Πώς καταλαβαίνω αν η φόρμα PDF μου είναι επεξεργάσιμη;

Ανοίξτε τη στον editor του Kopitiam. Αν έχει ενσωματωμένα πεδία, η μπάρα λέει ότι βρήκε πεδία συμπλήρωσης και κάθε πλαίσιο επισημαίνεται στην ακριβή του θέση. Αν τα πλαίσια εμφανίζονται μόνο δίπλα σε ετικέτες όπως «Όνομα:», ή δεν εμφανίζεται κανένα, είναι απλή φόρμα ή σάρωση.

Μπορώ να συμπληρώσω μια σαρωμένη φόρμα PDF;

Ναι. Κάντε κλικ στη «Συμπλήρωση» και μετά στην «Εκτέλεση OCR», ώστε το Kopitiam να μαντέψει πού είναι τα πεδία. Οι εκτιμήσεις είναι πρόχειρες, οπότε περιμένετε να σύρετε κάποια πλαίσια στη θέση τους ή να προσθέσετε απαντήσεις με το εργαλείο «Κείμενο».

Θα μπορεί ο παραλήπτης να αλλάξει τις απαντήσεις μου;

Όχι ως πεδία φόρμας. Το Kopitiam γράφει τις απαντήσεις σας πάνω στη σελίδα όταν κατεβάζετε, οπότε φαίνονται σε όλους αλλά δεν αποθηκεύονται ως τιμές φόρμας. Κρατήστε το αρχικό αν ίσως χρειαστεί να αλλάξετε κάτι.

Μπορώ να τσεκάρω κουτάκια σε απλή φόρμα;

Η «Συμπλήρωση» φτιάχνει κουτάκια που τσεκάρονται με κλικ μόνο σε φόρμες με ενσωματωμένα πεδία. Σε απλή φόρμα, διαλέξτε το εργαλείο «Κείμενο», γράψτε ένα X πάνω στο τυπωμένο κουτάκι και σύρετέ το για να το κεντράρετε.

Ανεβαίνει η φόρμα μου όταν τη συμπληρώνω;

Όχι. Η φόρμα διαβάζεται, συμπληρώνεται και αποθηκεύεται στον browser σας και δεν στέλνεται ποτέ σε server. Οι μόνες λήψεις είναι τα ίδια τα εργαλεία, όπως ο αναγνώστης OCR ή μια επιπλέον γραμματοσειρά, και το αρχείο σας δεν είναι μέρος τους.

Συμπλήρωση φόρμας PDF χωρίς εκτύπωση: δωρεάν, στον browser

Μπορείτε να συμπληρώσετε μια φόρμα PDF χωρίς να την τυπώσετε αν την ανοίξετε σε έναν PDF editor, γράψετε τις απαντήσεις σας στα πλαίσια, τσεκάρετε τα κουτάκια, υπογράψετε και κατεβάσετε το τελικό αρχείο. Στο Kopitiam αφήνετε τη φόρμα στον δωρεάν PDF editor, εκείνος ψάχνει μόνος του τα πεδία και εσείς κάνετε κλικ σε κάθε επισημασμένο πλαίσιο για να γράψετε.

Λειτουργεί σε δύο είδη φόρμας: σε όσες έχουν φτιαχτεί με πραγματικά πεδία συμπλήρωσης και σε απλές φόρμες που είναι απλώς μια τυπωμένη σελίδα με κενές γραμμές. Το αρχείο μένει στον browser σας όλη την ώρα. Παρακάτω θα δείτε πώς συμπεριφέρεται κάθε είδος, τι να κάνετε όταν ένα πλαίσιο πέφτει σε λάθος θέση και τι πραγματικά περιέχει το αρχείο που κατεβάζετε.

Οι επεξεργάσιμες φόρμες και οι απλές φόρμες δεν είναι το ίδιο

Μια επεξεργάσιμη φόρμα έχει πεδία ενσωματωμένα στο PDF. Όποιος την έφτιαξε σχεδίασε κάθε πλαίσιο επίτηδες, του έδωσε όνομα και όρισε κάποια ως κουτάκια επιλογής ή ως πλαίσια χωρισμένα σε ένα κελί ανά χαρακτήρα. Οι φόρμες του δημοσίου, των τραπεζών και ό,τι εξάγεται από πρόγραμμα σχεδίασης φορμών συνήθως λειτουργούν έτσι.

Μια απλή φόρμα είναι μόνο η εικόνα μιας φόρμας: κείμενο και γραμμές, χωρίς τίποτα από κάτω όπου ένα πρόγραμμα μπορεί να γράψει. Ένα μισθωτήριο αποθηκευμένο από το Word, μια φόρμα εγγραφής σε σύλλογο ή μια εταιρική επιστολή με «Όνομα: ______» είναι συνήθως απλές. Μια σάρωση είναι ακόμη πιο «επίπεδη», γιατί δεν έχει καθόλου κείμενο, μόνο μια εικόνα του χαρτιού.

