आप PDF फ़ॉर्म को बिना प्रिंट किए भर सकते हैं: उसे PDF एडिटर में खोलें, बॉक्स में अपने जवाब टाइप करें, चेकबॉक्स पर टिक करें, साइन करें, और भरी हुई फ़ाइल डाउनलोड करें। Kopitiam में आप फ़ॉर्म को मुफ़्त PDF एडिटर में डालते हैं, वह ख़ुद फ़ील्ड ढूँढता है, और आप टाइप करने के लिए हर हाइलाइट किए बॉक्स पर क्लिक करते हैं।

यह दो तरह के फ़ॉर्म पर काम करता है: असली भरने लायक फ़ील्ड वाले फ़ॉर्म, और सादे फ़ॉर्म जो ख़ाली लाइनों वाला बस एक छपा पेज होते हैं। फ़ाइल पूरे समय आपके ब्राउज़र में रहती है। नीचे बताया गया है कि हर तरह का फ़ॉर्म कैसे बर्ताव करता है, बॉक्स ग़लत जगह आए तो क्या करें, और डाउनलोड की गई फ़ाइल में असल में क्या होता है।

भरने लायक फ़ॉर्म और सादे फ़ॉर्म एक जैसे नहीं होते

भरने लायक फ़ॉर्म में फ़ील्ड PDF के अंदर बने होते हैं। जिसने इसे बनाया, उसने हर बॉक्स जान-बूझकर बनाया, उसे एक नाम दिया, और कुछ को चेकबॉक्स के रूप में या हर अक्षर के लिए एक-एक ख़ाने में बँटे बॉक्स के रूप में चिह्नित किया। सरकारी फ़ॉर्म, बैंक फ़ॉर्म और फ़ॉर्म डिज़ाइनर से एक्सपोर्ट की गई कोई भी चीज़ आमतौर पर इसी तरह काम करती है।

सादा फ़ॉर्म किसी फ़ॉर्म की बस एक तस्वीर होता है: टेक्स्ट और लाइनें, जिनके नीचे ऐसा कुछ नहीं होता जिसमें कोई प्रोग्राम टाइप कर सके। Word से सेव किया गया किराए का एग्रीमेंट, किसी क्लब का सदस्यता फ़ॉर्म, या “नाम: ______” वाली कंपनी की चिट्ठी, ये सब अक्सर सादे होते हैं। स्कैन इससे भी ज़्यादा सादा होता है, क्योंकि उसमें कोई टेक्स्ट होता ही नहीं, सिर्फ़ कागज़ की एक इमेज होती है।

Kopitiam तीनों को संभालता है, लेकिन अलग-अलग भरोसे के साथ। आपके पास कौन-सा है, यह जानने से पता चलता है कि भेजने से पहले कितना जाँचना है।

PDF फ़ॉर्म स्टेप बाय स्टेप भरें

  1. PDF एडिटर खोलें और अपना फ़ॉर्म पेज पर छोड़ें, या फ़ाइल चुनने के लिए क्लिक करें।
  2. थोड़ा रुकें। फ़ॉर्म खुलते ही Kopitiam उसे स्कैन करता है, और अगर उसे फ़ील्ड मिलते हैं तो “हमें 2 पेजों में भरने लायक 12 फ़ील्ड मिले और जोड़ दिए गए” जैसा मैसेज दिखाता है।
  3. किसी भी हाइलाइट किए बॉक्स पर क्लिक करें और टाइप करें। टिक लगाने के लिए चेकबॉक्स पर क्लिक करें, और टिक हटाने के लिए फिर से क्लिक करें।
  4. कितना बाकी है, यह देखने के लिए बैनर में गिनती देखें, जैसे “12 में से 7 भरे गए”।
  5. जो बॉक्स छूट गया हो, उसके लिए टेक्स्ट टूल चुनें और वहाँ क्लिक करें जहाँ जवाब आना चाहिए।
  6. साइन करने के लिए साइन चुनें, अपना सिग्नेचर बनाएँ या टाइप करें, और जोड़ें पर क्लिक करें।
  7. पेज को वैसा देखने के लिए जैसा पाने वाले को दिखेगा, फ़ील्ड की हाइलाइट छिपाएँ इस्तेमाल करें, फिर डाउनलोड पर क्लिक करें।

