Du kan fylla i ett PDF-formulär utan att skriva ut det genom att öppna det i en PDF-redigerare, skriva dina svar i rutorna, kryssa i kryssrutorna, signera och ladda ner den färdiga filen. I Kopitiam släpper du formuläret i den gratis PDF-redigeraren, den letar själv efter fälten och du klickar på varje markerad ruta för att skriva.

Det fungerar på två sorters formulär: sådana som är byggda med riktiga ifyllbara fält, och platta formulär som bara är en tryckt sida med tomma rader. Filen stannar i webbläsaren hela tiden. Nedan ser du hur varje sort beter sig, vad du gör när en ruta hamnar på fel ställe och vad den nedladdade filen faktiskt innehåller.

Ifyllbara formulär och platta formulär är inte samma sak

Ett ifyllbart formulär har fält inbyggda i PDF:en. Den som gjorde det ritade varje ruta med avsikt, gav den ett namn och markerade vissa som kryssrutor eller som rutor uppdelade i en cell per tecken. Myndighetsblanketter, bankformulär och allt som exporterats från ett formulärverktyg fungerar oftast så.

Ett platt formulär är bara en bild av ett formulär: text och linjer, utan något under som ett program kan skriva i. Ett hyresavtal sparat från Word, ett medlemsformulär till en förening eller ett företagsbrev med ”Namn: ______” brukar vara platta. En skanning är ännu plattare, eftersom den inte har någon text alls, bara en bild av pappret.

Kopitiam hanterar alla tre, men med olika säkerhet. Om du vet vilken sort du har vet du också hur mycket du behöver kontrollera innan du skickar det.

Fyll i ett PDF-formulär steg för steg

  1. Öppna PDF-redigeraren och släpp ditt formulär på sidan, eller klicka för att välja filen.
  2. Vänta en stund. Kopitiam söker igenom formuläret så fort det öppnas, och om den hittar fält visar den ett meddelande som ”Vi hittade och lade till 12 ifyllbara fält på 2 sidor”.
  3. Klicka på en markerad ruta och skriv. Klicka på en kryssruta för att kryssa i den, och klicka igen för att ta bort krysset.
  4. Håll koll på räknaren i meddelandefältet, till exempel ”7 av 12 ifyllda”, för att se hur mycket som är kvar.
  5. För en ruta som missades, välj verktyget Text och klicka där svaret ska stå.
  6. För att signera, välj Signera, rita eller skriv din signatur och klicka på Lägg till.
  7. Använd Dölj fältmarkeringar för att se sidan som mottagaren kommer att se den, och klicka sedan på Ladda ner.

Om inget visas efter att du öppnat filen, klicka på Autofyll i verktygsfältet för att köra sökningen igen för hand. När den verkligen inte hittar något står det ”Inga ifyllbara fält hittades i dokumentet.”, och då fyller du i formuläret med verktyget Text i stället.

Så hittar Kopitiam fälten

Autofyll provar tre metoder i tur och ordning och stannar vid den första som fungerar.

  • Riktiga formulärfält. Om PDF:en har inbyggda fält använder Kopitiam deras exakta placering och storlek. Kryssrutor och alternativknappar blir rutor som du klickar på för att kryssa i. Ett fält uppdelat i teckenceller, som ett ID-nummer eller ett skattenummer, blir en liten ruta per cell, och markören hoppar till nästa cell medan du skriver.
  • Etiketter och tomrum på ett platt formulär. Om det inte finns några inbyggda fält läser den sidans text och letar efter en kort etikett följd av tomt utrymme: ”Namn: ______”, ”Födelsedatum ......”, en etikett i en tabellcell med en tom cell bredvid, eller en etikett ovanför en ritad linje. Den hoppar över rubriker i versaler, hela meningar och tomrum där det redan står något.
  • OCR för skanningar. Om sidan inte har någon text alls erbjuder Kopitiam att köra OCR. Det sker aldrig automatiskt.

Varje ruta visar en svag ledtext hämtad från närmaste etikett, till exempel ”Namn” eller ”Adress”, så att du vet vad som ska stå var. När formuläret bara ger ett fält ett kryptiskt internt namn visar rutan ingen ledtext alls i stället för en förvirrande.

Fält som hittas på ett platt formulär eller en skanning är en kvalificerad gissning, inte en läsning av formuläret. Titta alltid igenom varje sida innan du laddar ner, särskilt trånga ställen som tabellceller och rader som ligger tätt.

Inskannade formulär och OCR

En skanning är ett foto av papper, så det finns inga ord för Kopitiam att läsa. När du klickar på Autofyll på en skanning säger den att filen ser ut som en skanning och erbjuder knappen Kör OCR. OCR är en textläsare som laddas ner första gången du använder den, och därför tar den första körningen en stund. Själva läsningen sker på din enhet.

