Du kannst ein PDF-Formular ausfüllen, ohne es zu drucken: Öffne es in einem PDF-Editor, tippe deine Antworten in die Felder, kreuze die Kästchen an, unterschreibe und lade die fertige Datei herunter. Bei Kopitiam ziehst du das Formular in den kostenlosen PDF-Editor, er sucht die Felder von selbst, und du klickst in jedes markierte Feld, um zu tippen.

Das funktioniert bei zwei Arten von Formularen: solchen mit echten ausfüllbaren Feldern und flachen Formularen, die nur eine gedruckte Seite mit leeren Linien sind. Die Datei bleibt die ganze Zeit in deinem Browser. Unten erfährst du, wie sich jede Art verhält, was du tust, wenn ein Feld an der falschen Stelle landet, und was deine heruntergeladene Datei tatsächlich enthält.

Ausfüllbare und flache Formulare sind nicht dasselbe

Ein ausfüllbares Formular hat Felder, die in die PDF eingebaut sind. Wer es erstellt hat, hat jedes Feld bewusst gezeichnet, ihm einen Namen gegeben und manche als Kontrollkästchen oder als Felder mit einer Zelle pro Zeichen markiert. Behördenformulare, Bankformulare und alles, was aus einem Formular-Designer exportiert wurde, funktionieren meist so.

Ein flaches Formular ist nur ein Bild eines Formulars: Text und Linien, ohne etwas darunter, in das ein Programm tippen könnte. Ein aus Word gespeicherter Mietvertrag (tenancy agreement), ein Mitgliedsantrag für einen Verein oder ein Firmenbrief mit „Name: ______“ sind meist flach. Ein Scan ist noch flacher, weil er überhaupt keinen Text hat, nur ein Bild des Papiers.

Kopitiam kommt mit allen dreien zurecht, aber unterschiedlich zuverlässig. Wenn du weißt, welche Art du hast, weißt du auch, wie gründlich du vor dem Verschicken prüfen solltest.

PDF-Formular ausfüllen, Schritt für Schritt

  1. Öffne den PDF-Editor und zieh dein Formular auf die Seite oder klicke, um die Datei zu wählen.
  2. Warte einen Moment. Kopitiam durchsucht das Formular, sobald es geöffnet ist, und wenn es Felder findet, zeigt es eine Meldung wie „Wir haben 12 ausfüllbare Felder auf 2 Seiten gefunden und hinzugefügt“.
  3. Klicke in ein markiertes Feld und tippe. Klicke auf ein Kontrollkästchen, um es anzukreuzen, und noch einmal, um das Kreuz zu entfernen.
  4. Behalte den Zähler im Hinweisbalken im Blick, zum Beispiel „7 von 12 ausgefüllt“, um zu sehen, wie viel noch fehlt.
  5. Für jedes Feld, das übersehen wurde, wähle das Werkzeug „Text“ und klicke dorthin, wo die Antwort hin soll.
  6. Zum Unterschreiben wähle „Signatur“, zeichne oder tippe deine Unterschrift und klicke auf „Hinzufügen“.
  7. Nutze „Feldmarkierungen ausblenden“, um die Seite so zu sehen, wie der Empfänger sie sehen wird, und klicke dann auf „Herunterladen“.

Wenn nach dem Öffnen nichts erscheint, klicke in der Werkzeugleiste auf „Ausfüllen“, um die Suche von Hand erneut zu starten. Wenn sie wirklich nichts findet, meldet sie „In diesem Dokument wurden keine ausfüllbaren Felder erkannt.“, und du füllst das Formular stattdessen mit dem Werkzeug „Text“ aus.

Wie Kopitiam die Felder findet

„Ausfüllen“ probiert drei Ansätze nacheinander und hört beim ersten auf, der funktioniert.