अगर खोलने के बाद कुछ नहीं दिखता, तो स्कैन ख़ुद दोबारा चलाने के लिए टूलबार में ऑटो-फ़िल पर क्लिक करें। जब उसे सच में कुछ नहीं मिलता, तो वह कहता है “इस डॉक्यूमेंट में भरने लायक कोई फ़ील्ड नहीं मिला।”, और तब आप फ़ॉर्म को टेक्स्ट टूल से भरते हैं।

Kopitiam फ़ील्ड कैसे ढूँढता है

ऑटो-फ़िल क्रम से तीन तरीके आज़माता है और जो पहला तरीका काम करे, वहीं रुक जाता है।

  • असली फ़ॉर्म फ़ील्ड। अगर PDF में फ़ील्ड पहले से बने हैं, तो Kopitiam उनकी सटीक जगह और साइज़ इस्तेमाल करता है। चेकबॉक्स और रेडियो बटन ऐसे बॉक्स बन जाते हैं जिन पर टिक करने के लिए आप क्लिक करते हैं। अक्षरों के ख़ानों में बँटा फ़ील्ड, जैसे ID नंबर या टैक्स नंबर, हर ख़ाने के लिए एक छोटा बॉक्स बन जाता है, और टाइप करते समय कर्सर अगले ख़ाने पर चला जाता है।
  • सादे फ़ॉर्म पर लेबल और ख़ाली जगहें। अगर पहले से बने फ़ील्ड नहीं हैं, तो यह पेज का टेक्स्ट पढ़ता है और ऐसे छोटे लेबल ढूँढता है जिनके बाद ख़ाली जगह हो: “नाम: ______”, “जन्म तिथि ......”, टेबल के किसी ख़ाने में लेबल जिसके बगल में ख़ाली ख़ाना हो, या खींची गई लाइन के ऊपर लिखा लेबल। यह बड़े अक्षरों वाली हेडिंग, पूरे वाक्य, और उन ख़ाली जगहों को छोड़ देता है जिनमें पहले से कुछ लिखा है।
  • स्कैन के लिए OCR। अगर पेज पर कोई टेक्स्ट ही नहीं है, तो Kopitiam OCR चलाने का विकल्प देता है। यह कभी अपने-आप नहीं होता।

हर बॉक्स में सबसे पास वाले लेबल से लिया गया एक हल्का संकेत दिखता है, जैसे “नाम” या “पता”, ताकि आपको पता रहे कि कहाँ क्या लिखना है। जब फ़ॉर्म किसी फ़ील्ड को सिर्फ़ कोई उलझा हुआ अंदरूनी नाम देता है, तो बॉक्स भ्रम में डालने वाला संकेत दिखाने के बजाय कोई संकेत नहीं दिखाता।

सादे फ़ॉर्म या स्कैन पर मिले फ़ील्ड एक अच्छा अंदाज़ा हैं, फ़ॉर्म को पढ़कर निकाली गई पक्की जानकारी नहीं। डाउनलोड करने से पहले हमेशा हर पेज देख लें, ख़ासकर तंग जगहें, जैसे टेबल के ख़ाने और एक-दूसरे के बहुत पास की लाइनें।

स्कैन किए फ़ॉर्म और OCR

स्कैन कागज़ की एक फ़ोटो है, इसलिए उसमें Kopitiam के पढ़ने के लिए कोई शब्द नहीं होते। जब आप ऐसे फ़ॉर्म पर ऑटो-फ़िल पर क्लिक करते हैं, तो वह बताता है कि फ़ाइल स्कैन लगती है और OCR चलाएँ बटन देता है। OCR एक टेक्स्ट रीडर है जो पहली बार इस्तेमाल करने पर डाउनलोड होता है, इसीलिए पहली बार में थोड़ा समय लगता है। पढ़ने का काम आपके डिवाइस पर ही होता है।

