คุณกรอกแบบฟอร์ม PDF ได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา แค่เปิดในโปรแกรมแก้ไข PDF พิมพ์คำตอบลงในกล่อง ติ๊กช่องทำเครื่องหมาย เซ็นชื่อ แล้วดาวน์โหลดไฟล์ที่กรอกเสร็จ ใน Kopitiam คุณวางแบบฟอร์มลงในโปรแกรมแก้ไข PDF ฟรี มันจะค้นหาช่องให้เอง แล้วคุณคลิกกล่องที่ไฮไลต์ไว้เพื่อพิมพ์

ใช้ได้กับแบบฟอร์มสองแบบ คือแบบที่สร้างด้วยช่องกรอกจริง และแบบฟอร์มธรรมดาที่เป็นแค่หน้ากระดาษที่มีเส้นว่างไว้ ไฟล์อยู่ในเบราว์เซอร์ของคุณตลอดเวลา ด้านล่างคือการทำงานของแต่ละแบบ สิ่งที่ต้องทำเมื่อกล่องไปอยู่ผิดที่ และสิ่งที่อยู่ในไฟล์ที่คุณดาวน์โหลดจริงๆ

แบบฟอร์มที่กรอกได้กับแบบฟอร์มธรรมดาไม่เหมือนกัน

แบบฟอร์มที่กรอกได้มีช่องฝังอยู่ใน PDF ผู้สร้างวาดแต่ละกล่องไว้โดยตั้งใจ ตั้งชื่อให้ และกำหนดบางช่องเป็นช่องทำเครื่องหมาย หรือเป็นกล่องที่แบ่งเป็นหนึ่งช่องต่อหนึ่งตัวอักษร แบบฟอร์มราชการ แบบฟอร์มธนาคาร และอะไรก็ตามที่ส่งออกจากโปรแกรมออกแบบฟอร์มมักทำแบบนี้

แบบฟอร์มธรรมดาเป็นแค่ภาพของแบบฟอร์ม มีข้อความและเส้น แต่ไม่มีอะไรข้างใต้ที่โปรแกรมจะพิมพ์ลงไปได้ สัญญาเช่าที่บันทึกจาก Word ใบสมัครสมาชิกชมรม หรือจดหมายบริษัทที่มี “ชื่อ: ______” มักเป็นแบบธรรมดา ไฟล์สแกนยิ่งธรรมดากว่านั้น เพราะไม่มีข้อความเลย มีแค่ภาพของกระดาษ

Kopitiam รองรับทั้งสามแบบ แต่ด้วยความมั่นใจที่ต่างกัน การรู้ว่าคุณมีแบบไหนบอกได้ว่าต้องตรวจมากแค่ไหนก่อนส่ง

กรอกแบบฟอร์ม PDF ทีละขั้นตอน

  1. เปิดโปรแกรมแก้ไข PDF แล้ววางแบบฟอร์มลงบนหน้า หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์
  2. รอสักครู่ Kopitiam จะค้นหาช่องในแบบฟอร์มทันทีที่เปิด และถ้าพบช่อง จะแสดงข้อความ เช่น “เราพบและเพิ่มช่องที่กรอกได้ 12 ช่องใน 2 หน้า”
  3. คลิกกล่องที่ไฮไลต์แล้วพิมพ์ คลิกช่องทำเครื่องหมายเพื่อติ๊ก และคลิกอีกครั้งเพื่อเอาติ๊กออก
  4. ดูตัวนับในแถบแจ้ง เช่น “กรอกแล้ว 7 จาก 12” เพื่อดูว่าเหลืออีกเท่าไร
  5. สำหรับกล่องที่ตกหล่น ให้เลือกเครื่องมือ ข้อความ แล้วคลิกตรงที่ควรใส่คำตอบ
  6. ถ้าจะเซ็น ให้เลือก เซ็น วาดหรือพิมพ์ลายเซ็น แล้วคลิก เพิ่ม
  7. ใช้ ซ่อนไฮไลต์ช่อง เพื่อดูหน้าแบบที่ผู้รับจะเห็น แล้วคลิก ดาวน์โหลด

