Anda bisa mengisi formulir PDF tanpa mencetaknya dengan membukanya di editor PDF, mengetik jawaban di kotak-kotaknya, mencentang kotak centang, menandatangani, lalu mengunduh file yang sudah jadi. Di Kopitiam, Anda menaruh formulir di editor PDF gratis, editor mencari kolomnya sendiri, dan Anda mengklik setiap kotak yang disorot untuk mengetik.

Cara ini berlaku untuk dua jenis formulir: yang dibuat dengan kolom isian sungguhan, dan formulir datar yang hanya berupa halaman cetak dengan garis kosong. File tetap ada di browser Anda sepanjang waktu. Di bawah ini dijelaskan cara kerja setiap jenis, apa yang harus dilakukan kalau kotak jatuh di tempat yang salah, dan apa sebenarnya isi file yang Anda unduh.

Formulir isian dan formulir datar itu berbeda

Formulir isian punya kolom yang tertanam di dalam PDF. Pembuatnya sengaja menggambar setiap kotak, memberinya nama, dan menandai sebagian sebagai kotak centang atau kotak yang dibagi menjadi satu sel per karakter. Formulir pemerintah, formulir bank, dan apa pun yang diekspor dari perancang formulir biasanya bekerja seperti ini.

Formulir datar hanyalah gambar sebuah formulir: teks dan garis, tanpa apa pun di baliknya yang bisa diketiki oleh program. Perjanjian sewa yang disimpan dari Word, formulir keanggotaan klub, atau surat perusahaan dengan "Nama: ______" cenderung datar. Hasil pindai bahkan lebih datar lagi, karena sama sekali tidak punya teks, hanya gambar kertasnya.

Kopitiam bisa menangani ketiganya, tetapi dengan tingkat keyakinan yang berbeda. Mengetahui jenis yang Anda punya memberi tahu Anda seberapa teliti harus memeriksa sebelum mengirimnya.

Mengisi formulir PDF langkah demi langkah

  1. Buka editor PDF dan taruh formulir Anda di halaman, atau klik untuk memilih file.
  2. Tunggu sebentar. Kopitiam memindai formulir begitu dibuka, dan kalau menemukan kolom, akan muncul pesan seperti "Kami menemukan dan menambahkan 12 kolom isian di 2 halaman".
  3. Klik kotak mana pun yang disorot lalu ketik. Klik kotak centang untuk mencentangnya, dan klik lagi untuk menghapus centangnya.
  4. Perhatikan penghitung di banner, misalnya "7 dari 12 terisi", untuk melihat berapa yang tersisa.
  5. Untuk kotak yang terlewat, pilih alat Teks dan klik di tempat jawaban seharusnya berada.
  6. Untuk menandatangani, pilih TTD, gambar atau ketik tanda tangan Anda, lalu klik Tambah.
  7. Pakai Sembunyikan sorotan kolom untuk melihat halaman seperti yang akan dilihat penerima, lalu klik Unduh.

Kalau tidak ada yang muncul setelah dibuka, klik Isi otomatis di toolbar untuk menjalankan pemindaian lagi secara manual. Kalau memang tidak menemukan apa-apa, muncul pesan "Tidak ada kolom isian yang terdeteksi di dokumen ini", dan Anda mengisi formulir dengan alat Teks.

Cara Kopitiam menemukan kolom

Isi otomatis mencoba tiga pendekatan secara berurutan dan berhenti pada yang pertama berhasil.

  • Kolom formulir sungguhan. Kalau PDF punya kolom bawaan, Kopitiam memakai posisi dan ukurannya yang persis. Kotak centang dan tombol radio menjadi kotak yang Anda klik untuk mencentang. Kolom yang dibagi menjadi sel karakter, seperti nomor identitas atau nomor pajak, menjadi satu kotak kecil per sel, dan kursor melompat ke sel berikutnya saat Anda mengetik.
  • Label dan bagian kosong pada formulir datar. Kalau tidak ada kolom bawaan, Kopitiam membaca teks halaman dan mencari label pendek yang diikuti ruang kosong: "Nama: ______", "Tanggal lahir ......", label di sel tabel dengan sel kosong di sebelahnya, atau label di atas garis yang digambar. Judul berhuruf kapital, kalimat, dan bagian kosong yang sudah berisi tulisan dilewati.
  • OCR untuk hasil pindai. Kalau halaman sama sekali tidak punya teks, Kopitiam menawarkan untuk menjalankan OCR. Ini tidak pernah otomatis.

Setiap kotak menampilkan petunjuk samar yang diambil dari label terdekat, seperti "Nama" atau "Alamat", jadi Anda tahu apa yang diisi di mana. Kalau formulir hanya memberi kolom nama internal yang tidak jelas, kotaknya tidak menampilkan petunjuk alih-alih petunjuk yang membingungkan.

Kolom yang ditemukan di formulir datar atau hasil pindai adalah tebakan terbaik, bukan hasil membaca formulir. Selalu periksa setiap halaman sebelum mengunduh, terutama bagian yang sempit seperti sel tabel dan garis yang berdekatan.

Formulir hasil pindai dan OCR

Hasil pindai adalah foto kertas, jadi tidak ada kata yang bisa dibaca Kopitiam. Saat Anda mengklik Isi otomatis pada hasil pindai, Kopitiam memberi tahu bahwa file tampaknya hasil pindai dan menawarkan tombol Jalankan OCR. OCR adalah pembaca teks yang diunduh saat pertama kali Anda memakainya, itulah sebabnya percobaan pertama butuh waktu sebentar. Proses membacanya sendiri terjadi di perangkat Anda.

