Poți completa un formular PDF fără să-l tipărești dacă îl deschizi într-un editor PDF, îți scrii răspunsurile în casete, bifezi căsuțele, semnezi și descarci fișierul terminat. În Kopitiam tragi formularul în editorul PDF gratuit, acesta caută singur câmpurile, iar tu dai clic pe fiecare casetă evidențiată ca să scrii.

Merge la două tipuri de formulare: cele construite cu câmpuri reale de completat și formularele plate, care sunt doar o pagină tipărită cu linii goale. Fișierul rămâne în browser tot timpul. Mai jos vezi cum se comportă fiecare tip, ce faci când o casetă ajunge în locul greșit și ce conține de fapt fișierul descărcat.

Formularele editabile și cele plate nu sunt același lucru

Un formular editabil are câmpuri construite în PDF. Cine l-a făcut a desenat intenționat fiecare casetă, i-a dat un nume și le-a marcat pe unele ca bife sau ca casete împărțite în câte o celulă pentru fiecare caracter. Formularele de la stat, cele de la bancă și orice e exportat dintr-un program de creat formulare funcționează de obicei așa.

Un formular plat e doar imaginea unui formular: text și linii, fără nimic dedesubt în care un program să poată scrie. Un contract de închiriere salvat din Word, un formular de înscriere la un club sau o scrisoare de firmă cu „Nume: ______” tind să fie plate. O scanare e și mai plată, pentru că nu are deloc text, doar o imagine a hârtiei.

Kopitiam se descurcă cu toate trei, dar cu grade diferite de siguranță. Dacă știi pe care îl ai, știi cât de atent trebuie să verifici înainte să-l trimiți.

Cum completezi un formular PDF, pas cu pas

  1. Deschide editorul PDF și trage formularul pe pagină sau dă clic ca să alegi fișierul.
  2. Așteaptă o clipă. Kopitiam scanează formularul imediat ce se deschide și, dacă găsește câmpuri, arată un mesaj ca „Am găsit și am adăugat 12 câmpuri de completat pe 2 pagini”.
  3. Dă clic pe orice casetă evidențiată și scrie. Dă clic pe o căsuță ca s-o bifezi și încă o dată ca s-o debifezi.
  4. Urmărește contorul din banner, de exemplu „7 din 12 completate”, ca să vezi cât a mai rămas.
  5. Pentru orice casetă ratată, alege unealta Text și dă clic acolo unde trebuie să fie răspunsul.
  6. Ca să semnezi, alege Semnează, desenează sau scrie-ți semnătura și dă clic pe Adaugă.
  7. Folosește Ascunde evidențierea câmpurilor ca să vezi pagina așa cum o va vedea destinatarul, apoi dă clic pe Descarcă.

Dacă nu apare nimic după deschidere, dă clic pe Auto în bara de unelte ca să rulezi din nou scanarea, manual. Când chiar nu găsește nimic, spune „Nu am detectat câmpuri de completat în acest document”, iar tu completezi formularul cu unealta Text.

Cum găsește Kopitiam câmpurile

Completarea automată încearcă trei metode, în ordine, și se oprește la prima care funcționează.

  • Câmpuri reale de formular. Dacă PDF-ul are câmpuri construite în el, Kopitiam folosește poziția și mărimea lor exacte. Bifele și butoanele radio devin casete pe care dai clic ca să le bifezi. Un câmp împărțit în celule pentru caractere, cum ar fi un număr de identificare sau un cod fiscal, devine câte o casetă mică pentru fiecare celulă, iar cursorul sare la celula următoare pe măsură ce scrii.
  • Etichete și spații goale pe un formular plat. Dacă nu există câmpuri construite, citește textul paginii și caută o etichetă scurtă urmată de spațiu gol: „Nume: ______”, „Data nașterii ......”, o etichetă într-o celulă de tabel cu o celulă goală lângă ea sau o etichetă deasupra unei linii desenate. Sare peste titlurile cu majuscule, peste propoziții și peste spațiile goale în care deja e ceva scris.
  • OCR pentru scanări. Dacă pagina nu are deloc text, Kopitiam îți propune să rulezi OCR. Asta nu se întâmplă niciodată automat.

Fiecare casetă arată un indiciu discret, luat de la cea mai apropiată etichetă, cum ar fi „Nume” sau „Adresă”, ca să știi ce scrii unde. Când formularul îi dă unui câmp doar un nume intern greu de înțeles, caseta nu arată niciun indiciu, în loc de unul care te încurcă.

Câmpurile găsite pe un formular plat sau pe o scanare sunt o estimare, nu o citire a formularului. Verifică întotdeauna fiecare pagină înainte să descarci, mai ales locurile înghesuite, cum ar fi celulele de tabel și liniile foarte apropiate.

Formulare scanate și OCR

O scanare e o fotografie a hârtiei, deci nu există cuvinte pe care Kopitiam să le citească. Când dai clic pe Auto la o scanare, îți spune că fișierul pare o scanare și îți oferă un buton Rulează OCR. OCR e un cititor de text care se descarcă prima dată când îl folosești, de aceea prima rulare durează puțin. Citirea propriu-zisă are loc pe dispozitivul tău.