ถ้าเปิดแล้วไม่มีอะไรขึ้นมา ให้คลิก กรอกอัตโนมัติ ในแถบเครื่องมือเพื่อค้นหาใหม่ด้วยตัวเอง ถ้าไม่พบอะไรจริงๆ จะขึ้นว่า “ไม่พบช่องที่กรอกได้ในเอกสารนี้” และคุณกรอกแบบฟอร์มด้วยเครื่องมือ ข้อความ แทน

Kopitiam หาช่องได้อย่างไร

กรอกอัตโนมัติ ลองสามวิธีตามลำดับ และหยุดที่วิธีแรกที่ได้ผล

  • ช่องแบบฟอร์มจริง ถ้า PDF มีช่องฝังอยู่ Kopitiam จะใช้ตำแหน่งและขนาดที่แน่นอนของช่องนั้น ช่องทำเครื่องหมายและปุ่มตัวเลือกจะกลายเป็นกล่องที่คลิกเพื่อติ๊ก ช่องที่แบ่งเป็นช่องตัวอักษร เช่น เลขประจำตัวหรือเลขผู้เสียภาษี จะกลายเป็นกล่องเล็กหนึ่งกล่องต่อหนึ่งช่อง และเคอร์เซอร์จะกระโดดไปช่องถัดไปขณะพิมพ์
  • ป้ายและช่องว่างในแบบฟอร์มธรรมดา ถ้าไม่มีช่องฝังอยู่ มันจะอ่านข้อความบนหน้าและมองหาป้ายสั้นๆ ที่ตามด้วยพื้นที่ว่าง: “ชื่อ: ______” “วันเกิด ......” ป้ายในช่องตารางที่มีช่องว่างอยู่ข้างๆ หรือป้ายที่อยู่เหนือเส้นที่วาดไว้ มันข้ามหัวข้อที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ประโยค และช่องว่างที่มีคนเขียนไว้แล้ว
  • OCR สำหรับไฟล์สแกน ถ้าหน้าไม่มีข้อความเลย Kopitiam จะเสนอให้ใช้ OCR ซึ่งไม่เคยทำงานเองโดยอัตโนมัติ

แต่ละกล่องแสดงคำใบ้จางๆ ที่เอามาจากป้ายที่ใกล้ที่สุด เช่น “ชื่อ” หรือ “ที่อยู่” คุณจึงรู้ว่าอะไรต้องใส่ตรงไหน เมื่อแบบฟอร์มตั้งชื่อช่องไว้เป็นชื่อภายในที่อ่านไม่รู้เรื่อง กล่องจะไม่แสดงคำใบ้ แทนที่จะแสดงคำใบ้ที่ชวนสับสน

ช่องที่พบในแบบฟอร์มธรรมดาหรือไฟล์สแกนเป็นการคาดเดาที่ดีที่สุด ไม่ใช่การอ่านแบบฟอร์มจริง ตรวจดูทุกหน้าก่อนดาวน์โหลดเสมอ โดยเฉพาะจุดที่แคบอย่างช่องตารางและเส้นที่อยู่ชิดกัน

แบบฟอร์มที่สแกนมาและ OCR

ไฟล์สแกนคือรูปถ่ายของกระดาษ จึงไม่มีคำให้ Kopitiam อ่าน เมื่อคุณคลิก กรอกอัตโนมัติ กับไฟล์แบบนี้ มันจะบอกว่าไฟล์ดูเหมือนไฟล์สแกน และเสนอปุ่ม ใช้ OCR ให้ OCR คือตัวอ่านข้อความที่จะดาวน์โหลดครั้งแรกที่คุณใช้ ครั้งแรกจึงใช้เวลาสักครู่ ส่วนการอ่านเองเกิดขึ้นบนอุปกรณ์ของคุณ