OCR är den grövsta av de tre metoderna. Den letar efter vanliga engelska fältord som name, date, address och phone och lägger en ruta strax efter vart och ett. Meddelandet talar om att det är ungefärliga gissningar, och de behöver ofta dras på plats. Om OCR inte hittar något, lägg till varje svar med verktyget Text. För ett inskannat formulär på två sidor tar det oftast bara några minuters klickande.

Kryssrutor, datum och signaturer

Kryssrutor visas bara på formulär med inbyggda fält. När du kryssar i en ritas ett X i rutan vid nedladdningen, och en ruta utan kryss lämnas som den var. På ett platt formulär skapar Autofyll bara textrutor, så för att kryssa i en tryckt fyrkant använder du verktyget Text och skriver ett X över den.

Datum skriver du som vilket svar som helst. Det finns ingen datumväljare, så skriv datumet i det format formuläret ber om. Ett malaysiskt formulär kan vilja ha DD/MM/ÅÅÅÅ medan ett amerikanskt förväntar sig MM/DD/ÅÅÅÅ, och ”03/04” betyder olika dagar för dem. Om datumet ska stå i teckenceller, skriv en siffra per cell så flyttar markören vidare åt dig.

För en signatur väljer du Signera och sedan Rita med musen eller fingret, eller Skriv ditt namn för att få en version i handstil. Om Autofyll hittade ett tomt fält märkt för en signatur på sidan du tittar på hamnar signaturen på den raden. Annars visas den i bild och du drar den på plats och ändrar storlek. En ritad signatur räcker för det mesta vardagliga pappersarbetet. Ett dokument som kräver en certifierad digital signatur behöver i stället en särskild tjänst för e-signering.

När rutorna hamnar på fel ställe

  • En ruta ligger lite vid sidan av raden: byt till Välj och dra den på plats.
  • En ruta ligger på något som inte är ett fält: markera den och ta bort den.
  • Ett fält missades: använd verktyget Text och klicka där svaret hör hemma. Ändra textstorleken i panelen till höger så att det får plats.
  • Ditt svar är för långt för rutan: korta det, minska textstorleken eller tryck på Enter för att bryta det till en andra rad.
  • Du ångrar allt som Autofyll gjorde: Ångra tar bort alla placerade fält i ett steg.
  • Formuläret går inte att öppna alls: det kan vara lösenordsskyddat eller ha redigeringsbegränsningar. Kopitiam förklarar vilket och föreslår att du öppnar det i din PDF-läsare och använder Skriv ut och sedan Spara som PDF för att göra en olåst kopia som du kan fylla i.

Vad som händer med fälten när du laddar ner

När du klickar på Ladda ner skriver Kopitiam dina svar, kryss och din signatur direkt på sidorna, som bläck på papper. Alla som öppnar filen ser exakt det du såg med markeringarna dolda. Markeringarna och ledtexterna finns bara på skärmen och syns aldrig i filen.

Dina svar sparas inte som värden i formulärets egna fält. För en person som läser formuläret gör det ingen skillnad. Det spelar roll om mottagaren läser in formulärdata direkt i ett system, vilket vissa personalavdelningar och myndighetsportaler gör. Om instruktionerna säger att formuläret måste förbli ifyllbart eller skickas in som formulärdata, använd det verktyg eller den portal de anger.

Det betyder också att du ska behålla originalfilen. Om du vill ändra ett svar efter nedladdningen är det enklast att fylla i originalet igen. Du kan täcka gammal text med verktyget Täck, men att börja om är renare.

Telefoner, integritet och andra specialfall

Redigeraren fungerar i mobilens webbläsare. Verktygen ligger i ett fält längst ner, med resten under Mer. Små rutor är lättare att träffa om du zoomar in först, och en signatur ritad med fingret ser ofta bättre ut än en ritad med mus.

Formuläret lämnar aldrig din enhet. Det spelar roll eftersom formulär är fulla av personuppgifter: ditt IC- eller passnummer, adress, lön och bankkonto. Det finns inget konto, ingen vattenstämpel och ingen storleksgräns i koden, så den praktiska gränsen är enhetens minne. Ett långt inskannat formulär kan vara långsamt på en äldre telefon.

Svar på engelska och de flesta språk med latinska bokstäver behöver inget extra. Svar på kinesiska, japanska, koreanska, grekiska eller ryska förblir markerbar text, med ett typsnitt som Kopitiam bara laddar ner när din text behöver det. Svar på arabiska, hindi och thai ritas som en bild, så de ser rätt ut men går inte att markera eller söka i. Om du är offline och ett typsnitt som behövs inte kan laddas ner visar Ladda ner ett fel i stället för en trasig fil.