  • Echte Formularfelder. Wenn die PDF eingebaute Felder hat, übernimmt Kopitiam deren genaue Position und Größe. Kontrollkästchen und Optionsfelder werden zu Kästchen, die du zum Ankreuzen anklickst. Ein Feld, das in Zeichenzellen aufgeteilt ist, etwa eine Ausweis- oder Steuernummer, wird zu einem kleinen Feld pro Zelle, und der Cursor springt beim Tippen zur nächsten Zelle.
  • Beschriftungen und Lücken in einem flachen Formular. Wenn es keine eingebauten Felder gibt, liest Kopitiam den Seitentext und sucht nach einer kurzen Beschriftung mit leerem Platz dahinter: „Name: ______“, „Geburtsdatum ......“, eine Beschriftung in einer Tabellenzelle mit einer leeren Zelle daneben oder eine Beschriftung über einer gezeichneten Linie. Überschriften in Großbuchstaben, ganze Sätze und Lücken, in denen schon etwas steht, überspringt es.
  • OCR für Scans. Wenn die Seite gar keinen Text hat, bietet Kopitiam an, eine Texterkennung (OCR) auszuführen. Das passiert nie automatisch.

Jedes Feld zeigt einen blassen Hinweis aus der nächstgelegenen Beschriftung, etwa „Name“ oder „Adresse“, damit du weißt, was wohin gehört. Wenn das Formular einem Feld nur einen kryptischen internen Namen gibt, zeigt das Feld lieber gar keinen Hinweis als einen verwirrenden.

Felder, die in einem flachen Formular oder einem Scan gefunden werden, sind eine bestmögliche Schätzung, keine Auswertung des Formulars. Sieh dir vor dem Herunterladen immer jede Seite an, besonders enge Stellen wie Tabellenzellen und dicht beieinanderliegende Linien.

Gescannte Formulare und OCR

Ein Scan ist ein Foto von Papier, es gibt also keine Wörter, die Kopitiam lesen könnte. Wenn du bei einem Scan auf „Ausfüllen“ klickst, meldet es, dass die Datei wie ein Scan aussieht, und bietet einen Button „OCR starten“ an. OCR ist eine Texterkennung, die beim ersten Gebrauch heruntergeladen wird, deshalb dauert der erste Durchlauf einen Moment. Das Lesen selbst passiert auf deinem Gerät.

OCR ist die gröbste der drei Methoden. Sie sucht nach gängigen englischen Feldwörtern wie name, date, address und phone und setzt direkt dahinter ein Feld. Der Hinweisbalken sagt dir, dass das Schätzungen sind, und oft musst du sie an die richtige Stelle ziehen. Wenn OCR nichts findet, füg jede Antwort mit dem Werkzeug „Text“ hinzu. Bei einem zweiseitigen gescannten Formular sind das meist nur ein paar Minuten Klicken.

Kontrollkästchen, Datum und Unterschrift

Kontrollkästchen gibt es nur bei Formularen mit eingebauten Feldern. Ein angekreuztes Kästchen bekommt beim Herunterladen ein X, ein nicht angekreuztes bleibt, wie es war. In einem flachen Formular erstellt „Ausfüllen“ nur Textfelder. Um ein gedrucktes Kästchen anzukreuzen, nimm das Werkzeug „Text“ und tippe ein X darüber.

Ein Datum tippst du wie jede andere Antwort. Es gibt keine Datumsauswahl, schreib das Datum also in dem Format, das das Formular verlangt. Ein malaysisches Formular will vielleicht TT/MM/JJJJ, ein amerikanisches erwartet MM/TT/JJJJ, und „03/04“ bedeutet für beide einen anderen Tag. Wenn das Datum in Zeichenzellen steht, tippe eine Ziffer pro Zelle, der Cursor wandert von selbst weiter.

Für eine Unterschrift wähle „Signatur“, dann „Zeichnen“ mit Maus oder Finger, oder „Tippen“ für deinen Namen in Schreibschrift. Wenn „Ausfüllen“ auf der Seite, die du gerade ansiehst, ein leeres Feld mit einer Beschriftung für die Unterschrift gefunden hat, landet die Unterschrift auf dieser Linie. Andernfalls erscheint sie im sichtbaren Bereich, und du ziehst sie an ihren Platz und passt die Größe an. Eine gezeichnete Unterschrift reicht für die meisten alltäglichen Unterlagen. Ein Dokument, das eine zertifizierte digitale Signatur verlangt, braucht stattdessen einen speziellen E-Signatur-Dienst.

