Заполнить PDF-форму без печати можно так: откройте её в PDF-редакторе, введите ответы в поля, отметьте флажки, подпишите и скачайте готовый файл. В Kopitiam вы перетаскиваете форму в бесплатный PDF-редактор, он сам ищет поля, а вы нажимаете на каждое выделенное поле и вводите текст.

Это работает с двумя видами форм: с формами, в которых есть настоящие интерактивные поля, и с плоскими формами, которые представляют собой просто напечатанную страницу с пустыми строками. Файл всё время остаётся в вашем браузере. Ниже рассказано, как ведёт себя каждый вид формы, что делать, если поле оказалось не на своём месте, и что на самом деле содержит скачанный файл.

Интерактивные и плоские формы — не одно и то же

В интерактивной форме поля встроены в сам PDF. Тот, кто её делал, нарочно нарисовал каждое поле, дал ему имя и пометил некоторые как флажки или как поля, разбитые на клетки по одному символу. Государственные и банковские формы, а также всё, что экспортировано из конструктора форм, обычно устроены так.

Плоская форма — это только изображение формы: текст и линии, под которыми нет ничего, куда программа могла бы ввести текст. Договор аренды, сохранённый из Word, анкета для вступления в клуб или письмо компании с «Имя: ______» обычно плоские. Скан ещё более плоский, потому что в нём вообще нет текста, только изображение бумаги.

Kopitiam справляется со всеми тремя, но с разной степенью уверенности. Зная, что у вас за форма, вы понимаете, насколько тщательно её нужно проверить перед отправкой.

Как заполнить PDF-форму пошагово

  1. Откройте PDF-редактор и перетащите форму на страницу или нажмите, чтобы выбрать файл.
  2. Подождите немного. Kopitiam сканирует форму сразу после открытия и, если находит поля, показывает сообщение вроде «Найдено и добавлено 12 полей для заполнения на 2 страницах».
  3. Нажмите на любое выделенное поле и введите текст. Нажмите на флажок, чтобы отметить его, и ещё раз, чтобы снять отметку.
  4. Следите за счётчиком в баннере, например «Заполнено 7 из 12», чтобы видеть, сколько осталось.
  5. Для каждого пропущенного поля выберите инструмент «Текст» и нажмите там, где должен быть ответ.
  6. Чтобы подписать, выберите «Подпись», нарисуйте или введите подпись и нажмите «Добавить».
  7. Нажмите «Скрыть подсветку полей», чтобы увидеть страницу так, как её увидит получатель, затем нажмите «Скачать».

Если после открытия ничего не появилось, нажмите «Заполнить» на панели инструментов, чтобы запустить поиск вручную. Если полей действительно нет, появится сообщение «В этом документе не найдено полей для заполнения», и тогда форму можно заполнить инструментом «Текст».

Как Kopitiam находит поля

Автозаполнение по очереди пробует три способа и останавливается на первом, который сработал.

  • Настоящие поля формы. Если в PDF есть встроенные поля, Kopitiam использует их точное положение и размер. Флажки и переключатели становятся полями, на которые можно нажать, чтобы отметить. Поле, разбитое на клетки, например для номера удостоверения или налогового номера, превращается в отдельное маленькое поле на каждую клетку, и при вводе курсор сам переходит к следующей клетке.
  • Подписи и пустые места на плоской форме. Если встроенных полей нет, Kopitiam читает текст страницы и ищет короткую подпись, за которой идёт пустое место: «Имя: ______», «Дата рождения ......», подпись в ячейке таблицы с пустой ячейкой рядом или подпись над нарисованной линией. Он пропускает заголовки заглавными буквами, предложения и пустые места, в которых уже что-то написано.
  • OCR для сканов. Если на странице вообще нет текста, Kopitiam предлагает запустить OCR. Это никогда не происходит автоматически.

В каждом поле видна бледная подсказка, взятая из ближайшей подписи, например «Имя» или «Адрес», чтобы вы понимали, что куда вписывать. Если в форме у поля есть только непонятное внутреннее имя, поле остаётся без подсказки, а не с путаной.

Поля, найденные на плоской форме или скане, — это лучшая догадка, а не чтение формы. Всегда просматривайте каждую страницу перед скачиванием, особенно тесные места вроде ячеек таблиц и строк, которые стоят близко друг к другу.

Сканированные формы и OCR

Скан — это фотография бумаги, поэтому в нём нет слов, которые Kopitiam мог бы прочитать. Если нажать на нём «Заполнить», появится сообщение, что файл похож на скан, и кнопка «Запустить OCR». OCR — это модуль распознавания текста, который загружается при первом использовании, поэтому первый запуск занимает немного времени. Само распознавание происходит на вашем устройстве.