तीनों तरीकों में OCR सबसे कच्चा है। यह name, date, address और phone जैसे फ़ील्ड के आम अंग्रेज़ी शब्द ढूँढता है, और हर एक के ठीक बाद एक बॉक्स रख देता है। बैनर आपको बताता है कि ये अंदाज़े हैं, और इन्हें अक्सर खींचकर सही जगह लगाना पड़ता है। अगर OCR को कुछ नहीं मिलता, तो हर जवाब टेक्स्ट टूल से जोड़ें। दो पेज के स्कैन किए फ़ॉर्म के लिए इसमें आमतौर पर बस कुछ मिनट की क्लिकिंग लगती है।

चेकबॉक्स, तारीख़ और सिग्नेचर

चेकबॉक्स सिर्फ़ उन फ़ॉर्म पर दिखते हैं जिनमें फ़ील्ड पहले से बने हैं। किसी पर टिक करने से डाउनलोड के समय बॉक्स के अंदर एक X बन जाता है, और बिना टिक वाला बॉक्स जैसा था वैसा ही रहता है। सादे फ़ॉर्म पर ऑटो-फ़िल सिर्फ़ टेक्स्ट बॉक्स बनाता है, इसलिए किसी छपे हुए चौकोर पर टिक लगाने के लिए टेक्स्ट टूल इस्तेमाल करें और उस पर X टाइप करें।

तारीख़ें किसी भी दूसरे जवाब की तरह टाइप की जाती हैं। कोई डेट पिकर नहीं है, इसलिए तारीख़ उसी फ़ॉर्मेट में लिखें जो फ़ॉर्म माँगता है। मलेशिया का फ़ॉर्म DD/MM/YYYY माँग सकता है, जबकि अमेरिकी फ़ॉर्म MM/DD/YYYY की उम्मीद करता है, और दोनों के लिए “03/04” का मतलब अलग-अलग दिन है। अगर तारीख़ अक्षरों के ख़ानों में है, तो हर ख़ाने में एक अंक टाइप करें और कर्सर आपके लिए आगे बढ़ता जाएगा।

सिग्नेचर के लिए साइन चुनें, फिर माउस या उँगली से बनाएँ, या लिखावट जैसा वर्ज़न पाने के लिए अपना नाम टाइप करें। अगर आप जो पेज देख रहे हैं उस पर ऑटो-फ़िल को सिग्नेचर के लेबल वाला कोई ख़ाली फ़ील्ड मिला था, तो सिग्नेचर उसी लाइन पर लगता है। वरना वह स्क्रीन पर दिखता है और आप उसे खींचकर जगह पर लगाते हैं और उसका साइज़ बदलते हैं। हाथ से बनाया सिग्नेचर रोज़ के ज़्यादातर कागज़ी काम के लिए ठीक है। जिस डॉक्यूमेंट के लिए प्रमाणित डिजिटल सिग्नेचर ज़रूरी हो, उसके लिए किसी अलग ई-सिग्नेचर सेवा की ज़रूरत होती है।

जब बॉक्स ग़लत जगह हों

  • बॉक्स लाइन से थोड़ा हटा हुआ है: चुनें पर जाएँ, फिर उसे खींचकर जगह पर लगाएँ।
  • बॉक्स किसी ऐसी चीज़ पर है जो फ़ील्ड नहीं है: उसे चुनें और हटा दें।
  • कोई फ़ील्ड छूट गया: टेक्स्ट टूल इस्तेमाल करें और वहाँ क्लिक करें जहाँ जवाब आना चाहिए। दाईं ओर के पैनल में टेक्स्ट का साइज़ बदलें ताकि वह फ़िट हो जाए।
  • आपका जवाब बॉक्स के लिए बहुत लंबा है: उसे छोटा करें, टेक्स्ट का साइज़ घटाएँ, या दूसरी लाइन पर ले जाने के लिए Enter दबाएँ।
  • ऑटो-फ़िल ने जो कुछ किया, उस पर आपका मन बदल गया: अनडू एक ही बार में लगाए गए सारे फ़ील्ड हटा देता है।
  • फ़ॉर्म खुल ही नहीं रहा: हो सकता है वह पासवर्ड से सुरक्षित हो या उस पर एडिटिंग की पाबंदियाँ हों। Kopitiam बताता है कि कौन-सी बात है, और सुझाव देता है कि उसे अपने PDF रीडर में खोलें और Print और फिर Save as PDF इस्तेमाल करें, ताकि बिना लॉक की ऐसी कॉपी बने जिसे आप भर सकें।

