Puoi compilare un modulo PDF senza stamparlo aprendolo in un editor PDF, scrivendo le risposte nei riquadri, spuntando le caselle, firmando e scaricando il file finito. In Kopitiam trascini il modulo nell’editor PDF gratuito, l’editor cerca da solo i campi e tu fai clic su ogni riquadro evidenziato per scrivere.

Funziona con due tipi di modulo: quelli costruiti con veri campi compilabili e i moduli «piatti», che sono solo una pagina stampata con delle righe vuote. Il file resta sempre nel tuo browser. Qui sotto trovi come si comporta ciascun tipo, cosa fare quando un riquadro finisce nel posto sbagliato e cosa contiene davvero il file che scarichi.

Moduli compilabili e moduli piatti non sono la stessa cosa

Un modulo compilabile ha dei campi integrati nel PDF. Chi l’ha creato ha disegnato apposta ogni riquadro, gli ha dato un nome e ne ha segnati alcuni come caselle di spunta o come riquadri divisi in una cella per carattere. I moduli della pubblica amministrazione, quelli delle banche e tutto ciò che viene esportato da un programma per creare moduli di solito funzionano così.

Un modulo piatto è solo l’immagine di un modulo: testo e righe, senza niente sotto in cui un programma possa scrivere. Un contratto di affitto salvato da Word, il modulo di iscrizione a un circolo o una lettera aziendale con «Nome: ______» tendono a essere piatti. Una scansione lo è ancora di più, perché non ha alcun testo, solo l’immagine del foglio.

Kopitiam gestisce tutti e tre i casi, ma con livelli di affidabilità diversi. Sapere quale hai ti dice quanto controllare prima di inviarlo.

Compilare un modulo PDF passo per passo

  1. Apri l’editor PDF e trascina il modulo nella pagina, oppure fai clic per scegliere il file.
  2. Aspetta un attimo. Kopitiam analizza il modulo appena si apre e, se trova dei campi, mostra un messaggio come «Abbiamo trovato e aggiunto 12 campi compilabili su 2 pagine».
  3. Fai clic su un riquadro evidenziato e scrivi. Fai clic su una casella per spuntarla, e di nuovo per togliere la spunta.
  4. Tieni d’occhio il contatore nel banner, per esempio «7 di 12 compilati», per vedere quanto manca.
  5. Per ogni riquadro che è sfuggito, scegli lo strumento Testo e fai clic dove va la risposta.
  6. Per firmare, scegli Firma, disegna o scrivi la tua firma e fai clic su Aggiungi.
  7. Usa Nascondi evidenziazione campi per vedere la pagina come la vedrà il destinatario, poi fai clic su Scarica.

Se dopo l’apertura non compare niente, fai clic su Compila nella barra degli strumenti per rifare l’analisi a mano. Quando davvero non trova nulla, dice «Nessun campo compilabile trovato in questo documento», e allora compili il modulo con lo strumento Testo.

Come Kopitiam trova i campi

Compila prova tre metodi in ordine e si ferma al primo che funziona.

  • Veri campi del modulo. Se il PDF ha campi integrati, Kopitiam usa la loro posizione e dimensione esatte. Caselle di spunta e pulsanti di scelta diventano riquadri su cui fai clic per spuntarli. Un campo diviso in celle per carattere, come un numero di documento o un codice fiscale, diventa un piccolo riquadro per cella, e il cursore salta alla cella successiva mentre scrivi.
  • Etichette e spazi vuoti su un modulo piatto. Se non ci sono campi integrati, legge il testo della pagina e cerca un’etichetta breve seguita da spazio vuoto: «Nome: ______», «Data di nascita ......», un’etichetta in una cella di tabella con una cella vuota accanto, o un’etichetta sopra una riga tracciata. Salta i titoli in maiuscolo, le frasi e gli spazi in cui c’è già scritto qualcosa.
  • OCR per le scansioni. Se la pagina non ha alcun testo, Kopitiam propone di usare l’OCR. Non è mai automatico.

Ogni riquadro mostra un suggerimento tenue preso dall’etichetta più vicina, come «Nome» o «Indirizzo», così sai cosa va dove. Quando il modulo dà a un campo solo un nome interno incomprensibile, il riquadro non mostra alcun suggerimento invece di uno che confonde.

I campi trovati su un modulo piatto o su una scansione sono una stima, non una lettura del modulo. Controlla sempre ogni pagina prima di scaricare, soprattutto nei punti stretti come le celle delle tabelle e le righe molto vicine tra loro.

Moduli scansionati e OCR

Una scansione è la foto di un foglio, quindi non ci sono parole che Kopitiam possa leggere. Quando fai clic su Compila su una scansione, ti dice che il file sembra una scansione e propone un pulsante Avvia OCR. L’OCR è un lettore di testo che viene scaricato la prima volta che lo usi, ed è per questo che la prima esecuzione richiede un attimo. La lettura vera e propria avviene sul tuo dispositivo.

