يمكنك تعبئة نموذج PDF دون طباعته بفتحه في محرر PDF، وكتابة إجاباتك في المربعات، وتحديد مربعات الاختيار، والتوقيع، ثم تنزيل الملف المكتمل. في Kopitiam تُفلت النموذج في محرر PDF المجاني، فيبحث عن الحقول من تلقاء نفسه، وتنقر على كل مربع مظلَّل لتكتب.

يعمل ذلك مع نوعين من النماذج: نماذج مبنية بحقول حقيقية قابلة للتعبئة، ونماذج مسطّحة ليست إلا صفحة مطبوعة بأسطر فارغة. يبقى الملف في متصفحك طوال الوقت. ستجد أدناه كيف يتصرّف كل نوع، وماذا تفعل حين يقع مربع في المكان الخطأ، وماذا يحتوي ملفك المنزَّل فعلًا.

النماذج القابلة للتعبئة والنماذج المسطّحة ليست سواء

النموذج القابل للتعبئة له حقول مبنية داخل ملف PDF. رسم منشئه كل مربع عن قصد، وأعطاه اسمًا، وجعل بعضها مربعات اختيار أو مربعات مقسّمة إلى خانة لكل حرف. النماذج الحكومية ونماذج البنوك وكل ما يُصدَّر من برنامج لتصميم النماذج تعمل عادةً بهذه الطريقة.

أما النموذج المسطّح فهو مجرد صورة لنموذج: نص وأسطر، دون أي شيء تحتها يستطيع برنامج أن يكتب فيه. عقد إيجار محفوظ من Word، أو استمارة عضوية في نادٍ، أو خطاب شركة فيه «الاسم: ______»، كلها تميل إلى أن تكون مسطّحة. والملف الممسوح ضوئيًا أكثر تسطّحًا، لأنه لا يحتوي على نص إطلاقًا، بل على صورة الورقة فقط.

يتعامل Kopitiam مع الأنواع الثلاثة، لكن بدرجات ثقة مختلفة. ومعرفة النوع الذي لديك تخبرك بمقدار ما ينبغي مراجعته قبل الإرسال.

تعبئة نموذج PDF خطوة بخطوة

  1. افتح محرر PDF وأفلت نموذجك على الصفحة، أو انقر لاختيار الملف.
  2. انتظر لحظة. يفحص Kopitiam النموذج فور فتحه، وإن وجد حقولًا يعرض رسالة مثل «وجدنا وأضفنا 12 حقلًا قابلًا للتعبئة في صفحتين».
  3. انقر على أي مربع مظلَّل واكتب. انقر على مربع اختيار لتحديده، وانقر مجددًا لإلغاء تحديده.
  4. راقب العدّاد في الشريط، مثل «تمت تعبئة 7 من 12»، لترى كم تبقّى.
  5. لأي مربع فاته، اختر أداة «نص» وانقر حيث ينبغي أن تكون الإجابة.
  6. للتوقيع، اختر «توقيع»، وارسم توقيعك أو اكتبه، ثم انقر على «إضافة».
  7. استخدم «إخفاء تظليل الحقول» لترى الصفحة كما سيراها المستلم، ثم انقر على «تنزيل».

إذا لم يظهر شيء بعد الفتح، فانقر على «تعبئة تلقائية» في شريط الأدوات لتشغيل الفحص مجددًا يدويًا. وحين لا يجد شيئًا فعلًا، يقول «لم تُكتشف حقول قابلة للتعبئة في هذا المستند»، فتعبّئ النموذج بأداة «نص» بدلًا من ذلك.

كيف يعثر Kopitiam على الحقول

تجرّب «تعبئة تلقائية» ثلاثة أساليب بالترتيب، وتتوقف عند أول أسلوب ينجح.

