Een PDF-formulier invullen zonder het te printen doe je door het in een PDF-editor te openen, je antwoorden in de vakken te typen, de selectievakjes aan te vinken, te ondertekenen en het ingevulde bestand te downloaden. In Kopitiam sleep je het formulier naar de gratis PDF-editor, die zelf naar de velden zoekt, en klik je op elk gemarkeerd vak om te typen.

Het werkt bij twee soorten formulieren: formulieren met echte invulvelden, en platte formulieren die gewoon een gedrukte pagina met lege regels zijn. Het bestand blijft de hele tijd in je browser. Hieronder lees je hoe elke soort zich gedraagt, wat je doet als een vak op de verkeerde plek terechtkomt, en wat er werkelijk in je gedownloade bestand staat.

Invulbare en platte formulieren zijn niet hetzelfde

Een invulbaar formulier heeft velden die in de PDF zijn ingebouwd. Wie het maakte, heeft elk vak bewust getekend, een naam gegeven, en sommige gemarkeerd als selectievakje of als vak dat is opgedeeld in één hokje per teken. Formulieren van de overheid en de bank, en alles wat uit een formulierontwerper komt, werken meestal zo.

Een plat formulier is alleen een afbeelding van een formulier: tekst en lijnen, zonder iets eronder waar een programma in kan typen. Een huurcontract dat vanuit Word is opgeslagen, een inschrijfformulier van een club of een bedrijfsbrief met ‘Naam: ______’ zijn meestal plat. Een scan is nog platter, want die heeft helemaal geen tekst, alleen een afbeelding van het papier.

Kopitiam kan met alle drie overweg, maar met verschillende mate van zekerheid. Weet je welke je hebt, dan weet je hoeveel je moet controleren voordat je het verstuurt.

Een PDF-formulier invullen, stap voor stap

  1. Open de PDF-editor en sleep je formulier naar de pagina, of klik om het bestand te kiezen.
  2. Wacht even. Kopitiam doorzoekt het formulier zodra het opent, en vindt het velden, dan toont het een melding zoals ‘We hebben 12 invulvelden gevonden en toegevoegd verspreid over 2 pagina’s’.
  3. Klik op een gemarkeerd vak en typ. Klik op een selectievakje om het aan te vinken, en klik nog een keer om het weer uit te vinken.
  4. Houd de teller in de balk in de gaten, bijvoorbeeld ‘7 van 12 ingevuld’, om te zien hoeveel er nog over is.
  5. Voor een vak dat werd gemist, kies je de tool Tekst en klik je waar het antwoord moet komen.
  6. Om te ondertekenen, kies je Signeer, teken of typ je je handtekening en klik je op Toevoegen.
  7. Gebruik Veldmarkering verbergen om de pagina te zien zoals de ontvanger hem ziet, en klik dan op Downloaden.

Verschijnt er na het openen niets, klik dan op Invullen in de werkbalk om de zoektocht met de hand opnieuw te starten. Vindt hij echt niets, dan meldt hij ‘Geen invulvelden gevonden in dit document’, en vul je het formulier in met de tool Tekst.

Hoe Kopitiam de velden vindt

Invullen probeert drie manieren op volgorde en stopt bij de eerste die werkt.

  • Echte formuliervelden. Heeft de PDF ingebouwde velden, dan gebruikt Kopitiam hun exacte positie en grootte. Selectievakjes en keuzerondjes worden vakjes die je aanklikt om aan te vinken. Een veld dat is opgedeeld in hokjes per teken, zoals een ID-nummer of een belastingnummer, wordt één klein vak per hokje, en de cursor springt naar het volgende hokje terwijl je typt.
  • Labels en lege plekken op een plat formulier. Zijn er geen ingebouwde velden, dan leest het de tekst op de pagina en zoekt het naar een kort label gevolgd door lege ruimte: ‘Naam: ______’, ‘Geboortedatum ......’, een label in een tabelcel met een lege cel ernaast, of een label boven een getekende lijn. Koppen in hoofdletters, zinnen en lege plekken waar al iets in staat, slaat het over.
  • OCR voor scans. Heeft de pagina helemaal geen tekst, dan biedt Kopitiam aan om OCR uit te voeren. Dat gebeurt nooit automatisch.

Elk vak toont een vage hint die uit het dichtstbijzijnde label komt, zoals ‘Naam’ of ‘Adres’, zodat je weet wat waar moet. Geeft het formulier een veld alleen een cryptische interne naam, dan toont het vak liever geen hint dan een verwarrende.

Velden die op een plat formulier of een scan worden gevonden, zijn een beste schatting, geen lezing van het formulier. Kijk altijd elke pagina na voordat je downloadt, vooral krappe plekken zoals tabelcellen en regels die dicht op elkaar staan.

Gescande formulieren en OCR

Een scan is een foto van papier, dus er zijn geen woorden die Kopitiam kan lezen. Klik je op zo’n bestand op Invullen, dan meldt het dat het bestand op een scan lijkt en biedt het een knop OCR uitvoeren aan. OCR is een tekstlezer die wordt gedownload de eerste keer dat je hem gebruikt, en daarom duurt de eerste keer even. Het lezen zelf gebeurt op je apparaat.

