Bạn có thể điền biểu mẫu PDF mà không cần in ra bằng cách mở nó trong trình chỉnh sửa PDF, gõ câu trả lời vào các ô, đánh dấu các ô vuông, ký tên và tải tệp hoàn chỉnh về. Trong Kopitiam, bạn thả biểu mẫu vào trình chỉnh sửa PDF miễn phí, nó tự tìm các trường, và bạn nhấp vào từng ô được tô sáng để gõ.

Cách này dùng được với hai loại biểu mẫu: loại được tạo với trường điền được thật sự, và biểu mẫu phẳng chỉ là một trang in với các dòng trống. Tệp ở trong trình duyệt của bạn suốt quá trình. Dưới đây là cách từng loại hoạt động, phải làm gì khi một ô nằm sai chỗ, và tệp bạn tải về thực sự chứa gì.

Biểu mẫu điền được và biểu mẫu phẳng không giống nhau

Biểu mẫu điền được có các trường được tích hợp sẵn trong PDF. Người tạo ra nó đã cố ý vẽ từng ô, đặt tên cho ô, và đánh dấu một số ô là ô vuông đánh dấu hoặc ô chia thành từng ô nhỏ cho mỗi ký tự. Biểu mẫu của cơ quan nhà nước, biểu mẫu ngân hàng và bất cứ thứ gì xuất từ phần mềm thiết kế biểu mẫu thường theo cách này.

Biểu mẫu phẳng chỉ là hình ảnh của một biểu mẫu: chữ và đường kẻ, bên dưới không có gì để chương trình gõ vào. Hợp đồng thuê nhà lưu từ Word, đơn đăng ký thành viên câu lạc bộ, hay thư công ty có dòng "Họ tên: ______" thường là biểu mẫu phẳng. Bản scan còn phẳng hơn nữa, vì nó hoàn toàn không có chữ, chỉ có ảnh của tờ giấy.

Kopitiam xử lý được cả ba, nhưng với mức độ chắc chắn khác nhau. Biết mình có loại nào giúp bạn biết cần kiểm tra kỹ đến đâu trước khi gửi.

Điền biểu mẫu PDF từng bước

  1. Mở trình chỉnh sửa PDF và thả biểu mẫu vào trang, hoặc nhấp để chọn tệp.
  2. Đợi một chút. Kopitiam quét biểu mẫu ngay khi mở, và nếu tìm thấy trường, nó hiện thông báo như "Đã tìm thấy và thêm 12 trường có thể điền trên 2 trang".
  3. Nhấp vào ô được tô sáng bất kỳ và gõ. Nhấp vào ô vuông để đánh dấu, và nhấp lần nữa để bỏ đánh dấu.
  4. Theo dõi bộ đếm trên dải thông báo, ví dụ "Đã điền 7/12", để biết còn bao nhiêu.
  5. Với ô nào bị bỏ sót, hãy chọn công cụ Chữ và nhấp vào chỗ câu trả lời cần nằm.
  6. Để ký, hãy chọn Ký, vẽ hoặc gõ chữ ký, rồi nhấp Thêm.
  7. Dùng Ẩn tô sáng trường để xem trang như người nhận sẽ thấy, rồi nhấp Tải xuống.

Nếu không có gì hiện ra sau khi mở, hãy nhấp Tự điền trên thanh công cụ để chạy lại việc quét bằng tay. Khi thật sự không tìm thấy gì, nó báo "Không phát hiện trường nào có thể điền trong tài liệu này", và bạn điền biểu mẫu bằng công cụ Chữ.

Kopitiam tìm trường như thế nào

Tự điền thử ba cách theo thứ tự và dừng ở cách đầu tiên thành công.

