PDF 양식은 인쇄하지 않고도 채울 수 있어요. PDF 편집기에서 열고, 상자에 답을 입력하고, 체크박스에 체크하고, 서명한 뒤 완성된 파일을 내려받으면 돼요. Kopitiam에서는 양식을 무료 PDF 편집기에 놓으면 편집기가 알아서 칸을 찾고, 강조된 상자를 하나씩 클릭해 입력하면 돼요.

두 종류의 양식에서 모두 돼요. 실제로 채울 수 있는 칸이 들어 있는 양식, 그리고 빈 줄만 인쇄된 페이지인 일반(평면) 양식이요. 파일은 처음부터 끝까지 브라우저 안에 머물러요. 아래에서 각 종류가 어떻게 작동하는지, 상자가 엉뚱한 곳에 놓였을 때 할 일, 그리고 내려받은 파일에 실제로 무엇이 들어 있는지 설명할게요.

채울 수 있는 양식과 평면 양식은 달라요

채울 수 있는 양식에는 PDF 안에 칸이 만들어져 있어요. 만든 사람이 일부러 상자를 하나씩 그리고, 이름을 붙이고, 일부는 체크박스나 글자마다 한 칸씩 나뉜 상자로 지정해 둔 거예요. 정부 양식, 은행 양식, 양식 디자이너에서 내보낸 파일은 보통 이렇게 되어 있어요.

평면 양식은 양식의 그림일 뿐이에요. 텍스트와 선만 있고, 프로그램이 입력할 수 있는 무언가가 그 아래에 없어요. Word에서 저장한 임대차 계약서, 동호회 가입 신청서, “이름: ______”이 적힌 회사 서신은 대개 평면 양식이에요. 스캔본은 더 평면적이에요. 텍스트가 전혀 없고 종이의 이미지만 있으니까요.

Kopitiam은 세 가지를 모두 다루지만, 확실성의 정도는 서로 달라요. 내 양식이 어느 쪽인지 알면 보내기 전에 얼마나 꼼꼼히 확인해야 할지 알 수 있어요.

PDF 양식 작성, 단계별 방법

  1. PDF 편집기를 열고 양식을 페이지에 놓으세요. 또는 클릭해서 파일을 고르세요.
  2. 잠깐 기다리세요. Kopitiam은 양식이 열리자마자 훑어보고, 칸을 찾으면 “2개 페이지에서 채울 수 있는 칸 12개를 찾아 추가했어요” 같은 메시지를 보여 줘요.
  3. 강조된 상자를 아무거나 클릭해 입력하세요. 체크박스는 클릭하면 체크되고, 다시 클릭하면 해제돼요.
  4. 배너의 “12개 중 7개 채움” 같은 카운터를 보면 얼마나 남았는지 알 수 있어요.
  5. 놓친 상자가 있다면 텍스트 도구를 고르고 답이 들어갈 자리를 클릭하세요.
  6. 서명하려면 서명을 고르고, 서명을 그리거나 입력한 뒤 추가를 클릭하세요.
  7. 칸 강조 숨기기로 받는 사람에게 보일 모습을 확인한 다음 내려받기를 클릭하세요.

열었는데 아무것도 나타나지 않으면, 도구 모음의 자동 채우기를 클릭해 직접 다시 찾게 하세요. 정말 아무것도 찾지 못하면 “이 문서에서 채울 수 있는 칸을 찾지 못했어요”라고 나오고, 그럴 때는 텍스트 도구로 양식을 채우면 돼요.

Kopitiam이 칸을 찾는 방법

자동 채우기는 세 가지 방법을 순서대로 시도하고, 처음으로 통하는 방법에서 멈춰요.