Το Kopitiam χειρίζεται και τις τρεις, αλλά με διαφορετικό βαθμό βεβαιότητας. Αν ξέρετε ποια έχετε, ξέρετε πόσο να ελέγξετε πριν τη στείλετε.

Συμπλήρωση φόρμας PDF βήμα βήμα

Ανοίξτε τον PDF editor και αφήστε τη φόρμα σας στη σελίδα ή κάντε κλικ για να επιλέξετε το αρχείο.
Περιμένετε μια στιγμή. Το Kopitiam σαρώνει τη φόρμα μόλις ανοίξει, και αν βρει πεδία δείχνει ένα μήνυμα όπως «Βρήκαμε και προσθέσαμε 12 πεδία συμπλήρωσης σε 2 σελίδες».
Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε επισημασμένο πλαίσιο και γράψτε. Κάντε κλικ σε ένα κουτάκι για να το τσεκάρετε και ξανά κλικ για να βγάλετε το τσεκ.
Παρακολουθήστε τον μετρητή στη μπάρα, για παράδειγμα «7 από 12 συμπληρωμένα», για να δείτε πόσα μένουν.
Για όποιο πλαίσιο ξέφυγε, διαλέξτε το εργαλείο «Κείμενο» και κάντε κλικ εκεί όπου πρέπει να μπει η απάντηση.
Για υπογραφή, διαλέξτε «Υπογραφή», σχεδιάστε ή πληκτρολογήστε την υπογραφή σας και κάντε κλικ στο «Προσθήκη».
Χρησιμοποιήστε την «Απόκρυψη επισήμανσης πεδίων» για να δείτε τη σελίδα όπως θα τη δει ο παραλήπτης και μετά κάντε κλικ στη «Λήψη».

Αν δεν εμφανιστεί τίποτα μετά το άνοιγμα, κάντε κλικ στη «Συμπλήρωση» στη γραμμή εργαλείων για να τρέξει ξανά η σάρωση με το χέρι. Όταν πραγματικά δεν βρίσκει τίποτα, λέει «Δεν εντοπίστηκαν πεδία συμπλήρωσης σε αυτό το έγγραφο.» και συμπληρώνετε τη φόρμα με το εργαλείο «Κείμενο».

Πώς βρίσκει το Kopitiam τα πεδία

Η «Συμπλήρωση» δοκιμάζει τρεις προσεγγίσεις με τη σειρά και σταματά στην πρώτη που πιάνει.

Πραγματικά πεδία φόρμας. Αν το PDF έχει ενσωματωμένα πεδία, το Kopitiam χρησιμοποιεί την ακριβή τους θέση και το μέγεθός τους. Τα κουτάκια επιλογής και τα κουμπιά επιλογής γίνονται πλαίσια που τσεκάρετε με κλικ. Ένα πεδίο χωρισμένο σε κελιά χαρακτήρων, όπως ένας αριθμός ταυτότητας ή ένας ΑΦΜ, γίνεται ένα μικρό πλαίσιο ανά κελί, και ο κέρσορας πηγαίνει στο επόμενο κελί καθώς γράφετε.
Ετικέτες και κενά σε απλή φόρμα. Αν δεν υπάρχουν ενσωματωμένα πεδία, διαβάζει το κείμενο της σελίδας και ψάχνει μια σύντομη ετικέτα που ακολουθείται από κενό χώρο: «Όνομα: ______», «Ημερομηνία γέννησης ......», μια ετικέτα σε κελί πίνακα με άδειο κελί δίπλα της, ή μια ετικέτα πάνω από μια σχεδιασμένη γραμμή. Παραλείπει επικεφαλίδες με κεφαλαία, προτάσεις και κενά που έχουν ήδη κάτι γραμμένο.
OCR για σαρώσεις. Αν η σελίδα δεν έχει καθόλου κείμενο, το Kopitiam προσφέρεται να τρέξει OCR. Αυτό δεν γίνεται ποτέ αυτόματα.

Κάθε πλαίσιο δείχνει μια αχνή υπόδειξη από την πιο κοντινή ετικέτα, όπως «Όνομα» ή «Διεύθυνση», ώστε να ξέρετε τι μπαίνει πού. Όταν η φόρμα δίνει σε ένα πεδίο μόνο ένα δυσνόητο εσωτερικό όνομα, το πλαίσιο δεν δείχνει καμία υπόδειξη αντί για μια μπερδεμένη.