  • Trường biểu mẫu thật. Nếu PDF có trường tích hợp sẵn, Kopitiam dùng đúng vị trí và kích thước của chúng. Ô vuông đánh dấu và nút chọn trở thành ô bạn nhấp để đánh dấu. Trường được chia thành ô ký tự, như số căn cước hay mã số thuế, trở thành mỗi ô một ô nhỏ, và con trỏ nhảy sang ô tiếp theo khi bạn gõ.
  • Nhãn và chỗ trống trên biểu mẫu phẳng. Nếu không có trường tích hợp sẵn, nó đọc chữ trên trang và tìm một nhãn ngắn theo sau là khoảng trống: "Họ tên: ______", "Ngày sinh ......", một nhãn trong ô bảng có ô trống bên cạnh, hoặc một nhãn nằm trên một đường kẻ. Nó bỏ qua tiêu đề viết hoa, các câu văn, và những chỗ trống đã có chữ.
  • OCR cho bản scan. Nếu trang hoàn toàn không có chữ, Kopitiam đề nghị chạy OCR. Việc này không bao giờ tự động.

Mỗi ô hiện một gợi ý mờ lấy từ nhãn gần nhất, như "Họ tên" hay "Địa chỉ", để bạn biết điền gì vào đâu. Khi biểu mẫu chỉ đặt cho trường một tên nội bộ khó hiểu, ô sẽ không hiện gợi ý thay vì hiện một gợi ý gây rối.

Các trường tìm thấy trên biểu mẫu phẳng hoặc bản scan là ước đoán tốt nhất, không phải là việc đọc hiểu biểu mẫu. Hãy luôn xem lại mọi trang trước khi tải xuống, nhất là những chỗ chật như ô bảng và các dòng nằm sát nhau.

Biểu mẫu scan và OCR

Bản scan là ảnh chụp tờ giấy, nên không có chữ nào để Kopitiam đọc. Khi bạn nhấp Tự điền trên một bản scan, nó báo rằng tệp có vẻ là bản scan và đưa ra nút Chạy OCR. OCR là công cụ đọc chữ được tải về lần đầu bạn dùng, vì thế lần chạy đầu tiên mất một lúc. Việc đọc diễn ra ngay trên thiết bị của bạn.

OCR là cách kém chính xác nhất trong ba cách. Nó tìm các từ trường phổ biến bằng tiếng Anh như name, date, address và phone, rồi đặt một ô ngay sau mỗi từ. Dải thông báo cho bạn biết đây là ước đoán, và chúng thường cần được kéo vào đúng chỗ. Nếu OCR không tìm thấy gì, hãy thêm từng câu trả lời bằng công cụ Chữ. Với một biểu mẫu scan hai trang, việc đó thường chỉ mất vài phút nhấp chuột.

Ô đánh dấu, ngày tháng và chữ ký

Ô vuông đánh dấu chỉ xuất hiện trên biểu mẫu có trường tích hợp sẵn. Đánh dấu một ô sẽ vẽ dấu X bên trong khi bạn tải xuống, và ô không đánh dấu được giữ nguyên. Trên biểu mẫu phẳng, Tự điền chỉ tạo ô chữ, nên để đánh dấu một ô vuông in sẵn, hãy dùng công cụ Chữ và gõ chữ X đè lên nó.

Ngày tháng được gõ như mọi câu trả lời khác. Không có bộ chọn ngày, nên hãy viết ngày theo định dạng biểu mẫu yêu cầu. Biểu mẫu Malaysia có thể muốn DD/MM/YYYY trong khi biểu mẫu Mỹ cần MM/DD/YYYY, và "03/04" là hai ngày khác nhau với mỗi bên. Nếu ngày nằm trong các ô ký tự, hãy gõ mỗi ô một chữ số và con trỏ tự di chuyển cho bạn.

Để ký, hãy chọn Ký, rồi Vẽ bằng chuột hoặc ngón tay, hoặc Gõ tên để có một phiên bản kiểu chữ viết tay. Nếu Tự điền tìm thấy một trường trống có nhãn chữ ký trên trang bạn đang xem, chữ ký sẽ nằm trên dòng đó. Nếu không, nó hiện trong khung nhìn và bạn kéo, đổi kích thước nó. Chữ ký vẽ tay là đủ cho phần lớn giấy tờ hằng ngày. Tài liệu đòi hỏi chữ ký số có chứng thực thì cần một dịch vụ chữ ký điện tử chuyên dụng.