डाउनलोड करने पर फ़ील्ड का क्या होता है

जब आप डाउनलोड पर क्लिक करते हैं, तो Kopitiam आपके जवाब, टिक और सिग्नेचर सीधे पेजों पर लिख देता है, जैसे कागज़ पर स्याही। फ़ाइल खोलने वाले हर व्यक्ति को ठीक वही दिखता है जो आपको हाइलाइट छिपाने पर दिखा था। हाइलाइट और संकेत सिर्फ़ स्क्रीन पर होते हैं और फ़ाइल में कभी नहीं आते।

आपके जवाब फ़ॉर्म के अपने फ़ील्ड के अंदर वैल्यू के रूप में सेव नहीं होते। फ़ॉर्म पढ़ने वाले व्यक्ति के लिए इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता। लेकिन अगर पाने वाला फ़ॉर्म का डेटा सीधे किसी सिस्टम में लोड करता है, जैसा कुछ HR विभाग और सरकारी पोर्टल करते हैं, तो इससे फ़र्क पड़ता है। अगर निर्देशों में लिखा है कि फ़ॉर्म भरने लायक बना रहना चाहिए या फ़ॉर्म डेटा के रूप में जमा करना है, तो वही टूल या पोर्टल इस्तेमाल करें जिसका वे नाम बताते हैं।

इसका यह भी मतलब है कि आपको मूल फ़ाइल रख लेनी चाहिए। डाउनलोड के बाद कोई जवाब बदलना हो, तो सबसे आसान तरीका है मूल फ़ाइल को फिर से भरना। आप ढकें टूल से पुराना टेक्स्ट ढक सकते हैं, लेकिन नए सिरे से शुरू करना ज़्यादा साफ़ रहता है।

फ़ोन, प्राइवेसी और दूसरी ख़ास स्थितियाँ

एडिटर फ़ोन के ब्राउज़र में काम करता है। टूल नीचे एक पट्टी में होते हैं, और बाकी और में। बहुत छोटे बॉक्स पर पहले ज़ूम इन करने से उन्हें छूना आसान होता है, और उँगली से बनाया सिग्नेचर अक्सर माउस से बने सिग्नेचर से बेहतर दिखता है।

फ़ॉर्म कभी आपके डिवाइस से बाहर नहीं जाता। यह इसलिए मायने रखता है क्योंकि फ़ॉर्म निजी जानकारी से भरे होते हैं: आपका IC या पासपोर्ट नंबर, पता, सैलरी और बैंक अकाउंट। न कोई अकाउंट, न वॉटरमार्क, और कोड में साइज़ की कोई सीमा नहीं, इसलिए असल सीमा आपके डिवाइस की मेमोरी है। पुराने फ़ोन पर लंबा स्कैन किया फ़ॉर्म धीमा चल सकता है।

अंग्रेज़ी और लैटिन लिपि वाली ज़्यादातर भाषाओं में दिए जवाबों के लिए कुछ अतिरिक्त नहीं चाहिए। चीनी, जापानी, कोरियन, ग्रीक या रूसी में दिए जवाब सिलेक्ट करने लायक टेक्स्ट रहते हैं, और इसके लिए वह फ़ॉन्ट इस्तेमाल होता है जिसे Kopitiam सिर्फ़ तब डाउनलोड करता है जब आपके टेक्स्ट को उसकी ज़रूरत हो। अरबी, हिंदी और थाई में दिए जवाब इमेज के रूप में बनाए जाते हैं, इसलिए वे सही दिखते हैं लेकिन सिलेक्ट या सर्च नहीं किए जा सकते। अगर आप ऑफ़लाइन हैं और ज़रूरी फ़ॉन्ट डाउनलोड नहीं हो सकता, तो डाउनलोड टूटी हुई फ़ाइल देने के बजाय एक एरर दिखाता है।