OCR e cea mai aproximativă dintre cele trei metode. Caută cuvinte uzuale din formularele în engleză, cum ar fi name, date, address și phone, și pune o casetă imediat după fiecare. Bannerul îți spune că acestea sunt estimări, iar de multe ori trebuie trase la locul lor. Dacă OCR nu găsește nimic, adaugă fiecare răspuns cu unealta Text. Pentru un formular scanat de două pagini, de obicei înseamnă doar câteva minute de clicuri.

Bife, date și semnături

Bifele apar doar pe formularele cu câmpuri construite. Când bifezi una, la descărcare se desenează un X în căsuță, iar o căsuță nebifată rămâne cum era. Pe un formular plat, completarea automată creează doar casete de text, deci ca să bifezi un pătrățel tipărit folosește unealta Text și scrie un X peste el.

Datele se scriu ca orice alt răspuns. Nu există selector de dată, deci scrie data în formatul cerut de formular. Un formular din Malaezia poate cere ZZ/LL/AAAA, iar unul american se așteaptă la LL/ZZ/AAAA, iar „03/04” înseamnă zile diferite pentru fiecare. Dacă data stă în celule pentru caractere, scrie câte o cifră pe celulă, iar cursorul se mută singur.

Pentru semnătură, alege Semnează, apoi Desenează cu mouse-ul sau cu degetul, ori Scrie-ți numele ca să obții o variantă în stil de scris de mână. Dacă completarea automată a găsit pe pagina la care te uiți un câmp gol etichetat pentru semnătură, semnătura ajunge pe acea linie. Altfel apare în zona vizibilă, iar tu o tragi și o redimensionezi. O semnătură desenată e suficientă pentru majoritatea actelor de zi cu zi. Un document care cere o semnătură digitală certificată are nevoie în schimb de un serviciu dedicat de semnătură electronică.

Când casetele sunt în locul greșit

  • O casetă e puțin pe lângă linie: treci pe Selecție, apoi trage-o la locul ei.
  • O casetă stă pe ceva care nu e câmp: selecteaz-o și șterge-o.
  • Un câmp a fost ratat: folosește unealta Text și dă clic acolo unde trebuie răspunsul. Schimbă mărimea textului în panoul din dreapta ca să încapă.
  • Răspunsul e prea lung pentru casetă: scurtează-l, micșorează textul sau apasă Enter ca să-l treci pe al doilea rând.
  • Te-ai răzgândit cu privire la tot ce a făcut completarea automată: Anulează elimină dintr-un singur pas toate câmpurile plasate.
  • Formularul nu se deschide deloc: poate fi protejat cu parolă sau poate avea restricții de editare. Kopitiam îți explică despre care e vorba și îți sugerează să-l deschizi în cititorul PDF și să folosești Tipărire, apoi Salvează ca PDF, ca să faci o copie deblocată pe care s-o poți completa.

Ce se întâmplă cu câmpurile când descarci

Când dai clic pe Descarcă, Kopitiam scrie răspunsurile, bifele și semnătura direct pe pagini, ca cerneala pe hârtie. Oricine deschide fișierul vede exact ce ai văzut tu cu evidențierea ascunsă. Evidențierea și indiciile există doar pe ecran și nu apar niciodată în fișier.

Răspunsurile tale nu sunt salvate ca valori în câmpurile formularului. Pentru cineva care citește formularul, nu e nicio diferență. Contează însă dacă destinatarul încarcă datele formularului direct într-un sistem, cum fac unele departamente de HR și portaluri ale statului. Dacă instrucțiunile spun că formularul trebuie să rămână editabil sau să fie trimis ca date de formular, folosește unealta sau portalul pe care îl indică ei.

Asta înseamnă și că e bine să păstrezi fișierul original. Ca să schimbi un răspuns după descărcare, cel mai simplu e să completezi din nou originalul. Poți acoperi textul vechi cu unealta Acoperă, dar să o iei de la capăt e mai curat.

Telefoane, confidențialitate și alte cazuri speciale

Editorul merge în browserul telefonului. Uneltele stau într-o bară în partea de jos, iar restul sunt la Mai mult. Casetele mici se nimeresc mai ușor dacă mărești întâi, iar o semnătură desenată cu degetul arată de multe ori mai bine decât una făcută cu mouse-ul.

Formularul nu îți părăsește niciodată dispozitivul. Asta contează, pentru că formularele sunt pline de date personale: numărul de IC sau de pașaport, adresa, salariul și contul bancar. Nu există cont, nici filigran și nici limită de mărime în cod, deci limita practică e memoria dispozitivului. Un formular scanat lung poate merge încet pe un telefon mai vechi.

Răspunsurile în engleză și în majoritatea limbilor cu alfabet latin nu au nevoie de nimic în plus. Răspunsurile în chineză, japoneză, coreeană, greacă sau rusă rămân text selectabil, cu un font pe care Kopitiam îl descarcă doar când textul tău are nevoie de el. Răspunsurile în arabă, hindi și thailandeză sunt desenate ca imagine, deci arată corect, dar nu pot fi selectate sau căutate. Dacă ești offline și un font necesar nu poate fi descărcat, Descarcă arată o eroare în loc de un fișier stricat.