  • 실제 양식 칸. PDF에 칸이 만들어져 있다면 Kopitiam은 그 정확한 위치와 크기를 써요. 체크박스와 라디오 버튼은 클릭해서 체크하는 상자가 돼요. 신분증 번호나 세금 번호처럼 글자 칸으로 나뉜 칸은 칸마다 작은 상자가 하나씩 생기고, 입력하면 커서가 다음 칸으로 넘어가요.
  • 평면 양식의 라벨과 빈칸. 만들어진 칸이 없으면 페이지의 텍스트를 읽고, 짧은 라벨 뒤에 빈 공간이 있는 곳을 찾아요. “이름: ______”, “생년월일 ......”, 옆 칸이 비어 있는 표 칸의 라벨, 그어진 선 위의 라벨 같은 것들이요. 대문자로 된 제목, 문장, 이미 무언가 적혀 있는 빈칸은 건너뛰어요.
  • 스캔본은 OCR. 페이지에 텍스트가 전혀 없으면 Kopitiam이 OCR 실행을 제안해요. 절대 자동으로 실행하지는 않아요.

각 상자에는 가장 가까운 라벨에서 가져온 “이름”, “주소” 같은 흐린 안내가 표시돼서 어디에 무엇을 넣을지 알 수 있어요. 양식이 칸에 알아보기 힘든 내부 이름만 붙여 두었다면, 헷갈리는 안내 대신 아무 안내도 표시하지 않아요.

평면 양식이나 스캔본에서 찾은 칸은 양식을 읽어 낸 결과가 아니라 최선의 추정이에요. 내려받기 전에 모든 페이지를 꼭 훑어보세요. 표 칸이나 서로 바짝 붙은 줄처럼 좁은 곳은 특히요.

스캔한 양식과 OCR

스캔본은 종이를 찍은 사진이라서 Kopitiam이 읽을 글자가 없어요. 스캔본에서 자동 채우기를 클릭하면 파일이 스캔본 같다고 알려 주고 OCR 실행 버튼을 보여 줘요. OCR은 처음 쓸 때 내려받는 글자 판독기라서, 처음 실행할 때는 조금 시간이 걸려요. 읽는 작업 자체는 기기 안에서 이뤄져요.

OCR은 세 가지 방법 중 가장 거칠어요. name, date, address, phone 같은 흔한 영어 칸 이름을 찾아서 각 단어 바로 뒤에 상자를 놓아요. 배너에서 이게 추정한 위치라고 알려 주고, 끌어서 제자리로 옮겨야 하는 경우가 많아요. OCR이 아무것도 찾지 못하면 텍스트 도구로 답을 하나씩 추가하세요. 두 페이지짜리 스캔 양식이라면 보통 몇 분만 클릭하면 끝나요.

체크박스, 날짜, 서명

체크박스는 칸이 만들어져 있는 양식에서만 나타나요. 체크하면 내려받을 때 상자 안에 X가 그려지고, 체크하지 않은 상자는 그대로 남아요. 평면 양식에서 자동 채우기는 텍스트 상자만 만들기 때문에, 인쇄된 네모에 체크하려면 텍스트 도구로 그 위에 X를 입력하세요.

날짜는 다른 답처럼 입력하면 돼요. 날짜 선택기가 없으니 양식이 요구하는 형식대로 쓰세요. 말레이시아 양식은 DD/MM/YYYY를, 미국 양식은 MM/DD/YYYY를 원할 수 있고, “03/04”는 각각 다른 날을 뜻해요. 날짜가 글자 칸으로 나뉘어 있다면 칸마다 숫자 하나씩 입력하면 커서가 알아서 넘어가요.

서명은 서명을 고른 다음, 그리기로 마우스나 손가락으로 그리거나, 입력으로 이름을 입력해 필기체 모양으로 만드세요. 보고 있는 페이지에서 자동 채우기가 서명용 라벨이 붙은 빈칸을 찾았다면 서명이 그 줄에 놓여요. 그렇지 않으면 화면에 나타나니 끌어서 옮기고 크기를 바꾸세요. 그린 서명은 대부분의 일상 서류에 충분해요. 공인된 디지털 서명을 요구하는 문서라면 전용 전자 서명 서비스가 필요해요.