OCR เป็นวิธีที่หยาบที่สุดในสามวิธี มันมองหาคำภาษาอังกฤษที่ใช้บ่อยในแบบฟอร์ม เช่น name, date, address และ phone แล้ววางกล่องไว้ถัดจากแต่ละคำ แถบแจ้งจะบอกว่าตำแหน่งเหล่านี้เป็นการคาดคะเน และมักต้องลากไปวางให้ตรง ถ้า OCR ไม่พบอะไร ให้เพิ่มคำตอบแต่ละข้อด้วยเครื่องมือ ข้อความ สำหรับแบบฟอร์มสแกนสองหน้า มักใช้เวลาคลิกแค่ไม่กี่นาที

ช่องทำเครื่องหมาย วันที่ และลายเซ็น

ช่องทำเครื่องหมายจะปรากฏเฉพาะในแบบฟอร์มที่มีช่องฝังอยู่ การติ๊กจะวาด X ไว้ในกล่องเมื่อคุณดาวน์โหลด และกล่องที่ไม่ได้ติ๊กจะคงไว้เหมือนเดิม ในแบบฟอร์มธรรมดา กรอกอัตโนมัติ สร้างได้แค่กล่องข้อความ ถ้าจะติ๊กสี่เหลี่ยมที่พิมพ์ไว้ ให้ใช้เครื่องมือ ข้อความ แล้วพิมพ์ X ทับลงไป

วันที่พิมพ์เหมือนคำตอบอื่นๆ ไม่มีตัวเลือกวันที่ ให้เขียนวันที่ในรูปแบบที่แบบฟอร์มขอ แบบฟอร์มมาเลเซียอาจต้องการ DD/MM/YYYY ขณะที่แบบฟอร์มอเมริกันต้องการ MM/DD/YYYY และ “03/04” หมายถึงคนละวันกันในแต่ละแบบ ถ้าวันที่อยู่ในช่องตัวอักษร ให้พิมพ์หนึ่งตัวเลขต่อหนึ่งช่อง แล้วเคอร์เซอร์จะเลื่อนไปให้เอง

สำหรับลายเซ็น ให้เลือก เซ็น แล้วเลือก วาด ด้วยเมาส์หรือนิ้ว หรือ พิมพ์ ชื่อเพื่อให้ได้ลายเซ็นแบบตัวเขียน ถ้า กรอกอัตโนมัติ พบช่องว่างที่มีป้ายว่าเป็นช่องลายเซ็นในหน้าที่คุณดูอยู่ ลายเซ็นจะไปวางบนเส้นนั้น ไม่อย่างนั้นจะปรากฏในส่วนที่มองเห็น แล้วคุณลากและปรับขนาดเอง ลายเซ็นที่วาดใช้ได้กับเอกสารทั่วไปในชีวิตประจำวันส่วนใหญ่ เอกสารที่กำหนดให้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลที่ได้รับการรับรองต้องใช้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะแทน

เมื่อกล่องอยู่ผิดที่

  • กล่องเลื่อนออกจากเส้นเล็กน้อย: เปลี่ยนไปที่ เลือก แล้วลากไปวางให้ตรง
  • กล่องไปอยู่บนสิ่งที่ไม่ใช่ช่อง: เลือกกล่องนั้นแล้วลบ
  • มีช่องที่ตกหล่น: ใช้เครื่องมือ ข้อความ แล้วคลิกตรงที่ควรใส่คำตอบ เปลี่ยนขนาดข้อความในแผงด้านขวาให้พอดี
  • คำตอบยาวเกินกล่อง: ย่อให้สั้นลง ลดขนาดข้อความ หรือกด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดที่สอง
  • คุณเปลี่ยนใจกับทุกอย่างที่ กรอกอัตโนมัติ ทำ: เลิกทำ จะลบช่องที่วางไว้ทั้งหมดในขั้นตอนเดียว
  • แบบฟอร์มเปิดไม่ได้เลย: อาจมีรหัสผ่านป้องกันหรือถูกจำกัดการแก้ไข Kopitiam จะบอกว่าเป็นแบบไหน และแนะนำให้เปิดในโปรแกรมอ่าน PDF แล้วใช้ พิมพ์ แล้ว บันทึกเป็น PDF เพื่อสร้างสำเนาที่ไม่ล็อกซึ่งคุณกรอกได้