OCR is de grofste van de drie methoden. Het zoekt naar gewone Engelse veldwoorden zoals name, date, address en phone, en zet direct na elk ervan een vak. De balk meldt dat dit beste schattingen zijn, en vaak moet je ze op hun plek slepen. Vindt OCR niets, voeg dan elk antwoord toe met de tool Tekst. Bij een gescand formulier van twee pagina’s is dat meestal maar een paar minuten klikken.

Selectievakjes, datums en handtekeningen

Selectievakjes verschijnen alleen bij formulieren met ingebouwde velden. Vink je er een aan, dan wordt bij het downloaden een X in het vakje getekend, en een niet-aangevinkt vakje blijft zoals het was. Op een plat formulier maakt Invullen alleen tekstvakken, dus om een gedrukt vierkantje aan te vinken gebruik je de tool Tekst en typ je er een X overheen.

Datums typ je net als elk ander antwoord. Er is geen datumkiezer, dus schrijf de datum in de notatie die het formulier vraagt. Een Maleisisch formulier wil misschien DD/MM/JJJJ, terwijl een Amerikaans formulier MM/DD/JJJJ verwacht, en ‘03/04’ betekent voor elk een andere dag. Staat de datum in hokjes per teken, typ dan één cijfer per hokje en de cursor schuift voor je door.

Voor een handtekening kies je Signeer en dan Tekenen met je muis of vinger, of Typen om je naam in een handschriftachtige stijl te krijgen. Vond Invullen een leeg veld met een label voor een handtekening op de pagina die je bekijkt, dan komt de handtekening op die regel. Anders verschijnt hij in beeld en sleep je hem op zijn plek en pas je de grootte aan. Een getekende handtekening is prima voor het meeste dagelijkse papierwerk. Voor een document dat een gecertificeerde digitale handtekening vereist, heb je een aparte dienst voor elektronische handtekeningen nodig.

Als de vakken op de verkeerde plek staan

  • Een vak staat net naast de regel: schakel over naar Selectie en sleep het op zijn plek.
  • Een vak staat op iets dat geen veld is: selecteer het en verwijder het.
  • Er is een veld gemist: gebruik de tool Tekst en klik waar het antwoord hoort. Pas de tekstgrootte aan in het paneel rechts zodat het past.
  • Je antwoord is te lang voor het vak: maak het korter, verklein de tekst, of druk op Enter om het over een tweede regel te laten lopen.
  • Je hebt je bedacht over alles wat Invullen deed: Ongedaan maken verwijdert alle geplaatste velden in één stap.
  • Het formulier gaat helemaal niet open: het is misschien beveiligd met een wachtwoord of heeft bewerkingsbeperkingen. Kopitiam legt uit welke van de twee, en stelt voor om het in je PDF-lezer te openen en Afdrukken en dan Opslaan als PDF te gebruiken, zodat je een ontgrendelde kopie krijgt die je kunt invullen.

Wat er met de velden gebeurt als je downloadt

Klik je op Downloaden, dan schrijft Kopitiam je antwoorden, vinkjes en handtekening op de pagina’s zelf, als inkt op papier. Wie het bestand opent, ziet precies wat jij zag met de markering verborgen. De markering en de hints staan alleen op je scherm en komen nooit in het bestand.

Je antwoorden worden niet als waarden in de eigen velden van het formulier opgeslagen. Voor iemand die het formulier leest, maakt dat geen verschil. Het doet er wel toe als de ontvanger formuliergegevens direct in een systeem inlaadt, wat sommige personeelsafdelingen en overheidsportalen doen. Staat er in de instructies dat het formulier invulbaar moet blijven of als formuliergegevens moet worden ingediend, gebruik dan de tool of het portaal dat zij noemen.

Het betekent ook dat je het originele bestand moet bewaren. Wil je na het downloaden een antwoord wijzigen, dan is het originele bestand opnieuw invullen het eenvoudigst. Je kunt oude tekst afdekken met de tool Afdekken, maar opnieuw beginnen is netter.

Telefoons, privacy en andere bijzondere gevallen

De editor werkt in de browser van een telefoon. De tools staan in een balk onderaan, en de rest zit onder Meer. Piepkleine vakken raak je makkelijker als je eerst inzoomt, en een handtekening die je met je vinger tekent, ziet er vaak beter uit dan met een muis.

Het formulier verlaat je apparaat nooit. Dat is belangrijk, want formulieren staan vol persoonlijke gegevens: je IC- of paspoortnummer, adres, salaris en bankrekening. Er is geen account, geen watermerk en geen limiet voor de grootte in de code, dus de praktische grens is het geheugen van je apparaat. Een lang gescand formulier kan traag zijn op een oudere telefoon.

Antwoorden in het Engels en de meeste talen met het Latijnse schrift hebben niets extra’s nodig. Antwoorden in het Chinees, Japans, Koreaans, Grieks of Russisch blijven selecteerbare tekst, met een lettertype dat Kopitiam alleen downloadt als je tekst het nodig heeft. Antwoorden in het Arabisch, Hindi en Thai worden als afbeelding getekend, dus ze zien er goed uit, maar je kunt ze niet selecteren of doorzoeken. Ben je offline en kan een benodigd lettertype niet worden gedownload, dan toont Downloaden een foutmelding in plaats van een kapot bestand.