Τα πεδία που βρίσκονται σε απλή φόρμα ή σε σάρωση είναι μια καλύτερη εκτίμηση, όχι ανάγνωση της φόρμας. Κοιτάξτε πάντα κάθε σελίδα πριν κατεβάσετε, ειδικά τα στενά σημεία, όπως κελιά πινάκων και γραμμές πολύ κοντά η μία στην άλλη.

Σαρωμένες φόρμες και OCR

Μια σάρωση είναι φωτογραφία χαρτιού, οπότε δεν υπάρχουν λέξεις για να διαβάσει το Kopitiam. Όταν κάνετε κλικ στη «Συμπλήρωση» σε μια σάρωση, λέει ότι το αρχείο μοιάζει με σάρωση και προσφέρει ένα κουμπί «Εκτέλεση OCR». Το OCR είναι ένας αναγνώστης κειμένου που κατεβαίνει την πρώτη φορά που το χρησιμοποιείτε, γι’ αυτό η πρώτη εκτέλεση παίρνει λίγο χρόνο. Η ίδια η ανάγνωση γίνεται στη συσκευή σας.

Το OCR είναι η πιο πρόχειρη από τις τρεις μεθόδους. Ψάχνει συνηθισμένες αγγλικές λέξεις πεδίων, όπως name, date, address και phone, και βάζει ένα πλαίσιο ακριβώς μετά από καθεμία. Η μπάρα σας λέει ότι πρόκειται για εκτιμήσεις, και συχνά χρειάζεται να τις σύρετε στη θέση τους. Αν το OCR δεν βρει τίποτα, προσθέστε κάθε απάντηση με το εργαλείο «Κείμενο». Για μια σαρωμένη φόρμα δύο σελίδων, αυτό είναι συνήθως λίγα λεπτά κλικ.

Κουτάκια, ημερομηνίες και υπογραφές

Τα κουτάκια επιλογής εμφανίζονται μόνο σε φόρμες με ενσωματωμένα πεδία. Όταν τσεκάρετε ένα, σχεδιάζεται ένα X μέσα στο κουτάκι κατά τη λήψη, και ένα κουτάκι χωρίς τσεκ μένει όπως ήταν. Σε απλή φόρμα, η «Συμπλήρωση» φτιάχνει μόνο πλαίσια κειμένου, οπότε για να τσεκάρετε ένα τυπωμένο τετράγωνο χρησιμοποιήστε το εργαλείο «Κείμενο» και γράψτε ένα X από πάνω.

Οι ημερομηνίες γράφονται όπως κάθε άλλη απάντηση. Δεν υπάρχει επιλογέας ημερομηνίας, οπότε γράψτε την ημερομηνία στη μορφή που ζητά η φόρμα. Μια φόρμα από τη Μαλαισία μπορεί να θέλει ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ, ενώ μια αμερικανική περιμένει ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ, και το «03/04» σημαίνει άλλη μέρα για την καθεμία. Αν η ημερομηνία μπαίνει σε κελιά χαρακτήρων, γράψτε ένα ψηφίο ανά κελί και ο κέρσορας προχωρά μόνος του.

Για υπογραφή, διαλέξτε «Υπογραφή» και μετά «Σχέδιο» με το ποντίκι ή το δάχτυλό σας, ή «Πληκτρολόγηση» του ονόματός σας για μια εκδοχή σε καλλιγραφικό στυλ. Αν η «Συμπλήρωση» βρήκε ένα κενό πεδίο με ετικέτα υπογραφής στη σελίδα που βλέπετε, η υπογραφή μπαίνει σε εκείνη τη γραμμή. Αλλιώς εμφανίζεται στο ορατό τμήμα και τη σύρετε και της αλλάζετε μέγεθος. Μια σχεδιασμένη υπογραφή αρκεί για τα περισσότερα καθημερινά χαρτιά. Ένα έγγραφο που απαιτεί πιστοποιημένη ψηφιακή υπογραφή χρειάζεται ειδική υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής.