  • حقول نموذج حقيقية. إذا كان في ملف PDF حقول مبنية، يستخدم Kopitiam موضعها وحجمها بالضبط. تصبح مربعات الاختيار وأزرار الاختيار مربعات تنقر عليها لتحديدها. والحقل المقسّم إلى خانات أحرف، مثل رقم هوية أو رقم ضريبي، يصبح مربعًا صغيرًا لكل خانة، وينتقل المؤشر إلى الخانة التالية أثناء الكتابة.
  • تسميات وفراغات في نموذج مسطّح. إذا لم تكن هناك حقول مبنية، يقرأ نص الصفحة ويبحث عن تسمية قصيرة يليها فراغ: «الاسم: ______»، أو «تاريخ الميلاد ......»، أو تسمية في خلية جدول بجانبها خلية فارغة، أو تسمية فوق خط مرسوم. ويتخطّى العناوين المكتوبة بأحرف كبيرة، والجمل، والفراغات التي فيها كتابة أصلًا.
  • OCR للملفات الممسوحة. إذا لم يكن في الصفحة نص إطلاقًا، يعرض Kopitiam تشغيل OCR. وهذا لا يحدث تلقائيًا أبدًا.

يعرض كل مربع تلميحًا خافتًا مأخوذًا من أقرب تسمية، مثل «الاسم» أو «العنوان»، فتعرف ما يوضع أين. وحين لا يعطي النموذج الحقل إلا اسمًا داخليًا مبهمًا، لا يعرض المربع أي تلميح بدلًا من تلميح مربك.

الحقول التي يُعثر عليها في نموذج مسطّح أو ملف ممسوح أفضل تخمين، لا قراءة دقيقة للنموذج. راجع كل صفحة دائمًا قبل التنزيل، خاصة المواضع الضيقة مثل خلايا الجداول والأسطر المتقاربة.

النماذج الممسوحة ضوئيًا وOCR

الملف الممسوح صورة لورقة، فلا توجد كلمات يقرؤها Kopitiam. حين تنقر على «تعبئة تلقائية» في ملف كهذا، يقول إن الملف يبدو ممسوحًا ضوئيًا ويعرض زر «تشغيل OCR». تقنية OCR قارئ نصوص يُنزَّل أول مرة تستخدمه، ولهذا يستغرق التشغيل الأول لحظة. أما القراءة نفسها فتجري على جهازك.

OCR هو الأقل دقة بين الأساليب الثلاثة. يبحث عن كلمات حقول إنجليزية شائعة مثل name وdate وaddress وphone، ويضع مربعًا بعد كل واحدة منها مباشرة. يخبرك الشريط بأن هذه تخمينات، وكثيرًا ما تحتاج إلى سحبها إلى مكانها. وإن لم يجد OCR شيئًا، فأضف كل إجابة بأداة «نص». في نموذج ممسوح من صفحتين، لا يتطلب ذلك عادةً إلا بضع دقائق من النقر.

مربعات الاختيار والتواريخ والتوقيعات

لا تظهر مربعات الاختيار إلا في النماذج ذات الحقول المبنية. تحديد أحدها يرسم علامة X داخل المربع عند التنزيل، والمربع غير المحدّد يبقى كما هو. في النموذج المسطّح، لا تنشئ «تعبئة تلقائية» إلا مربعات نص، لذا لتحديد مربع مطبوع استخدم أداة «نص» واكتب X فوقه.

تُكتب التواريخ مثل أي إجابة أخرى. لا يوجد منتقي تاريخ، فاكتب التاريخ بالتنسيق الذي يطلبه النموذج. قد يطلب نموذج ماليزي DD/MM/YYYY بينما يتوقّع نموذج أمريكي MM/DD/YYYY، و«03/04» تعني يومين مختلفين في كل منهما. وإذا كان التاريخ في خانات أحرف، فاكتب رقمًا واحدًا في كل خانة وسينتقل المؤشر من تلقاء نفسه.

للتوقيع، اختر «توقيع»، ثم «رسم» بالفأرة أو بإصبعك، أو «كتابة» لاسمك للحصول على نسخة بخط يشبه خط اليد. إذا عثرت «تعبئة تلقائية» على حقل فارغ مسمّى للتوقيع في الصفحة التي تنظر إليها، يقع التوقيع على ذلك السطر. وإلا فيظهر في مجال العرض فتسحبه وتغيّر حجمه. التوقيع المرسوم مناسب لمعظم الأوراق اليومية. أما المستند الذي يشترط توقيعًا رقميًا معتمدًا فيحتاج إلى خدمة توقيع إلكتروني مخصّصة بدلًا من ذلك.