Wenn die Felder an der falschen Stelle sitzen

  • Ein Feld sitzt leicht neben der Linie: Wechsle zu „Auswahl“ und zieh es an seinen Platz.
  • Ein Feld liegt auf etwas, das gar kein Feld ist: Wähle es aus und lösche es.
  • Ein Feld wurde übersehen: Nimm das Werkzeug „Text“ und klicke dorthin, wo die Antwort hingehört. Ändere die Textgröße im Bereich rechts, damit sie passt.
  • Deine Antwort ist zu lang für das Feld: Kürze sie, verringere die Textgröße oder drück die Eingabetaste, um sie in eine zweite Zeile umzubrechen.
  • Du willst alles verwerfen, was „Ausfüllen“ gemacht hat: „Rückgängig“ entfernt alle gesetzten Felder in einem Schritt.
  • Das Formular lässt sich gar nicht öffnen: Es ist vielleicht passwortgeschützt oder hat Bearbeitungsbeschränkungen. Kopitiam sagt dir, was davon zutrifft, und schlägt vor, es in deinem PDF-Reader zu öffnen und mit Drucken → Als PDF speichern eine ungesperrte Kopie zu erstellen, die du ausfüllen kannst.

Was beim Herunterladen mit den Feldern passiert

Wenn du auf „Herunterladen“ klickst, schreibt Kopitiam deine Antworten, Kreuze und Unterschrift direkt auf die Seiten, wie Tinte auf Papier. Wer die Datei öffnet, sieht genau das, was du mit ausgeblendeten Markierungen gesehen hast. Die Markierungen und Hinweise gibt es nur auf dem Bildschirm, in der Datei erscheinen sie nie.

Deine Antworten werden nicht als Werte in den formulareigenen Feldern gespeichert. Für einen Menschen, der das Formular liest, macht das keinen Unterschied. Es spielt aber eine Rolle, wenn der Empfänger Formulardaten direkt in ein System einliest, wie es manche Personalabteilungen und Behördenportale tun. Wenn in den Anweisungen steht, dass das Formular ausfüllbar bleiben oder als Formulardaten eingereicht werden muss, nutze das Tool oder Portal, das dort genannt wird.

Das heißt auch, dass du die Originaldatei behalten solltest. Um eine Antwort nach dem Herunterladen zu ändern, füllst du am einfachsten das Original noch einmal aus. Du kannst alten Text mit dem Werkzeug „Ersetzen“ abdecken, aber neu anzufangen ist sauberer.

Handys, Datenschutz und andere Sonderfälle

Der Editor funktioniert im Browser auf dem Handy. Die Werkzeuge sitzen in einer Leiste unten, der Rest steckt unter „Mehr“. Winzige Felder triffst du leichter, wenn du vorher hineinzoomst, und eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift sieht oft besser aus als eine mit der Maus.

Das Formular verlässt nie dein Gerät. Das zählt, weil Formulare voller persönlicher Angaben sind: deine IC- oder Reisepassnummer, Adresse, Gehalt und Bankkonto. Es gibt kein Konto, kein Wasserzeichen und im Code keine Größenbeschränkung. Die praktische Grenze ist also der Arbeitsspeicher deines Geräts. Ein langes gescanntes Formular kann auf einem älteren Handy langsam sein.

Antworten auf Englisch und in den meisten Sprachen mit lateinischer Schrift brauchen nichts weiter. Antworten auf Chinesisch, Japanisch, Koreanisch, Griechisch oder Russisch bleiben markierbarer Text, mit einer Schrift, die Kopitiam nur herunterlädt, wenn dein Text sie braucht. Antworten auf Arabisch, Hindi und Thai werden als Bild gezeichnet. Sie sehen richtig aus, lassen sich aber nicht markieren oder durchsuchen. Wenn du offline bist und eine benötigte Schrift nicht heruntergeladen werden kann, zeigt „Herunterladen“ eine Fehlermeldung statt einer kaputten Datei.