เกิดอะไรขึ้นกับช่องเมื่อคุณดาวน์โหลด

เมื่อคุณคลิก ดาวน์โหลด Kopitiam จะเขียนคำตอบ เครื่องหมายติ๊ก และลายเซ็นลงบนตัวหน้าเลย เหมือนหมึกบนกระดาษ ใครที่เปิดไฟล์จะเห็นตรงกับที่คุณเห็นตอนซ่อนไฮไลต์ ไฮไลต์และคำใบ้มีแค่บนหน้าจอ และไม่เคยปรากฏในไฟล์

คำตอบของคุณไม่ได้ถูกบันทึกเป็นค่าในช่องของแบบฟอร์มเอง สำหรับคนที่อ่านแบบฟอร์ม ไม่มีความแตกต่าง แต่จะมีผลถ้าผู้รับโหลดข้อมูลแบบฟอร์มเข้าระบบโดยตรง ซึ่งฝ่ายบุคคลและพอร์ทัลราชการบางแห่งทำแบบนั้น ถ้าคำแนะนำบอกว่าแบบฟอร์มต้องยังกรอกได้ หรือต้องส่งเป็นข้อมูลแบบฟอร์ม ให้ใช้เครื่องมือหรือพอร์ทัลที่เขาระบุ

นี่ยังหมายความว่าคุณควรเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ ถ้าจะเปลี่ยนคำตอบหลังดาวน์โหลด วิธีที่ง่ายที่สุดคือกรอกไฟล์ต้นฉบับใหม่อีกครั้ง คุณใช้เครื่องมือ ปิดทับ ปิดข้อความเดิมได้ แต่เริ่มใหม่จะเรียบร้อยกว่า

โทรศัพท์ ความเป็นส่วนตัว และกรณีพิเศษอื่นๆ

โปรแกรมแก้ไขใช้ได้ในเบราว์เซอร์บนโทรศัพท์ เครื่องมืออยู่ในแถบด้านล่าง ที่เหลืออยู่ใต้ เพิ่มเติม กล่องเล็กๆ จะแตะได้ง่ายขึ้นถ้าซูมเข้าไปก่อน และลายเซ็นที่วาดด้วยนิ้วมักดูดีกว่าวาดด้วยเมาส์

แบบฟอร์มไม่เคยออกจากอุปกรณ์ของคุณ เรื่องนี้สำคัญเพราะแบบฟอร์มเต็มไปด้วยข้อมูลส่วนตัว ทั้งเลข IC หรือเลขพาสปอร์ต ที่อยู่ เงินเดือน และบัญชีธนาคาร ไม่ต้องมีบัญชี ไม่มีลายน้ำ และในโค้ดไม่มีการจำกัดขนาด ข้อจำกัดในทางปฏิบัติจึงเป็นหน่วยความจำของอุปกรณ์ แบบฟอร์มสแกนที่ยาวอาจช้าบนโทรศัพท์รุ่นเก่า

คำตอบภาษาอังกฤษและภาษาส่วนใหญ่ที่ใช้อักษรละตินไม่ต้องใช้อะไรเพิ่ม คำตอบภาษาจีน ญี่ปุ่น เกาหลี กรีก หรือรัสเซียยังคงเป็นข้อความที่เลือกได้ โดยใช้ฟอนต์ที่ Kopitiam ดาวน์โหลดเฉพาะเมื่อข้อความของคุณต้องใช้ คำตอบภาษาอาหรับ ฮินดี และไทยจะถูกวาดเป็นรูปภาพ จึงดูถูกต้องแต่เลือกหรือค้นหาไม่ได้ ถ้าคุณออฟไลน์อยู่และดาวน์โหลดฟอนต์ที่ต้องใช้ไม่ได้ ดาวน์โหลด จะแสดงข้อผิดพลาดแทนการให้ไฟล์ที่เสีย