Formularz PDF możesz wypełnić bez drukowania: otwórz go w edytorze PDF, wpisz odpowiedzi w ramki, zaznacz pola wyboru, podpisz i pobierz gotowy plik. W Kopitiam upuszczasz formularz do darmowego edytora PDF, ten sam wyszukuje pola, a Ty klikasz każdą podświetloną ramkę i piszesz.

Działa to z dwoma rodzajami formularzy: z tymi, które mają prawdziwe pola do wypełnienia, i z płaskimi, czyli zwykłą wydrukowaną stroną z pustymi liniami. Plik przez cały czas zostaje w Twojej przeglądarce. Poniżej opisujemy, jak zachowuje się każdy rodzaj, co zrobić, gdy ramka trafi w złe miejsce, i co tak naprawdę zawiera pobrany plik.

Formularz interaktywny to nie to samo co płaski

Formularz interaktywny ma pola wbudowane w PDF. Jego twórca celowo narysował każdą ramkę, nadał jej nazwę i oznaczył niektóre jako pola wyboru albo ramki podzielone na osobne kratki na każdy znak. Tak zwykle działają formularze urzędowe, bankowe i wszystko, co wyeksportowano z programu do projektowania formularzy.

Płaski formularz to tylko obraz formularza: tekst i linie, pod którymi nie ma niczego, w co program mógłby wpisać tekst. Umowa najmu zapisana z Worda, deklaracja członkowska klubu albo firmowe pismo z „Imię i nazwisko: ______” zwykle są płaskie. Skan jest jeszcze bardziej płaski, bo w ogóle nie ma tekstu, tylko obraz kartki.

Kopitiam radzi sobie ze wszystkimi trzema, ale z różną pewnością. Gdy wiesz, który masz, wiesz też, ile sprawdzić, zanim wyślesz.

Jak wypełnić formularz PDF krok po kroku

  1. Otwórz edytor PDF i upuść formularz na stronę albo kliknij, aby wybrać plik.
  2. Poczekaj chwilę. Kopitiam skanuje formularz zaraz po otwarciu, a jeśli znajdzie pola, pokazuje komunikat w rodzaju „Znaleźliśmy i dodaliśmy 12 pól do wypełnienia na 2 stronach”.
  3. Kliknij dowolną podświetloną ramkę i pisz. Kliknij pole wyboru, aby je zaznaczyć, i kliknij ponownie, aby odznaczyć.
  4. Obserwuj licznik na banerze, np. „Wypełniono 7 z 12”, żeby widzieć, ile zostało.
  5. Dla każdej pominiętej ramki wybierz narzędzie Tekst i kliknij miejsce, w którym ma być odpowiedź.
  6. Aby podpisać, wybierz Podpis, narysuj albo wpisz swój podpis i kliknij Dodaj.
  7. Użyj opcji Ukryj podświetlenie pól, żeby zobaczyć stronę tak, jak zobaczy ją odbiorca, a potem kliknij Pobierz.

Jeśli po otwarciu nic się nie pojawi, kliknij Wypełnij na pasku narzędzi, żeby ręcznie uruchomić skanowanie ponownie. Gdy naprawdę nic nie znajdzie, wyświetli „Nie wykryto pól do wypełnienia w tym dokumencie”, a Ty wypełniasz formularz narzędziem Tekst.

Jak Kopitiam znajduje pola

Funkcja Wypełnij próbuje trzech sposobów po kolei i zatrzymuje się na pierwszym, który zadziała.

  • Prawdziwe pola formularza. Jeśli PDF ma wbudowane pola, Kopitiam używa ich dokładnego położenia i rozmiaru. Pola wyboru i przyciski opcji stają się ramkami, które klikasz, żeby je zaznaczyć. Pole podzielone na kratki na znaki, np. numer dokumentu albo numer podatkowy, staje się jedną małą ramką na każdą kratkę, a kursor przeskakuje do następnej kratki podczas pisania.
  • Etykiety i puste miejsca w płaskim formularzu. Jeśli nie ma wbudowanych pól, narzędzie czyta tekst strony i szuka krótkiej etykiety, po której jest puste miejsce: „Imię i nazwisko: ______”, „Data urodzenia ......”, etykiety w komórce tabeli z pustą komórką obok albo etykiety nad narysowaną linią. Pomija nagłówki pisane wielkimi literami, zdania oraz puste miejsca, w których już coś napisano.
  • OCR dla skanów. Jeśli strona w ogóle nie ma tekstu, Kopitiam proponuje uruchomienie OCR. Nigdy nie dzieje się to automatycznie.

Każda ramka pokazuje bladą podpowiedź wziętą z najbliższej etykiety, np. „Imię i nazwisko” albo „Adres”, więc wiesz, co gdzie wpisać. Gdy formularz nadaje polu tylko niezrozumiałą nazwę wewnętrzną, ramka nie pokazuje podpowiedzi, zamiast pokazywać mylącą.

Pola znalezione w płaskim formularzu albo na skanie to najlepsze przypuszczenie, a nie odczyt formularza. Zawsze przejrzyj każdą stronę przed pobraniem, zwłaszcza ciasne miejsca, takie jak komórki tabel i linie leżące blisko siebie.

Zeskanowane formularze i OCR

Skan to zdjęcie kartki, więc nie ma w nim słów, które Kopitiam mógłby przeczytać. Gdy klikniesz Wypełnij na skanie, narzędzie powie, że plik wygląda na skan, i zaproponuje przycisk Uruchom OCR. OCR to czytnik tekstu pobierany przy pierwszym użyciu, dlatego pierwsze uruchomienie chwilę trwa. Samo odczytywanie odbywa się na Twoim urządzeniu.