Όταν τα πλαίσια είναι σε λάθος θέση

Ένα πλαίσιο είναι λίγο έξω από τη γραμμή: περάστε στην «Επιλογή» και σύρετέ το στη θέση του.
Ένα πλαίσιο κάθεται πάνω σε κάτι που δεν είναι πεδίο: επιλέξτε το και διαγράψτε το.
Ένα πεδίο ξέφυγε: χρησιμοποιήστε το εργαλείο «Κείμενο» και κάντε κλικ εκεί όπου ανήκει η απάντηση. Αλλάξτε το μέγεθος κειμένου στο πλαίσιο στα δεξιά ώστε να χωράει.
Η απάντησή σας είναι πολύ μεγάλη για το πλαίσιο: συντομέψτε την, μειώστε το μέγεθος κειμένου ή πατήστε Enter για να συνεχίσει σε δεύτερη γραμμή.
Αλλάξατε γνώμη για όλα όσα έκανε η «Συμπλήρωση»: η «Αναίρεση» αφαιρεί όλα τα πεδία που τοποθετήθηκαν με ένα βήμα.
Η φόρμα δεν ανοίγει καθόλου: μπορεί να προστατεύεται με κωδικό ή να έχει περιορισμούς επεξεργασίας. Το Kopitiam εξηγεί ποιο από τα δύο ισχύει και προτείνει να την ανοίξετε στο πρόγραμμα ανάγνωσης PDF και να χρησιμοποιήσετε Εκτύπωση και μετά Αποθήκευση ως PDF, για να φτιάξετε ξεκλείδωτο αντίγραφο που μπορείτε να συμπληρώσετε.

Τι γίνεται με τα πεδία όταν κατεβάζετε

Όταν κάνετε κλικ στη «Λήψη», το Kopitiam γράφει τις απαντήσεις, τα τσεκ και την υπογραφή σας πάνω στις ίδιες τις σελίδες, σαν μελάνι σε χαρτί. Όποιος ανοίξει το αρχείο βλέπει ακριβώς ό,τι είδατε εσείς με κρυμμένες τις επισημάνσεις. Οι επισημάνσεις και οι υποδείξεις υπάρχουν μόνο στην οθόνη και δεν εμφανίζονται ποτέ στο αρχείο.

Οι απαντήσεις σας δεν αποθηκεύονται ως τιμές μέσα στα πεδία της ίδιας της φόρμας. Για έναν άνθρωπο που διαβάζει τη φόρμα, αυτό δεν κάνει καμία διαφορά. Μετράει όμως αν ο παραλήπτης φορτώνει τα δεδομένα της φόρμας κατευθείαν σε ένα σύστημα, όπως κάνουν κάποια τμήματα προσωπικού και κρατικές πύλες. Αν οι οδηγίες λένε ότι η φόρμα πρέπει να μείνει επεξεργάσιμη ή να υποβληθεί ως δεδομένα φόρμας, χρησιμοποιήστε το εργαλείο ή την πύλη που αναφέρουν.

Σημαίνει επίσης ότι καλό είναι να κρατήσετε το αρχικό αρχείο. Για να αλλάξετε μια απάντηση μετά τη λήψη, η πιο απλή λύση είναι να συμπληρώσετε ξανά το αρχικό. Μπορείτε να καλύψετε το παλιό κείμενο με το εργαλείο «Κάλυψη», αλλά ένα καινούργιο ξεκίνημα βγαίνει πιο καθαρό.

Κινητά, απόρρητο και άλλες ειδικές περιπτώσεις

Ο editor λειτουργεί στον browser του κινητού. Τα εργαλεία βρίσκονται σε μια μπάρα στο κάτω μέρος, και τα υπόλοιπα στα «Περισσότερα». Τα μικροσκοπικά πλαίσια πετυχαίνονται πιο εύκολα αν μεγεθύνετε πρώτα, και μια υπογραφή σχεδιασμένη με το δάχτυλο συχνά βγαίνει καλύτερη απ’ ό,τι με ποντίκι.

Η φόρμα δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας. Αυτό μετράει, γιατί οι φόρμες είναι γεμάτες προσωπικά στοιχεία: τον αριθμό IC ή διαβατηρίου σας, τη διεύθυνση, τον μισθό και τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Δεν υπάρχει λογαριασμός, υδατογράφημα ή όριο μεγέθους στον κώδικα, οπότε το πρακτικό όριο είναι η μνήμη της συσκευής σας. Μια μεγάλη σαρωμένη φόρμα μπορεί να είναι αργή σε ένα παλιότερο κινητό.

Οι απαντήσεις στα αγγλικά και στις περισσότερες γλώσσες με λατινικό αλφάβητο δεν χρειάζονται τίποτα επιπλέον. Οι απαντήσεις στα κινεζικά, τα ιαπωνικά, τα κορεατικά, τα ελληνικά ή τα ρωσικά μένουν ως επιλέξιμο κείμενο, με μια γραμματοσειρά που το Kopitiam κατεβάζει μόνο όταν τη χρειάζεται το κείμενό σας. Οι απαντήσεις στα αραβικά, τα χίντι και τα ταϊλανδικά σχεδιάζονται ως εικόνα, οπότε φαίνονται σωστά αλλά δεν μπορούν να επιλεγούν ή να αναζητηθούν. Αν είστε εκτός σύνδεσης και μια γραμματοσειρά που χρειάζεται δεν μπορεί να κατέβει, η «Λήψη» δείχνει σφάλμα αντί για χαλασμένο αρχείο.