OCR adalah metode paling kasar dari ketiganya. OCR mencari kata kolom bahasa Inggris yang umum seperti name, date, address, dan phone, lalu menaruh kotak tepat setelah masing-masing. Banner memberi tahu bahwa ini tebakan terbaik, dan sering kali kotaknya perlu diseret ke tempatnya. Kalau OCR tidak menemukan apa-apa, tambahkan setiap jawaban dengan alat Teks. Untuk formulir hasil pindai dua halaman, biasanya hanya perlu beberapa menit mengklik.

Kotak centang, tanggal, dan tanda tangan

Kotak centang hanya muncul di formulir dengan kolom bawaan. Mencentang salah satunya akan menggambar X di dalam kotak saat Anda mengunduh, dan kotak yang tidak dicentang dibiarkan seperti semula. Di formulir datar, Isi otomatis hanya membuat kotak teks, jadi untuk mencentang kotak tercetak, pakai alat Teks dan ketik X di atasnya.

Tanggal diketik seperti jawaban lainnya. Tidak ada pemilih tanggal, jadi tulis tanggal dalam format yang diminta formulir. Formulir Malaysia mungkin meminta DD/MM/YYYY sementara formulir Amerika mengharapkan MM/DD/YYYY, dan "03/04" berarti hari yang berbeda bagi keduanya. Kalau tanggal berada di sel karakter, ketik satu digit per sel dan kursor akan bergeser sendiri.

Untuk tanda tangan, pilih TTD, lalu Gambar dengan mouse atau jari Anda, atau Ketik nama Anda untuk mendapat versi bergaya tulisan tangan. Kalau Isi otomatis menemukan kolom kosong berlabel tanda tangan di halaman yang sedang Anda lihat, tanda tangan jatuh di garis itu. Kalau tidak, tanda tangan muncul di layar dan Anda menyeret serta mengubah ukurannya. Tanda tangan yang digambar cukup untuk kebanyakan urusan dokumen sehari-hari. Dokumen yang mewajibkan tanda tangan digital bersertifikat memerlukan layanan e-signature khusus.

Kalau kotaknya di tempat yang salah

  • Kotak sedikit meleset dari garis: beralih ke Pilih, lalu seret ke tempatnya.
  • Kotak berada di atas sesuatu yang bukan kolom: pilih kotaknya lalu hapus.
  • Ada kolom yang terlewat: pakai alat Teks dan klik di tempat jawabannya seharusnya. Ubah ukuran teks di panel kanan agar muat.
  • Jawaban Anda terlalu panjang untuk kotaknya: persingkat, kecilkan ukuran teks, atau tekan Enter untuk memindahkannya ke baris kedua.
  • Anda berubah pikiran tentang semua yang dilakukan Isi otomatis: Urungkan menghapus semua kolom yang ditempatkan dalam satu langkah.
  • Formulir sama sekali tidak bisa dibuka: mungkin dilindungi kata sandi atau punya batasan pengeditan. Kopitiam menjelaskan yang mana, dan menyarankan membukanya di pembaca PDF Anda lalu memakai Cetak, kemudian Simpan sebagai PDF, untuk membuat salinan tidak terkunci yang bisa Anda isi.

Apa yang terjadi pada kolom saat Anda mengunduh

Saat Anda mengklik Unduh, Kopitiam menuliskan jawaban, centang, dan tanda tangan Anda langsung ke halaman, seperti tinta di atas kertas. Siapa pun yang membuka file melihat persis apa yang Anda lihat saat sorotan disembunyikan. Sorotan dan petunjuk hanya ada di layar dan tidak pernah muncul di file.

Jawaban Anda tidak disimpan sebagai nilai di dalam kolom formulir itu sendiri. Bagi orang yang membaca formulir, itu tidak ada bedanya. Tetapi ini penting kalau penerima memasukkan data formulir langsung ke sistem, seperti yang dilakukan sebagian bagian HR dan portal pemerintah. Kalau instruksinya menyebutkan formulir harus tetap bisa diisi atau dikirim sebagai data formulir, pakai alat atau portal yang mereka sebutkan.

Ini juga berarti Anda sebaiknya menyimpan file aslinya. Untuk mengubah jawaban setelah mengunduh, cara paling sederhana adalah mengisi ulang file asli. Anda bisa menutupi teks lama dengan alat Tutupi, tetapi mulai dari awal lebih rapi.

Ponsel, privasi, dan kasus khusus lainnya

Editor ini berfungsi di browser ponsel. Alat-alatnya ada di bilah bawah, dan sisanya di bawah Lainnya. Kotak yang sangat kecil lebih mudah diketuk kalau Anda memperbesar dulu, dan tanda tangan yang digambar dengan jari sering terlihat lebih bagus daripada dengan mouse.

Formulir tidak pernah keluar dari perangkat Anda. Ini penting karena formulir penuh dengan data pribadi: nomor IC atau paspor, alamat, gaji, dan rekening bank Anda. Tidak ada akun, tidak ada watermark, dan tidak ada batas ukuran di kodenya, jadi batas praktisnya adalah memori perangkat Anda. Formulir hasil pindai yang panjang bisa lambat di ponsel lama.

Jawaban dalam bahasa Inggris dan kebanyakan bahasa beraksara Latin tidak memerlukan apa pun tambahan. Jawaban dalam bahasa Tionghoa, Jepang, Korea, Yunani, atau Rusia tetap berupa teks yang bisa dipilih, memakai font yang hanya diunduh Kopitiam kalau teks Anda membutuhkannya. Jawaban dalam bahasa Arab, Hindi, dan Thai digambar sebagai gambar, jadi tampilannya benar tetapi tidak bisa dipilih atau dicari. Kalau Anda sedang offline dan font yang dibutuhkan tidak bisa diunduh, Unduh menampilkan pesan error alih-alih file yang rusak.