상자가 엉뚱한 곳에 있을 때

  • 상자가 줄에서 살짝 벗어나 있어요: 선택으로 바꾼 다음 끌어서 제자리에 놓으세요.
  • 칸이 아닌 곳에 상자가 놓였어요: 선택한 다음 삭제하세요.
  • 칸 하나를 놓쳤어요: 텍스트 도구를 쓰고 답이 들어갈 곳을 클릭하세요. 오른쪽 패널에서 글자 크기를 바꿔 맞추세요.
  • 답이 상자보다 길어요: 줄이거나, 글자 크기를 낮추거나, Enter를 눌러 두 번째 줄로 넘기세요.
  • 자동 채우기가 한 일을 전부 되돌리고 싶어요: 실행 취소 한 번이면 놓인 칸이 모두 사라져요.
  • 양식이 아예 열리지 않아요: 비밀번호로 보호되어 있거나 편집 제한이 있을 수 있어요. Kopitiam이 어느 쪽인지 알려 주고, PDF 뷰어에서 열어 인쇄 → PDF로 저장으로 채울 수 있는 잠금 없는 사본을 만들라고 안내해요.

내려받을 때 칸에 일어나는 일

내려받기를 클릭하면 Kopitiam은 답, 체크, 서명을 종이에 잉크로 쓰듯 페이지 자체에 써 넣어요. 파일을 여는 사람은 누구나 내가 강조를 숨기고 봤던 모습 그대로 봐요. 강조와 안내는 화면에만 있고 파일에는 절대 나타나지 않아요.

답은 양식 자체의 칸 안에 값으로 저장되지 않아요. 양식을 읽는 사람에게는 아무 차이가 없어요. 하지만 받는 쪽이 양식 데이터를 시스템에 바로 불러온다면 문제가 될 수 있는데, 일부 인사 부서와 정부 포털이 그렇게 해요. 안내문에 양식이 계속 채울 수 있는 상태여야 한다거나 양식 데이터로 제출해야 한다고 적혀 있다면, 안내문이 지정한 도구나 포털을 쓰세요.

그래서 원본 파일은 보관해 두세요. 내려받은 뒤 답을 바꾸려면 원본을 다시 채우는 게 가장 간단해요. 덮기 도구로 예전 텍스트를 덮을 수도 있지만, 처음부터 새로 하는 편이 깔끔해요.

휴대폰, 개인정보, 그 밖의 특수한 경우

편집기는 휴대폰 브라우저에서도 돼요. 도구는 아래쪽 막대에 있고, 나머지는 더보기 안에 있어요. 아주 작은 상자는 먼저 확대하면 누르기 쉽고, 서명은 마우스보다 손가락으로 그리는 편이 보기 좋은 경우가 많아요.

양식은 기기 밖으로 나가지 않아요. 양식에는 IC나 여권 번호, 주소, 급여, 은행 계좌 같은 개인정보가 가득하니 이건 중요해요. 계정도, 워터마크도 없고 코드에 크기 제한도 없어서, 실제 한계는 기기의 메모리예요. 긴 스캔 양식은 오래된 휴대폰에서 느릴 수 있어요.

영어와 대부분의 라틴 문자 언어로 된 답은 따로 필요한 게 없어요. 중국어, 일본어, 한국어, 그리스어, 러시아어로 된 답은 선택할 수 있는 텍스트로 남고, Kopitiam은 텍스트에 필요할 때만 글꼴을 내려받아요. 아랍어, 힌디어, 태국어 답은 이미지로 그려져서 보기에는 맞지만 선택하거나 검색할 수 없어요. 오프라인이라 필요한 글꼴을 내려받지 못하면, 내려받기는 깨진 파일 대신 오류를 보여 줘요.