Khi các ô nằm sai chỗ

  • Một ô hơi lệch khỏi dòng: chuyển sang Chọn, rồi kéo nó vào đúng chỗ.
  • Một ô nằm trên thứ không phải là trường: chọn nó và xóa đi.
  • Một trường bị bỏ sót: dùng công cụ Chữ và nhấp vào chỗ câu trả lời cần nằm. Đổi cỡ chữ trong bảng bên phải cho vừa.
  • Câu trả lời quá dài so với ô: rút gọn nó, giảm cỡ chữ, hoặc nhấn Enter để xuống dòng thứ hai.
  • Bạn đổi ý về mọi thứ Tự điền đã làm: Hoàn tác xóa tất cả các trường đã đặt chỉ trong một bước.
  • Biểu mẫu hoàn toàn không mở được: có thể nó được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc có giới hạn chỉnh sửa. Kopitiam giải thích là trường hợp nào, và gợi ý mở nó trong trình đọc PDF rồi dùng In, sau đó Lưu dưới dạng PDF, để tạo một bản sao không khóa mà bạn điền được.

Điều gì xảy ra với các trường khi bạn tải xuống

Khi bạn nhấp Tải xuống, Kopitiam ghi câu trả lời, dấu đánh và chữ ký lên chính các trang, như mực trên giấy. Ai mở tệp cũng thấy đúng những gì bạn thấy khi đã ẩn tô sáng. Phần tô sáng và gợi ý chỉ có trên màn hình và không bao giờ xuất hiện trong tệp.

Câu trả lời của bạn không được lưu dưới dạng giá trị bên trong các trường của chính biểu mẫu. Với người đọc biểu mẫu, điều đó không có gì khác biệt. Nó có ảnh hưởng nếu bên nhận nạp dữ liệu biểu mẫu thẳng vào một hệ thống, như một số phòng nhân sự và cổng thông tin nhà nước vẫn làm. Nếu hướng dẫn nói biểu mẫu phải giữ khả năng điền được hoặc phải nộp dưới dạng dữ liệu biểu mẫu, hãy dùng công cụ hoặc cổng thông tin họ chỉ định.

Điều đó cũng có nghĩa bạn nên giữ tệp gốc. Để đổi một câu trả lời sau khi tải xuống, cách đơn giản nhất là điền lại bản gốc. Bạn có thể che chữ cũ bằng công cụ Che, nhưng bắt đầu lại từ đầu thì gọn gàng hơn.

Điện thoại, quyền riêng tư và các trường hợp đặc biệt khác

Trình chỉnh sửa hoạt động trên trình duyệt điện thoại. Các công cụ nằm trên một thanh ở dưới cùng, phần còn lại nằm trong Thêm. Ô nhỏ sẽ dễ chạm trúng hơn nếu bạn phóng to trước, và chữ ký vẽ bằng ngón tay thường trông đẹp hơn vẽ bằng chuột.

Biểu mẫu không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. Điều đó quan trọng vì biểu mẫu chứa đầy thông tin cá nhân: số IC hoặc hộ chiếu, địa chỉ, mức lương và tài khoản ngân hàng. Không cần tài khoản, không có hình mờ và mã nguồn không giới hạn dung lượng, nên giới hạn thực tế là bộ nhớ thiết bị. Một biểu mẫu scan dài có thể chậm trên điện thoại cũ.

Câu trả lời bằng tiếng Anh và phần lớn ngôn ngữ dùng chữ Latinh không cần gì thêm. Câu trả lời bằng tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Hy Lạp hoặc tiếng Nga được giữ dưới dạng chữ chọn được, dùng phông chữ mà Kopitiam chỉ tải về khi chữ của bạn cần đến. Câu trả lời bằng tiếng Ả Rập, tiếng Hindi và tiếng Thái được vẽ thành ảnh, nên trông đúng nhưng không chọn hay tìm kiếm được. Nếu bạn đang ngoại tuyến và không tải được phông chữ cần thiết, Tải xuống sẽ báo lỗi thay vì cho ra một tệp hỏng.