حين تكون المربعات في المكان الخطأ

  • مربع منحرف قليلًا عن السطر: انتقل إلى «تحديد»، ثم اسحبه إلى مكانه.
  • مربع يقع على شيء ليس حقلًا: حدّده واحذفه.
  • حقل فات: استخدم أداة «نص» وانقر حيث تنتمي الإجابة. غيّر حجم النص في اللوحة الجانبية حتى يتّسع.
  • إجابتك أطول من المربع: اختصرها، أو صغّر حجم النص، أو اضغط Enter لنقلها إلى سطر ثانٍ.
  • غيّرت رأيك في كل ما فعلته «تعبئة تلقائية»: يزيل «تراجع» كل الحقول الموضوعة بخطوة واحدة.
  • النموذج لا يُفتح إطلاقًا: قد يكون محميًا بكلمة مرور أو عليه قيود تعديل. يوضّح Kopitiam أيهما، ويقترح فتحه في قارئ PDF واستخدام «طباعة» ثم «حفظ كـ PDF» لإنشاء نسخة غير مقفلة يمكنك تعبئتها.

ماذا يحدث للحقول عند التنزيل

حين تنقر على «تنزيل»، يكتب Kopitiam إجاباتك وعلامات التحديد وتوقيعك على الصفحات نفسها، كالحبر على الورق. كل من يفتح الملف يرى تمامًا ما رأيته مع إخفاء التظليل. التظليل والتلميحات تظهر على الشاشة فقط ولا تظهر في الملف أبدًا.

لا تُحفظ إجاباتك قيمًا داخل حقول النموذج نفسه. بالنسبة لشخص يقرأ النموذج، لا يُحدث ذلك فرقًا. لكنه يهم إذا كان المستلم يحمّل بيانات النموذج مباشرة إلى نظام، كما تفعل بعض أقسام الموارد البشرية والبوابات الحكومية. إذا قالت التعليمات إن النموذج يجب أن يبقى قابلًا للتعبئة أو أن يُقدَّم بيانات نموذج، فاستخدم الأداة أو البوابة التي يحدّدونها.

ويعني ذلك أيضًا أن عليك الاحتفاظ بالملف الأصلي. لتغيير إجابة بعد التنزيل، أبسط حل هو تعبئة الأصل من جديد. يمكنك تغطية النص القديم بأداة «تغطية»، لكن البدء من جديد أنظف.

الهواتف والخصوصية وحالات خاصة أخرى

يعمل المحرر في متصفح الهاتف. تقع الأدوات في شريط في الأسفل، والباقي تحت «المزيد». يسهل إصابة المربعات الصغيرة جدًا إذا كبّرت أولًا، ورسم التوقيع بالإصبع كثيرًا ما يبدو أفضل منه بالفأرة.

النموذج لا يغادر جهازك أبدًا. وهذا مهم لأن النماذج مليئة بالتفاصيل الشخصية: رقم بطاقة الهوية (IC) أو جواز السفر، والعنوان، والراتب، والحساب البنكي. لا حساب، ولا علامة مائية، ولا حدّ للحجم في الكود، لذا فالحدّ العملي هو ذاكرة جهازك. وقد يكون نموذج ممسوح طويل بطيئًا على هاتف قديم.

الإجابات بالإنجليزية ومعظم اللغات المكتوبة بالحروف اللاتينية لا تحتاج إلى شيء إضافي. والإجابات بالصينية أو اليابانية أو الكورية أو اليونانية أو الروسية تبقى نصًا قابلًا للتحديد، بخط لا يُنزّله Kopitiam إلا حين يحتاجه نصك. أما الإجابات بالعربية والهندية والتايلاندية فتُرسم صورةً، فتبدو صحيحة لكن لا يمكن تحديدها أو البحث فيها. وإذا كنت غير متصل بالإنترنت وتعذّر تنزيل خط مطلوب، يعرض «تنزيل» رسالة خطأ بدلًا من ملف معطوب.