L’OCR è il più approssimativo dei tre metodi. Cerca parole inglesi comuni dei moduli come name, date, address e phone, e mette un riquadro subito dopo ciascuna. Il banner ti avvisa che si tratta di stime, e spesso vanno trascinate al posto giusto. Se l’OCR non trova niente, aggiungi ogni risposta con lo strumento Testo. Per un modulo scansionato di due pagine di solito bastano pochi minuti di clic.

Caselle di spunta, date e firme

Le caselle di spunta compaiono solo sui moduli con campi integrati. Spuntarne una disegna una X dentro la casella quando scarichi, mentre una casella non spuntata resta com’era. Su un modulo piatto, Compila crea solo riquadri di testo, quindi per spuntare un quadratino stampato usa lo strumento Testo e scrivici sopra una X.

Le date si scrivono come qualsiasi altra risposta. Non c’è un selettore di date, quindi scrivi la data nel formato richiesto dal modulo. Un modulo malese può volere GG/MM/AAAA mentre uno americano si aspetta MM/GG/AAAA, e «03/04» indica giorni diversi per ciascuno. Se la data va in celle per carattere, scrivi una cifra per cella e il cursore avanza da solo.

Per una firma, scegli Firma, poi Disegna con il mouse o il dito, oppure Scrivi il tuo nome per ottenere una versione in stile corsivo. Se Compila ha trovato un campo vuoto etichettato per la firma sulla pagina che stai guardando, la firma finisce su quella riga. Altrimenti compare nella parte visibile e tu la trascini e la ridimensioni. Una firma disegnata va bene per la maggior parte delle pratiche di tutti i giorni. Un documento che richiede una firma digitale certificata ha invece bisogno di un servizio di firma elettronica dedicato.

Quando i riquadri sono nel posto sbagliato

  • Un riquadro è leggermente fuori dalla riga: passa a Seleziona, poi trascinalo al suo posto.
  • Un riquadro sta su qualcosa che non è un campo: selezionalo ed eliminalo.
  • Un campo è sfuggito: usa lo strumento Testo e fai clic dove va la risposta. Cambia la dimensione del testo nel pannello a destra perché ci stia.
  • La tua risposta è troppo lunga per il riquadro: accorciala, riduci la dimensione del testo o premi Invio per mandarla a capo su una seconda riga.
  • Hai cambiato idea su tutto ciò che ha fatto Compila: Annulla rimuove tutti i campi inseriti in un solo passaggio.
  • Il modulo non si apre proprio: potrebbe essere protetto da password o avere restrizioni di modifica. Kopitiam spiega quale dei due, e suggerisce di aprirlo nel tuo lettore PDF e usare Stampa, poi Salva come PDF, per creare una copia sbloccata da compilare.

Cosa succede ai campi quando scarichi

Quando fai clic su Scarica, Kopitiam scrive le tue risposte, le spunte e la firma direttamente sulle pagine, come inchiostro sulla carta. Chiunque apra il file vede esattamente ciò che vedevi tu con le evidenziazioni nascoste. Le evidenziazioni e i suggerimenti sono solo sullo schermo e non compaiono mai nel file.

Le tue risposte non vengono salvate come valori nei campi del modulo. Per una persona che legge il modulo non fa alcuna differenza. Conta invece se il destinatario carica i dati del modulo direttamente in un sistema, come fanno alcuni uffici del personale e portali della pubblica amministrazione. Se le istruzioni dicono che il modulo deve restare compilabile o essere inviato come dati del modulo, usa lo strumento o il portale che indicano.

Significa anche che dovresti conservare il file originale. Per cambiare una risposta dopo aver scaricato, la soluzione più semplice è compilare di nuovo l’originale. Puoi coprire il vecchio testo con lo strumento Copri, ma ripartire da zero è più pulito.

Telefoni, privacy e altri casi particolari

L’editor funziona nel browser del telefono. Gli strumenti stanno in una barra in basso, e gli altri sotto Altro. I riquadri minuscoli sono più facili da centrare se prima ingrandisci, e una firma disegnata con il dito spesso viene meglio che con il mouse.

Il modulo non lascia mai il tuo dispositivo. È importante, perché i moduli sono pieni di dati personali: il numero dell’IC o del passaporto, l’indirizzo, lo stipendio e il conto in banca. Non c’è nessun account, nessuna filigrana e nessun limite di dimensione nel codice, quindi il limite pratico è la memoria del tuo dispositivo. Un lungo modulo scansionato può essere lento su un telefono datato.

Le risposte in inglese e nella maggior parte delle lingue con alfabeto latino non richiedono nulla in più. Le risposte in cinese, giapponese, coreano, greco o russo restano testo selezionabile, con un font che Kopitiam scarica solo quando il tuo testo ne ha bisogno. Le risposte in arabo, hindi e thai vengono disegnate come immagine, quindi si vedono correttamente ma non si possono selezionare né cercare. Se sei offline e un font necessario non si può scaricare, Scarica mostra un errore invece di un file rovinato.