OCR — самый грубый из трёх способов. Он ищет распространённые английские слова полей, такие как name, date, address и phone, и ставит поле сразу после каждого. Баннер сообщает, что это примерное расположение, и поля часто приходится перетаскивать на место. Если OCR ничего не нашёл, добавьте каждый ответ инструментом «Текст». Для двухстраничной сканированной формы это обычно всего несколько минут.

Флажки, даты и подписи

Флажки появляются только на формах со встроенными полями. Если отметить флажок, при скачивании внутри поля рисуется X, а неотмеченное поле остаётся как было. На плоской форме автозаполнение создаёт только текстовые поля, поэтому, чтобы отметить напечатанный квадрат, возьмите инструмент «Текст» и впишите поверх него X.

Даты вводятся как любой другой ответ. Выбора даты из календаря нет, поэтому пишите дату в формате, который просит форма. Малайзийская форма может требовать ДД/ММ/ГГГГ, а американская ждёт ММ/ДД/ГГГГ, и «03/04» для них означает разные дни. Если дата вписывается в клетки, вводите по одной цифре на клетку, и курсор будет сам переходить дальше.

Для подписи выберите «Подпись», затем «Нарисовать» мышью или пальцем или «Ввести», чтобы набрать имя и получить рукописный вариант. Если автозаполнение нашло на открытой странице пустое поле с подписью для подписи, подпись встанет на эту строку. Иначе она появится в видимой области, и её можно перетащить и изменить размер. Нарисованной подписи достаточно для большинства повседневных документов. Если документ требует сертифицированной цифровой подписи, нужен специальный сервис электронной подписи.

Если поля оказались не на своём месте

  • Поле немного съехало со строки: переключитесь на «Выбор» и перетащите его на место.
  • Поле стоит на чём-то, что полем не является: выберите его и удалите.
  • Поле пропущено: возьмите инструмент «Текст» и нажмите там, где должен быть ответ. Измените размер текста на панели справа, чтобы он поместился.
  • Ответ слишком длинный для поля: сократите его, уменьшите размер текста или нажмите Enter, чтобы перенести его на вторую строку.
  • Вы передумали насчёт всего, что сделало автозаполнение: «Отменить» убирает все расставленные поля за один шаг.
  • Форма вообще не открывается: возможно, она защищена паролем или у неё есть ограничения на редактирование. Kopitiam объясняет, что именно, и предлагает открыть файл в программе для чтения PDF и выбрать «Печать», затем «Сохранить как PDF», чтобы получить незаблокированную копию, которую можно заполнить.

Что происходит с полями при скачивании

Когда вы нажимаете «Скачать», Kopitiam записывает ваши ответы, отметки и подпись прямо на страницы, как чернила на бумагу. Любой, кто откроет файл, увидит ровно то, что видели вы со скрытой подсветкой. Подсветка и подсказки есть только на экране и никогда не попадают в файл.

Ваши ответы не сохраняются как значения внутри собственных полей формы. Для человека, который читает форму, разницы нет. Но она важна, если получатель загружает данные формы прямо в систему, как делают некоторые отделы кадров и государственные порталы. Если в инструкции сказано, что форма должна остаться интерактивной или подаваться как данные формы, используйте инструмент или портал, который там указан.

Это также значит, что исходный файл стоит сохранить. Чтобы изменить ответ после скачивания, проще всего заполнить оригинал заново. Старый текст можно закрыть инструментом «Замена», но начать с чистого листа аккуратнее.

Телефоны, конфиденциальность и другие особые случаи

Редактор работает в браузере телефона. Инструменты находятся на панели внизу, а остальные спрятаны под «Ещё». В крошечные поля проще попасть, если сначала увеличить масштаб, а подпись, нарисованная пальцем, часто выглядит лучше, чем мышью.

Форма никогда не покидает ваше устройство. Это важно, потому что формы полны личных данных: номер IC или паспорта, адрес, зарплата и банковский счёт. Нет аккаунта, нет водяного знака и нет ограничения на размер в коде, поэтому практический предел — память устройства. Длинная сканированная форма может открываться медленно на старом телефоне.

Ответам на английском и большинстве языков на латинице ничего дополнительно не нужно. Ответы на китайском, японском, корейском, греческом или русском остаются выделяемым текстом, для которого используется шрифт, который Kopitiam загружает, только когда он нужен вашему тексту. Ответы на арабском, хинди и тайском рисуются как изображение, поэтому выглядят правильно, но их нельзя выделить или найти поиском. Если вы офлайн и нужный шрифт не удаётся загрузить, «Скачать» покажет ошибку, а не испорченный файл.