OCR to najmniej dokładny z trzech sposobów. Szuka popularnych angielskich słów oznaczających pola, takich jak name, date, address i phone, i stawia ramkę tuż za każdym z nich. Baner informuje, że to przybliżone położenie, a ramki często trzeba przeciągnąć na miejsce. Jeśli OCR nic nie znajdzie, dodaj każdą odpowiedź narzędziem Tekst. Przy dwustronicowym zeskanowanym formularzu to zwykle tylko kilka minut klikania.

Pola wyboru, daty i podpisy

Pola wyboru pojawiają się tylko w formularzach z wbudowanymi polami. Zaznaczenie pola rysuje w nim X przy pobieraniu, a niezaznaczone pole zostaje bez zmian. W płaskim formularzu funkcja Wypełnij tworzy tylko ramki tekstowe, więc aby zaznaczyć wydrukowany kwadracik, użyj narzędzia Tekst i wpisz na nim X.

Daty wpisujesz jak każdą inną odpowiedź. Nie ma kalendarza do wyboru daty, więc zapisz ją w formacie, którego wymaga formularz. Formularz malezyjski może oczekiwać DD/MM/RRRR, a amerykański MM/DD/RRRR, i „03/04” oznacza dla każdego z nich inny dzień. Jeśli data jest w kratkach na znaki, wpisuj po jednej cyfrze na kratkę, a kursor sam przesunie się dalej.

Aby się podpisać, wybierz Podpis, a potem Narysuj myszą lub palcem albo Wpisz swoje imię i nazwisko, żeby dostać wersję w stylu pisma odręcznego. Jeśli funkcja Wypełnij znalazła na oglądanej stronie puste pole oznaczone jako podpis, podpis trafi na tę linię. W przeciwnym razie pojawi się w widoku, a Ty przeciągniesz go i zmienisz jego rozmiar. Narysowany podpis wystarcza przy większości codziennych dokumentów. Dokument, który wymaga certyfikowanego podpisu cyfrowego, potrzebuje zamiast tego dedykowanej usługi podpisu elektronicznego.

Gdy ramki są w złym miejscu

  • Ramka jest trochę obok linii: przełącz się na Wybierz i przeciągnij ją na miejsce.
  • Ramka leży na czymś, co nie jest polem: zaznacz ją i usuń.
  • Pole zostało pominięte: użyj narzędzia Tekst i kliknij miejsce, w którym powinna być odpowiedź. Zmień rozmiar tekstu w panelu po prawej, żeby się zmieścił.
  • Twoja odpowiedź jest za długa na ramkę: skróć ją, zmniejsz rozmiar tekstu albo naciśnij Enter, żeby przenieść ją do drugiej linii.
  • Nie chcesz jednak niczego, co zrobiła funkcja Wypełnij: Cofnij usuwa wszystkie dodane pola jednym krokiem.
  • Formularz w ogóle się nie otwiera: może być chroniony hasłem albo mieć ograniczenia edycji. Kopitiam wyjaśnia, o które chodzi, i proponuje otwarcie go w czytniku PDF i użycie Drukuj, a potem Zapisz jako PDF, żeby zrobić odblokowaną kopię, którą możesz wypełnić.

Co dzieje się z polami przy pobieraniu

Gdy klikasz Pobierz, Kopitiam zapisuje Twoje odpowiedzi, zaznaczenia i podpis na samych stronach, jak atrament na papierze. Każdy, kto otworzy plik, zobaczy dokładnie to, co Ty z ukrytym podświetleniem. Podświetlenia i podpowiedzi są tylko na ekranie i nigdy nie pojawiają się w pliku.

Twoje odpowiedzi nie są zapisywane jako wartości we własnych polach formularza. Dla osoby, która czyta formularz, nie ma to żadnego znaczenia. Ma natomiast znaczenie, jeśli odbiorca wczytuje dane z formularza prosto do systemu, co robią niektóre działy kadr i portale urzędowe. Jeśli instrukcja mówi, że formularz musi pozostać interaktywny albo zostać złożony jako dane formularza, użyj narzędzia lub portalu, które wskazano.

Oznacza to też, że warto zachować oryginalny plik. Aby zmienić odpowiedź po pobraniu, najprościej jest wypełnić oryginał jeszcze raz. Możesz zakryć stary tekst narzędziem Zakryj, ale zaczęcie od nowa jest czystsze.

Telefony, prywatność i inne przypadki szczególne

Edytor działa w przeglądarce na telefonie. Narzędzia są na pasku na dole, a reszta pod przyciskiem Więcej. W malutkie ramki łatwiej trafić po powiększeniu, a podpis narysowany palcem często wygląda lepiej niż myszą.

Formularz nigdy nie opuszcza Twojego urządzenia. To ważne, bo formularze są pełne danych osobowych: numeru IC lub paszportu, adresu, wynagrodzenia i konta bankowego. Nie ma konta, znaku wodnego ani limitu rozmiaru w kodzie, więc praktycznym limitem jest pamięć Twojego urządzenia. Długi zeskanowany formularz może działać wolno na starszym telefonie.

Odpowiedzi po angielsku i w większości języków zapisywanych alfabetem łacińskim nie wymagają niczego dodatkowego. Odpowiedzi po chińsku, japońsku, koreańsku, grecku lub rosyjsku zostają tekstem do zaznaczenia, z użyciem czcionki, którą Kopitiam pobiera tylko wtedy, gdy Twój tekst jej potrzebuje. Odpowiedzi po arabsku, w hindi i po tajsku są rysowane jako obraz, więc wyglądają dobrze, ale nie da się ich zaznaczyć ani wyszukać. Jeśli jesteś offline i potrzebnej czcionki nie da się pobrać, Pobierz pokaże błąd zamiast zepsutego pliku.