de vill ha.
Skannrar och skannerappar: många erbjuder PDF/A som utdataformat, vilket är användbart för att arkivera pappershandlingar.

Vad som händer om du redigerar en i Kopitiam

Kopitiam skapar inte, konverterar inte till och kontrollerar inte PDF/A eller PDF/X. Du kan öppna sådana filer, eftersom de är PDF:er, men behandla det du laddar ner som en vanlig PDF.

Redigera PDF, Slå ihop, Dela, Extrahera sidor, Ordna och Maskera bygger en ny fil av dina sidor. Den nya filen bär inte med sig originalets XMP-metadata, där påståendet om PDF/A finns, så den anger inte längre PDF/A alls.
Rotera, Vattenmärke och Lägg till sidnummer sparar ändringarna i samma fil. Påståendet om PDF/A finns kvar, men dokumentinformationen uppdateras (producent och ändringsdatum) utan att motsvarande XMP uppdateras, och den skillnaden kan bryta överensstämmelsen.
När du lägger till text med latinska tecken med redigeraren, vattenmärket eller sidnumren använder Kopitiam ett inbyggt standardtypsnitt för PDF som inte bäddas in i filen. Både PDF/A och PDF/X kräver inbäddade typsnitt.

Så om du måste lämna in PDF/A eller PDF/X, gör dina ändringar i Kopitiam först och konvertera sedan resultatet med ett verktyg som skapar och kontrollerar standarden. Eller gör ändringarna i källdokumentet och exportera igen.

Vilken ska du använda?

Mejla ett signerat hyresavtal, skicka ett lönebesked eller ladda upp ett CV: en vanlig PDF.
Skanna gamla markhandlingar eller företagsregister för att bevara dem: PDF/A, om din skanner eller ditt arkiv stöder det.
En portal som säger att PDF/A krävs: fråga vilken del och nivå de godtar, och validera innan du laddar upp.
En banderoll, ett flygblad eller en förpackning som ska till ett tryckeri: PDF/X, i den version som ditt tryckeri anger.

PDF-verktygen på Kopitiam som ändrar filer (redigera, slå ihop, dela, ordna, komprimera, maskera och resten) körs i webbläsaren, så din fil laddas inte upp till någon server medan du arbetar med den.